El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar y gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tenía un papel destacado en su empresa.
A menudo forma parte de un herramienta de gestión de recursosUn calendario de recursos es una herramienta imprescindible para planificar proyectos, asignar reservas y gestionar equipos. Lo que sigue es un desglose del calendario de recursos para darle una idea de las características esenciales y por qué vale la pena utilizar un calendario de este tipo en su trabajo diario como gestor de proyectos.
Qué obtendrá con este artículo:
Cómo resuelven los retos los calendarios de gestión de proyectos
Algunas palabras sobre el calendario de recursos, programación de equipos, seguimiento del tiempo del equipoy gestión de permisos en 1 herramienta
La influencia de software de planificación de recursos sobre gestión de proyectos
Significado y función de los calendarios de recursos
Resolver los retos de la gestión de proyectos: Los calendarios de gestión de proyectos abordan numerosos retos proporcionando un enfoque estructurado de la planificación y la asignación de recursos. Facilitan la sincronización de los esfuerzos del equipo, garantizando que los recursos se utilicen de forma óptima y que los hitos del proyecto se cumplan puntualmente.
Panorama general de los recursos: Los calendarios de recursos ofrecen una visión holística de la asignación de recursos, incluida la disponibilidad, capacidad, carga de trabajo y utilización de los empleados. Esta transparencia ayuda a evitar la sobreutilización o infrautilización de los recursos, manteniendo así una carga de trabajo equilibrada en todo el equipo.
Integración con otras herramientas: Los calendarios de recursos modernos se integran a la perfección con el software de gestión de recursos y otras herramientas de gestión de proyectos y seguimiento temporal, creando una plataforma unificada para gestionar todos los aspectos de un proyecto. Esta integración aumenta la eficiencia al reducir la necesidad de introducir datos manualmente y permitir actualizaciones en tiempo real.
Un calendario de recursos (también conocido aquí y allá como calendario de gestión de proyectos y calendario de planificación de proyectos) controla la multitud de tareas, sucesos y fechas que tienen o tendrán lugar durante el ciclo de vida del proyecto. La creación de un calendario de recursos es esencial para una gestión eficaz de los proyectos, ya que ayuda a planificar y asignar recursos desde el inicio del proyecto. Observa -como mínimo- la disponibilidad, capacidad, carga de trabajo y utilización de cada empleado.(Teamdeck) Un calendario de recursos -como sugieren los términos- es un calendario para controlar, coordinar y supervisar los recursos, incluidos tanto los empleados como los equipos. Ofrece a los gestores de proyectos una visión totalmente transparente de todo el equipo y de todos los proyectos, lo que supone una gran ayuda para las empresas en ampliar sus negocios.
Para ser más estrictos, una visión general de cómo se están utilizando los recursos (empleados), qué recursos con determinadas habilidades están disponibles, cuánto tiempo llevan los distintos proyectos y cuánto costarán determinados proyectos. Los calendarios de proyectos y recursos desempeñan papeles distintos en la gestión de los plazos de los proyectos y la disponibilidad de recursos. Un calendario de proyecto controla el progreso y los plazos, mientras que un calendario de recursos se centra en la asignación y disponibilidad de recursos. También ayuda a evitar problemas de gestión de la carga de trabajo, como la sobreutilización o la infrautilización. Un calendario de recursos muestra la disponibilidad de recursos humanos y no humanos, incluidas las horas de trabajo y los días libres, para garantizar una planificación eficaz del proyecto.
¿Qué buscan los jefes de proyecto en el calendario de recursos?
Funciones de gestión de la disponibilidad y las vacaciones: la cantidad de tiempo que puede reservar a un empleado.
Informes personalizables y fáciles de entender
Trabajo planificado: el tiempo durante el cual un empleado está asignado a un proyecto. Lo ideal es que las reservas totales para una persona no superen su disponibilidad.
Hojas de horas y seguimiento del tiempo de los empleados - el tiempo que un empleado ha trabajado en una tarea/proyecto determinado. Lo ideal es que las entradas de tiempo no superen las reservas
Funciones de análisis de la utilización de los empleados
Gestión de la carga de trabajo y su optimización
Presupuestación de proyectos
Control y planificación de proyectos
Capacidad de integración
Personalizaciones avanzadas
Resumen de las reservas, los horarios y las vacaciones de los miembros del equipo
Ausencias: las vacaciones de los empleados, las bajas por enfermedad y otros tipos de ausencias deben incluirse en los calendarios múltiples de los empleados, para que pueda detectar fácilmente el momento en que un determinado miembro del equipo no está disponible.
