Erfolgreicher Start in einen neuen Job im Projektmanagement

Ein neuer Job im Projektmanagement kann stressig sein: Ob Sie nun ein erfahrener Projektmanager sind oder eine Person, die ihre Karriere als Projektmanager gerade erst beginnt, Sie werden wahrscheinlich mit einigen neuen Herausforderungen konfrontiert werden. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Stelle bekommen haben, so dass Ihr neuer Arbeitgeber Vertrauen in Ihre Projektmanagementfähigkeiten hat. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich vorbereiten und Ihren neuen Job mit dem richtigen Fuß beginnen. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, damit Sie in Ihrer neuen Position glänzen können.

Wie bereitet man sich auf eine neue Stelle im Projektmanagement vor?

Es gibt einige Dinge, die Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag tun können. Erledigen Sie zunächst den notwendigen Papierkram. Gibt es Dokumente, die Sie der Personalabteilung Ihres neuen Unternehmens vorlegen müssen? Vielleicht sollten Sie auch Ihre Sozialleistungen überprüfen. Manchmal gibt es optionale Pakete, über die Sie sich besser vorher Gedanken machen sollten.

Denken Sie an die Logistik: Eines der besten Mittel, um unnötigen Stress zu vermeiden, ist die Planung und Prüfung Ihres Arbeitsweges. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine klare Vorstellung von der Kleiderordnung in Ihrem neuen Büro, den Parkmöglichkeiten, dem Zugang zum Gebäude usw. haben. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Ausrüstung zu analysieren. Wenn Sie in einem Büro arbeiten, haben Sie wahrscheinlich einen Arbeitsplatz, der auf Sie wartet. Wenn Sie jedoch an einem entfernten Ort arbeiten, sind Sie möglicherweise für die Vervollständigung der erforderlichen Hardware verantwortlich. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt während dieser Vorarbeitsphase Fragen haben. Zögern Sie nicht, sich an Ihren neuen Arbeitgeber zu wenden.

Eine Recherche über Ihr neues Unternehmen könnte ein wertvoller Schritt sein. Zugegeben, Sie haben sich wahrscheinlich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet und haben eine gute Vorstellung davon, was das Unternehmen tut und wie es organisiert ist. Jetzt ist es an der Zeit, sich ein besseres Bild von der Unternehmenskultur zu machen. Schauen Sie sich die sozialen Medienkanäle des Unternehmens an oder lesen Sie das Mitarbeiterhandbuch, falls Sie es bereits erhalten haben. Denken Sie nicht zu viel nach! Diese Aufgabe soll Ihr Vertrauen in den bevorstehenden Karrierewechsel stärken und nicht dazu führen, dass Sie nach "roten Fahnen" Ausschau halten.

Und schließlich sollten Sie die Zeit zwischen den Jobs nutzen, um ein wenig zu leben und zu entspannen. Sie haben sich diese Auszeit verdient: Machen Sie das Beste daraus! Ihre Priorität sollte es sein, mit viel positiver Energie an Ihrem neuen Arbeitsplatz anzukommen, nicht zu viel Schlaf zu verlieren und zu versuchen, sich auf die Arbeit vorzubereiten.

Erfolgreich in Ihrem neuen Job: Die ersten Tage

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist in allen Unternehmen ein wichtiger Prozess. Ihr neuer Arbeitgeber hat wahrscheinlich ein festes Verfahren oder sogar einen speziellen Weg für neue Projektmanager, die dem Team beitreten. Die Einzelheiten des Projekt-Onboarding Dieser Prozess ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Eines ist jedoch sicher: Sie werden eine Menge neuer Informationen lernen. Damit Sie nicht überfordert sind, sollten Sie versuchen, diese vier Aspekte zu berücksichtigen, wenn Sie Ihr neues Wissen ordnen und Folgefragen stellen:

• Prozess
• Werkzeuge
• Projekt(e)
• Kunde(n)

Gehen wir sie der Reihe nach durch.

