Eine effektive Ressourcenplanung ist für Unternehmen aller Größenordnungen von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob sie online oder in traditionellen Branchen tätig sind. Angesichts der großen Vielfalt an Unternehmen, die eine Ressourcenplanung benötigen, ist es schwierig, eine allgemeingültige Empfehlung für einen Online-Ressourcenplaner zu geben. Dieser Leitfaden soll Ihnen bei der Auswahl helfen, indem er Ihnen wichtige Fragen stellt, die Sie zu den besten Ressourcenplanungstools für Ihr Team führen werden.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
Die Rolle der Ressourcenplanungssoftware im Projektmanagement.
Fünf wichtige Überlegungen und Fragen, die bei der Suche nach einem effektiven Ressourcenplaner zu stellen sind.
Beispiele für Unternehmen, die sich für Folgendes entschieden haben Teamdeck.io als ihr primärer Ressourcenplaner.
Strategien zur effektiven Verwaltung von Kapazitätsplanung, Projektaufgaben und Geschäftsprozessen.
Ressourcenplaner, Ressourcenplaner, Ressourcenplanungssoftware, Projektkalender, Online-Kalenderplaner, usw. - sind die Begriffe, die im Allgemeinen dasselbe beschreiben. Ein Ressourcenplanungstool ermöglicht es Ihnen, Ressourcen zu verwalten und die richtigen Teammitglieder den richtigen Projekten/Aufgaben/Kunden zuzuweisen.
Die Ressourcenplanung ist ein integraler Bestandteil der Ressourcenmanagementdas ist der Prozess, die Ressourcen eines Unternehmens so effizient wie möglich zu nutzen (Quelle: Business-Wörterbuch). So können Sie Ihr Team besser einsetzen und sicherstellen, dass jeder an einer Aufgabe arbeitet, für die er gut gerüstet ist. Dank der Ressourcenkapazität werden Ihre Projekte und Verpflichtungen mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein.
Eine Vogelperspektive auf Teammitglieder, Projektteam, Projekt und Aufgaben.
Beachten Sie, dass wir uns in diesem Blog-Beitrag nur auf Online-Verwaltungssoftware konzentrieren - spezielle Anwendungen für die Ressourcenplanung, Ressourcenplanungund andere Tools zur Ressourcenverwaltung. Es ist möglich, die Arbeit Ihrer Teammitglieder mithilfe einer Tabellenkalkulation (oder eines anderen Tools, das für Sie geeignet ist) aufzuteilen.
Wir sind jedoch der Meinung, dass Software, die für diesen Zweck entwickelt wurde, den Prozess des Projektportfoliomanagements letztlich effizienter und effektiver macht. Außerdem gibt es Ressourcenplaner in verschiedenen Preisklassen (einschließlich kostenloser Optionen, insbesondere für kleine Teams). Sie sollten in der Lage sein, etwas Passendes für Ihr Budget und Ihre Bedürfnisse zu finden.
Ressourcenplanungstools haben sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt, von einfachen Planungshilfen zu hoch entwickelten Plattformen, die eine Reihe von Funktionen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität bieten. Wir wollen uns nun näher mit der Funktionsweise dieser Tools und ihren verschiedenen Funktionen befassen.
Moderne Ressourcenplanungstools bieten ein zentrales Dashboard, auf dem Manager alle Ressourcen einsehen und verwalten können. Diese umfassende Ansicht enthält Details zu laufenden Projekten, Ressourcenzuweisungen und anstehenden Terminen. Die Möglichkeit, all diese Informationen an einem Ort zu sehen, hilft dabei, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Beispiel: Eine Marketing-Agentur, die an mehreren Kampagnen gleichzeitig arbeitet, kann über das zentrale Dashboard verfolgen, welche Teammitglieder an welchen Kampagnen arbeiten, wie hoch ihre aktuelle Auslastung ist und welche Termine anstehen. Diese Transparenz stellt sicher, dass kein Projekt übersehen wird und dass die Ressourcen optimal genutzt werden.
Effiziente Tools zur Ressourcenplanung erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern in Echtzeit. Funktionen wie gemeinsame Kalender, Instant Messaging und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sorgen dafür, dass alle Beteiligten unabhängig von ihrem Standort auf dem gleichen Stand bleiben.
