Als Projektverantwortlicher müssen Sie Ihren Kunden und Projektbeteiligten regelmäßig den Projektstatus mitteilen. Natürlich wollen Sie auch selbst den Überblick über den Fortschritt behalten: Es ist schwer, überhaupt über effektives Management der Projektressourcen ohne die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen und KPIs zu messen.
Was unsere Leser dank dieses Artikels erfahren:
Was die KPIs selbst betrifft, so wollen Sie wahrscheinlich sicherstellen, dass Ihr Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und ohne unnötige Belastung der Teammitglieder abgeschlossen wird. Daher möchten Sie wahrscheinlich die von Ihren Mitarbeitern aufgezeichnete Zeit (und das Geld) überwachen, die Überstunden im Auge behalten und analysieren, wie der tatsächliche Fortschritt im Vergleich zu Ihren Projektschätzungen aussieht.
Um alle Beteiligten über den Stand des Projekts auf dem Laufenden zu halten, müssen Sie regelmäßig mit ihnen kommunizieren. Ein effizienter Weg, dies zu tun, ist die Versendung wöchentlicher Statusberichte, die die wichtigsten Aktualisierungen über das Projekt enthalten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Projektstatusbericht von Grund auf neu erstellen können, indem Sie Teamdeckeine vollständige SaaS-Software für die Ressourcenverwaltung.
Kurz gesagt, ein Statusbericht ist ein regelmäßiges Update, das von einem PM an die Stakeholder des Projekts geschickt wird. Er sollte Informationen auf hohem Niveau über das Projekt enthalten: aktuelle Fortschritte, bevorstehende Pläne sowie Risiken und Probleme.
Wie Sie sehen können, scheint ein Projektstatusbericht eine sehr einfache Sache zu sein. Um ihn jedoch vollständig zu verstehen, werden wir ein wenig tiefer in die Ziele dieses Berichts, seine Vorteile und Kernelemente eintauchen - damit Sie Ihre Projektstatusberichte mit Zuversicht erstellen können.
Der Hauptgrund für die Erstellung eines monatlichen oder wöchentlichen Projektstatusberichts besteht darin, die (internen und externen) Beteiligten über den Stand des Projekts zu informieren: über die erzielten Fortschritte, die erreichten Meilensteine und die Probleme oder Risiken, die sich ergeben könnten. Ein guter Statusbericht spart Ihnen eine Menge Zeit - Ihr Vorgesetzter oder der Kunde muss keine zusätzlichen Fragen stellen oder Statusbesprechungen organisieren (was übrigens auch nicht nötig ist, sind nicht sehr wirksam).
Gleichzeitig ist es eine gute Gelegenheit für Sie, einen Blick auf das große Ganze zu werfen. Sehr oft sind Projektleiter so sehr mit der täglichen Arbeit beschäftigt und gehen von einer Aufgabe zur nächsten, dass sie vergessen, über die Strategie oder den Gesamtüberblick über ihr Projekt nachzudenken. Das kann dazu führen, dass sie aufkommende Muster oder Verbesserungsbereiche nicht erkennen.
Ein Statusbericht ist ein wirksames Mittel der Kommunikation zwischen dem PM und den Beteiligten (Kunden, interne Manager). Leider kann er manchmal falsch interpretiert und in etwas verwandelt werden, das die oben genannten Ziele nicht erfüllt. Wir halten es für wichtig, Sie daran zu erinnern, was ein Statusbericht nicht ist.
Zunächst einmal sollte Ihr Statusbericht kein Projekttagebuch sein: ein detaillierter Bericht über alles, was seit Ihrer letzten Aktualisierung geschehen ist. Es ist nicht notwendig, zu beschreiben, was jeder Teammitglied getan oder nicht getan hat, es sei denn, es ist etwas, das Sie für sehr wichtig halten. Lassen Sie uns hier ein Szenario durchspielen:
Nehmen wir an, dass die schlechte Leistung eines Mitarbeiters Ihrer Meinung nach das Projekt gefährdet. Sollten Sie das in Ihrem Statusbericht erwähnen? Im Grunde genommen ja - Sie können dies erwähnen, da es ein potenzielles Hindernis darstellt. Wichtig ist jedoch, dass Sie zunächst einen Aktionsplan aufstellen: Setzen Sie ein Treffen mit dem betreffenden Mitarbeiter an, prüfen Sie Ersatzoptionen und bewerten Sie, wie sich ein möglicher Personalwechsel auf den Zeitplan des Projekts auswirken könnte. Versuchen Sie, den Dingen auf den Grund zu gehen, und berichten Sie dann über die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen: Der Statusbericht ist nicht der Ort, um sich über Ihre Teamkollegen zu beschweren, sondern konzentriert sich auf die beiden P: Fortschritte und Pläne.
