La respuesta corta es: ¡sí, debería! Un buen pliego de condiciones puede ahorrarle mucho estrés, tiempo y costes. Parece algo que merece la pena probar, ¿verdad? En esta entrada del blog, trataremos los aspectos básicos de la redacción de una declaración de trabajo eficaz. También repasaremos las ventajas más significativas de este documento. Pero antes, vamos a explicar qué es un pliego de condiciones y qué lugar ocupa en el proceso de gestión de proyectos.
¿Qué es una declaración de trabajo en la gestión de proyectos?
A Guide to the Project Management Body of Knowledge define la Declaración de Trabajo del proyecto como una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe ofrecer un proyecto (fuente: Guía del PMBOK® - Quinta edición).
Básicamente, se trata de un documento en el que se describen los distintos aspectos del proyectoincluyendo:
- objetivos,
- alcance del trabajo,
- calendario y fechas de vencimiento,
- normas y definición del éxito,
- datos de pago.
El plan de trabajo debe ser aprobado por todos los participantes en el proyecto y suele formar parte del contrato.
Quizá se pregunte cuál es la diferencia entre una Declaración de trabajo y el alcance del trabajo. El primero es el nombre del documento que suele incluir el alcance del proyecto. Cuando decimos "alcance del trabajo", solemos referirnos al trabajo que hay que hacer para entregar un proyecto. Documentar el alcance es un elemento esencial de la eficacia de un proyecto. gestión del alcance del proyecto. Puede hacerlo creando la llamada estructura de desglose del trabajo (EDT), que le permite visualizar el alcance. También puede ser una buena idea añadir la EDT a su Declaración de trabajo.
Principales ventajas de crear un plan de trabajo para la gestión de proyectos
Al principio de esta entrada del blog mencionábamos que una buena declaración de trabajo puede ahorrarte muchos nervios y dinero. Esto es especialmente cierto cuando trabajas con partes interesadas externas y tu proyecto es bastante complejo. Disponer de una única fuente de información sobre el trabajo que debes y no debes hacer puede salvarte la vida. Gracias a una Declaración de trabajo puedes:
- Gestionar las expectativas: el pliego de condiciones debe definir claramente qué entra y qué no entra en el ámbito del proyecto. Es útil para el equipo del proyecto, pero también permite gestionar las expectativas del cliente. Cuando hay transparencia del proyectoTodas las partes saben qué esperar y cuándo.
- Resolver conflictos de programación y otros conflictos: a veces, aunque defina claramente el trabajo que realizará su equipo, pueden surgir disputas o malentendidos. El pliego de condiciones le ayudará a resolverlos: en caso de duda, consulte el pliego de condiciones. Comprensiblemente, esto significa que su SOW debe ser lo suficientemente preciso y detallado como para ser útil cuando usted y el cliente necesiten aclarar algunas cosas.
- Evitar que se desborde el alcance - síndrome del lavaderoEl crecimiento incontrolable del alcance del proyecto es más probable cuando el trabajo está mal definido. Con un plan de trabajo, todos los implicados saben no sólo lo que hay que hacer, sino también cuándo hay que entregarlo y cuál es el "producto final". Por supuesto, también debe haber algún proceso de control de cambios para cuando haya que hacer ajustes en el proyecto.
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¿Qué hay que incluir en un plan de trabajo de gestión de proyectos?
Es esencial tener en cuenta que los proyectos pueden ser muy diferentes, por lo que, en función de la naturaleza de los proyectos que realicen, las distintas empresas pueden utilizar declaraciones de trabajo muy diferentes. Sin embargo, hay algunos elementos que su SOW incluirá normalmente. Veámoslos uno por uno:
Resumen del proyecto
En la introducción del plan de trabajo se resume el proyecto y se describen todas las partes implicadas. En el resumen del proyecto se suele explicar el propósito y la visión del proyecto. ¿De qué trata el proyecto? ¿Cuál es el objetivo empresarial para llevarlo a cabo? ¿Qué problema resolverá el producto final?
Explicar estos elementos al principio del pliego de condiciones te ayudará a establecer el tono de todo el documento y a justificar la inclusión o no de determinados entregables en el alcance.
Alcance del proyecto
En esta parte de su declaración de trabajo, intenta responder a dos preguntas:
- ¿Qué se entregará?
- ¿Qué no se entregará?
