Projektressourcenmanagement 101: Leitfaden für Projektmanager

Wenn Sie sich fragen, was Ressourcenmanagement ist, dann sind Sie hier genau an der richtigen Stelle. Bei der Verwaltung eines Projekts geht es nicht nur um die Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Die Art und Weise, wie Sie Ihr Team planen, organisieren und verwalten, hat einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts. Kein Wunder, dass die Befolgung der besten Praktiken des Ressourcenmanagements einen echten Unterschied am Arbeitsplatz machen kann. 

Was erhalten Sie mit diesem Artikel:

• Wie Ressourcenmanagement-Software die Effizienz des Projektressourcenmanagements erhöht
• Die Rolle des Ressourcenmanagements im Projektmanagement
• Techniken der Projektplanung
• Unterschiede zwischen der Ressourcenplanung, Ressourcenzuweisungund Ressourcenplanung

Warum gibt es ein Projektressourcenmanagement?

Da wir das Wesen des Projektressourcenmanagements beleuchten wollen, müssen wir ein kleines Stück akademischer Konversation einführen, um die mit unserem Hauptthema verbundenen Begriffe zu erhellen.

Es gibt aber auch einen anderen Grund für diese Spitzfindigkeiten. Ohne ein klares Verständnis der wichtigsten Elemente und Faktoren, aus denen sich das Management der Projektressourcen zusammensetzt, sind die Entscheidungen eines jeden einem größeren Fehlerrisiko ausgesetzt. Fehler im Zusammenhang mit den Prozessen innerhalb des Projekts oder sogar bei der Auswahl der Software für die zunehmende Verwaltung der Projektressourcen.

Wenn Sie ein Gesamtbild haben, werden Sie sich nicht in dem Labyrinth von Konzepten und unklaren Verbindungen zwischen Wissensbereichen, die das Projektmanagement grundlegend unterstützen, verirren.

Vom Projekt, Projektmanagement, zum Projektressourcenmanagement

IT-Projektmanagement, Marketing-ProjektmanagementProjektmanagement in der Immobilienbranche, oder Projektleitung einer Kreativagentur - oder welche Branche Sie auch immer vor das Wort "Projektmanagement" setzen, die Phasen, Prozesse und Schritte sind meist die gleichen. Aber bevor Sie etwas darüber erfahren, muss eine kleine Einführung erfolgen. 

Wie wir wissen, lernen Menschen schneller, wenn sie Bilder oder Beispiele sehen - etwas kann mit den Sinnen erfasst werden, in erster Linie mit den Augen. Bevor wir uns also den zahlreichen Fragen zur Bedeutung der einzelnen Begriffe in den unten aufgeführten Definitionen stellen, beginnen wir mit fantasievollen und leicht anpassbaren Beispielen aus der Familie des Projektmanagements.

Sie sind weniger komplex und benötigen weniger Zeit:

• Aufbau einer verkaufsstarken Website mit vielen interaktiven Elementen, die auf mobilen Geräten nicht verlangsamt wird - in 4 Wochen;
• Umgestaltung des Flaschendesigns eines Bierunternehmens und dessen Herstellung vor dem Sommerbeginn - in 3 Monaten;
• Vertriebsexpansion auf einen neuen Markt, einschließlich Anmietung von Büroräumen, Suche, Auswahl und Einstellung neuer Fachkräfte, Ausarbeitung eines Marketingplans und dessen Umsetzung für die lokale Nachfrage - in 6 Monaten;
• in 48 Monaten so etwas wie hier unten zu bauen - den größten Staudamm der Welt. Dieses Beispiel steht am drittgrößten Fluss der Welt - dem Jangtse in China. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, wenn Sie an "Projekt" denken, eine Vorstellung davon haben müssen, wie viele Personen, Fähigkeiten, Unterauftragnehmer, Werkzeuge und Vereinbarungen das Projekt umfasst. Wie viele Ressourcen, Abhängigkeiten, kleine Schritte und eine Million Aufgaben und Zeitpläne sind beteiligt, um jede Abbildung des Projekts fertigzustellen?

Um unser Thema fortzusetzen, ist es an der Zeit, sich mit Definitionen zu beschäftigen. Beginnen wir also mit etwas, das leichter zu übernehmen ist. Stellen wir uns vor, Sie sprechen mit einem Kind und wollen ihm beschreiben, was Projektmanagement bedeutet. In einem Kontext wie diesem könnte man sich leicht an die Definition von projectmanager.com halten:

Projektmanagement ist die Disziplin der Planung, Durchführung und des Abschlusses von Projekten.

Das oben erwähnte Verständnis sieht das Projektmanagement als einen Prozess und gliedert es in 3 Schritte. Natürlich enthält jeder von ihnen einige andere Gruppen von Elementen, Prozessen, Aufgaben und - immer unterschätzten, immer unvorhersehbaren - Herausforderungen, die mit jedem von ihnen verbunden sind.

Es handelt sich jedoch um eine sehr vereinfachte Version des Projektmanagement-Lebenszyklus - denn so nennen die Fachleute den Prozess. Am populärsten ist die Version mit 5 Phasen. Sie wurde vom PMI entwickelt und umfasst die Phasen Konzeption und Initiierung, Planung, Ausführung, Leistung/Überwachung und Projektabschluss.