Prozess. Wenn Sie für ein Unternehmen Projekte leiten sollen, müssen Sie alle etablierten projektbezogenen Verfahren kennen. Wahrscheinlich haben Sie die Grundlagen bereits während Ihres Einstellungsverfahrens besprochen und kennen z. B. die Projektmanagement-Methodik, die Ihr neues Unternehmen anwendet. Fragen Sie nach Vorlagen, Berichtsgewohnheiten, Besprechungen (einschließlich Scrum-Besprechungen), Kommunikationsverfahren, Projektlebenszyklus, usw. Ihr Ziel ist es, das Projekt auf eine Weise zu managen, die effektiv, aber auch für Ihr Team vertraut ist.

Natürlich könnten Sie als Verantwortlicher für die Schaffung neuer Prozesse und den Aufbau der Projektmanagementkultur in einem bestimmten Unternehmen ernannt worden sein. Dennoch ist es nützlich, die bisherigen Prozesse zu kennen, um sie verbessern zu können.

Werkzeuge. Die meisten Projektmanager können sich ihre Arbeit ohne den Zugang zu Software, die ihnen hilft, organisiert zu bleiben und die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, nicht mehr vorstellen. Möglicherweise müssen Sie sich in ein neues Tool einarbeiten, es sei denn, Ihr neues Unternehmen verwendet Anwendungen, mit denen Sie bereits vertraut sind. Höchstwahrscheinlich werden Sie mit diesen Arten von Online-Tools zu tun haben:

• Projektmanagementsoftware mit Kanban-Boards, Aufgabenlisten, Gantt-Diagrammen und Projekt Ressourcen-Kalender. Tools wie Jira, Asana, Trello oder Basecamp sind bei Projektmanagern sehr beliebt.
• Projektplanungssoftware die Sie bei der Ressourcenplanung unterstützt, Mitarbeiter-Zeiterfassungoder die Verwaltung der Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder (Urlaubsmanagementsystem). Teamdeck ist ein Beispiel für ein solches Instrument.
• Kommunikationssoftware ist in der Regel ein Chat, mit dem Sie asynchron mit Ihrem Team und Ihren Kunden kommunizieren können (z. B. Slack oder Skype). Software für Telekonferenzen wie Zoom oder Google Hangouts fallen ebenfalls in diese Kategorie.

Siehe auch: Produktivitätssteigernde Slack-Apps für Projektmanager

Wenn Sie ein Softwareprojekt leiten, sollten Sie auch herausfinden, welche Tools von Ihrem Team verwendet werden (z. B. Bug-Tracker, Code-Repositories, Wireframing-Tools). Auch in hochspezialisierten Branchen wie dem Baugewerbe ist es wichtig zu wissen, welche Anwendungen und Tools von Ihren Teammitgliedern verwendet werden. Vielleicht kennen Sie sich mit einer bestimmten App nicht aus, aber Sie sollten wissen, was sie tut und wer sie verwendet. Auf diese Weise können Sie effizient mit Ihrem Team kommunizieren.

Projekte. Wenn Sie als neuer Projektleiter in einer Organisation anfangen, liegt das in der Regel daran, dass es ein Projekt gibt, das einen Leiter erfordert. Eine Ihrer ersten Prioritäten sollte es sein, so viel wie möglich über das Projekt herauszufinden. Der Umfang, der Zeitplan, die Anforderungen, die Budgets, die Risiken, die Abhängigkeiten: alles, was Sie brauchen, um Ihre Arbeit zu beginnen. Je nachdem, wie weit das Projekt fortgeschritten ist, müssen Sie vielleicht auch mit Ihrem Vorgänger sprechen: Es kann sein, dass Sie ein Projekt von jemand anderem übernehmen. Erkundigen Sie sich nach den bisherigen Fortschritten, nach Problemen, die im Laufe des Projekts aufgetreten sind, und nach den Beziehungen zu den Beteiligten. Versuchen Sie, ehrliche Antworten zu erhalten: Beschönigungen machen Ihre Arbeit auf lange Sicht nur schwieriger. Gehen Sie die Projektdokumentation durch und prüfen Sie, ob sie aktuell und vollständig ist. Falls nicht, erkundigen Sie sich nach Elementen, bei denen Sie sich nicht sicher sind.

