Die Unternehmen investieren in der Regel viel Mühe in Ressourcenzuweisung. Sie wollen alle Mitarbeiter beschäftigen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Aufgaben für das Unternehmen wertvoll sind (was oft bedeutet, dass sie in Rechnung gestellt werden können). Wenn Ihr Team wächst, wird es richtig schwierig, vor allem, wenn Sie Mitarbeiter für mehrere Projekte gleichzeitig abstellen müssen.
Der Artikel enthält:
Einige Formeln zur Messung der Ressourcennutzungsrate
Was bedeutet Verfügbarkeit bei der Ressourcennutzung?
Die einflussreiche Rolle der Ressourcenmanagement-Software bei der Nutzung von Ressourcen
Unterschiede zwischen produktiver Nutzung und abrechenbarer Nutzung
Wie man die Ressourcennutzung implementiert
Eine der einfachsten Möglichkeiten zu überprüfen, ob Ihre Zuweisungsbemühungen erfolgreich sind, ist die Verfolgung der Auslastung Ihres Teams und der Ressourcenkapazität. Bevor wir Ihnen verschiedene Kennzahlen und Formeln zur Ressourcenauslastung vorstellen, möchten wir die Ressourcenauslastung auf verständliche Weise definieren. Deshalb stellen wir in diesem Artikel - wie in vielen anderen auch - die von Projektmanagern verwendeten Definitionen, Bedeutungen und Begriffe gegenüber.
Der Einblick in die Mitarbeiter- oder Ressourcennutzung ist mit den Begriffen "Überbeanspruchung" und "Unterbeanspruchung" verbunden. Beide Begriffe sollten Sie kennen. Und warum? Zu viel Arbeit oder Aufgaben während eines Projekts (Multitasking) führen nicht dazu, dass es vollständig oder mit den Funktionen, die man sich vorgestellt hat, abgeschlossen wird. Bevor wir also beginnen, werfen wir einen Blick auf die Schlussfolgerung von Gartner aus der Studie Wie Sie eine Überlastung Ihres IT-Projektteams vermeiden können.Eine Überlastung der Mitarbeiter geht in der Regel nach hinten los, verringert die Leistung und erhöht die Fehlerquote. Untersuchungen von Gartner zeigen, dass Teams mit geringerer Auslastung die Zeit, die für die Bereitstellung von Geschäftswerten benötigt wird, um 30% oder mehr reduzieren können. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Auslastung der Ressourcen zu überwachen und zu kontrollieren.
Um die Definition des Project Management Institute (PMI) zu paraphrasieren, wird Projektmanagement als Einsatz von spezifischem Wissen, Kompetenzen, Fertigkeiten, Geräten, Werkzeugen, Software, Prozessen und Techniken verstanden, um etwas von "Wert für Menschen" zu produzieren. Man könnte das so interpretieren, dass es im Projektmanagement darum geht, Dinge mit dem zu tun, was wir haben. Geistig und physisch.
Und wenn wir sarkastisch sein wollten, könnten wir die Zweideutigkeit des Begriffs "Wert für die Menschen" nutzen und sagen, dass das vorgeschlagene PMI-Konzept eines Projekts auch die Schaffung einer sozialen Bewegung, einschließlich einer politischen oder religiösen, bedeuten kann.
Im Vergleich zur oben erwähnten PMI-Definition kann der Vorschlag der Association for Project Management jedoch als strenger angesehen werden. Letztere legt den Schwerpunkt auf unvoreingenommene und messbare Kriterien wie Zeit und Budget.