Aber diese Definition wirft nicht die Frage nach dem Wer auf. Um es konkret zu sagen - ein Mensch, ein Spezialist und seine Kompetenzen, Erfahrung oder Reife.

Das PMI, das wir hier schon oft erwähnt haben, bietet eine Definition an, die das Wesentliche eines jeden Projekts hervorhebt. Es geht um die Menschen, von den Projektmanagern bis zu den Projektauftragnehmern und den am Projekt beteiligten Arbeitskräften. Menschen, die einen Zeitplan aufstellen, aber auch Menschen, die ausgewählt werden, um in einer bestimmten Phase des Projekts teilzunehmen und Aufgaben zu übernehmen.

Um ihre Worte zu paraphrasieren, geht es beim Projektmanagement um die Nutzung spezifische Kenntnisse, Talente, Fähigkeiten, Geräte, Werkzeuge, Methoden, Prozesse und Techniken, um etwas von "Wert für Menschen" zu liefern.

Wie wir sehen, geht es hier eher um Kompetenzen (auch um weiche Kompetenzen), um den Besitz von Informationen und die Fähigkeit, dieses Wissen umzusetzen. Oder - um eine Formulierung aus einer Motivationsbibliothek zu verwenden - das Denken in die Tat umzusetzen und die Dinge zu erledigen.

In der Zusammenfassung dieses Kapitels verwenden wir den Vorschlag des Instituts der Association for Project Management. Es ist nicht leicht, sich diese zu merken oder gar die Definition von Projektmanagement zu verstehen, aber nach der Lektüre des obigen Textes kann man sich leicht vorstellen, was der Autor im Sinn hatte. Aber, hier ist etwas, dem wir nicht zustimmen. Trotzdem:

Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Das Projektmanagement hat endgültige Ergebnisse, die an einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind.

Ein paar Worte des Kommentars. Wir sehen einige Ähnlichkeiten mit den früher vorgeschlagenen Vorschlägen, so dass dazu nichts weiter gesagt werden muss. Was neu ist, sind die begrenzte Zeit und das begrenzte Budget sowie die Akzeptanzkriterien. Ausgehend vom letzten Punkt hat Ihr Kunde in der Regel einige Erwartungen an das, was er am Ende sehen möchte, wie es funktionieren soll und wie es zur Lösung seiner Probleme beitragen soll. Er kann das Ergebnis Ihrer Arbeit nicht akzeptieren. Und was dann?

Aber es ist schwer, einen Widerspruch zu machen - Akzeptanzkriterien können dazu führen, dass ein Projekt länger dauert als angenommen. Aber wir können der Aussage nicht zustimmen, dass das Budget und die Zeit die Bedingungen sind, die die Projektleitung als Projektmanagement qualifizieren.

Der begrenzte Zeitrahmen und das begrenzte Budget unterscheiden das Projektmanagement vom reinen Management [Bildschirm oben = Übersicht über die Zeiterfassung mehrerer Aufgaben über ein Projektressourcenmanagementsystem].

Jeder weiß, dass die beiden letzten Aspekte, die jeder Vorstandsvorsitzende, Chef oder Entscheidungsträger bei einem Projekt zu berücksichtigen hat, die bereits erwähnte Zeit und das Budget sind - denn sie sind nicht unbegrenzt. Aber allein der Return of Investment, die erwartete Rendite in der erwarteten Zeit, hat den größten Einfluss auf Unternehmensentscheidungen als jeder andere Faktor. Und aus der Sicht vieler Unternehmen ist der wichtigste Teil des Geschäfts das Geld. Denn wenn man genug Geld hat, muss man keine übereilten Entscheidungen treffen und darauf warten, was die Konkurrenten im Kampf um die nächsten Kunden tun werden.

Wenn wir mit der letzten Aussage einverstanden sind, können wir nicht mit der Aussage einverstanden sein, dass Projektmanagement etwas anderes ist als "Management", was darauf hinweist, dass der Schlüsselfaktor, der beide unterscheidet, darin besteht, dass Projektmanagement ein endgültiges Ergebnis und eine endliche Zeitspanne hat, im Gegensatz zum Management, das ein kontinuierlicher Prozess ist.

Wir sind nicht sicher, ob es nur auf diese Weise funktioniert. Ist es das Ziel des Unternehmens, viele Kunden zu haben, insbesondere die Anzahl der Kunden, die das Unternehmen am Laufen hält? Braucht das Unternehmen eine ständige Kommunikation mit potenziellen Kunden? Setzt die Marketingabteilung in der erforderlichen Zeit kleinere Aufgaben oder größere Projekte um, um die Kommunikation, die Zahl der Website-Besucher und die Zahl der Leads zu verbessern? Müssen die für Marketing und Kommunikation verantwortlichen Personen nicht einmal im Monat oder ein paar Mal im Jahr über die Ergebnisse informieren? 

