A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, los gestores tienen que procesar grandes cantidades de información. Desde la recopilación de los requisitos del proyecto y la creación de un equipo hasta el seguimiento del progreso del proyecto y la elaboración de informes, la recopilación y organización de la información forma parte de todos los aspectos de la gestión de proyectos informáticos, gestión de proyectos de marketingo gestión de proyectos de agencias también. Podría resultar abrumador.
¿Cómo procesar eficazmente todos los datos sin perder de vista la visión de conjunto: tu proyecto? Los mapas mentales pueden ayudarte. Además, los mapas mentales pueden ser una forma estupenda de facilitar reuniones eficacesvisualice el alcance del proyecto y encontrar soluciones a diferentes retos al que te enfrentas en el trabajo.
En esta entrada del blog, aprenderás a crear mapas mentales y a utilizarlos en tus procesos de gestión de proyectos. Empecemos por definir el mapa mental en sí.
Básicamente, un mapa mental es una forma visual de organizar la información. Parece un diagrama, con una idea central situada, bueno, en el centro del lienzo. De ese elemento central nacen ramas gruesas etiquetadas con palabras clave, de las que parten ramas más finas, y así sucesivamente. Las palabras o garabatos escritos junto a las ramas representan subtemas de las palabras clave principales. Este es el aspecto que puede tener un mapa mental:
Para ampliar la imagen, pulse aquí.
Al principio, este mapa mental puede parecer desordenado y caótico, sobre todo si lo enfocas como leerías un documento (desde la esquina superior izquierda o derecha). Un mapa mental debe leerse de otra manera. Míralo más de cerca: si empiezas a leerlo desde la idea central (crear un espacio de trabajo organizado) y sigues cualquiera de las ramas codificadas por colores, podrás entender fácilmente el mensaje.
Ahora, imagina que fueras tú la persona que quiere esbozar sus ideas para tener un espacio de trabajo organizado. Si decidieras escribir tus pensamientos de forma tradicional y lineal, probablemente tendrías que organizar tus ideas de antemano si quieres que tu pieza sea coherente. Con un mapa mental, en cambio, puedes empezar con una idea y construir orgánicamente sobre ella. ¿Ves la diferencia?
Probablemente sea un buen momento para presentarles a la persona que ha popularizado los mapas mentales como herramienta para la educación y los negocios (incluida la gestión de proyectos). Tony Buzan no fue la primera persona que utilizó diagramas jerárquicos para organizar la información, pero sin duda lo puso de moda. Promovió esta técnica en su programa de la BBC "Use your head", emitido en los años 70, y más tarde vendió millones de ejemplares de su libros sobre el tema. Buzan falleció tristemente en 2019, pero sus ideas siguen vivas; quizá quieras consultar su Charla Tedx sobre cómo funciona nuestro cerebro (y cómo lo aprovechan los mapas mentales).
Crear un mapa mental en lugar de una nota lineal tiene varias ventajas. Ya hemos mencionado que un mapa puede elaborarse sin tener que organizar primero la información, lo que supone un importante ahorro de tiempo y un aumento de la productividad. Un encuesta a partir de 2019 informó de que los ejecutivos son, de media, 30% más productivos cuando utilizan software de mapas mentales.
Los mapas mentales te permiten:
Ya hemos mencionado que la gestión de proyectos conlleva muchas oportunidades para procesar y organizar la información: estos son también los momentos para utilizar tus habilidades con los mapas mentales. Hemos enumerado algunos de ellos a continuación, pero no te sientas limitado por esta lista: si quieres hacer un mapa para una ocasión diferente, seguro que te aportará mucho valor.
Como gestor de proyectos, puede utilizar los mapas mentales ya en el planificación del proyecto etapa. Crea un mapa mental para reunir toda la información relacionada con el proyecto. Cada una de las ramas principales puede representar un proceso de gestión de proyectos diferente o un área distinta del propio proyecto: riesgos, partes interesadas, recursos.
Este mapa puede acabar siendo bastante general, lo cual está bien porque no es necesario entrar en detalles. Una vez que tengas la visión de conjunto, puedes dibujar mapas separados para cada uno de los aspectos de tu proyecto. Imagina que creas un mapa mental de gestión del alcance de tu proyecto. Empieza con ramas que representen las principales funcionalidades del producto final y luego divídelas en tareas concretas. El uso de mapas mentales será eficaz en todas las fases de gestión del alcance del proyectoDesde la recopilación de los requisitos de las distintas partes interesadas hasta su estructuración y la descripción de las tareas. Cuando tengas lista la lista de tareas, puedes utilizar el mapa para construir un diagrama de Gantt para el proyecto.