Im Geschäftsleben geben beide - obwohl verhandelbar - einen bestimmten Projektrahmen vor. Unabhängig davon, ob es sich um einen Kundenauftrag oder um einen Auftrag handelt, den ein Unternehmensleiter der Marketingabteilung erteilt hat, muss der Auftrag innerhalb des erwarteten oder, um genau zu sein, wirtschaftlich vertretbaren Zeitrahmens abgeschlossen werden und eine Rendite erbringen. Nach dem APM: Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die an einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind. Im Gegensatz zum reinen Management enthält jedes Projekt, wenn wir im Projektmanagement von Projekten sprechen, Anforderungen wie Zeit und Budget für jedes Projekt, das abgeschlossen werden muss. Im Folgenden werden einige Beispiele für Projektressourcen (mit einigen Anforderungen) gezeigt:
Entwicklung einer Atombombe mit einer Sprengkraft, die nicht geringer ist als die der Zarenbombe, innerhalb von 24 Monaten und mit einem Budget von $50 Millionen
den Bau eines Staudamms an der Weichsel bis zum 31. März 2025, wobei das Budget von 120 Millionen USD nicht überschritten werden darf
Entwicklung einer Desktop-App (einschließlich Analyse des Konversionspfads und Auswahl des besten Pfads) in 8 Wochen für einen Schuhhersteller, mit 12 000 USD
Auffrischung einer Markenpositionierung (einschließlich Vertrieb von neuem BTL-Material) innerhalb von 12 Monaten mit einem Budget von $100 000
Anhand der obigen Beispiele können wir uns vorstellen, wie viele Schritte, Verwaltungsaufgaben und Verfahren in jedem Projekt enthalten sind. Wie viele Personen - mit den entsprechenden Fähigkeiten - sind jeweils daran beteiligt?
Wie bereits gesagt, ist das Projektmanagement die Anwendung des Prozesses. Oder wir können es direkt sagen: Das Projekt ist ein Prozess. Und der Prozess wird als Projektmanagement-Lebenszyklus bezeichnet. Im Internet kann man die Unterteilung in 3, 4, 5, sogar 6 und 7 Phasen dieses Prozesses finden. Aber die populärste gehört zu dem erwähnten PMI und geht von 5 aus.
Wie Sie sehen, ist jede Phase eine Gruppe von Aufgaben, und hinter jeder Phase verbergen sich viele verschiedene Probleme und Herausforderungen. Es lohnt sich auch hinzuzufügen - insbesondere für diejenigen, die ganz am Anfang ihrer Rolle als Projektmanager stehen - dass diese Phasen nicht immer chronologisch behandelt werden sollten. Mit einigen Elementen kann bereits früher begonnen werden, während andere ein fortlaufender Prozess während des Projekts sind (z. B. das Leistungsmanagement oder - genauer gesagt, in Bezug auf das Thema dieses Artikels - die Nutzung des Ressourcenplanungswerkzeugs). Und jeder von ihnen wird - in irgendeiner Weise - während des gesamten Prozesses optimiert. Der Ressourcenabgleich ist eine wichtige Technik, um die Ressourcenzuweisung auszugleichen und eine Über- oder Unterauslastung während des Projektlebenszyklus zu vermeiden.
Um auf das Hauptthema zurückzukommen: An welcher Stelle im PM-Lebenszyklusprozess ist die Ressourcennutzung wichtig?
Von den 5 Phasen des Prozesses ist die Ressourcennutzung in Phase drei zu finden. Als Teil der Überwachungs- und Kontrollphase, genauer gesagt als Teil des Leistungsmanagements.
Initiierung und Konzeption
Planung
Einführung und Ausführung
Überwachung und Kontrolle - sie umfasst die Überprüfung der Leistung, d. h. der Ressourcenauslastung
Abschluss des Projekts
Für Führungskräfte ist die Ressourcennutzung die wertvollste und nützlichste Kennzahl im Leistungsmanagement.
Wie wir wissen, sind Ressourcenplanung und Ressourceneinsatz wesentlich, um sicherzustellen, dass ein Projektplan gut läuft. Die effiziente Ressourcennutzung ist ein weiterer Teil dieses Puzzles, oder - wie wir sagen würden - das Ressourcenmanagement. Während sich die Ressourcenzuweisung - vereinfacht gesagt - auf die Zuweisung einer qualifizierten Ressource zu einer Aufgabe bezieht, misst die Ressourcennutzung die Effektivität und die von dieser Ressource während der zugewiesenen Aufgabe verbrachte Zeit (abrechenbare oder strategische Arbeit, nicht abrechenbare Stunden/Minuten, Verwaltungsstunden/Minuten usw.).