Die Antwort auf die Frage Warum ist ein Projektressourcenmanagement

Verstehen Sie jetzt die Bedeutung des Projektressourcenmanagements?

Welche Rolle spielt das Management der Projektressourcen?

Sie wissen schon eine Menge über Projektmanagement, also müssen Sie nicht mehr informiert werden. Wir wissen auch schon, wo immer unter den 5 Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus Platz für die Verwaltung der Projektressourcen zu finden.

• Initiierungs- und Konzeptionsphase
• Planung - immer hier
• Einführung und Ausführung - immer hier
• Überwachung und Kontrolle - immer dabei
• Abschluss des Projekts

Es geht um den leuchtenden Stern unserer Untersuchung - das Projektressourcenmanagement. Wir wissen bereits, was ein Projekt bedeutet. Welche Ressourcen sind das?

Dank der APM WissensbasisWir wissen, dass Ressourcen in einem weiten Sinne verstanden werden - als Menschen (und ihre Fähigkeiten), aber auch als Geld, Maschinen, Materialien, Technologie und alles andere, was benötigt wird, um das erwartete Ergebnis zu erzielen. Man kann auch sagen, dass eine Ressource alles ist, was zur Erfüllung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wird.

Aus der Sicht vieler Unternehmen, insbesondere dienstleistungsorientierter Unternehmen, dreht sich bei der Verwaltung von Ressourcen natürlich alles um Menschen. Menschen und ihre Fähigkeiten.

Für sie ist das Projektressourcenmanagement:

(...) die Beschaffung, Zuweisung und Verwaltung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen wie Personen und deren Fähigkeiten, Finanzen, Technologie, Materialien, Maschinen und natürliche Ressourcen. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass interne und externe Ressourcen effektiv, zeit- und budgetgerecht eingesetzt werden.

Es ist nicht gerade die einfachste Definition, die je gemacht wurde, wegen ihrer zweideutigen Begriffe, daher könnte sie gut für eine akademische Dissertation geeignet sein. Aber nicht in diesem Blog. Auf Projectmanager.com erfahren wir es auf eine unkomplizierte Art und Weise. Ohne über Qualität, Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder oder gar Zeit und Budget zu sprechen.

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen zur Durchführung eines Projekts.

Ein gutes Ressourcenmanagement führt dazu, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die richtige Arbeit zur Verfügung stehen. Und die Rolle des Ressourcenmanagers besteht darin - um die Worte des APM zu paraphrasieren - Ermittlung der erforderlichen Ressourcen (Mitarbeiter mit einschlägigen Fähigkeiten und Erfahrungen) für die Durchführung der Arbeiten im Rahmen der Planung und die Festlegung des Zeitpunkts, zu dem die Ressourcen benötigt werden, durch die Terminplanung.

Wie wir sehen, sind die Definitionen - abgesehen von der Form ihrer Darstellung - im Allgemeinen ähnlich. Wenn wir versuchen, die Definitionen des Projektressourcenmanagements zu vergleichen, werden wir mehr erfahren, wenn wir sehen, was sie alle gemeinsam haben. Nun:

• Vorplanung/Planung
• Zuweisung/Planung/Matching
• Überwachung/Messung
• Optimierung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Management der Projektressourcen zweifelsohne das anspruchsvollste und schwierigste Element des Projektmanagementprozesses ist. Seine Rolle besteht - allgemein gesprochen - in der Planung, Organisation, Kontrolle und Messung der Arbeit der Mitarbeiter. 

Projektressourcenmanagement bedeutet - einfach ausgedrückt - die effizienteste Nutzung der endlichen Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Oder - um es so auszudrücken, wie es wirklich ist - die maximal verfügbaren Ressourcen zu nutzen - die zuvor ermittelt und auf geeignete Fähigkeiten überprüft wurden -, um ein Projekt in der erwarteten Zeit mit dem erwarteten Ergebnis abzuschließen.

Zwischen Ressourcenplanung, Ressourcenzuweisung und Projektressourcenmanagement

Um eine zu lange Einleitung zu vermeiden, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die drei oben genannten Begriffe von einigen Projektmanagern und akademischen Vertretern als eigenständige Begriffe verstanden werden und jeder von ihnen seine eigene Bedeutung hat.

Aber für manche Leute bedeuten Ressourcenplanung und Ressourcenzuweisung dasselbe, und beide sind Teil von etwas Größerem - Ressourcenmanagement. In vielen Quellen zu unserem Thema finden sich jedoch auch Definitionen, die eine Gleichsetzung von "Ressourcenmanagement" und "Ressourcenplanung" vorschlagen (siehe die Definition von Wikipedia). Es ist also an der Zeit für ein paar Worte der Erklärung.

Wir sind uns mit der Firma Saviom - unserem Konkurrenten auf dem Markt für Projektressourcen-Management-Systeme - einig:  

Die Ressourcenzuweisung, auch bekannt als Ressourcenplanung, erkennt und weist die Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum verschiedenen Aktivitäten zu

Im Handumdrehen lässt sich feststellen, dass diese Definition auch als Definition des Ressourcenmanagements behandelt werden könnte. Ist es nicht so? Dennoch versuchen wir in diesem Artikel die Reihenfolge beizubehalten, nach der das Projektressourcenmanagement und sein gesamter Prozess Planung und Zuweisung als seine Teile enthalten.

