Kami yakin Anda tahu perasaan yang menyenangkan saat Anda semakin dekat ke tempat tujuan. Di jalan, inilah fungsi rambu-rambu yang menunjukkan kota-kota yang Anda lewati dan berapa jarak yang tersisa. Meninggalkan plakat yang berurutan yang melambangkan tahapan perjalanan Anda adalah kepuasan yang luar biasa dan tidak berbeda dengan di tempat kerja. Apa yang dimaksud dengan tonggak pencapaian proyek, bagaimana cara menetapkannya, dan kesalahan apa yang harus dihindari?
Tengara dari proyek Anda manajemen tonggak sejarah
Proyek tonggak pencapaian adalah titik waktu tertentu yang digunakan untuk mengukur kemajuan menuju tujuan akhir proyek. Setiap titik tersebut menandai fase utama dan penting dalam proyek, sehingga Anda dapat mempertahankan struktur kerja yang jelas pada jadwal Anda. Dengan cara ini, setiap pemangku kepentingan dapat memiliki gambaran umum tentang status tujuan.
Contoh tonggak pencapaian proyek adalah:
- Inisiasi dan penyelesaian proyek.
- Pembentukan tim proyek.
- Eksekusi fase individu.
- Penerimaan jadwal dan perkiraan biaya.
- Mengirimkan pengiriman besar ke klien.
- Penerimaan tahap-tahap selanjutnya dari proyek.
- Pertemuan pemangku kepentingan.
- Menyelesaikan tugas-tugas penting.
- Keputusan-keputusan penting dan presentasi.
Apa saja yang harus ada di dalam tonggak pencapaian proyek?
Fitur yang paling penting dari tonggak pencapaian proyek adalah nama dan tanggal penyelesaiannya (bisa berupa periode atau tenggat waktu tertentu). Hal ini sangat membantu ketika Anda menulis poin-poin individual pada garis waktu sehingga Anda dapat segera melihat keseluruhan penampang proyek. Dalam banyak kasus, misalnya dalam model air terjun, ini juga berguna untuk menghubungkan mereka dengan pembayaran dan anggaran. Penting juga untuk menandai pada setiap fase persyaratan tambahan, misalnya lebih banyak orang dalam tim, pertemuan dengan klien, dll. Namun, ketika melakukan semua ini, ingatlah bahwa tonggak pencapaian proyek tidak boleh terlalu rumit dan teknis. Tujuannya adalah agar setiap orang yang terlibat dalam proyek dapat mengikuti perkembangan pekerjaan secara teratur. Untuk itu, setiap pemangku kepentingan harus memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang telah dicapai.
Apa peran tonggak manajemen proyek dalam merencanakan pekerjaan
1. Penjadwalan
Milestone adalah alat penjadwalan yang memungkinkan Anda untuk merencanakan fase-fase terpenting dari proyek secara tepat waktu dan menilai pada tahap mana tujuannya. Pada jadwal proyek secara keseluruhan, alat ini menunjukkan kepada kita tahapan kerja yang paling penting, sehingga memudahkan untuk memvisualisasikan kemajuan.
2. Pembaruan berkelanjutan untuk semua pemangku kepentingan
Dalam perusahaan perangkat lunak, semuanya adalah tentang efisiensi dan mengoptimalkan kegiatan. Dapatkah Anda membayangkan bahwa setiap kali Anda ingin memeriksa status sebuah proyek, Anda harus memeriksa semua tugas yang sudah selesai dan kemudian memutuskan apa yang sudah selesai dan apa yang belum? Atau Anda harus berkonsultasi dengan tim Anda pada setiap titik dalam jadwal untuk mengetahui apakah ada penundaan? Itu akan menghabiskan banyak sekali waktu! Dengan milestone proyek, semua orang yang terlibat dalam proyek dapat memeriksa sendiri apakah tim mencapai milestone yang ditentukan atau apakah proyek terlambat dari jadwal. Semua orang mendapat manfaat dari tonggak proyek: pengembang, manajer proyek, klien, dan pemasaran.
3. Pos Pemeriksaan bukanlah sesuatu yang baru dalam mengoptimalkan pencapaian proyek
Kita semua tahu bahwa mencegah lebih baik daripada memperbaiki, namun terkadang seorang manajer proyek tidak dapat memberikan perhatian penuh pada semua proyeknya pada saat yang bersamaan. Biasanya, tim memiliki otonomi yang cukup besar, sementara manajer proyek turun tangan ketika keputusan atau reaksi diperlukan. Berkat tonggak pencapaian yang jelas, PM dapat segera melihat di mana masalah muncul dalam sebuah proyek dan mengambil langkah yang tepat untuk memastikan pekerjaan berjalan lancar.
