Die Leitung von Projekten bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Von schwierigen Stakeholdern bis hin zu Ressourcenknappheit muss ein Projektmanager wissen, wie er mit kniffligen Situationen umzugehen hat. Was die Sache noch schwieriger macht, ist die Tatsache, dass Projektmanager oft mit einer großen Anzahl von Aufgaben und strengen Fristen zu kämpfen haben.
In der Tat, viele Projektleiter die kürzlich vom Digital Project Manager befragt wurden zugegeben, dass nicht genug Zeit zu haben, war ihre größte Herausforderung.
Wenn Sie ein Projektmanager sind, der sich wünscht, Hermine Grangers Zeitumkehrer wäre käuflich zu erwerben, haben wir gute Nachrichten für Sie. Nein, nicht über magische Hilfsmittel. Sondern über Ihre Zeit. Sie können Ihre Arbeit wahrscheinlich optimieren, indem Sie robuste Anwendungen nutzen und die Projektmanagementprozesse in Ihrem Unternehmen verbessern. Außerdem können Sie so Ihre beruflichen Ziele erreichen.
Was sind die Hauptziele effektiver Projektmanager? Zunächst einmal wollen sie ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen. Außerdem hoffen sie, Prozesse wie Risikomanagement, Projektkalkulation oder Teamkommunikation zu verbessern. Wie können Sie diesen Zielen näher kommen?
Natürlich sollten Sie weiterhin an Ihren Problemlösungs-, Führungs- und Projektmanagementfähigkeiten arbeiten. Trotzdem, Manchmal braucht man einfach ein Werkzeug, mit dem man etwas Zeit sparen und intelligenter arbeiten kann. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Teamdeckeine vollständige Ressourcenmanagement-Softwarehilft den Projektleitern während des gesamten Projektlebenszyklus.
Ein effektiver Projektmanager weiß, dass jede Phase des Projekts zu seinem Gesamterfolg und seiner Wirkung beiträgt. Natürlich hat jedes Projekt seine eigenen Merkmale und Herausforderungen, aber die wichtigsten Projektphasen bleiben die gleichen. Sehen wir uns an, wie eine App wie Teamdeck Projektmanagern helfen kann, ihre Arbeit in jeder Phase zu optimieren.
Die Projektleiter wissen, dass Ressourcenzuweisung ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Setzen Sie die richtigen Leute für die richtigen Projekte ein, und die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt reibungslos verläuft, steigt.
Wenn die Zuweisung von Teammitgliedern zu Projekten zu Ihren Aufgaben als Projektmanager gehört, wissen Sie, dass dies eine sehr entmutigende Aufgabe sein kann. Wenn Ihr Unternehmen klein ist, kennen Sie wahrscheinlich alle Mitarbeiter, aber wenn der Ressourcenpool wächst, können Sie leicht den Überblick verlieren und sich fragen: "Wer wäre die richtige Person für dieses Projekt?"
Teamdeck bietet Ihnen eine unternehmensweiter Ressourcenkalender wo Sie eine Liste der Mitarbeiter sehen können. Dennoch müssen Sie mehr über sie wissen als nur ihre Namen, um eine fundierte Entscheidung über ihre Aufnahme in Ihr Team zu treffen. Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie benutzerdefinierte Kategorien hinzufügen und weitere Informationen über Ihre Teammitglieder eingeben: ihre technischen Fähigkeiten, ihre Dienstaltersstufe, ihren Standort usw. Als Projektmanager können Sie auch sehen, an welchen früheren Projekten eine bestimmte Person in Ihrem Unternehmen beteiligt war, was von Vorteil sein kann, wenn Zuweisung von Ressourcen für ein ähnliches Projekt.