Szenario: Ein technisches Startup mit Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, kann diese Funktionen nutzen, um die Arbeit nahtlos zu koordinieren. Die Teammitglieder können ihre Verfügbarkeit aktualisieren, Änderungen mitteilen und Zeitpläne in Echtzeit anpassen, wodurch Verzögerungen und Missverständnisse vermieden werden.
Berichte und Analysen sind wichtig, um zu verstehen, wie die Ressourcen genutzt werden und wo Verbesserungen möglich sind. Viele Ressourcenplanungstools bieten detaillierte Berichte über die Ressourcenzuweisung, den Projektfortschritt und die Teamleistung. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert für die strategische Planung und die Optimierung des Ressourceneinsatzes.
Fallstudie: Ein Bauunternehmen nutzt fortschrittliche Analysen, um die Auslastung von schweren Maschinen und Arbeitskräften an verschiedenen Standorten zu überwachen. Durch die Analyse dieser Berichte können sie nicht ausreichend genutzte Geräte oder überlastetes Personal identifizieren, was eine bessere Ressourcenverteilung und Kosteneinsparungen ermöglicht.
Ressourcenplanungssoftware spielt eine zentrale Rolle im Projektmanagement, da sie sicherstellt, dass die Ressourcen effektiv zugewiesen und die Projekte rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Hier erfahren Sie, wie sie in die Projektmanagementprozesse integriert wird:
Ressourcenplaner helfen Projektleitern bei der Erstellung detaillierter Zeitpläne, die die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten ihrer Teammitglieder berücksichtigen. Diese Planung geht über eine einfache Aufgabenzuweisung hinaus und bezieht Faktoren wie Fähigkeiten, Erfahrung und Arbeitsbelastung mit ein.
Einsicht: Bei der Softwareentwicklung ist die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder mit dem richtigen Fachwissen entscheidend für die Effizienz. Ein Ressourcenplaner kann dabei helfen, Entwicklern Aufgaben zuzuweisen, die ihren Fähigkeiten und ihrer Erfahrung entsprechen. So wird sichergestellt, dass komplexe Codierungsaufgaben von denjenigen bewältigt werden, die am besten dafür geeignet sind.
Eine ausgewogene Arbeitsbelastung ist wichtig, um Burnout zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder optimal ausgelastet sind. Ressourcenplanungstools bieten visuelle Darstellungen der Arbeitslastverteilung und machen es einfach zu erkennen, wenn einige Teammitglieder überlastet oder unterausgelastet sind.
Beispiel: In einer Anwaltskanzlei kann es vorkommen, dass einige Anwälte mit Fällen überlastet sind, während andere weniger zu tun haben. Ein Ressourcenplaner hilft dabei, die Fälle gleichmäßiger zu verteilen, so dass alle Anwälte ein überschaubares Arbeitspensum haben und die Mandanten rechtzeitig betreut werden können.
Projekte haben oft Aufgaben, die voneinander abhängig sind, was bedeutet, dass eine Aufgabe nicht beginnen kann, bevor eine andere abgeschlossen ist. Ressourcenplanungssoftware kann dabei helfen, diese Abhängigkeiten und potenziellen Engpässe im Voraus zu erkennen, so dass die Manager entsprechend planen und das Projekt auf Kurs halten können.
Szenario: Ein Filmproduktionsteam verwendet einen Ressourcenplaner, um Drehpläne zu verwalten und sicherzustellen, dass Schauspieler, Kulissen und Ausrüstung zur richtigen Zeit verfügbar sind. Durch die Vorwegnahme von Abhängigkeiten können sie kostspielige Verzögerungen vermeiden und einen reibungslosen Produktionsprozess gewährleisten.
Bevor Sie sich auf die Suche nach dem neuen Ressourcenplaner für Ihr Team machen, müssen Sie die Vorteile verstehen, die Ressourcenmanagement (und insbesondere eine effektive Ressourcenplanung) bieten kann. Verschiedene Unternehmen werden unterschiedliche Vorteile der Ressourcenverfügbarkeit zu schätzen wissen und daher bei der Suche nach einem Ressourcenplaner oder einem Projektmanagement-Tool mit diesen Funktionen bestimmten Funktionen Vorrang einräumen.