Hablando de las tareas: trazarlas en una hoja de papel o en un programa informático específico puede ayudarte con priorización de las tareas del proyecto. Cuando las ves todas, es más fácil decidir cuáles deben ir primero. Una estructura visualizada de las tareas también te será útil cuando quieras familiarizar a los miembros de tu equipo con su trabajo en el proyecto.
Una vez puesto en marcha el proyecto, acuérdate de volver a los mapas con regularidad. Pueden servirte para recordar, por ejemplo, los riesgos del proyecto y los objetivos empresariales finales. También puedes crear un mapa mental que te sirva como repositorio de información organizada relacionada con el proyecto. Datos de contacto, activos y enlaces importantes: como gestor de proyectos, querrá tenerlos a mano. Puede ver un ejemplo de este tipo de mapa aquí.
¿Cuáles son otros casos de uso de los mapas mentales para la gestión de proyectos?
Aprender. Como gestor de proyectos, tienes que perfeccionar tus habilidades y aprender constantemente nuevas estrategias de gestión de proyectos. Los mapas mentales te permiten estructurar mejor la información nueva y refrescar tus conocimientos más adelante.
Otro elemento de los mapas mentales que probablemente te haya llamado la atención es la inclusión de elementos visuales: garabatos, iconos, colores. Es cierto que se pueden crear mapas sin ellos. Sin embargo, puede que la información visual te resulte más comprensible y fácil de recordar.
Si aún tienes dudas sobre cómo utilizar garabatos y dibujos en tu mapa, puedes probar con un sencillo ejercicio. Intenta pensar en una manzana. Concédete un par de segundos y luego intenta analizar lo que generó tu cerebro. No viste las letras "A-P-P-L-E" deletreadas, ¿verdad? Sea cual sea el nombre de esa fruta en su lengua materna, probablemente vio una imagen, no letras. Como personas, pensamos en imágenes: ese es uno de los puntos principales de Tony Buzan.
Si ya ha leído nuestra guía sobre sketchnoting para gestores de proyectos (si no, asegúrate de echarle un vistazo), probablemente recuerdes que crear notas de boceto no tiene que ver con el arte, sino con hacer que la información sea más fácil de entender o memorizar. Lo mismo ocurre con los mapas mentales. No hace falta que sean bonitos: la función es más importante. Cuando dibujes iconos, intenta que sean sencillos y fácilmente reconocibles. Si quieres incluir elementos humorísticos en tus garabatos, hazlo: puede que te ayuden a recordar ese detalle concreto. También puedes ser creativo con los tipos de letra que utilices, pero que sean legibles. Intenta no utilizar demasiadas palabras: si puedes resumir algo con una sola palabra clave, hazlo.
En lo que respecta al lienzo sobre el que vas a trabajar, intenta ceñirte al papel/pizarra/pantalla en blanco. Los patrones impresos pueden hacer que tu mapa sea menos legible. La orientación horizontal del lienzo te ayudará a estructurar mejor el diagrama.
Habrás observado que las ramas de los mapas suelen estar curvadas: está hecho a propósito. También lo es la práctica de pasar de las ramas gruesas a las más finas.
Estos consejos sobre mapas mentales (y algunos más) se han visualizado a través de, lo has adivinado, un mapa mental de Fundamentos del aprendizaje:
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Tu lista de herramientas puede limitarse a una hoja de papel y un bolígrafo. Puedes crear un mapa mental sólido sólo con estas dos cosas. Por supuesto, si quieres hacer mapas llenos de color, apreciarás los lápices de colores, los rotuladores fluorescentes y los rotuladores pincel. Estos últimos son estupendos para dibujar ramas curvas.
Cuando quieras crear tus proyectos en un lienzo más grande, utiliza una pizarra blanca o un rotafolio. Tendrás más espacio para trabajar y, además, podrás utilizar fuentes más grandes para que tus dibujos sean fácilmente legibles.
Ha habido mucho debate sobre la eficacia de las notas escritas a mano frente a las generadas por ordenador. Y sí, investigación demuestra que utilizar la propia mano puede reforzar el proceso de aprendizaje. Para muchos gestores de proyectos, sin embargo, utilizar un software de mapas mentales en línea será simplemente más cómodo. Tienes bastantes herramientas entre las que elegir, incluidas éstas:
Esperamos que esta entrada del blog te haya convencido de que los mapas mentales pueden ayudarte a planificar mejor los proyectos y a resolver muchos problemas. Puedes utilizarlos en distintos ámbitos de la gestión de proyectos: desde la planificación de proyectos hasta la resolución de conflictos, pasando por la organización de tareas.
¿Has creado algún mapa mental de gestión de proyectos que quieras compartir? Envíanoslos a través del chat de la esquina de tu pantalla. Estaremos encantados de incluirlos en este artículo.
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