4. Peningkatan produktivitas
Beberapa proyek berlarut-larut selamanya. Ketika tim Anda telah mengerjakan hal yang sama selama berbulan-bulan dan tidak ada hasil yang terlihat - motivasi menurun. Tonggak pencapaian proyek tidak membuat pekerjaan bergerak lebih cepat, tetapi memungkinkan Anda untuk memecahnya menjadi beberapa tahap. Dengan cara ini, alih-alih proyek dari titik A ke titik B, kita memiliki tujuan-tujuan yang lebih kecil dalam perjalanan, dan berusaha untuk mencapainya akan meningkatkan motivasi dan mempercepat kemajuan.
5. Meningkatkan semangat kerja
Sejak kecil kita terbiasa dihargai atas usaha kita - begitulah cara kerja pengkondisian klasik. Pencapaian yang berurutan adalah penguatan positif, yang meningkatkan kepuasan kita. Mereka membuat kita ingin bekerja lebih jauh untuk mengalami emosi yang lebih menyenangkan. Realisasi pencapaian adalah semacam hadiah semacam itu, sebuah kesempatan untuk merayakan bagi tim yang telah menyelesaikan fase pekerjaan yang penting. Berkat ini, Anda bisa membanggakan pencapaian tim Anda di depan departemen atau pelanggan lain dan mengucapkan selamat kepada diri Anda sendiri atas tugas yang telah diselesaikan dengan baik. Rasa bangga yang terkait dengan kemajuan dan perkembangan sangat penting bagi kesejahteraan karyawan.
6. Informasi untuk tim lain
Semakin besar sebuah rumah perangkat lunak semakin sulit bagi semua orang untuk mengikuti segala sesuatu yang terjadi di dalam perusahaan. Berkat tonggak pencapaian proyek, karyawan dapat selalu memeriksa proyek apa yang sedang dikerjakan oleh departemen lain. Karyawan dapat lebih mudah membangun rasa memiliki organisasi dan integrasi tim. Selain itu, ketika karyawan mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh tim lain dan apa spesialisasi mereka, mereka akan selalu dapat meminta bantuan kepada orang yang tepat untuk topik tertentu.
Menetapkan tonggak pencapaian proyek - bagaimana cara melakukannya dengan benar?
Tidak ada aturan universal tentang cara menentukan tonggak pencapaian proyek... Nah, informasi ini tidak terlalu membantu, bukan? Namun, semuanya berasal dari fakta bahwa tonggak pencapaian sama berbedanya dengan produk yang menjadi perhatiannya. Anda membutuhkan pendekatan individual, kesadaran akan tujuan utama, dan jadwal proyek.
Yang paling penting adalah jumlah dan frekuensinya.
Penting agar tonggak-tonggak pencapaian muncul secara relatif teratur dan interval di antara tonggak-tonggak tersebut tidak terlalu lama. Misalnya, jika proyek akan memakan waktu sekitar satu tahun, tonggak pencapaian dapat muncul, kurang lebih, setiap bulan. Tentu saja, frekuensi ini hanya bersifat indikatif, tetapi Anda tahu apa yang kami maksud - jika dalam keseluruhan proyek yang panjang hanya ada 4 tahap yang dipisahkan oleh seluruh kuartal, mereka tidak akan memenuhi peran sistematis dan pembaruan mereka dalam proses saat ini. Di sisi lain, perlakukan tonggak sejarah sebagai sesuatu yang istimewa. Ini bukan tugas biasa yang kami lakukan setiap hari. Agar dapat meningkatkan motivasi dan menjadi pencapaian bagi karyawan, hal tersebut tidak dapat terjadi setiap dua hari sekali karena tidak akan menjadi penghargaan.
Jelas untuk semua orang
Tonggak pencapaian proyek harus dapat dimengerti oleh semua orang yang harus menanganinya, yaitu orang-orang dari berbagai posisi, departemen, dan terkadang bahkan perusahaan (seperti klien dan mitra). Milestone tidak memerlukan spesifikasi teknis. Milestone adalah rambu-rambu yang menunjukkan status pekerjaan, sehingga harus dibuat sejelas dan sejelas mungkin.