Die Ressourcennutzung entspricht einem Indikator, der Projektmanagern und Ressourcenmanagern hilft, herauszufinden, wie ihre Mitarbeiter ihre Zeit während eines Projekts verbringen. Dank dieses Wissens können sie viel effizientere Entscheidungen über die Ressourcenverwendung treffen, die die Produktivität und Rentabilität steigern. Die Ressourcenauslastung misst die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters und/oder die Auslastungsformel des gesamten Teams. Sie überwacht, ob Ihre Mitarbeiter über- oder unterausgelastet sind, und bestimmt die Politik des Workload-Managements.
Aus der Sicht von Projektmanagern und Unternehmen ist die Berechnung der Ressourcennutzungsrate ein Begriff, der den Prozentsatz der verfügbaren Zeit eines Mitarbeiters beschreibt, der für abrechenbare Aufgaben oder Projekte verwendet wird. Die Ressourcennutzungsrate zeigt, wie viel Zeit Ihres Teams für abrechenbare Aufgaben verwendet wird und wie produktiv jedes Teammitglied ist. Die Ressourcenprognose hilft Projektmanagern, den künftigen Ressourcenbedarf auf der Grundlage der aktuellen Auslastungskennzahlen vorherzusagen.
Mit anderen Worten: Die Ressourcennutzung ist eine Kennzahl, die zeigt, ob Ihr gesamtes Team oder bestimmte Mitarbeiter ausgelastet sind. Sie bezieht sich auf den Prozess der Projektplanung und die optimale Nutzung der im Unternehmen verfügbaren Ressourcen.
Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass jemand bereits überlastet ist und einfach zu viel zu tun hat, können Sie nach jemandem mit ähnlichen Fähigkeiten suchen, der in Ihr Projekt passen würde. Diese Metrik hilft auch dabei, Mitarbeiter zu identifizieren, die nicht ausgelastet sind, so dass Sie ihnen neue Projekte zuweisen können.
Die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, die Optionen durchzugehen und diejenige auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Techniken zur Ressourcenoptimierung können dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Berechnungen zur Ressourcennutzung zu verbessern.
Die typische Formel für die Ressourcennutzung lautet:
Dieser Wert, ausgedrückt in Prozent, zeigt Ihnen, wie viel Zeit Ihr Team für die Arbeit aufwendet.
Auch wenn es einfach klingt, stellen sich bei der Messung der Ressourcennutzung mehrere Fragen. Sollten Sie Ihre Berechnung auf die tatsächliche Arbeitszeit stützen (Stundennachweise) oder eher die Sollarbeitszeit? Was ist mit Urlaub und bezahlte Beurlaubung? Wie oft sollten Sie den Ressourcennutzungsplan Ihres Teams überhaupt überprüfen? Eine gut definierte Strategie für die Ressourcenzuweisung kann sich erheblich auf die Genauigkeit der Berechnungen Ihrer Ressourcenauslastung auswirken.
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Es gibt so viele Variablen, dass es praktisch unmöglich ist, eine universell gute Lösung zu empfehlen. Die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, die Optionen durchzugehen und diejenige auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Eine Möglichkeit, die Auslastung der Ressourcen zu messen, ist der Vergleich ihrer Verfügbarkeit mit den geplanten Arbeitszeiten.
Eine effektive Ressourcenplanung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Buchungen mit der Verfügbarkeit des Teams übereinstimmen.
Der Hauptvorteil dieser Methode ist, dass Sie bei einer zu niedrigen Punktzahl Ihre Pläne noch optimieren können. Sehen Sie sich Ihren Zeitplan an und prüfen Sie, ob Ihre Projekte richtig geplant sind. Ein umfassender Ressourcenzuweisungsplan kann dazu beitragen, dass alle Ressourcen effektiv genutzt und Lücken minimiert werden. Vielleicht haben einige Mitarbeiter Lücken in ihren Buchungen, oder Sie haben z. B. zwei Entwickler, die 4 Stunden/Woche an einem Projekt arbeiten, obwohl eine Person Vollzeit daran arbeiten könnte?
Überlegen Sie, wie Sie die Lücken im Zeitplan Ihres Teams füllen können. Vielleicht sollten Sie ein F&E-Projekt starten oder eine Innovationsfreizeit einführen? So können Sie nicht nur Produktivitätsverluste vermeiden, sondern auch das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern. Unzureichende Auslastung ist für Ihre Mitarbeiter frustrierender, als Sie vielleicht denken.
Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter nicht zu viel auf dem Teller haben. Es besteht die Gefahr, dass ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden (und Sie wollen nicht, dass sie erschöpft sind). Ihre Überbuchungen könnten darauf hindeuten, dass Sie neue Teammitglieder einstellen müssen.
Schließlich ist die Berechnung der geschätzten Ressourcenauslastung eine einfache Möglichkeit für Ihr Vertriebsteam, um zu sehen, wie viel Platz in Ihrer Produktionspipeline noch vorhanden ist. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Geschäftschancen verpassen (oder sich zu Projekten verpflichten, die Sie im Grunde nicht rechtzeitig liefern können).
Alles in allem hilft Ihnen die Analyse Ihrer buchungsbasierten Ressourcenauslastung bei der Optimierung und Verbesserung der Ressourcennutzung und -zuweisung sowie bei der Prognose des Vertriebs- oder Einstellungsbedarfs.
Eine weitere Möglichkeit, die Ressourcen zu messen und eine optimale Auslastung zu erreichen, besteht darin, die von Ihrem Team erfassten Stunden (Zeiterfassungsbögen) mit den verfügbaren Stunden zu vergleichen. Viele sind der Meinung, dass dies die einzige Möglichkeit ist, die Ressourcennutzung genau zu berechnen, da man mit den tatsächlichen Arbeitsstunden arbeitet und nicht nur mit den geschätzten. Die Ressourcenverfolgung ist für die genaue Überwachung und Erfassung der Ressourcennutzung im Laufe der Zeit unerlässlich.
Viele sind der Meinung, dass dies die einzige Möglichkeit ist, die Ressourcenauslastung genau zu berechnen, da man mit den tatsächlichen Arbeitsstunden arbeitet und nicht nur mit den geschätzten.
Da es sich um eine rückwirkende Bewertung handelt, können Sie den Schaden in der Regel nicht rückgängig machen, selbst wenn Ihr Ergebnis enttäuschend ist. Er hilft Ihnen aber, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen.
Historische Daten über die Auslastung von Teamressourcen sind unterschiedlich und können ein guter Indikator dafür sein, ob Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen müssen (oder zusätzliche Aufgaben für Ihre bestehenden Teammitglieder finden). Sie können auch überprüfen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter tendenziell sind.
Meine Empfehlung wäre, beide Methoden zur Berechnung der Ressourcenauslastung zu verwenden. Vergleichen Sie die tatsächliche (erfasste) Auslastung mit der geschätzten (auf der Grundlage der Buchungen) und analysieren Sie die Unterschiede. Sie könnten auf Probleme bei der Schätzung des Arbeitsaufwands oder Probleme beim Projektmanagement hinweisen. Prüfen Sie, ob es Personen oder Projekte gibt, die wiederholt über oder unter ihrem geschätzten Auslastungswert liegen. Eine solche Analyse ermöglicht es Ihnen, Verbesserungsbereiche zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Die Analyse der Ressourcenauslastung hilft Projektmanagern, Muster zu verstehen und datengestützte Entscheidungen für künftige Projekte zu treffen.
Nachdem Sie nun verschiedene Formeln zur Berechnung der Ressourcennutzung kennen, ist es an der Zeit, die Dinge etwas komplizierter zu machen. Bis jetzt haben wir den Begriff "verfügbare Stunden" verwendet. Aber was bedeutet er überhaupt? Sollten Sie die Verfügbarkeit als die Zeit betrachten, in der Ihr Mitarbeiter bei der Arbeit war? Oder sollten Sie auch Urlaub und Feiertage mit einbeziehen?
Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass die Einbeziehung der Freizeit in die Gesamtverfügbarkeit kontraintuitiv ist, denn die Menschen waren eindeutig nicht verfügbar dann. Bedenken Sie jedoch, dass Sie Ihren Arbeitnehmern für diesen Zeitraum möglicherweise trotzdem eine Vergütung zahlen müssen, wenn Sie mit festen Löhnen arbeiten.