Días festivos nacionales: al igual que las excedencias, los días festivos nacionales deben marcarse en el calendario de recursos como el momento en que los recursos no están disponibles, por lo que no pueden contabilizarse al planificar un proyecto.
[Pantalla de Teamdeck - el calendario de gestión de recursos y proyectos].
Los calendarios de recursos desempeñan un papel fundamental en la gestión de proyectos complejos, ya que ofrecen varias ventajas:
Resumen de recursos de alto nivel: Ofrecen una instantánea de la disponibilidad de recursos humanos, lo que ayuda a los gestores de proyectos a planificar con eficacia y asignar los recursos donde sean necesarios.
Mejor comprensión de la cadena de producción: Al visualizar el calendario y los recursos del proyecto, los directivos comprenden mejor la capacidad de producción de la empresa y pueden planificar en consecuencia.
Gestión optimizada de la carga de trabajo: Mediante el seguimiento de las reservas y las entradas de tiempo, los gestores pueden identificar y abordar rápidamente los problemas de sobreutilización o infrautilización, garantizando una distribución equilibrada de las tareas.
Los gestores de proyectos pueden beneficiarse del uso de un calendario de recursos de muchas maneras, por ejemplo:
tener una visión general de alto nivel de la disponibilidad de recursos,
conocer mejor el proceso de producción de la empresa,
poder planificar mejor los recursos,
poder ajustar la carga de trabajo del equipo en caso de infrautilización o sobreutilización.
La gestión eficaz de los recursos es crucial cuando se gestionan varios proyectos para garantizar el equilibrio de la carga de trabajo y no sobrecargar a los miembros del equipo.
Con un calendario de recursos, puede planifique el trabajo de su equipo de forma más eficiente. Si se tiene en cuenta la disponibilidad de los empleados, sus vacaciones previstas y los días festivos nacionales, se reduce el riesgo de contar con una mano de obra demasiado escasa para completar el proyecto.
Del mismo modo, puede utilizar un calendario de recursos para detectar empleados que necesita y que en ese momento están ocupados en otro proyecto. Al saber durante cuánto tiempo no estarán disponibles, puedes ajustar el calendario de tu proyecto o negociar con otro PM los recursos que ambos necesitáis.
Otra ventaja de un calendario de recursos es una visión clara de la carga de trabajo de los empleados. Al supervisar las reservas o las entradas de tiempo, puede detectar rápidamente a los miembros del equipo que tienen demasiado o muy poco que hacer, de modo que puede ajustar sus reservas en consecuencia. Esto ayuda al equipo del proyecto a mantenerse informado sobre sus calendarios y posibles retos, lo que en última instancia contribuye a una mejor asignación de tareas y a mantener la moral del equipo.
Hagamos la introducción. El Teamdeck es un Gestión de recursos SaaS solución desarrollada por una empresa de software que trabaja con NetFlix, Uber o Universal. Anteriormente, el software estaba dedicado a sus propios fines, pero después de decenas de meses, el producto se comercializó. Así es como, en términos generales, este calendario de recursos pasó a formar parte del enorme mercado del software de gestión de proyectos.
Teamdeck permite a los usuarios crear su propio calendario de recursos para una mejor gestión de los mismos, ayudando a prevenir el overbooking y a mejorar la visibilidad de las cargas de trabajo de los equipos.
Ayuda a cada gestor de proyecto y miembro del equipo durante todo el proyecto, con planificación de recursosLa gestión y la medición del rendimiento.
Teamdeck, tiene acceso a la carga de trabajo de sus empleados con un simple programador de recursos. La información disponible en Teamdeck incluye Reservas, Horarios, Disponibilidad y Vacaciones.
Además, hemos incluido dos detalles más que pueden ayudarle a controlar la carga de trabajo:
Reservas frente a disponibilidad
Fichas horarias frente a disponibilidad
Las barras muestran las reservas o hojas de horas en comparación con su disponibilidad. Es una forma rápida y sencilla de ver si un miembro del equipo está infrautilizado o sobreutilizado, lo que le facilita la toma de medidas.
Una de las características fundamentales de un calendario de recursos es su capacidad para hacer un seguimiento de la disponibilidad de los empleados y gestionar las bajas. Esta funcionalidad es fundamental para garantizar que los gestores de proyectos tengan una idea precisa de quién está disponible para trabajar en un proyecto en un momento dado.
En cambio, un calendario de proyecto se utiliza para identificar los días laborables, los turnos y los plazos de las tareas, proporcionando una visión más estática del calendario del proyecto.
El calendario debe incluir:
Vacaciones planificadas: Hay que tener en cuenta el tiempo libre programado de los empleados para evitar conflictos de horarios.