Die Berichterstattung ist zwar ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, sollte aber nicht Ihr Hauptaugenmerk sein. Wenn Ihre Stakeholder so detaillierte und häufige Berichte verlangen, dass Sie das Gefühl haben, keine Zeit für Ihre Arbeit zu haben, ist es an der Zeit, dies mit Ihrem Vorgesetzten zu besprechen. Projektstatusberichte sollten kurz und informativ sein und in einer projektmanagement-vorlage ohne die Arbeit des PM zu behindern.
Sie müssen davon ausgehen, dass die Beteiligten, an die Sie Ihre Statusberichte senden, während ihrer Arbeitswoche viele verschiedene Aktualisierungen erhalten. Deshalb sollten Sie Ihren Projektbericht mit Daten beginnen, die es ihnen ermöglichen, schnell zu erfassen, worum es in diesem Dokument geht. Denken Sie daran, zumindest den Projektnamen und Ihren Namen anzugeben.
Eine gute Idee ist es, ein Element hinzuzufügen, das den Projektstatus zusammenfasst und die Beteiligten möglicherweise darauf aufmerksam macht, dass ein bestimmter Bericht von entscheidender Bedeutung ist. Dies könnte eine farblich gekennzeichnete Aktualisierung des Projektstatus sein, die den Ton für den gesamten Bericht angibt. Ein rotes "Off Track"-Zeichen wird Ihre Stakeholder sofort darüber informieren, dass etwas nicht in Ordnung ist, während eine grüne "On Track"-Meldung sie wissen lässt, dass alles in Ordnung ist.
Jetzt ist es an der Zeit, die von Ihrem Team erzielten Fortschritte zusammenzufassen. Sie sollten die Meilensteine erwähnen, die seit Ihrem letzten Statusbericht erreicht wurden. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, jede einzelne abgeschlossene Aufgabe und jeden behobenen Fehler aufzulisten. Versuchen Sie stattdessen, eine allgemeine Vorstellung davon zu vermitteln, was in letzter Zeit getan wurde.
Im nächsten Teil des Projektstatusberichts können Sie über Ihren Plan für die nächste Woche/den nächsten Sprint sprechen (je nachdem, wie oft Sie Ihren Bericht versenden). Versuchen Sie auch hier, auf der Ebene der Meilensteine zu schreiben, nicht auf der Ebene der Aufgaben, aber seien Sie nicht zu pauschal. Eine Nachricht wie "Wir werden an der Verbesserung der App arbeiten" wird nicht funktionieren.
Als Nächstes können Sie mögliche Risiken und Probleme, auf die Sie gestoßen sind, darlegen. Wie bereits erwähnt, sollten Sie auch mögliche Lösungen und Umgehungsmöglichkeiten erwähnen. Wenn Sie die Hilfe der Beteiligten benötigen, können Sie sie im Projektstatusbericht auch daran erinnern. Angenommen, Sie wollen in 3 Wochen mit der Arbeit an der mobilen Version des E-Commerce Ihres Kunden beginnen. Um mit der Arbeit beginnen zu können, müssen Sie jedoch vom Kunden mobilfreundliche Produktbilder erhalten. Auch wenn dies kein Plan ist, der in der nächsten Woche/im nächsten Bericht behandelt wird, sollten Sie dies dennoch im Voraus erwähnen, vorzugsweise gegen Ende Ihres Statusberichts, als Aktionspunkt für Ihren Kunden.
Der häufigste Rhythmus für die Übermittlung von Projektstatusberichten ist wohl jede Woche. Solche wöchentlichen Projektberichte sollten nicht zu lang oder zu detailliert sein, aber sie geben allen Beteiligten ein Gefühl der Kontrolle.
Wenn Sie und Ihre Teammitglieder in Sprints arbeiten, die zwei Wochen dauern, können Sie in jedem Sprint einen einzigen Statusbericht senden.
Sie können ein gewöhnliches Textdokument verwenden, um Ihren Projektstatusbericht zu erstellen. Einige Unternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter, Statusberichte zu schreiben und zu teilen auf Slack oder Skype. Alle diese Optionen eignen sich für die Übermittlung Ihrer schriftlichen Zusammenfassungen des Projekts oder von Meilensteinen, die Sie beschreiben möchten. Sie sollten jedoch in Erwägung ziehen, Ihren Projektstatusbericht um interaktive Diagramme zu ergänzen. Und warum? Datenvisualisierungen machen es den Beteiligten leichter, den Status Ihres Projekts zu verstehen. Ein Burndown-/Burnup-Diagramm vermittelt ihnen ein besseres Gefühl dafür, wo das Projekt steht, als Ihre schriftliche Beschreibung.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Sie ermutigen, Ihren Statusbericht mit Daten anzureichern, die bereits in den Apps verfügbar sind, die Sie mit Ihren Teamkollegen nutzen. Über welche Art von Apps reden wir?