Wir könnten diesen Diskurs über die Definition von Nuancen fortsetzen, aber das ist nicht das Ziel. Der Zweck dieses Kapitels ist es, Ihnen ein breiteres Bild der terminologischen Überlegungen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Begriff von Interesse zu vermitteln.

 

KPIs, Herausforderungen und die hilfreiche Rolle von Software für das Management von Projektressourcen

Projektressourcenmanagement KPIs 

A. Geschätzte vs. tatsächlich geleistete Arbeitsstunden des Arbeitnehmers

Läuft das Projekt nach Plan - diese Frage beschäftigt jeden Projektleiter. Der Vergleich eines angenommenen Schätzwerts (z. B. die Stunden, die ein Mitarbeiter für eine Aufgabe aufwenden muss) mit den tatsächlich erfassten Stunden ist der Weg, um den Fortschritt zu überprüfen. Dank dieser Methode können Sie frühzeitig Anzeichen für Projektverzögerungen erkennen und während des laufenden Projekts oder in der Zukunft einige Änderungen vornehmen.

 

 

B. Geschätzte vs. tatsächliche Kosten pro Teammitglied (Ressourcenkostenabweichung)

Die durch die Arbeit eines Teams entstehenden Kosten sind ein weiterer Faktor, der Projektleiter zum intensiven Nachdenken zwingt. Gute Projektressourcenmanagementsysteme ermöglichen es Ihnen, jedem Teammitglied Stunden- oder sogar Tagessätze zuzuweisen und die Projektkostenverfolgung Berichte auf der Grundlage dieser Berichte und der Zeiterfassungsbögen Ihres Teams.

 

C. Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden

Die Aufteilung zwischen nicht fakturierbaren und fakturierbaren Stunden in Projekten hilft bei der Verfolgung der Unternehmensrentabilität. Prüfen Sie, wie viele Stunden Ihre Teammitglieder für Aktivitäten wie Besprechungen, Verwaltungsaufgaben usw. aufwenden.

D. Ressourcenauslastung/Mitarbeiternutzung

Die Ressourcennutzung ist eine der wichtigsten Leistungskennzahlen, die in Unternehmen verfolgt werden. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihr Team überbucht oder überlastet ist. Und ansonsten sollte niemand ohne Aufgaben sein. Es gibt 2 Möglichkeiten zur Berechnung Ressourcenauslastungund Sie sollten sie in zwei verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus einsetzen.

 

Herausforderungen bei der Verwaltung der Projektressourcen

A. Fehlender leichter Zugang zu den Kompetenzen der Ressourcen und zum Ressourcenpool

Je größer die Zahl der Projekte, desto größer die Zahl der beteiligten Mitarbeiter. Je größer die Zahl der Mitarbeiter ist, desto schwieriger ist es, schnell geeignete Mitarbeiter für ein Projekt zu finden. Die Rolle eines ausreichenden Projektressourcenplanungssystems besteht darin, bei der Suche nach Ressourcen mit den erwarteten Fähigkeiten, dem Reifegrad, der Erfahrung, den Kompetenzen, dem Standort, dem Kostenprofil, der Zeitzone usw. zu helfen. 

 

B. Überblick über die Leistung der fehlenden Ressource

Die Messung der Produktivität ist nach wie vor die größte Herausforderung in Unternehmen - sowohl in den neuen als auch in den traditionsreichen Unternehmen. Die Analyse der Arbeitszeit - sowohl der produktiven als auch der unproduktiven, der für bestimmte Aufgaben aufgewendeten Zeit der Mitarbeiter - hilft bei der Optimierung der Arbeit und der Zeit- und Budgetprognose. 

 

 

C. Terminkonflikte

Terminkonflikte sind selbst in einem sehr gut organisierten Unternehmen keine Seltenheit. Vor allem in Softwarehäusern, Werbeagenturen und anderen dienstleistungsorientierten Unternehmen, in denen auch nur wenige Projektleiter arbeiten, werden entsprechende Ressourcen gesucht. Das Projektressourcen-Management-System warnt vor Buchungsüberschneidungen und - aus Sicht des Mitarbeiters - Überbuchungen.

 

D. Unzureichende Planung der Ressourcenkapazität
Durch die Planung der Ressourcenkapazität können Verzögerungen in letzter Minute vermieden werden. Die Kapazität definiert die verfügbaren Ressourcen für eine bestimmte Aufgabe.

Wenn Sie ein Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen haben, sind Sie auf dem richtigen Weg. Viele Unternehmen versäumen es, die Ressourcenkapazität in der Anfangsphase des Projekts zu skizzieren, was die Planung der Ressourcenzuweisung erschwert.

Die Ressourcenkapazität kann mit der Ressourcenverfolgung analysiert werden. Dank einiger Allzweck-Ressourcenmanagement mit Projektmanagement-Tools, die diese Herausforderung erleichtern können.