Urusan pesanan
Idealnya, tonggak pencapaian harus menandai fase-fase yang relatif terpisah, sehingga setelah tim menyelesaikan satu fase, fase tersebut dapat dianggap selesai. Menyelesaikan sebuah tonggak pencapaian dan kemudian kembali lagi ke bagian proyek tersebut akan menimbulkan kekacauan.
Penting juga untuk meletakkan tonggak-tonggak pencapaian secara kronologis pada garis waktu. Dengan cara ini, mereka membantu mensistematisasikan dan mengatur alur kerja. Hal ini sangat penting dalam metode air terjun.
Kesalahan paling umum dalam menetapkan tonggak pencapaian manajemen proyek
Di setiap industri, keterampilan utama adalah belajar dari kesalahan... sebaiknya dari kesalahan orang lain. Jadi, mari kita lihat apa yang harus dihindari saat menggunakan tonggak pencapaian.
- Mendefinisikan terlalu banyak tonggak pencapaian dapat menimbulkan kebingungan di antara para pemangku kepentingan dan mengurangi pentingnya pencapaian tersebut. Akibatnya, tim tidak mendapatkan penghargaan emosional dan kesempatan untuk merayakan pencapaian pencapaian.
- Ini juga merupakan kesalahan untuk menetapkan tonggak pencapaian proyek terlalu jauh. Terlalu banyak jarak antara fase-fase tersebut membuat mereka tampak tidak dapat dicapai dan tim merasa kewalahan daripada termotivasi.
- Kesalahpahaman umum lainnya adalah mengasumsikan tonggak pencapaian sebagai peristiwa berulang dalam proyek. Pencapaian tidak dapat direncanakan dalam interval tertentu, melainkan merupakan titik waktu tertentu. Itu adalah pencapaian penting bagi proyek.
- Deskripsi yang terlalu rumit/teknis. Pencapaian proyek bukan hanya alat bantu bagi tim pengembangan. Tonggak ini merupakan cara pertama dan terutama untuk mengomunikasikan status proyek dengan jelas yang bermanfaat bagi semua orang, mulai dari PM hingga pelanggan, mitra, serta departemen dan tim lain dalam organisasi. Milestone harus singkat, jelas, dan memberikan informasi tentang posisi Anda dalam proyek dan apa yang telah dilakukan.
Mengelola pencapaian manajemen proyek seoptimal mungkin
Oke, sekarang Anda sudah mengetahui apa itu milestone, bagaimana cara mengaturnya, dan kesalahan apa saja yang harus dihindari, mari kita lanjutkan dengan mengelolanya. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat bantu organisasi kerja seperti Teamdeck, di mana kami baru saja memperkenalkan fitur yang didedikasikan untuk tonggak proyek! Dalam sistem kami, Anda dapat dengan mudah mengelola milestone, memberikan akses yang sesuai, dan melacak status setiap tahap pekerjaan pada garis waktu yang jelas.
Karena Teamdeck adalah sebuah sistem yang komprehensif perangkat lunak manajemen sumber dayaAnda juga dapat dengan mudah memeriksa jadwal lengkap, orang-orang yang terlibat dalam proyek, kapasitas mereka, kemungkinan janji temu, dan masih banyak lagi. Jadi, Anda selalu dapat menyematkan tonggak pencapaian dalam konteks yang lebih luas dari organisasi Anda dan menggunakannya senyaman mungkin. Teamdeck adalah alat yang dibuat oleh rumah perangkat lunak untuk rumah perangkat lunak, itulah sebabnya kami memastikan bahwa alat ini berguna dan fungsional, dan disesuaikan dengan industri TI.
Tonggak sejarah proyek untuk perusahaan Anda
Tonggak pencapaian proyek, jika digunakan dengan benar, adalah alat yang sangat berguna saat mengerjakan aplikasi atau perangkat lunak. Pertama, mereka memfasilitasi pemesanan dan penjadwalan pekerjaan, mengatur ritme yang tepat. Kedua, mereka memastikan kejelasan proyek untuk semua orang yang terlibat. Ketiga, mereka melakukan fungsi yang sangat penting untuk memotivasi dan meningkatkan moral tim, memberikan alasan untuk bangga, rasa pencapaian dan pengembangan di tempat kerja. Jika Anda belum menerapkan tonggak pencapaian dalam organisasi Anda - tidak perlu menunggu!
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi kami - kami akan dengan senang hati membantu Anda mempersonalisasi alat kami agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mencari perangkat lunak yang membantu mengatur pencapaian manajemen proyek?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