Als Arbeitgeber möchten Sie vielleicht wissen, wie viel Zeit Ihre Teammitglieder im Großen und Ganzen tatsächlich mit Arbeit verbringen. Wenn Sie sich entschließen, die Freizeit in Ihre Berechnung einzubeziehen, sollten Sie bedenken, dass die ideale Auslastung Ihres Teams in den Haupturlaubsmonaten (Dezember und August) deutlich niedriger sein kann. Durch die Planung der Ressourcenverfügbarkeit können Sie sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden, auch in den Haupturlaubszeiten.
Einige Unternehmen verwenden 2080 Stunden als feste Anzahl von Stunden (52 Wochen * 40 Stunden). Andere berechnen die tatsächliche Zahl der verfügbaren Arbeitsstunden in einem bestimmten Jahr. Wenn Sie eine erweiterte Filterung vornehmen möchten (z. B. Einbeziehung von Urlaubszeiten, Ausschluss von Feiertagen, Berücksichtigung von Teilzeitbeschäftigte), sollten Sie den Einsatz einer Software zur Ressourcenverwaltung in Betracht ziehen.
Wenn Ihre Definition der "verfügbaren Stunden" fertig ist, sollten Sie überlegen, was Sie als "Arbeitsstunden" bezeichnen. Meinen Sie damit alle Stunden, die Ihre Mitarbeiter mit arbeitsbezogenen Aktivitäten verbringen, z. B. mit der Erstellung eines internen Projekts? Oder vielleicht die Stunden, in denen sie an Dingen arbeiten, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können?
Sie können die so genannte "produktive Auslastung" berechnen, die alle Arbeitsstunden berücksichtigt, und die "abrechenbare Auslastung". Letztere ist besonders wertvoll für Agenturen, Beratungsunternehmen oder Softwarehäuser: Unternehmen, die an Projekten für ihre Kunden arbeiten. Mit der fakturierbaren Auslastung können Sie messen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für Arbeit aufwenden, die tatsächlich bezahlt wird. Die Ressourcenabrechnung ist entscheidend für die Verfolgung und Verwaltung der abrechenbaren Stunden für Kundenprojekte.
Sie haben vielleicht die Formel festgelegt, mit der Sie die Verfügbarkeit und Auslastung von Ressourcen messen wollen, aber Sie müssen die sich ständig ändernden Daten berücksichtigen. Die zukünftige Verfügbarkeit der Mitarbeiter ändert sich jedes Mal, wenn sie um einen freien Tag bitten oder krank werden, was sich auch auf Ihre Buchungen auswirkt.
Es gibt allen Grund zu der Annahme, dass Ihre Daten regelmäßig aktualisiert werden sollten und Ihre Teamauslastung ebenfalls in Echtzeit angepasst werden muss. Am einfachsten lässt sich dies mit einer Software für das Ressourcenmanagement bewerkstelligen. Die Ressourcenverwaltung in Echtzeit ermöglicht dynamische Anpassungen der Ressourcenzuweisung auf der Grundlage aktueller Daten. Wir haben Teamdeck als Ressourcenmanagement-Tool entwickelt, das Ihre Arbeit automatisieren kann, damit Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Aufgaben des Projektmanagements.
Teamdeck verwendet drei Arten von Datenpunkten für Ihre Berechnungen:
Verfügbarkeit (sowie Urlaubs- und Feiertage),
Buchungen (geplante Arbeitszeiten),
Stundennachweise (erfasste Arbeitsstunden).
Auf diese Weise können Sie sowohl die geschätzte als auch die tatsächliche Teamauslastung berechnen und anschließend vergleichen. Die Software verfügt über eine Berichtssuite, mit der Sie Ihre Daten visualisieren und mit Ihren einzelnen Teammitgliedern (oder dem Kunden) teilen können. Ressourcenmanagement-Tools bieten umfassende Funktionen zum Verfolgen, Analysieren und Optimieren der Ressourcennutzung.
Mit einem Ressourcenkalender (oder Projektmanagementkalender, Projektplanungskalender, Ressourcenplanungssoftware) können Sie Ressourcen effektiver und effizienter planen, verwalten und zuweisen - vor allem, wenn Microsoft Excel eine führende Rolle in...
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