Je nach Größe Ihres Teams, Ihrem Unternehmensprofil und der von Ihnen angewandten Projektmanagement-Methodik können Sie aus einer Vielzahl von Ressourcenmanagement-Tools wählen. Zu Beginn können Sie dafür sogar eine einfache Tabellenkalkulation verwenden (obwohl ich Ihnen davon abraten würde, da Tabellenkalkulationen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ineffektiv werden können).

Zusammenfassend lässt sich zu diesem Kapitel sagen, dass eine angemessene Ressourcenmanagement-Tool sollte aus einem Zeitplan bestehen (z. B. in Form eines einfachen Ressourcenkalender Ansicht), die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen, ihre aktuellen Buchungen und Stundenzettel.

Benutzerdefinierte Kategorien oder Tags sind ebenfalls hilfreich, da sie die Navigation zu den Ressourcen, die Sie gerade benötigen, erleichtern, die Ansicht nach bestimmten Rollen oder Projekten filtern usw.

Schließlich sollten Sie sich für ein Tool entscheiden, das über einen integrierten Berichtsbereich verfügt, in dem Sie die gesammelten Daten problemlos zur Analyse der Arbeitsbelastung des Teams, Projektbudgetsoder den ROI für das Unternehmen.

Je umfassender (und dennoch klarer) der Überblick ist, desto bessere Erkenntnisse können Sie daraus ziehen.

 

An welchem Projekt ist der Ressourcenmanager beteiligt? Was sind seine Neigungen?

Die Rolle und die Aufgaben des Projektressourcenmanagers

Von betterteam.com - dem Unternehmen der HR-Branche:

Ressourcenmanager unterstützen die Projektleiter bei der Personalplanung und der Personalzuweisung. Sie ermitteln die Fähigkeit eines Unternehmens, den Personalbedarf für Projekte zu decken, weisen Personal für Projekte zu und stellen neue Mitarbeiter ein. Sie können auch die Gehaltsabrechnungen verwalten und das Personal schulen.

Zur besseren Veranschaulichung der Hauptrolle dieses Kapitels - des Ressourcenplaners - wollen wir einen Vergleich anstellen. Der Vergleich basiert auf dem vereinfachten Unterschied zwischen Ressourcenmanagern und Projektmanagern. Projektmanager arbeiten also auf Projektebene - sie koordinieren eine Gruppe von Projekten (meist miteinander verbunden) oder nur ein Projekt. Sie sind dafür verantwortlich, dass das Projekt vom Projektteam abgeschlossen wird. Ressourcenmanager hingegen arbeiten auf Unternehmensebene. Sie wählen die geeigneten Ressourcen aus, weisen sie zu und stellen sie für mehrere Projekte bereit.

Verein für Projektmanager aus dem Munde von Kirsten Bird schlägt eine solche Bedeutung unseres Sterns vor.

Der Projektmitarbeiter muss im Rahmen der Planung die für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Ressourcen ermitteln und durch die Terminplanung festlegen, wann die Ressourcen benötigt werden.

Was wir besonders hervorheben möchten, ist der erste Teil, in dem es heißt "Muss identifizieren...". Warum ist das so wichtig? Zuallererst, aber nicht am wichtigsten, weil es der Ausgangspunkt ist. Wenn von Aspekten des Ressourcenmanagements die Rede ist, wird meist die Terminplanung in den Mittelpunkt gestellt. Hier sehen wir, was die Grundlage für eine gute Planung ist - Soft Skills, insbesondere ein gutes Auge und Gespür für Menschen.

Jetzt ist es Zeit für die Aufgaben des Ressourcenmanagers:

• Überprüfung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Zuweisung zu Projekten, die den Abschluss des Projekts innerhalb des angegebenen Zeit- und Kostenrahmens ermöglichen
• Beobachtung der Auslastung, der Arbeitsbelastung und der Überstunden der Mitarbeiter
• Prozesse dokumentieren und Aufzeichnungen führen
• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und Sicherstellung einer angemessenen Anzahl von zuständigen Mitarbeitern
• Ständige Unterstützung der Projektleiter bei der Ressourcenverwaltung.
• Entschärfung von Ressourcenproblemen durch Neuzuweisung von Mitarbeitern, Überarbeitung von Zielen oder Zuweisung zusätzlicher Teams
• Einstellung neuer Mitarbeiter entsprechend den Anforderungen des Unternehmens oder des Projekts
• Unterstützung bei HR-Prozessen, z. B. Rechnungsstellung, Personalschulung, Verwaltung der Gehaltsabrechnung, Vergütung usw.
• Informieren Sie sich über Trends im Ressourcenmanagement und im Arbeitsrecht.

Umfang der Kenntnisse, die der Projektressourcenmanager mitbringen muss

Wissensgebiete, die im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) aufgeführt sind.