Vermeidung von Terminkonflikten - eine der vielen Aufgaben eines Ressourcenplaners
Wenn Sie beispielsweise in einem Unternehmen arbeiten, das mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet, ist ein Tool, mit dem Sie Ihr Projektportfolio koordinieren und mehrere Zeitpläne für die Lieferung von Projekten aufeinander abstimmen können, von entscheidender Bedeutung für Sie.
Was sind also die Hauptvorteile der Ressourcenplanung mit Hilfe einer speziellen App?
Die folgenden Bilder zeigen die Schnittstelle von Teamdeckdie von uns entwickelte Software zur Ressourcenplanung. Wenn Sie Fragen zu diesem Tool haben, lassen Sie es uns wissen!
Sicher, es ist mühelos zu Ressourcen zuweisen Mit einer App für die Zeitplanung können Sie Ihre Pläne nicht nur auf einen bestimmten Auftrag anwenden, sondern sie auch auf ein Blatt Papier oder in eine Tabelle schreiben. Der eigentliche Vorteil von Ressourcenplanern liegt darin, dass sie Ihnen helfen können, die Zeitpläne Ihres Teams zu ändern. Flexible Planung ist viel einfacher, wenn Sie wissen, dass Sie Ihre Ressourcen schnell neu zuordnen oder verschiedene Planungsoptionen ausprobieren können. Viele Apps für die Ressourcenverwaltung ermöglichen das Ziehen und Ablegen verschiedener Zuweisungen - das ist praktisch, wenn Sie schnell etwas umstellen müssen.
Anwendungen zur Ressourcenverwaltung helfen Ihnen bei der Projektterminierungskonflikte indem Sie den Zeitplan schnell bearbeiten, aber sie ermöglichen es Ihnen auch, sie von vornherein zu vermeiden. Das ist möglich, weil Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter sehen können (einschließlich Teilzeitbeschäftigte oder Freiberufler, die für Ihr Unternehmen arbeiten). Dieser Einblick ermöglicht es Ihnen, die Arbeit besser zu planen. Schließlich werden Sie nicht von unerwarteten Urlauben oder anderen Verpflichtungen überrascht.
Ressourcenmanager oder PMs Sie wollen sicherstellen, dass die Teammitglieder Arbeit haben, aber nicht mit Aufgaben überhäuft werden. Tools zur Ressourcenplanung helfen Ihnen dabei, das richtige Gleichgewicht zu finden: Sie können die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter überwachen und sie bei Bedarf zukünftigen Projekten zuweisen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Ressourcenmanagement-Tool oder eine App einführen, haben alle Beteiligten einen besseren Überblick über das, was im Unternehmen vor sich geht - alle sind auf derselben Seite. Manager können die Zeitpläne verschiedener Projekte beurteilen, während Mitarbeiter und jedes Teammitglied sehen, was sie in den nächsten Tagen vorhaben, was andere Projektphasen sind.
Bessere Arbeit und Projekttransparenz dank des Ressourcenplaners. Buchen, Workload-ManagementVerfolgen lassen.
Bevor Sie überhaupt mit der Analyse verschiedener Software für die Ressourcenverwaltung beginnen Werkzeugesollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens nachzudenken. Wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, wird der Entscheidungsprozess einfacher.
Sie können mit den folgenden Fragen beginnen:
Welche Art von Ressourcen wollen Sie einplanen (z. B. Personal, Ausrüstung, Büroraum)?
Was wollen Sie planen (z. B. Projekte, Schichten, Veranstaltungen)?
Verwenden Sie noch andere Tools?
Wie ist Ihr Team strukturiert?
Was sind die Gewohnheiten Ihres Teams?
Schauen wir uns jede dieser Fragen einmal genauer an. Als Erstes müssen Sie sich Gedanken über die Art der Ressourcen machen, die Sie planen möchten. Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass wir uns in diesem Blogbeitrag hauptsächlich auf Planungswerkzeuge für Menschen bezogen haben, die Ressourcen und Prozesse verwalten. Sie können aber auch Zeitpläne für nicht-menschliche Ressourcen erstellen. Nehmen wir an, Sie haben nur eine Handvoll Konferenzräume, die jeden Tag verschiedenen Personen zugewiesen werden müssen. Oder Sie haben einige Geräte, die im Voraus gebucht werden müssen.
