Unabhängig davon, ob Sie in einem Softwareunternehmen oder einer Kreativagentur arbeiten, wissen Sie wahrscheinlich sehr gut, dass Projekte nicht zu Ende sind, wenn jemand den letzten Commit in die Codebasis eingibt oder wenn der Kunde Ihre Arbeit mit "sieht gut aus" quittiert. Sicher, der Lieferteil des Projektlebenszyklus mag vorbei sein, aber jetzt ist es an der Zeit, ein Projekt richtig abzuschließen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einige der wichtigsten Schritte, die Sie in die Projektmanagement-Prozesse Ihres Unternehmens am Ende eines Projekts aufnehmen sollten.

Lassen Sie uns zunächst klären, warum Sie sich überhaupt für einen Projektabschlussprozess interessieren sollten.

Warum ist es wichtig, ein Projektabschlussverfahren einzurichten?

Ein Projektabschlussverfahren ist nützlich, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf derselben Seite stehen und das Projekt offiziell abgeschlossen ist. Was passiert, wenn Sie das Projekt nicht ordnungsgemäß abschließen? Zunächst einmal könnten Sie weiterhin Änderungswünsche vom Kunden erhalten, der nicht weiß, dass die Zeit für solche Wünsche vorbei ist. Der Abschluss eines Projekts ist auch aus Sicht der Projektressourcenmanagement Perspektive. Sie halten Ihre Mitarbeiter nicht unnötig mit einem bereits abgeschlossenen Projekt auf Trab - sie können sich neuen Aufgaben widmen. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, auf das Projekt zurückzublicken und zu bewerten, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.

Was ist mit Ihren Mitarbeitern? Die Teilnahme an einem Abschlussprozess nach einem Projekt, ob erfolgreich oder nicht, gibt ihnen ein Gefühl des Abschlusses und verbessert die Moral des Teams.

Checkliste für den Projektabschluss - hie können Sie mit der Gestaltung des Projektabschlussverfahrens Ihres Teams beginnen?

Wenn Sie ein einheitliches Verfahren für den Projektabschluss entwickeln wollen, sollten Sie mit einer gründlichen Analyse des Status quo beginnen. 

Treffen Sie sich mit dem Projektmanagementteam und besprechen Sie dessen Aktivitäten gegen Ende des Projektlebenszyklus. Gemeinsam können Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Ansätze analysieren und ein Verfahren entwickeln, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

Was sollten Sie in der Abschlussphase eines Projekts berücksichtigen?

Zunächst sollten Sie die Anforderungsliste durchgehen und sich vergewissern, dass das Projektteam alle Leistungen erbracht hat. Der Projektabschluss kann beginnen, wenn Sie bereit sind, das Projekt zu übergeben.

Förmliche Übergabe der Arbeitsergebnisse

Setzen Sie sich mit dem Kunden in Verbindung, um alle zu erbringenden Leistungen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen formell zu übergeben. Es kann vorkommen, dass Sie verschiedene Projektelemente bereits früher im Prozess übergeben haben. Das ist völlig in Ordnung. Sie müssen nur dafür sorgen, dass Ihr Kunde Zugang zu den gesamten Leistungen hat. Denken Sie auch an die gemeinsame Nutzung von URLs, Logins und Passwörtern.

Der nächste Schritt besteht darin, eine offizielle Bestätigung des Kunden einzuholen. Im Idealfall haben Sie eine schriftliche Erklärung - eine E-Mail reicht aus -, dass die Arbeit Ihres Projektteams vom Kunden als akzeptabel erachtet wurde. Wenn Sie es versäumen, eine Freigabe einzuholen, könnten Sie später eine unangenehme Überraschung erleben: Wenn es Probleme gibt, ist es besser, sie jetzt zu lösen.

Es ist auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, um vom Kunden ein Feedback zu erhalten. Sie können einen Anruf vereinbaren, um ein nachträgliches Treffen mit dem Kunden. Nach einem solchen Gespräch haben Sie wahrscheinlich einige Aktionspunkte für künftige Verbesserungen und möglicherweise ein schönes Zeugnis, das Sie auf Ihrer Website veröffentlichen können.

Erledigung des Papierkrams

Es gibt viele Projektdokumente, mit denen sich ein Projektmanager während des gesamten Projektlebenszyklus befassen muss. Die Abschlussphase ist ein guter Zeitpunkt, um alle Dokumente zu ordnen und sicherzustellen, dass es keine losen Enden gibt.

Wer an einem Projekt arbeitet, hat vielleicht das Gefühl, dass er das Projekt in- und auswendig kennt. Das ist vielleicht im Moment der Fall, aber was ist in ein paar Monaten, wenn der Kunde nach einem technischen Detail fragen möchte? Es ist viel besser, wenn alle projektbezogenen Dokumente gut organisiert sind.

Außerdem sollten Sie Projektverträge mit verschiedenen Anbietern oder Freiberuflern formell abschließen. Vergessen Sie nicht, sie zu bezahlen!