• Integrationsmanagement: Nutzt verschiedene Projektmanagementprozesse und -methoden, um eine Strategie zu entwickeln, die Teams hilft, besser zusammenzuarbeiten.
• Umfangsmanagement: Projektaufgaben, -leistungen und -meilensteine werden durch einen Prozess identifiziert, definiert und kontrolliert, der die Erfassung der Anforderungen der Beteiligten, die Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) und die Überwachung und Verwaltung von Änderungen umfasst.
• Zeitplan-Management: erstellt einen realistischen Zeitplan zur Erreichung der Projektziele.
• Kostenmanagement: Prozess, der die Planung und Kontrolle der mit einem Projekt verbundenen Kosten verwaltet. Dies bedeutet, dass die Kosten erfasst, analysiert und in Berichten festgehalten werden, um das Projektbudget zu prognostizieren und zu überwachen, damit die Ausgaben nicht überschritten werden.
• Qualitätsmanagement: Beaufsichtigung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der Erstellung von Projektleistungen, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätserwartungen entsprechen. Dies geschieht durch fortlaufende Qualitätsmessungen während der Projektdurchführung und Korrekturen bei Abweichungen von den Qualitätserwartungen.
• Ressourcenmanagement: Optimale Nutzung der für die Durchführung Ihres Projekts erforderlichen Mitarbeiter, Materialien und Geräte durch Zuweisung und Umverteilung von Ressourcen nach Bedarf.
• Kommunikationsmanagement: Um in einem Projekt klare Botschaften zu übermitteln, werden verschiedene Verfahren eingesetzt. Es geht um die Schaffung von Kanälen, die Häufigkeit und die korrekte Nachrichtenübermittlung, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig ankommen und verstanden werden.
• Risikomanagement: Identifizierung, Bewertung und Vorbeugung bzw. Abschwächung von Risiken in Ihrem Projekt, unabhängig davon, ob es sich um negative Risiken handelt, die es zu vermeiden gilt, oder um positive Risiken, die genutzt werden können.
• Beschaffungsmanagement: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu externen Ressourcen, die für Ihr Projekt benötigt werden. Dazu gehören Anbieter, die Produkte und Dienstleistungen verkaufen, die zur Erreichung der Projektziele benötigt werden.
• Management von Interessengruppen: Identifizierung der Projektbeteiligten, Ermittlung ihrer Erwartungen und ihres Einflusses und anschließende Entwicklung von Strategien, um sie zu steuern und über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Strategien zur Verwaltung der Projektressourcen

A. Zuweisung von Ressourcen

Unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter sollten Sie eine Liste von Mitarbeitern haben, die Sie einem Projekt zuweisen können. Mit einer Liste von Mitarbeitern, die bereits für Ihr Projekt ausgewählt wurden, können Sie sie in dem Tool Ihrer Wahl buchen.

Als Ressourcenzuweisung Wenn es darum geht, das Beste aus den vorhandenen Ressourcen herauszuholen, sollten Sie deren Leistung und Nutzung verfolgen. Dieser Aspekt des Personalmanagements wird Ihnen helfen, eine Unter- oder Überauslastung zu vermeiden und ein Ausbrennen der Mitarbeiter zu verhindern.

Weitere Vorteile der Ressourcenzuweisung sind:

• verbesserte Sichtbarkeit aller Ressourcen im gesamten Unternehmen
• genauere Buchungen
• leichtere Verhandlungen über Buchungen mit anderen PMs

B. Nutzung der Ressourcen

Sie haben ein Auge darauf, wie viel Arbeit von Ihren personellen, technischen, mechanischen und sonstigen Ressourcen geleistet wird, und behalten auch die von ihnen geleisteten Arbeitsstunden im Auge. Ihr besonderes Augenmerk gilt dabei den Ressourcen, die "nicht ausgelastet" oder "überbeansprucht" sind (Überbelegung).

C. Nivellierung der Ressourcen

Wenn Sie in der Lage sind, den Projektplan so anzupassen, dass der Projekttermin eingehalten werden kann, können Sie den Ressourcenabgleich verwenden. Um einen Zeitplan mit Hilfe des Ressourcenabgleichs zu ändern, teilen Sie die Vorgänge entsprechend der Verfügbarkeit der Ressourcen auf oder führen sie zusammen, so dass es keine unter- oder überausgelasteten Projektmitarbeiter gibt.

D. Ressourcenprognose

Ein Ressourcenmanager, der seine Arbeit gut macht und seine Zahlen kennt, wird in der Lage sein, mit hinreichender Sicherheit vorherzusagen, wie viel Arbeit sein Team über einen bestimmten Zeitraum leisten kann. Dies ermöglicht dem Team und dem Unternehmen eine genaue Vorbereitung und Planung für anstehende Verpflichtungen.

 

Planung auf hoher Ebene und Verwaltung der Projektressourcen

Da Sie nun wissen, was Ressourcenmanagement ist, müssen Sie einen Plan erstellen. Und zwar nicht irgendeinen Plan. Um die Ressourcen mehrerer Projekte effizient zu verwalten, brauchen Sie einen übergeordneten Plan für jedes Projekt.

Planung auf hoher Ebene

Planung auf hoher Ebene ist die Sicht eines Projektleiters auf sein Projekt:

• Ziel,
• Unternehmensziele,
• Sachzwänge,
• Menschen, die für die Umsetzung benötigt werden,
• Zeitplan und Budget.