Ein großer Vorteil von Statusberichten, die Sie in den Anwendungen erstellen können, mit denen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter verwalten, besteht darin, dass ein solcher Bericht, sobald Sie ihn konfiguriert haben, immer verfügbar ist. Sie müssen ihn nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen, wenn Sie einen wöchentlichen Statusbericht senden wollen - Sie haben alle Daten an einem Ort. Automatisch aktualisierte Statusberichte sind auch praktisch, wenn einer Ihrer Stakeholder Sie bittet, den Bericht außerhalb Ihres Berichtszeitplans zu versenden: kein Problem, Sie haben ihn jederzeit parat.
Sehen wir uns an, wie Sie einen Projektstatusbericht mit einer Ressourcenmanagement-App, Teamdeck.
Teamdeck ist eine Ressourcenmanagement-Software wird von Kreativagenturen, innovativen IT-Teams und branchenverändernden Startups genutzt. Wir haben bereits erwähnt, dass die Ressourcen- und Projektmanagement-Tools Ihres Unternehmens die besten Quellen sind, um Daten über Ihre laufenden Projekte zu erhalten, und Teamdeck ist da keine Ausnahme. Mit der Reporting-Suite von Teamdeck können Sie automatisch aktualisierte Projektberichte erstellen, die auf dem Zeitplan Ihres Teams und dessen Stundenzetteln basieren.
Sie können diese Berichte sowohl mit Personen aus Ihrem Unternehmen als auch mit externen Stakeholdern teilen. Fügen Sie Ihrem Projektstatusbericht einen Link zu dem von Teamdeck erstellten Bericht hinzu, damit die Projektbeteiligten sehen können, wie sich die Situation entwickelt. Ein Beispiel für einen Statusbericht finden Sie unter diesem Link-Sie werden gleich erfahren, wie Sie ein solches Gerät bauen können.
Das Projekt, das wir Ihnen zeigen werden, umfasst Folgendes:
Lasst uns eintauchen!
Um Ihren Projektstatusbericht mit Teamdeck zu erstellen, müssen Sie ein Konto erstellen in der App - Sie haben 14 Tage Zeit, dieses Tool kostenlos zu testen. Das Onboarding Ihres Teams ist ganz einfach: Sie können dessen Daten zusammen mit einer Liste der Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeitet, in die App importieren. Sie können auch Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit den Kundenerfolgsspezialisten von Teamdeck: Wir helfen Ihnen beim Einstieg in das datengesteuerte Ressourcenmanagement.
Wenn Sie sich bei Ihrem Teamdeck-Konto anmelden, finden Sie den Bereich Berichte im oberen Menü der App. Vom Dashboard aus können Sie entweder eine Berichtsvorlage auswählen, die Sie als Grundlage für Ihren Bericht verwenden, oder einen eigenen Bericht erstellen.
Heute werden wir einen Projektstatusbericht von Grund auf neu erstellen, also klicken Sie auf das Symbol Benutzerdefiniert erstellen Option.
Sobald Ihr neuer, leerer Bericht geöffnet ist, denken Sie daran, ihn zu benennen (verwenden Sie Ihren Projektnamen, damit Sie ihn später leicht wiederfinden) und den entsprechenden Datumsbereich anzugeben.
Hinweis: Sie können den Datumsbereich auch nach der Erstellung Ihres Berichts ändern. Die Daten werden so geändert, dass sie den von Ihnen gewählten Zeitraum widerspiegeln. Auf diese Weise können Sie jederzeit zurückgehen und die Ergebnisse eines vergangenen Zeitraums überprüfen.