Überprüfen Sie das Projekt

Wie bereits erwähnt, ist der Projektabschluss ein idealer Zeitpunkt, um über die Leistung Ihres Teams nachzudenken. Rufen Sie Ihre Projektmanagement- oder Ressourcenmanagement-Software auf und analysieren Sie die Projektberichte. Hier sind ein paar Ideen, was Sie sich genau ansehen können:

  • Schätzungen im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen: Vergleichen Sie die geschätzte Arbeitszeit Ihres Teams mit der tatsächlichen Zeit, die es für das Projekt aufgewendet hat. Können Sie irgendwelche Muster erkennen? Gab es zum Beispiel eine bestimmte Phase des Projekts, die unterschätzt wurde? Oder können Sie feststellen, dass die Arbeit eines bestimmten Teammitglieds anfangs unterschätzt wurde und es mehr Zeit brauchte, um seine Aufgaben zu erledigen. Solche Erkenntnisse sind sehr wertvoll für die Planung der nächsten Projekte Ihres Teams. 
Von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitsstunden

Verwenden Sie Teamdeck um einen Bericht über den Vergleich von Schätzungen und Ist-Zahlen zu erstellen.

  • Nutzung der Ressourcen:  Wurden alle Ihre Teammitglieder gleichmäßig ausgelastet? Vielleicht haben einige von ihnen eine Menge Überstunden gemacht, während andere nicht so viel zu tun hatten? Beide Fälle sind nicht gut für die Moral des Teams. Glücklicherweise können Sie die Teams für Ihre nächsten Projekte besser planen, sobald Sie die Verbesserungsbereiche ermittelt haben.
Teamauslastungsbericht

Teamdeck kann Ihnen auch dabei helfen Ressourcenauslastung berechnen.

Die Berechnung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit kann Ihnen helfen, weitere Verbesserungsvorschläge zu finden, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Bei der Überprüfung des Projekts sollten Sie auch eine Sitzung des Projektteams einberufen, um die gewonnenen Erkenntnisse und Ideen für die Zukunft zu besprechen.

Erkennen Sie die Bemühungen Ihres Projektteams an

Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, wie es bei vielen Agenturen oder Softwarehäusern der Fall ist, ist es vielleicht nicht für jeden offensichtlich, dass ein bestimmtes Projekt gerade abgeschlossen wurde. Es wäre eine gute Idee, wenn der Projektleiter eine unternehmensweite Mitteilung über den Abschluss des Projekts und die Anerkennung der harten Arbeit seines Teams verschicken würde. Sie sollten versuchen, die Leistungen jedes einzelnen Teammitglieds hervorzuheben und sicherstellen, dass sie alle mit einbeziehen. Mit einer solchen Geste wird sich Ihr Mitarbeiter auf jeden Fall wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen.

Auch wenn eine Pandemie Sie daran hindern könnte, eine Feier für das Projektteam zu organisieren, sollten Sie dennoch versuchen, mit ihnen ein wenig Spaß zu haben. Sogar eine virtuelle Feier kann ein guter Anlass sein, um die Kameradschaft zu fördern.

Erfahrungen dokumentieren und weitergeben

Inzwischen haben Sie das Projekt ausführlich mit dem Projektteam besprochen, das Feedback des Kunden eingeholt und sich die Daten angesehen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie wertvolle, umsetzbare Erkenntnisse gewonnen haben, die für künftige Projekte Ihres Unternehmens von Nutzen sein könnten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie diese dokumentieren und mit anderen Personen teilen, die für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind.

Außerdem ist dies ein guter Zeitpunkt, um etwas Marketing für das Projekt zu machen: Stellen Sie es in das Online-Portfolio Ihres Teams, veröffentlichen Sie eine Fallstudie. Es ist von Vorteil, solche Schritte zu planen, da sie sonst zwischen anderen Projekten und Aufgaben untergehen könnten.

Entfernen Sie die Buchungen Ihres Teams

Auch wenn Sie sicher sind, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass das Projekt fertig ist, sollten Sie sie offiziell von dieser Aufgabe entbinden. Wenn Sie sich die Ressourcen Ihres Unternehmens oder Online-Kalenderplanersollten diese Mitarbeiter nicht mehr für das abgeschlossene Projekt gebucht werden.

Prüfen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams'mit Teamdeck - Miete für Remote-Teams

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Ressourcenkalender auf dem neuesten Stand ist. Auf diese Weise können andere Projektmanager sie für neue Projekte buchen. 

Sind Sie bereit, einen Projektabschlussprozess zu entwickeln?

Wenn Sie über die verschiedenen Schritte in einem Abschlussverfahren lesen, haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass diese Phase einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Dies ist ein weiterer Grund, solche Verfahren bereits vor Projektbeginn einzuführen. Wenn Sie wissen, wie viele Stunden es im Durchschnitt dauert, ein Projekt abzuschließen, können Sie dies bei der Schätzung der Projektkosten berücksichtigen.

Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Ihnen bei der Planung effektiver Projektabschlussschritte helfen wird, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Die zukünftigen Projekte Ihres Teams werden davon definitiv profitieren.

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