Im Projektressourcenmanagement hilft ein übergeordneter Plan, die Frage zu beantworten: "Welche Rollen benötige ich, um ein Projekt erfolgreich innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens durchzuführen?"

Wenn Sie einen übergeordneten Plan erstellen, müssen Sie noch keine detaillierte Liste aller Aufgaben erstellen. Stattdessen müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Ziele -Sie vermitteln Ihnen ein Verständnis dafür, was in dem Projekt erreicht werden muss.
• Timing - hilft Ihnen zu erkennen wie der Zeitrahmen für die Durchführung des Projekts aussieht und ob es mit den vorhandenen Ressourcen möglich ist.
• Team - Auf diese Weise können Sie sich ein Bild von den Rollen machen, die Sie für das Projekt benötigen.

Mit einem übergeordneten Plan erhalten Sie einen besseren Überblick über die Kapazität Ihrer Ressourcen und den Projektumfang.

Ressourcenplanung 

Mit einem übergeordneten Plan haben Sie ein Gesamtbild davon, was für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist. Wir haben auch schon gesagt, dass er Ihnen hilft zu verstehen, welche Rollen Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Aber wie genau bestimmen Sie diese Rollen, bevor Sie sie dem neuen Projekt zuweisen?

Gemäß dem Standard des international bekannten Project Management Institute, PMBOK®, Ressourcenplanung ist "die Festlegung, welche Ressourcen (Personal, Ausrüstung, Material usw.) in welcher Menge für die Durchführung der Projektaktivitäten eingesetzt werden sollen".

Mit einer Projektstrukturplan, geschätzte Dauer oder historische Daten, können Sie bestimmen:

• eine Liste von Mitarbeitern mit den für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Fähigkeiten,
• ihre aktuellen Buchungen und Verfügbarkeiten,
• ihre Verfügbarkeit während des gesamten Projekts.

Sobald Sie eine Liste von Mitarbeitern erstellt haben, die Sie buchen können, ohne dass es zu Terminkonflikten kommt, können Sie sie Ihrem Projekt zuweisen.

Effiziente Planung künftiger Projekte als grundlegendes Ziel der Projektressourcenplanung

Sie verfügen über umfassende Pläne für alle von Ihnen durchgeführten Projekte und haben eine Vorstellung davon, wie Sie Ihre Ressourcen im Moment nutzen können.

Wenn Ihr Unternehmen neue Projekte gewinnt, können Sie jetzt schnell die folgenden Fragen beantworten:

• Sind Sie in der Lage, diese Projekte durchzuführen, ohne z. B. mehr Personal einzustellen (sei es intern oder als Freiberufler)? 
• Wann können Sie beginnen und wie wirkt sich das auf Ihr Endergebnis aus? Sie können das überprüfen, indem Sie z. B. die Rentabilität Ihres Projekts berechnen, aber auch die Kosten für mögliche Einstellungsverfahren.

Projekt-Onboarding als Teil eines effektiven Projektressourcenmanagements

Projekt-Einführung ist ein wichtiger Teil von effektives Ressourcenmanagement. Stellen Sie Ihren Teammitgliedern die Ziele, Vorgaben und Ergebnisse des Projekts vor, an dem sie arbeiten werden. Eine solche Strategie wird die Projekttransparenz und helfen Ihnen, als PM Vertrauen in Ihr Team aufzubauen.

Dieser Teil des Prozesses besteht aus 4 Schritten:

• Weitergabe von Projektinformationen an das Team - zu den Dokumenten, die Sie verwenden können, gehört eine Liste der zu erbringenden Leistungen (z. B., Dokument mit Geschäftsanforderungen), Projektzeitplan, aktuelles Statement of Work (SOW), und wöchentlicher Projektstatusbericht.
• Weisen Sie Teammitglieder dem richtigen Projekt in der Ressourcenmanagement-Tool die Sie verwenden (sofern Sie dies nicht bereits getan haben).
• Richten Sie Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikationskanäle ein und gewähren Sie den Teammitgliedern Zugang zu den Tools, die sie während der Arbeit am Projekt benötigen.
• Halten Sie eine Einführungsveranstaltung ab.

Techniken zur Projekt- und Ressourcenplanung

Um den Zeitplan des Projekts, die verfügbaren Ressourcen und den Umfang aufeinander abzustimmen, verwenden Sie die Ressourcenplanung. Sie ist von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen sagt, wann genau Sie bestimmte Ressourcen benötigen, so dass Sie Ihre Buchungen entsprechend planen können. Denken Sie daran, die Verfügbarkeit von Ressourcen im Auge zu behalten, wenn Sie Mitarbeiter für Projekte zuweisen.

Es gibt mehrere Projektplanungstechniken können Sie verwenden:

A. Methode des kritischen Pfades

Die Methode des kritischen Pfades (CPM) ist eine Technik, mit der sich die längste Zeit ermitteln lässt, die das Projekt bis zum Abschluss benötigen wird. Indem Sie alle Aufgaben auflisten und sie als kritisch und unkritisch einstufen, können Sie den Zeitplan berechnen und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben markieren.

