Organizaciones de todo el mundo se enfrentan a algunos retos comunes como la asignación de recursos, la gestión de la carga de trabajo o la planificación de la capacidad. Las cosas se complicaron aún más cuando, debido a la pandemia de coronavirus, muchas empresas tuvieron que hacer un cambio a trabajo a distancia.
Esta situación pone a prueba las herramientas de cualquier empresa.: ¿dispone de las herramientas adecuadas (aplicaciones, plantillas, procedimientos) para gestionar el trabajo de su equipo? En muchos casos, resulta que los procesos en los que confiaban (por ejemplo, almacenar datos sobre los días de vacaciones en una hoja de cálculo de Excel) no son lo suficientemente sólidos y su gestión requiere demasiado esfuerzo.
Teamdeck es una herramienta que ayuda a las empresas a resolver gestión de equipos de proyecto cuestiones relativas a planificación del trabajogestión de la cartera de proyectosy la evaluación de la rendimiento del equipo.
Recientemente hemos pedido a nuestros clientes que compartan sus historias y nos cuenten los retos a los que ya no se enfrentan gracias a Teamdeck. En esta entrada de blog, enumeraremos algunos de los problemas típicos de la gestión de equipos que puedes resolver implementando nuestra app en tu organización.
Las empresas se enfrentan a distintos tipos de conflictos de programación de proyectos. Cuando se gestión de múltiples proyectos a la vez, sus horarios pueden chocar. Otra fuente habitual de conflictos es asignar personas a proyectos aunque estos miembros del equipo tengan previsto algún tiempo libre durante ese periodo. Otro problema se producirá cuando el calendario del proyecto no tenga en cuenta la limitada (o cambiante) disponibilidad de personal. disponibilidad de empleados a tiempo parcial o autónomos.
Para no tener que trabajar con conflictos de horarios, hay que coordinar los proyectos con las personas y su disponibilidad (horario de trabajo habitual, vacaciones previstas). No es fácil compaginar todos estos factores cuando planificas el trabajo con hojas de cálculo o programas de gestión de proyectos que no tienen en cuenta la disponibilidad de las personas.
El núcleo de Teamdeck es un calendario de recursos: la única fuente de información sobre la carga de trabajo y la disponibilidad de tu equipo. Con sólo echar un vistazo a las reservas, puedes saber quién puede asumir más tareas y quién está ya desbordado de obligaciones. También puedes ver las vacaciones previstas de cada uno y las horas exactas en las que estos miembros del equipo están disponibles en un día determinado.
Dirígete al calendario de recursos de Teamdeck para ver las reservas, hojas de horas, disponibilidad diaria y vacaciones previstas de cada miembro del equipo.
Planificar nuevos proyectos y ajustar los calendarios existentes es mucho más cómodo cuando se tiene acceso a toda la información necesaria.
Teamdeck ha transformado por completo nuestra forma de programar el trabajo. Ahora tenemos una visión clara de todos los proyectos y de nuestra capacidad para nuevos trabajos.
Sam Menter, Mace & Menter
Definición de alcance del proyecto y crear un diagrama de Gantt es una cosa, pero ajustar este calendario a la disponibilidad y capacidad de tu equipo es un paso que no puedes descuidar si quieres entregar tu proyecto con éxito. Teamdeck es genial para encontrar a las personas disponibles para unirse a tu nuevo equipo de proyecto: puedes crear un plan de alto nivel de su proyecto y gestionar tareas concretas en su software de gestión de proyectos preferido.
Cuando se trata de la asignación de recursos, Teamdeck facilita la elección de las personas adecuadas para el trabajo. Puedes filtrar la lista de tus empleados por diferentes categorías (habilidades, experiencia, ubicación) para encontrar un grupo óptimo de recursos.
Identificar a las personas que pueden unirse a su equipo de proyecto es muy sencillo con categorías personalizadas como el cargo o el nivel de experiencia.
Asignar estas personas a su proyecto también es sencillo: sólo tiene que añadir una reserva a su línea de tiempo. ¿No está seguro de si el proyecto tendrá luz verde? También puede añadir reservas provisionales.
La planificación aproximada es realmente fácil de hacer con Teamdeck. Eficaz, sencillo y directo.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Imaginemos que te dedicas al desarrollo de software. Cuantas más aplicaciones cree su equipo, mayores serán los beneficios para la empresa: probablemente deba encontrar proyectos para todos los miembros de su equipo. Al mismo tiempo, tienes que vigilar la carga de trabajo, ya que felicidad de los empleados se verán afectados. Los miembros del equipo con exceso de trabajo no estarán satisfechos (ni serán productivos), infrautilización tampoco es genial.
Como puede ver, la planificación de recursos es un acto de equilibrio: tiene que tener en cuenta las necesidades de su proyecto, los capacidad de su equipo, y asegúrese también de que los carga de trabajo del equipo se reparte equitativamente. Medir la utilización de los recursos es muy útil, ya que te da una visión general de la carga de trabajo de cada uno, pero es difícil de calcular sin las herramientas adecuadas.
Cuando creas una cuenta, obtienes acceso a un conjunto de informes que te permite obtener análisis en profundidad del equipo, incluido un informe de utilización de recursos.
Los informes de Teamdeck le permiten comparar la disponibilidad de las personas con el trabajo programado (reservas) y la carga de trabajo real (hojas de horas).
Puede analizar la utilización de todas las personas de su empresa o examinar más detenidamente equipos o funciones específicas.
Uno de nuestros clientes dijo: Gracias a Teamdeck, ahora no sólo conocemos la disponibilidad de recursos, sino que también podemos realizar un seguimiento de la utilización del equipo y de las horas facturables y no facturables.lo que nos lleva a otro reto de nuestra lista: el seguimiento del tiempo.
Puede haber muchas razones para que introducir el control del tiempo en su organización, pero una motivación importante sería evaluar qué parte del tiempo de su equipo se dedica a tareas facturables. ¿Por qué necesita analizar eso? En primer lugar, tal vez pueda identificar elementos no facturables del trabajo diario de su equipo que podrían optimizarse (muchos equipos pierden mucho tiempo en reuniones improductivas). En segundo lugar, puede incitarle a rediseñar sus contratos o incluso a ajustar su modelo de negocio y, como resultado, mejorar los resultados de su empresa.
De nuevo, aunque puedes pedir a tus empleados que rellenen una hoja de horas en papel o que registren sus horas en una hoja de cálculo de Excel, es mucho más cómodo para ambas partes utilizar una aplicación específica.
Con Teamdeck, es fácil diferenciar las horas facturables de las no facturables. Cada entrada de tiempo registrada puede tener un conjunto de etiquetas que indican su naturaleza (por ejemplo, facturable, trabajo desde casa, horas extra aprobadas). El control del tiempo en sí no es molesto para los empleados, ya que pueden utilizar un cómodo cronómetro móvil.
La aplicación móvil de control del tiempo de Teamdeck ayudará a sus empleados a llevar un registro de su trabajo.
Gracias a las potentes funciones de elaboración de informes de Teamdeck, puedes calcular con precisión cuánto dinero han generado tus proyectos en un periodo determinado basándote en las horas facturables registradas y en los salarios de tu equipo.
Es sencillo, limpio, fácil de usar y tiene un precio justo. No está sobrecargado de funciones que no interesan a nadie. Es un producto centrado en necesidades específicas.
Gabriela, Formas Ameeba
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