Versuchen Sie, wenn möglich, auch Informationen über die anderen Projekte Ihres Unternehmens zu sammeln. Vielleicht können Sie einige Muster erkennen und Verbesserungsbereiche oder Risiken aufdecken. Dabei erfahren Sie auch mehr über Ihre Teammitglieder.

Kunden. Bei jedem Projekt gibt es Beteiligte. Unabhängig davon, ob Sie ein internes Projekt leiten oder ob ein externer Kunde Ihr Unternehmen beauftragt hat, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wer das ist. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, eine gute Beziehung zu den Beteiligten aufzubauen. Das heißt nicht, dass Sie ein Ja-Sager sein sollten, ganz im Gegenteil: Wenn Ihr Kunde Ihrem Urteil vertraut, sollte es leichter sein, ihn von etwas abzubringen, das Sie und Ihr Team nicht unterstützen. Wenn Sie Ihren Kunden kennen lernen, versuchen Sie, mehr über sein Geschäft zu erfahren. Das Ziel, das hinter dem Projekt steht, das Sie betreuen sollen, die Nutzerbasis, alle Untersuchungen, die vor dem Start durchgeführt wurden: Diese Erkenntnisse werden Ihnen helfen, bessere Entscheidungen über das Projekt zu treffen.

Lernen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen kennen

Wenn Sie eine neue Stelle im Projektmanagement antreten, ist es von großer Bedeutung, dass Sie sich richtig vorstellen. Es gibt drei Gruppen von Mitarbeitern, die Sie sich merken sollten:

Ihr Projektteam. Wie Sie sich wahrscheinlich vorstellen können, ist die Beziehung eines Projektleiters zu seinem Team von entscheidender Bedeutung. Finden Sie zunächst heraus, wer zu Ihrem Projektteam gehört und welche Aufgaben sie haben (sowohl auf Unternehmensebene als auch im Projekt). Hören Sie aktiv zu, um zu erfahren, was sie zu sagen haben: Sie können Ihnen Dinge über das Projekt oder den Kunden erzählen, die Sie von Leuten, die nicht in dem Team gearbeitet haben, nicht erfahren können.

Ermutigung zu Feedback und offener Kommunikation. Aufbau einer Kultur der Projekttransparenz wird Ihnen helfen, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Team aufzubauen. Versuchen Sie von Anfang an, sich über Ihre Rolle als Projektleiter klar zu werden, und legen Sie einige Grundregeln fest. Das wird Ihnen helfen, die Work-Life-Balance und verhindern zunehmende Arbeitsverdichtung.

Ihre Manager. Die Begegnung mit Ihrem Chef ist ein unvermeidlicher (und wesentlicher) Teil Ihres Einarbeitungsprozesses. Einer der interessantesten Tipps in Bezug auf diese Beziehung stammt von Owen Gadeken, der schrieb:

"Jetzt fragen Sie sich vielleicht: "Was ist mit dem Treffen mit meinem neuen Chef?" Ja, das ist immer wichtig, und Sie haben wahrscheinlich schon mindestens ein Treffen gehabt. Ich empfehle Ihnen jedoch, alle weiteren Treffen bewusst aufzuschieben, bis Sie genügend Informationen gesammelt haben, um zumindest eine erste Einschätzung Ihres Projekts vornehmen zu können, da Sie sonst möglicherweise Versprechungen oder Verpflichtungen eingehen, die Sie nicht einhalten können. "