Baja por enfermedad: Las ausencias imprevistas por enfermedad deben controlarse y gestionarse con prontitud.
Fiestas nacionales: Los días festivos deben señalarse para que se tengan en cuenta a la hora de planificar los plazos del proyecto.
Al tener una visión detallada de estos factores, los jefes de proyecto pueden evitar la sobrecontratación de empleados y asegurarse de que los proyectos cuentan con el personal adecuado.
Los informes personalizables son otra característica esencial de un calendario de recursos. Estos informes proporcionan información sobre diversos aspectos de la gestión de recursos, como:
Asignación de recursos: Comprender cómo se distribuyen los recursos entre los distintos proyectos.
Progreso del proyecto: Seguimiento del estado de los proyectos en curso e identificación de posibles retrasos.
Rendimiento del equipo: Analizar el rendimiento de cada miembro del equipo y del equipo en su conjunto.
Estos informes pueden adaptarse a las necesidades específicas del gestor del proyecto, ofreciendo flexibilidad e información detallada que ayuda a tomar decisiones.
La programación planificada del trabajo garantiza que la carga de trabajo de cada empleado sea manejable y no supere su disponibilidad. Esta función ayuda en:
Distribución equilibrada de la carga de trabajo: Prevenir el agotamiento garantizando que ningún empleado esté sobrecargado de tareas.
Utilización eficiente de los recursos: Asegurarse de que todos los miembros del equipo se utilizan adecuadamente y de que no se deja ningún recurso sin utilizar.
Una programación eficaz es vital para mantener altos niveles de productividad y garantizar que los proyectos se completen con eficiencia.
Un seguimiento preciso del tiempo es esencial para saber cuánto tiempo dedican los empleados a las distintas tareas. Esta función incluye:
Hojas de horas: Los empleados pueden registrar las horas trabajadas en proyectos específicos, lo que proporciona un registro detallado del tiempo dedicado.
Control del tiempo: Seguimiento en tiempo real de las horas de trabajo para controlar la productividad y garantizar la exactitud de las entradas de tiempo.
Al comparar las hojas de horas con las reservas previstas, los gestores de proyectos pueden identificar discrepancias y hacer los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia.
El análisis de la utilización de los empleados ayuda a los jefes de proyecto a comprender la eficacia con que se utilizan los miembros de su equipo. Esto implica:
Índices de utilización: Calcular el porcentaje de tiempo que los empleados dedican a tareas facturables frente a actividades no facturables.
Planificación de la capacidad: Determinar la carga de trabajo óptima para cada miembro del equipo a fin de maximizar la productividad sin provocar agotamiento.
Este análisis es crucial para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la planificación de proyectos.
Una gestión eficaz de los proyectos requiere un cuidadoso presupuesto y control de los costes. Un calendario de recursos ayuda a:
Estimación de costes: Proporcionar estimaciones precisas de los costes del proyecto basadas en la asignación de recursos y el tiempo empleado.
Seguimiento del presupuesto: Supervisar los gastos reales en relación con el presupuesto para garantizar que los proyectos se mantienen en la senda financiera prevista.
Informes financieros: Generación de informes financieros detallados para proporcionar a las partes interesadas información sobre los costes y la rentabilidad de los proyectos.
Estas funciones ayudan a los gestores de proyectos a mantener la disciplina financiera y garantizar la rentabilidad de los proyectos.
Las opciones avanzadas de personalización hacen que los calendarios de recursos se adapten a diversas necesidades organizativas. Entre ellas se incluyen:
Vistas personalizadas: Creación de vistas de calendario personalizadas que destaquen equipos, funciones o proyectos específicos.
Opciones de filtrado: Filtrar el calendario para mostrar información relevante, como la disponibilidad de determinadas competencias.
Ajustes personalizados: Ajustar la configuración del calendario a las preferencias individuales y a los requisitos del flujo de trabajo.
La personalización mejora la usabilidad del calendario de recursos, convirtiéndolo en una herramienta versátil para diferentes escenarios de gestión de proyectos.
Los calendarios de recursos desempeñan un papel estratégico en la gestión de proyectos al proporcionar una plataforma centralizada para la gestión de recursos. Esta importancia estratégica es evidente en varias áreas clave:
Los calendarios de recursos ofrecen una visión general de alto nivel de la disponibilidad y asignación de recursos. Esta visibilidad es crucial para:
Planificación proactiva: Permitir a los jefes de proyecto planificar con antelación y asignar los recursos de forma eficaz. Los jefes de equipo desempeñan un papel crucial a la hora de mantener calendarios de recursos precisos y garantizar una asignación de recursos eficaz.