Das erste Element unseres Projektstatusberichts ist ein Balkendiagramm, das die geschätzten Stunden (Buchungen) im Vergleich zu den tatsächlichen Stunden darstellt, die Ihr Team in seinen Stundenzetteln erfasst hat. Sie sollten sich nicht schlecht fühlen, wenn es eine gewisse Differenz zwischen den Projektschätzungen und den tatsächlichen Stunden gibt. Das ist völlig normal - Projektschätzungen sind selten exakt. Die Analyse dieses Diagramms gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit zu erkennen, ob die Abweichung zwischen Schätzungen und Ist-Zahlen gleichmäßig ist oder ob es einen Moment im Projekt gibt, in dem die Ist-Zahlen Ihre Pläne erheblich überholen. Vergleichen Sie dies mit dem Zeitplan Ihres Projekts: Die Chancen stehen gut, dass Sie einen Teil des Projekts oder sogar eine bestimmte Aufgabe identifizieren können, die dafür verantwortlich ist. Eine Lektion für Sie? Wenn Sie das nächste Mal ein ähnliches Projekt veranschlagen, wissen Sie, dass Sie einen größeren Puffer für den risikoreichen Teil der Lieferung einplanen müssen.
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Hier können wir sehen, dass das Team zwar immer mehr Arbeit als geplant geleistet hat, aber erst am 17. Januar war dieser Unterschied signifikant. Als Projektleiter können Sie die Arbeitsbelastung an diesem Tag leicht nachverfolgen und sehen, welche Aufgaben für eine solche Menge an zusätzlicher Arbeit verantwortlich waren.
Die in diesem Schritt erstellte Tabelle ist besonders hilfreich für Personen, die die Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter berechnen oder analysieren müssen, wie viel Geld von jedem Teammitglied erfasst wurde. Sie ist auch ein unverzichtbares Element eines zeit- und materialbasierten Projektstatusberichts. Sie können verschiedene Arten der Datenvisualisierung in Ihren Bericht einfügen, indem Sie auf das Plus-Symbol in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. In diesem Fall müssen Sie die Tabelle auswählen. Sobald Sie die Tabelle in Ihrem Bericht sehen können, müssen Sie sie bearbeiten. Löschen Sie die Spalten, die Sie nicht benötigen (lassen Sie nur die Spalte Stundenzettel übrig), filtern Sie die gesamte Tabelle, um nur die Daten des Projekts anzuzeigen, über das Sie einen Bericht erstellen möchten.
Nun ist es an der Zeit, Ihrem Bericht benutzerdefinierte Spalten hinzuzufügen. Es gibt zwei Arten von benutzerdefinierten Spalten:
Diese Tabelle zeigt Ihnen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied in Ihr Projekt investiert hat und wie viel Geld Sie Ihrem Kunden für die Arbeit Ihres Teams in Rechnung stellen sollten.
Sie können auch tiefer in die Beschreibungen der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter eindringen. Fügen Sie dazu eine Spalte mit der Bezeichnung "Buchungsbeschreibung" oder "Stundenzettel-Beschreibung" zu Ihrer Tabelle hinzu. Auf diese Weise können Sie mit größerer Sicherheit feststellen, was bestimmte Trends in den Stundenzetteln Ihres Teams verursacht hat.
Vielleicht möchten Sie Ihre Daten genauer untersuchen und zum Beispiel die Stundenzettel Ihres Teams in verschiedene Rollen aufteilen. Ein Tortendiagramm eignet sich hervorragend, um den Anteil der Arbeitsbelastung der verschiedenen Rollen zu veranschaulichen.
Wir können sehen, dass der UX-Designer von den 141 protokollierten Stunden unseres Teams 44 % verzeichnet hat. Warum sollte das für uns wichtig sein? Erstens kann es ein Hinweis auf den aktuellen Status des Projekts sein. UX-Designer arbeiten in der Regel in den frühen Phasen der Projektentwicklung. Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen ähnlichen Anteil an der Arbeitsbelastung gegen Ende des Projekts. Dann könnte es bedeuten, dass der UX-Designer einige UX-Probleme behebt, vielleicht solche, die er bei Usability-Tests mit den Nutzern aufgedeckt hat.
Es ist ein guter Zeitpunkt, um Ihnen mitzuteilen, wie Teamdeck weiß, welche Berufsbezeichnungen die verschiedenen Personen haben, die an Ihrem Projekt arbeiten. Diese Art von Information muss von Ihnen bereitgestellt werden: Sie können sogenannte benutzerdefinierte Felder erstellen und sie sowohl Personen als auch Projekten in Teamdeck hinzufügen. Das beliebteste projektbezogene benutzerdefinierte Feld ist "Kunde". Wenn es um Personen geht, umfassen ihre benutzerdefinierten Felder in der Regel "Job Titel", "Bürostandort", "Seniorität", "Abteilung".
