Hace un par de meses, una conocida plataforma en línea para gestores de proyectos -Project-Management.com- publicó un artículo sobre las 10 causas principales del fracaso de un proyecto. Basta con hojear este texto para no encontrar nada sobre la gestión del alcance del proyecto. Sin embargo, cuando lo lea detenidamente, verá que los factores descritos por el autor están muy relacionados con la definición y el control del alcance del proyecto.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
Mala preparación se consideró la causa número 1 de fracaso, seguida de documentación y seguimiento inadecuados. La lista se cierra con haciendo caso omiso de las señales de advertencia del proyecto. Los mencionamos porque esta entrada del blog pretende ayudarle a reducir o eliminar estos peligros mediante una gestión eficaz del alcance del proyecto.
Siga leyendo para ver que la gestión del alcance empieza con la preparación y está inextricablemente ligada a una documentación adecuada y a la supervisión del progreso del proyecto. ¿Qué pasa con las señales de advertencia del proyecto? Verá que una de las señales más ominosas es el desvío del alcance. Afortunadamente, una buena gestión del alcance puede ayudarle a evitarlo.
Empecemos por definir los términos más importantes que utilizaremos en esta guía:
¿Cuál es el alcance?
Como decían los filósofos, sin comprensión de los términos que utilizamos no hay comprensión en absoluto. Entonces, ¿qué significa "alcance"?
Empecemos por la definición dada por instituciones ajenas al círculo de la gestión de proyectos: el Diccionario Oxford. Gracias a ellos podemos leer sobre dos acepciones del alcance plazo. En primer lugar, el alcance es sólo un potencial, una oportunidad, un capacidad de recursosposibilidad de cambiar, de conseguir, de hacer algo. Pero la segunda acepción se acerca bastante a la sociedad de gestión de proyectos, por lo que merece la pena citarla. Alcance es:
(...) el conjunto de cosas de las que se ocupa un sujeto, una organización, una actividad, etc.
(Diccionario Oxford)
Si comparamos la definición anterior con la representada por bien reconocible entre los gestores de proyectos institución verá la conexión.
Gracias a la Association for Project Management sabemos que "alcance" se refiere a la totalidad de los resultados, productos y beneficios y al trabajo necesario para entregar los proyectos. Puede decirse que es el trabajo y/o los empleados debidamente cualificados necesarios para dar salida a todos los requisitos de ese proyecto (es decir, para entregar con éxito un producto).
Merece la pena mencionarlo para evitar malentendidos. Este significado es algo más amplio que el de sonar parecido: el alcance del producto. El alcance del producto -en términos generales- detalla las características y funciones de un producto o servicio. Mientras que:
El alcance del proyecto es el trabajo que debe realizarse para entregar un producto de acuerdo con el alcance del producto (funciones y características necesarias).
(Wrike.com)
Teniendo esto en cuenta, ¿qué es la gestión del alcance de un proyecto? Por la Association for Project Management:
La gestión del alcance es el proceso mediante el cual se identifican, definen y controlan los productos, resultados y beneficios. Alcance" es el término utilizado en la gestión de proyectos para referirse a la totalidad de los productos, resultados y beneficios y al trabajo necesario para producirlos.
(APM Body of Knowledge, 7ª edición)
Pero en la versión anterior, de Guía del PMBOK6ª edición perspectiva, la gestión del alcance del proyecto es el proceso que permite garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, y sólo el trabajo necesario.
En pocas palabras, gracias a la 7ª edición, la gestión del alcance del proyecto puede interpretarse como el tiempo y los pasos (un proceso) para adquirir y documentar conocimientos sobre todos los aspectos del proyecto. Y el resultado del proceso de gestión del alcance del proyecto es la lista de todo lo que debe contener el plan del proyecto (tareas y subtareas, presupuestos, responsabilidades, etc.).
Pero la 6ª edición hace hincapié en el trabajo necesario (y/o el empleado con la experiencia adecuada), el trabajo que requiere el proyecto. Desde esta última perspectiva, un gestor de proyectos debe centrarse en las personas o, como debería decirse, en los recursos que son capaces (gracias a sus habilidades y experiencia) de entregar el proyecto con los requisitos esperados en el tiempo previsto.
Al final de este capítulo, resumamos con una cita de Guía del cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos
La gestión del alcance del proyecto se ocupa principalmente de definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.
(Guía del PMBOK®, 7ª edición)
Nuestro competidor y también conocido proyecto software de gestión de recursos El proveedor informa en su sitio web del resultado y el objetivo del proceso de gestión del alcance del proyecto.
La gestión del alcance del proyecto es un proceso que ayuda a determinar y documentar la lista de todos los objetivos, tareas, entregables, plazos y presupuestos del proyecto(...).
(Kissflow.com)
Como vemos, es el inventario de todo lo que debe incluir el plan del proyecto. Y La principal ventaja de la gestión del alcance del proyecto es que le ayuda a llevarlo a cabo con éxito. Gracias a este proceso sabes lo que hay que hacer (y lo que no), por lo que puedes dirigir a tu equipo con más confianza.