Um einen Aufgabenablauf mit der CPM-Methode zu erstellen, benötigen Sie:

• den Umfang eines Projekts,
• eine Liste aller für die Fertigstellung erforderlichen Aufgaben.

B. Technik der Programmbewertung und -überprüfung

Technik der Programmbewertung und -überprüfung (PERT) ist eine Methode, die der CPM-Methode ähnelt, bei der jedoch eine gewichtete durchschnittliche Dauer anstelle von Schätzungen verwendet wird, um mögliche Zeitrahmen zu berechnen.

Bei der Verwendung von PERT müssen Sie auch eine Liste von Aufgaben mit den zwischen ihnen bestehenden Abhängigkeiten erstellen, einschließlich der Meilensteine und der geschätzten Dauer für jede Aufgabe. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie den Zeitplan Ihres Projekts auf drei Vertrauensniveaus schätzen:

• Optimistischer Zeitplan
• Wahrscheinlichster Zeitpunkt
• Pessimistisches Timing

C. Schnelles Tracking

Die Schnellverfolgung ist eine einfache Planungstechnik, die von Projektmanagern eingesetzt wird, um zu bestimmen, welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. Wenn Sie die Abhängigkeiten zwischen den Projektaufgaben kennen, wissen Sie, für welche Aufgaben andere Aufgaben vorher erledigt werden müssen. Ebenso können Sie Aufgaben auflisten, die sich zumindest teilweise überschneiden können, so dass Sie die Projektabwicklung beschleunigen können.

D. Absturz

Wenn das Fast-Tracking nicht die gewünschte Zeitersparnis gebracht hat, können Sie die Crashing-Technik anwenden. Das hat allerdings seinen Preis, denn Sie müssen Zeit hinzufügen, um das Projekt zu beschleunigen. Dies kann z. B. durch bezahlte Überstunden geschehen, wodurch die Projektkosten höher ausfallen, die Frist aber dennoch eingehalten werden kann.

 

Messung und Berichterstattung

Auf der Grundlage der Daten, die Sie durch die Implementierung des Ressourcenmanagements sammeln, wie z. B. gebuchte Zeiten, Zeiteinträge und Verfügbarkeit der Mitarbeiter, können Sie deren Leistung und andere Geschäftskennzahlen messen.

Messung der Ressourcennutzung

Messung der Ressourcennutzung durch Befolgung einer einfachen Formel:

Ressourcenauslastung = Belegte Zeit / Verfügbare Zeit

Unabhängig davon, ob Sie eine Tabellenkalkulation oder ein Ressourcenmanagement-Tool verwenden, können Sie damit die Buchungen mit der Verfügbarkeit vergleichen. Die daraus resultierende Metrik zeigt Ihnen, ob Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter effizient nutzen oder ob sie über- oder unterausgelastet sind.

Ebenso können Sie diese Kennzahl verwenden, um die abrechenbare Zeit mit der erfassten Arbeitszeit der Mitarbeiter zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie Ihre Ressourcen produktiv nutzen.

 

Berechnung des Projektbudgets

Wenn Sie Buchungs- und Stundenzetteldaten sammeln, können Sie das Budget für Ihr Projekt zu berechnenauch. Sie können sie sogar verwenden, um das Budget während des gesamten Projekts zu verfolgen und zu sehen, ob Sie die veranschlagten Kosten einhalten oder nicht.

So können Sie beispielsweise Buchungen mit Stundenzetteln vergleichen, um festzustellen, ob die erfasste Arbeitszeit mit Ihren Schätzungen übereinstimmt oder nicht. Wenn Sie die Stundensätze Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie anschließend die tatsächlichen Kosten für die von ihnen für das Projekt aufgewendete Zeit berechnen, um das tatsächliche Budget zu ermitteln.

Auch hier können Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, aber es ist viel bequemer, ein Ressourcenmanagement-Tool mit Berichtsfunktionen.

Fangen Sie noch heute an, Ihre Teams effizienter zu verwalten - nutzen Sie ein Ressourcenmanagement-System

Projekt Ressourcenmanagement spart Geld. Auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, ist es gar nicht so schwer, wenn man es erst einmal verstanden hat. Machen Sie es zu einem Teil des Projektmanagementprozesses Ihres Teams und setzen Sie immer die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit ein. 

Sie können sich eine Menge Arbeit ersparen, wenn Sie ein Ressourcenmanagementsystem einführen. Teamdeck ist ein Beispiel für ein solches System Software für die Verwaltung von Projektressourcendie Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und benutzerdefinierte Berichte kombiniert. Mit diesem Tool können Sie ganz einfach Buchungen hinzufügen, Zeiteinträge erfassen, den Kalender verwalten und anpassen und zusätzlich zu diesen Daten Kennzahlen Ihrer Wahl berechnen.

Willst du ein effizienter Ressourcenmanager? Suche nach kostenlose Ressourcen für Projektmanager? Möchten Sie wissen warum Unternehmen Teamdeck wählen als ihre Mail-Lösung für das Projektressourcenmanagement? Ich weiß immer noch nicht, warum Projekt Ressourcenmanagement ist wichtig?