Das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Ihren Teammitgliedern und Projekten hat zwei wesentliche Vorteile:
Genauso wie Sie die Stundenzettel nach bestimmten Berufsbezeichnungen aufschlüsseln können, können Sie auch prüfen, welche Teams im Rahmen Ihres Projekts Zeit erfasst haben. Erstellen Sie dasselbe Tortendiagramm wie im vorherigen Schritt, aber wählen Sie statt der Gruppierung der Daten nach "Berufsbezeichnungen" "Abteilungen" oder "Teams" (je nachdem, welche Art von benutzerdefinierten Feldern Sie in Ihrer Organisation haben).
Warum sollten Sie die Daten nach Abteilungen und nicht nach Stellenbezeichnungen aufschlüsseln wollen? Das ist nützlich, wenn Sie keine tiefgreifende Analyse durchführen wollen, sondern nur sehen wollen, wie viel Zeit die verschiedenen an dem Projekt beteiligten Teams (Design, Marketing, Programmierer) aufgewendet haben.
In der Abbildung sehen Sie, dass der Großteil der bisher für das Projekt aufgewendeten Zeit vom Produktionsteam aufgezeichnet wurde. Wenn dies zu diesem Zeitpunkt eine erwartete Situation ist, ist dies ein weiterer Beweis dafür, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist.
Viele Projektmanager sind der Meinung, dass Überstunden unvermeidlich sind, und selbst wenn Sie diese Ansicht teilen, sollten Sie dennoch im Auge behalten, wer zusätzliche Stunden leistet. Je nach der von Ihnen verwendeten Software für das Ressourcenmanagement gibt es unterschiedliche Optionen für die Berechnung oder Unterscheidung von Überstunden. Bei Teamdeck ist "Überstunden" eines der Standard-Tags auf dem Stundenzettel, das Ihre Teammitglieder bei der Erfassung ihrer Zeit verwenden können. Folglich können Ihre Projektberichte auch Daten anzeigen, die auf dieser Markierung basieren.
Erstellen wir ein weiteres Tortendiagramm und wählen die Genehmigte Überstunden Stundenzettel-Tag als Metrik zur Aufschlüsselung unserer Daten. Sie sehen auf Anhieb, dass dieses Team im ausgewählten Zeitraum mehr als 67 Überstunden erfasst hat.
In der Tabelle auf der rechten Seite können Sie sehen, wie viele Überstunden von jeder Person, die an diesem Projekt arbeitet, erfasst wurden. Wenn Sie die Einstellungen dieses Diagramms aufrufen und das Format von Zeit auf Prozent ändern, können Sie eine prozentuale Zusammenfassung der Überstunden dieses Teams sehen. In unserem Fall hat Brett Konopelski 91% der gesamten Überstunden dieses Projektteams erfasst. Vielleicht hat er zu viel zu tun?
Als Projektmanager sind Sie wahrscheinlich eher daran gewöhnt, Burndown-Tracker in Projektstatusberichten zu sehen. Ein Burnup-Diagramm zeigt, wie der Name schon sagt, wie sich bestimmte Werte im Laufe der Zeit entwickelt haben. In unserem Fall konzentrieren wir uns auf die geschätzten Stunden (Buchungen - dunkelgrün) und die tatsächlich erfasste Zeit (Stundenzettel - hellgrün).
Von Beginn des fraglichen Zeitraums an hat unser Team mehr Zeit erfasst als geplant. Die Lücke zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Werten wuchs um die Monatsmitte. Eine solche Zusammenfassung erleichtert es, den genauen Zeitpunkt zu erkennen, an dem Ihr Projekt anfing, viel mehr Arbeitsstunden als erwartet zu generieren.
Die Erstellung aussagekräftiger Projektstatusberichte ist ein wichtiges Element des effektiven Projektmanagements. Statusberichte helfen Ihnen, Zeit zu sparen: Sie müssen Ihren Vorgesetzten die Erkenntnisse über Ihr Projekt nicht vorstellen - die Daten sind für sie einsehbar und analysierbar. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Zusammenfassung des Projektfortschritts, bessere Entscheidungen zur Optimierung Ihres Projektmanagements zu treffen. Stellen Sie eine Häufung von Überstunden fest? Vielleicht ist es an der Zeit, die Arbeitsbelastung Ihres Teams auszugleichen oder den Zeitplan zu verhandeln.
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden zur Projektberichterstattung für Ihre Arbeit als Projektmanager oder Projektteamleiter hilfreich sein wird. Nutzen Sie ihn, um die Leistung Ihres Teams im Auge zu behalten oder um den Fortschritt an die Vorgesetzten zu kommunizieren. Wenn Sie ihn mit Teamdeck erstellen, können Sie Ihren Projektbericht ganz einfach mit Ihren Kunden oder Managern teilen.
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