Eine weitere Herausforderung für Projektmanager bei der Projektplanung besteht darin, die Schätzungen in einen Zeitplan zu übertragen. Sie wissen zwar, dass die Entwurfsphase beispielsweise 120 Stunden dauern wird, aber Sie können nicht einfach von drei Wochen ausgehen. Sie müssen die Feiertage, den Urlaub der Mitarbeiter und die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter mit einbeziehen. Ein Ressourcenkalender mit Daten über die aktuellen Buchungen und geplanten freien Tage der Mitarbeiter ist hier von unschätzbarem Wert. Sie können einen Projektplan erstellen und überprüfen, ob er mit wichtigen Projektterminen übereinstimmt.
Effektive Projektmanager wissen, dass es unerlässlich ist, den Kunden nach externen Terminen zu fragen, die das Team beachten muss, z. B. eine von einer anderen Agentur koordinierte Marketingkampagne. Es kann sich herausstellen, dass Sie einige dieser Termine mit Ihrem Kunden aushandeln oder den Projektumfang ändern müssen, aber es ist besser, dies zu Beginn des Projekts zu wissen.
Sobald das Projekt anläuft, muss ein guter Projektmanager über die verschiedenen Aspekte des Prozesses Bescheid wissen. Von der Verwaltung der wechselnden Verfügbarkeit Ihres Teams bis zur Überwachung des Budgets - Teamdeck hilft Ihnen, produktiv zu arbeiten.
Effiziente Projektmanager wissen, dass die Planung eines Projektzeitplans eine Sache ist, dass man aber dennoch den Finger am Puls der Zeit haben und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen muss. Eines der Dinge, die Ihnen dabei helfen, den Überblick über den Zeitplan Ihres Projekts und die Mitarbeiter zu bewahren, ist, / Ressourcen Kapazität ist der Einblick in die Urlaubspläne Ihrer Teammitglieder. Teamdeck bietet Ihnen diese Möglichkeit - Sie können die genehmigten Urlaube und Anträge auf Freistellung im Ressourcenkalender.
Da sich nicht alle Abwesenheiten im Voraus planen lassen, ist es am besten, wenn Sie über neue Abwesenheitsanträge informiert werden (über Slackzum Beispiel). So können Sie vermeiden, dass jemand doppelt gebucht wird, und Sie haben die Möglichkeit, den gesamten Zeitplan bei Bedarf zu bearbeiten.
Ausgewogene Ressourcenauslastung ist entscheidend für das Wohlbefinden Ihres Teams. Die Mitarbeiter können nicht ihre beste Arbeit leisten, wenn sie zu viel arbeiten. Wie auch immer, nicht ausgelastet seiend macht auch Ihr Team unglücklich. Außerdem ist keiner dieser Fälle gut für das Unternehmen. Als Projektleiter sollten Sie die Auslastung der Ressourcen überwachen. Es ist einfacher, wenn die Überstunden ist deutlich gekennzeichnet, wie es in Teamdeck der Fall ist. Eine Unterauslastung ist ebenfalls leicht zu erkennen, weil man genau sieht, wie viel Kapazität die Leute noch haben.
Warum ist es wichtig, die Auslastung der Mitarbeiter über einen zentralen Ressourcenkalender zu verfolgen? Wäre nicht ein Projekt-Zeiterfassungsbericht die Arbeit erledigen? Projektberichte sind definitiv hilfreich. Wir werden im nächsten Abschnitt dieses Blogbeitrags näher auf sie eingehen. Sie müssen jedoch die gesamte Arbeitsbelastung Ihres Teams überwachen, nicht nur das Projekt, das Sie verwalten (lesen Sie mehr über Workload-Management).
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der ein Mitarbeiter die "richtige" Anzahl von Stunden in seinen Stundenzetteln für Ihr Projekt einträgt und zusätzliche Zeit für andere Projekte aufwendet, z. B. für die Schulung neuer Mitarbeiter. Das könnte Ihnen leicht entgehen, wenn Sie nur die Stundenzettel für Ihr Projekt analysieren. Ein Blick auf Teamdeck's Ressourcenkalenderkönnen Sie jedoch alle Projekte sehen, an denen eine Person beteiligt ist.