Quelle: Gadeken, O. C. (2009). Sie sind also der neue Projektmanager: Tipps für einen guten Start. Vortrag gehalten auf dem PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Andere Mitarbeiter. Es ist wahrscheinlich von Vorteil, wenn Sie so viele Kollegen wie möglich kennen lernen, vor allem, wenn Ihr Unternehmen weniger als 500 Mitarbeiter beschäftigt (in großen Unternehmen könnte diese Aufgabe unmöglich sein). Vielleicht sollten Sie sogar Ihr Team fragen: "Wen sollte ich kennen?" Als Projektleiter müssen Sie möglicherweise mit der Personalabteilung, den Büroleitern, dem Vertrieb, der Finanzabteilung usw. zusammenarbeiten. Wenn Sie wissen, wer wer ist, sind Sie in einer guten Position. Natürlich sollten Sie auch die anderen PMs kennen lernen und, wenn möglich, mit ihnen zusammenarbeiten, Finden Sie eine Person, die Ihr Mentor werden könnte.

Wie geht es weiter? Machen Sie einen Plan für die ersten Wochen im Job

Irgendwann wird von Ihnen erwartet, dass Sie sich an die Arbeit machen: Bei vielen Unternehmen ist dies nur wenige Tage nach Ihrer Einführung in das Unternehmen der Fall. Der Übergang zwischen dem Onboarding und dem "richtigen Job" kann schwierig sein, da Sie nun nicht mehr betreut werden, sondern (höchstwahrscheinlich) auf sich allein gestellt sind. Wie sollten Sie diese schwierige Phase angehen?

Satz messbare Ziele und Prioritäten: sowohl für Ihr Projektteam als auch für Sie selbst. Eine solche Liste wird im Zweifelsfall Ihre wertvollste Ressource sein.

Erwartungen teilen mit Ihrem Team. Ihre direkten Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn sie wissen, welche Ziele und Hauptaufgaben sie haben. Sie wiederum können sich darauf verlassen, dass Ihre Strategie umgesetzt wird.

Äußern Sie Ihre Bedenken und Meinungen, vor allem, wenn sie mit Projektmanagementprozessen zu tun haben. Sicher, niemand mag die Person, die zum Team stößt und vom ersten Tag an alles auf den Kopf stellen will. Aber ein frischer Blick hat auch etwas für sich: Vielleicht fallen Ihnen einfach mehr Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten auf als anderen. Solange Sie ruhig und sachlich kommunizieren, sollte es keine Probleme geben. Denken Sie daran, dass Sie es sind, der letztendlich die Folgen fehlerhafter Prozesse und Methoden zu tragen hat. Es ist wahrscheinlich besser, mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, um bestimmte Bereiche zu verbessern.

Wie kann man in einem neuen Job im Projektmanagement organisiert bleiben?

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, in den ersten schwierigen Wochen an einem neuen Arbeitsplatz organisiert zu bleiben:

• Fragen und Folgefragen stellen,
• Notizen zu machen (dies könnte eine ausgezeichnete Gelegenheit sein, die Skizzenbuch),
• vorhandene Vorlagen verwenden oder sie in der Organisation und im Team einführen,
• einen Zeitplan für Sitzungen erstellen und die Regeln der effektive Besprechungen.

Die ersten Wochen in einer neuen Position können eine Herausforderung sein. Wenn Sie jedoch unsere Leitlinien befolgen, sollten Sie in der Lage sein, sich einen guten Überblick über Ihre anstehenden Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu verschaffen. Im Zweifelsfall können Sie immer auf Online-Ressourcen für PMs zurückgreifen. Wir veröffentlichen regelmäßig hilfreiche Anleitungen für Projektmanager, also merken Sie sich den Teamdeck-Blog vor! Und wenn Sie unsere App noch nicht ausprobiert haben, melden Sie sich an, um zu sehen, wovon andere PMs schwärmen.