Como es lógico, esta sección no puede ser demasiado vaga, ya que puede dar lugar a malentendidos. Por otro lado, es posible que no pueda, por ejemplo, esbozar todas las tareas en este punto. Si es así, no pasa nada. Lo importante es que reflejes con precisión el alcance que tú y las demás partes interesadas habéis acordado.
Puede pasar de una visión general del alcance a una lista de los pasos y tareas concretos que deberá realizar el equipo del proyecto. No te olvides de los entregables, y sé específico al respecto. Es fundamental evitar frases ambiguas como "entregaremos esto o aquello. Si quieres que tu declaración de trabajo sea útil en posibles negociaciones futuras con el cliente, debe ser lo más clara posible.
También puede ser una buena idea incluir un alcance negativo en tu SOW. Nos referimos a esos elementos del proyecto que se discutieron con el cliente o que están presentes en los productos de la competencia, pero que finalmente acordaste no incluir en el alcance.
Calendario e hitos
A medida que describa los distintos pasos del proyecto, puede que desee incluir hitos del proyecto y fechas de entrega. Algunos proyectos tendrán plazos fijos, mientras que otros no, por lo que no siempre podrás especificar el periodo exacto de ejecución. Aun así, es útil comunicar al menos las diferentes fases del proyecto en el SOW y la cantidad aproximada de tiempo que deberían llevar.
Criterios de aceptación, definiciones de éxito
Ya hemos insistido en la necesidad de utilizar un lenguaje preciso en la Declaración de Trabajo y presentar el proyecto con exactitud. Lo mismo cabe decir de las normas y los criterios de aceptación que debe incluir el pliego de condiciones.
Imagina que tu equipo está trabajando en una aplicación móvil para el cliente. No basta con describir las características de la aplicación en el SOW. ¿Qué pasa si tu aplicación funciona según lo especificado en la mayoría de los dispositivos móviles, pero no en todos? Si el cliente y tú no os ponéis de acuerdo en la lista de plataformas a las que va dirigida la aplicación, os resultará difícil argumentar que el trabajo se ha completado con éxito. Por eso es tan importante incluir algunas normas específicas del sector. En el caso de los proyectos de desarrollo de software, pueden incluir detalles sobre:
- Pruebas (¿Cómo se probará el producto?),
- dispositivos, navegadores y sistemas operativos.
- tiempo de inactividad y mantenimiento de los productos,
- normas de seguridad, etc.
También puedes mencionar las responsabilidades del cliente en el documento SOW, por ejemplo, si tiene que aportar algún activo.
Por último, registre la definición de éxito del proyecto: ¿cómo espera el cliente que sea el éxito del proyecto? ¿Quién se encargará de determinar si el proyecto es un éxito?
Precio y condiciones de pago
La información sobre el presupuesto es parte integrante de su SOW. Si puedes presentar los costes del proyecto, anótalos. Si trabajas en base a tiempo y material o hay algún otro acuerdo en vigor, explica claramente sus términos. No te olvides de los costes adicionales del proyecto: licencias, equipos, viajes, etc.
El calendario de pagos también debe especificarse en el pliego de condiciones. ¿Cuándo debe esperar el pago? ¿Hay plazos? Como empresa responsable del proyecto, le conviene no dejar lugar a dudas en ninguna parte del pliego de condiciones y, como es lógico, esta sección no es una excepción.
¿Ha recopilado todos los detalles necesarios en su Declaración de trabajo? Asegúrate de que todas las partes implicadas están familiarizadas con el documento y haz que lo firmen.
Ahorre a su empresa mucho dinero y molestias con un buen SOW en la gestión de proyectos
A estas alturas, ya conoces el valor de una declaración de trabajo bien redactada. Tanto si diriges una agencia boutique como si trabajas para una organización más grande, es un elemento útil del proceso de gestión de proyectos de tu equipo. Comparte nuestra guía con los jefes de proyecto de tu empresa y anímales a crear documentos de declaración de trabajo para los distintos proyectos que dirijan.
Aquí, en el blog de Teamdeck, compartimos a menudo guías de gestión de proyectos. Aquí tienes algunas que pueden serte útiles a ti y a tus compañeros de equipo:
- Una guía para seguimiento de los costes del proyecto
- Todo lo que necesita saber sobre informes de situación del proyecto
- Consejos para gestión eficaz de reuniones
- y muchos más.