Die Kontrolle des Budgets ist ein wichtiger Bestandteil des erfolgreichen Projektmanagements. PMs müssen zu jedem Zeitpunkt des Projekts wissen, wie viel Kosten bisher entstanden sind. Damit diese Berechnungen genau sind, sollten die Teammitglieder ihre Arbeit verfolgen, am besten in Echtzeit.
Wie kann Teamdeck hier helfen? Zunächst einmal bieten wir eine bequeme Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Stundenzettel mit einem mobilen Zeiterfassungsgerät oder einer Web-App auszufüllen. Darüber hinaus können Sie eine Projektkostenbericht der automatisch aktualisiert wird, sobald ein neuer Zeiteintrag in der Zeiterfassung vorliegt. Das ist eine enorme Zeitersparnis: Sie richten einen solchen Bericht einmal zu Beginn des Projekts ein und überprüfen ihn dann einfach regelmäßig, anstatt die Berechnungen erneut durchzuführen.
Das richtige Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten ist von entscheidender Bedeutung. Denn wenn Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Aufgaben verbringen, kann sich das Projekt als unrentabel erweisen. Als Projektleiter sind Sie im Vorteil, wenn Sie die Aufteilung der fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden. Mit Teamdeck ist das möglich.
Wenn Ihr Team seine Zeit einträgt, kann es die Zeiteinträge mit Tags wie genehmigte Überstunden, nicht fakturierbar, F&E, usw. Sie können Ihre eigenen Tags definieren, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen. Ein Projektleiter kann die Aufschlüsselung der verschiedenen Tags im Team sehen Stundenzettel-Bericht.
Im Laufe des Projekts werden Sie wahrscheinlich Ideen zur Verbesserung folgender Punkte entwickeln Projekt-Workflow-Management oder die Anpassung von Projektmanagementprozessen. Manchmal werden Ihre Teammitglieder selbst verschiedene Optimierungsideen vorschlagen. Sie können zum Beispiel berichten, dass die Kommunikation mit dem Kunden viel von ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Ihr Unternehmen Teamdeck einsetzt, können Sie jederzeit die Daten auswerten, um sicherzustellen, dass eine bestimmte Beobachtung richtig ist. Timesheet-Tags können Ihnen genau zeigen, wie viel Zeit Ihr Team für Kundengespräche aufwendet, so dass Sie wissen, ob es Raum für Verbesserungen gibt.
Der Abschluss des Projekts ist der Zeitpunkt, an dem ein Projektmanager zurückblicken und das gesamte Projekt analysieren kann. Einer der Berichte, deren Erstellung wir empfehlen, ist der Vergleich von geschätzten und tatsächlichen Stunden.
So können Sie feststellen, ob die Schätzungen Ihres Teams zutreffend waren, und die Phasen mit den größten Abweichungen zwischen den geplanten Stunden und den erfassten Stunden ermitteln. Es könnte sich zum Beispiel herausstellen, dass die Entwurfsphase bei verschiedenen Projekten notorisch unterschätzt wird. Vielleicht sollten die für die Schätzung zuständigen Personen einen zusätzlichen Puffer zu ihren ursprünglichen Schätzungen hinzufügen?
Eine solche Analyse ist nicht nur für Sie selbst, sondern auch für andere Projektmanager und die Geschäftsführung Ihres Unternehmens nützlich. Sie kann allen helfen, Fehler der Vergangenheit zu vermeiden und sicherzustellen, dass erfolgreiche Projektmanagementpraktiken auch bei künftigen Projekten Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen.
Eine großartige App kann weder Führungsqualitäten noch die Fähigkeit, mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu treten, ersetzen. Aber sie kann Ihnen helfen, die Produktivität zu steigern, alarmierende Muster rechtzeitig zu erkennen oder automatisieren einen Teil Ihrer Projektmanagementaufgaben. Und das Ergebnis? Ein effektiver Projektmanagementprozess, der sich positiv auf das Endergebnis Ihres Unternehmens und auf das Wohlbefinden Ihres Teams auswirkt.
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