Otras ventajas de este proceso son:
Los pasos que se indican a continuación se basan en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Asegúrese de consultar sus instrucciones si busca un plan completo de gestión del alcance. A continuación encontrará un proceso de gestión del alcance que debería permitirle aplicarlo a su próximo proyecto.
La planificación de la gestión del alcance debe empezar por prepararse por adelantado. Incluso antes de recopilar los requisitos y redactar el alcance del proyecto, planifica cómo vas a hacerlo. Identifica a los principales interesados, pero mejor a todos los interesados y personas que tendrán algo que decir sobre el alcance de este proyecto.
Reúnase con su equipo y establezca cómo será el proceso de creación del alcance. Sería útil que también pensaras en posibles cambios en el alcance de tu proyecto. Por supuesto, en este punto, es probable que no sepas qué puede cambiar, pero puedes determinar qué ocurre si se producen cambios.
Recoge todas las decisiones que tomes aquí en el plan de gestión del alcance. Será tu documento guía para llevar a cabo el resto del proceso.
Es hora de recopilar los requisitos del proyecto: cosas que hay que hacer para alcanzar los objetivos del proyecto. No es tan sencillo como ir a ver al cliente y preguntarle ¿cómo quiere que sea y se comporte el producto final? La recopilación de requisitos es un proceso de descubrimiento, ya que es posible que las partes interesadas ni siquiera sepan en este momento qué características concretas deben incluirse en su producto (sobre todo si te encargas de gestionar un proyecto relacionado con el desarrollo de software. )
De acuerdo, puede que tus clientes no tengan la visión exacta del producto final, pero probablemente conozcan los objetivos empresariales que debe alcanzar este proyecto. Puedes crear una serie de talleres y entrevistas para descubrir las necesidades de los usuarios y, como resultado, establecer los requisitos.
Otra forma de recopilar requisitos basados en datos es realizar una serie de pruebas con prototipos para ver qué características y funciones reciben la reacción más positiva del público objetivo.
También puede hacer una evaluación comparativa de sus posibles necesidades con las mejores prácticas del sector.
Una vez que tengas una lista de los distintos requisitos (características y funciones, objetivos empresariales, procesos necesarios para entregar un producto, criterios de aceptación), puedes intentar definir el alcance. Ten en cuenta que, por lo general, no todos los elementos que reúnes al principio acaban formando parte del alcance final del proyecto.
Definir el alcance del proyecto significa crear el denominado documento de declaración del alcance. Una declaración de alcance es donde se documenta el alcance del proyecto que consiste en:
Este paso le ayudará a visualizar mejor el alcance y a desglosarlo en elementos más pequeños. La estructura de desglose del trabajo es un marco jerárquico de entregables que se corresponden con los resultados del proyecto.
Tradicionalmente, la EDT describe qué y no cómopor lo que debe centrarse en los resultados en lugar de en las actividades (por ejemplo, pago en lugar de diseñar/desarrollar/probar la vía de pago). Otra forma de verlo es que la EDT describe "lo que recibirá el cliente", no "las acciones que realizará el equipo del proyecto". Sin embargo, algunos gestores de proyectos lo tratan más como un desglose de tareas y subtareas, que también es un documento útil.
¿Por qué molestarse en crear una EDT? En primer lugar, es más fácil crear un calendario cuando ves los entregables desglosados en trozos más pequeños. También puede crear y asignar tareas más cómodamente, teniendo la EDT en la que puede confiar.
Por último, una estructura jerárquica de este tipo facilita la comprensión del alcance del proyecto, sobre todo si se es un pensador visual. ¿No está seguro de identificarse como tal? Consulte nuestra guía Sketchnoting para gestores de proyectos para ver cómo puede beneficiarse del pensamiento visual en la gestión de proyectos.
Ya tiene la declaración del alcance del proyecto y la EDT, así que sabe qué debe incluir el proyecto. Ahora necesita que las partes interesadas validen y aprueben el alcance. Revísalo para ver si hay ambigüedades e intenta finalizarlo antes de que empiece el proyecto. Así reducirás las posibilidades de que el alcance se desplace.
Cuando el proyecto está en marcha, hay que controlar el alcance. Supervisar lo que se ha hecho frente a lo que se suponía que se iba a hacer. Durante ese proceso, probablemente le resulten útiles las siguientes herramientas:
Compara informes de proyectos con el alcance y el calendario de gestión del proyecto para ver si el calendario, la carga de trabajo, las tareas realizadas, etc. coinciden con sus estimaciones.
El proceso de gestión del alcance de un proyecto puede parecer complicado, sobre todo por la cantidad de preparación que requiere. Sin embargo, una vez que lo pruebes, verás que los documentos que crees al principio del proceso (plan de gestión del alcance y declaración del alcance del proyecto) te ayudarán enormemente más adelante y te permitirán entregar el producto o servicio en el que está trabajando tu equipo.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar, gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tuvo un papel protagonista en su...
¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan o...
La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es: Identificar y...