Resolución de conflictos: Identificar y resolver los conflictos de programación antes de que afecten a los plazos del proyecto.
Optimización de recursos: Garantizar la utilización eficaz de todos los recursos disponibles para maximizar la productividad.
Un calendario de recursos centralizado fomenta una mejor colaboración entre los miembros del equipo y los departamentos. Entre las ventajas se incluyen:
Esfuerzos coordinados: Facilitar la coordinación de tareas y actividades entre distintos equipos.
Comunicación transparente: Proporcionar una visión clara de quién está trabajando en qué, mejorando la comunicación y reduciendo los malentendidos.
Objetivos compartidos: Garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos y plazos del proyecto.
Los calendarios de recursos apoyan la escalabilidad de las organizaciones proporcionando herramientas para gestionar la creciente complejidad. Esto incluye:
Gestión escalable de recursos: Adaptarse a las crecientes necesidades de la organización a medida que se amplía y asume más proyectos.
Incorporación eficaz: Agilizar el proceso de incorporación de nuevos empleados proporcionando una visibilidad clara de los horarios y la disponibilidad del equipo.
Adaptabilidad: Adaptación en tiempo real a las necesidades cambiantes del proyecto y a la disponibilidad de recursos.
La gestión eficaz de los recursos es un componente crítico de la gestión de riesgos en la gestión de proyectos. Los calendarios de recursos contribuyen:
Identificación de riesgos: Poner de relieve los posibles riesgos relacionados con los recursos, como el exceso de reservas o la escasez de personal cualificado.
Mitigación de riesgos: Aplicar estrategias para mitigar estos riesgos, como reasignar recursos o ajustar los plazos del proyecto.
Planificación de contingencias: Desarrollar planes de contingencia para hacer frente a problemas de recursos imprevistos.
Barras de disponibilidad en el calendario de planificación de proyectos de Teamdeck
Para que Teamdeck sea más cómodo de usar, puedes personalizar la vista seleccionando las filas que quieres ver.
Además, puede filtrar la vista para mostrar una lista específica de empleados, por ejemplo, sólo desarrolladores frontend o diseñadores. Puedes crear tus propias vistas para obtener rápidamente una visión general de los distintos equipos.
Para maximizar los beneficios de un calendario de recursos, los gestores de proyectos deben seguir las mejores prácticas en la gestión de recursos. Entre ellas se incluyen:
Revisiones frecuentes: Revisar y actualizar periódicamente el calendario para reflejar los cambios en los plazos del proyecto, la disponibilidad de recursos y la asignación de equipos. Las actualizaciones periódicas del calendario de recursos son esenciales durante la fase de planificación del proyecto para garantizar una programación y una asignación de recursos precisas.
Ajustes en tiempo real: Ajustar el calendario en tiempo real a medida que se disponga de nueva información, garantizando que siga siendo una herramienta de planificación precisa y fiable.
Formación de los empleados: Impartir formación exhaustiva a los empleados sobre cómo utilizar eficazmente el calendario de recursos, garantizando que todos estén de acuerdo.
Apoyo continuo: Ofrecer apoyo continuo y recursos para ayudar a los empleados a navegar por la herramienta y solucionar cualquier problema que surja.
Políticas transparentes: Establecer políticas y procedimientos claros sobre cómo debe utilizarse el calendario de recursos, garantizando la coherencia y la responsabilidad.
Diálogo abierto: Fomentar el diálogo abierto entre los miembros del equipo para abordar cualquier preocupación o sugerencia para mejorar la eficacia de la herramienta.
Utilizando Insights: Aprovechar la información proporcionada por el calendario de recursos para tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de recursos, la planificación de proyectos y la gestión de la carga de trabajo.
Mejora continua: Utilizar los datos para identificar áreas de mejora y aplicar estrategias que mejoren los procesos generales de gestión de proyectos.
En conclusión, un calendario de recursos es una herramienta indispensable para la gestión moderna de proyectos. Ofrece una solución completa para gestionar recursos, programar tareas y optimizar cargas de trabajo. Al proporcionar una visibilidad clara de la disponibilidad y utilización de los recursos, un calendario de recursos mejora la eficiencia, la colaboración y la toma de decisiones. Herramientas como Teamdeck ejemplifican los beneficios de un software avanzado de planificación de recursos, ofreciendo una plataforma robusta que apoya la ejecución exitosa de proyectos complejos. Siguiendo las mejores prácticas y aprovechando todo el potencial de los calendarios de recursos, los gestores de proyectos pueden mejorar significativamente su capacidad para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, contribuyendo en última instancia al crecimiento y éxito de sus organizaciones.
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