Die meisten Anwendungen für das Ressourcenmanagement ermöglichen es Ihnen, sowohl menschliche als auch nicht-menschliche Ressourcen in das System einzugeben, aber viele Tools wurden speziell für die Planung von Humanressourcen entwickelt. Wenn Ihr Hauptaugenmerk bei der Kapazitätsplanung auf unbelebten Ressourcen liegt, machen Sie sich keine Sorgen: Es gibt wahrscheinlich einen speziellen Ressourcenplaner für diesen Zweck (z. B., Geräteverwalter oder Büroraumplaner)
Zugegebenermaßen kann man sagen, dass jedes Unternehmen an irgendeiner Art von Projekt arbeitet. Dennoch müssen Sie sich mit den Anforderungen Ihrer Arbeit auseinandersetzen. Möchten Sie langfristige Projekte planen (z. B., Software-Entwicklung)? Oder vielleicht müssen Sie tägliche Arbeitsschichten oder einmalige Auftritte planen. Verschiedene Branchen haben hier spezifische Anforderungen, und Sie sollten sich vielleicht nach anderen Stellen umsehen: z. B. nach einem Schichtplaner für die Gastronomie.
Die ersten beiden Fragen sollten Ihre Suche auf ein bestimmtes Marktsegment eingegrenzt haben. Jetzt ist es an der Zeit, die Merkmale der verschiedenen Tools innerhalb dieses Segments.
Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass ein neuer Ressourcenplaner in den Werkzeugkasten Ihres Teams passt. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Team mehrere Online-Tools verwendet (z. B. Projektmanagementsoftware, Chat oder Apps zur Erstellung von Inhalten). Sie möchten, dass sich der neue Planer nahtlos in Ihr bestehendes Ökosystem einfügt. Erkundigen Sie sich, ob die App, die Sie evaluieren, über ausreichende Integrationen, Erweiterungen oder Optionen zur Anpassung verfügt (z. B. mit API).
Analysieren Sie dann die Struktur Ihrer Projektmanager und Teams (die Personen, die den Planer verwenden werden). Wahrscheinlich werden Sie den verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Berechtigungen erteilen wollen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies in der App tun können.
Und schließlich sollten Sie die Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter und Ressourcenmanager berücksichtigen. Wenn Ihre Teams zum Beispiel einen großen Teil ihrer Arbeitszeit unterwegs verbringen, ist es sinnvoll, ein Tool mit einer robusten mobilen App zu verwenden.
Es ist immer sinnvoll, die App, die Sie in Erwägung ziehen, mit anderen beliebten, aber besten Projektplanungstools zu vergleichen. Viele Apps bieten spezielle Vergleichsseiten an (wir haben solche Seiten für Leute erstellt, die Alternativen für Resource Guru, Monday und Wrike suchen).
Auch wenn Sie nach dem Lesen der Produktbeschreibung denken, dass eine bestimmte App alle Kriterien erfüllt, müssen Sie sie unbedingt ausprobieren. Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl für die Benutzererfahrung und können verschiedene Funktionen testen, bevor Sie sie für das gesamte Team einführen.
Eine Möglichkeit besteht darin, eine kostenlose Testversion zu nutzen, die viele Produkte anbieten. Melden Sie sich an und erkunden Sie die App selbst, bevor Sie sie Ihrem Team vorstellen. Alternativ können Sie um eine Produktdemonstration bitten - eine hervorragende Gelegenheit, den Kundensupport eines bestimmten Unternehmens zu beurteilen.
Bei Teamdeck bieten wir zwei Optionen an:
Melden Sie sich für eine 30-tägige KOSTENLOSE Testversion an. Sie erhalten vollen Zugriff auf die App und können nach Ablauf der Testphase nahtlos in die Premium-Mitgliedschaft übergehen. Tipp: Wenn Sie sehen möchten, wie Teamdeck in realen Szenarien funktioniert, können Sie Beispieldaten in Ihr Konto importieren und damit herumspielen.
Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Aniela. Sie wird Ihre Bedürfnisse besprechen, Ihnen die verschiedenen Funktionen unseres Ressourcenplaners und die Ressourcenberichte zeigen, Ihnen erklären, wie Sie Ressourcen und Projekte planen können, und Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob es das Richtige für Sie ist.
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