Ideen für ein effektives tägliches Scrum-Meeting

Die Durchführung eines täglichen Scrum-Meetings ist eine Tradition, der viele Teams folgen. Einige von ihnen sehen greifbare Ergebnisse dieser Besprechungen, während andere damit zu kämpfen haben, den Schwung aufrechtzuerhalten. Vielleicht gehören Sie zu einer dieser Gruppen, oder vielleicht organisieren Sie nicht einmal tägliche Standups für Ihr Scrum-Team. Heute wollen wir Ihnen Wege aufzeigen, wie Sie mit Daily Scrum beginnen oder es verbessern können.

Beginnen wir mit dem Verweis auf die Scrum-Leitfadendie eine großartige Informationsquelle für alles, was mit Scrum zu tun hat, einschließlich Scrum-Meetings, darstellt. Sie definiert Daily Scrum als "15-minütiges Time-Boxed Event für das Entwicklungsteam. Das Daily Scrum findet an jedem Tag des Sprints statt. In ihm plant das Entwicklungsteam die Arbeit für die nächsten 24 Stunden."

Betrachtet man diese Definition, scheint das Daily Scrum-Meeting recht einfach zu sein. Subtile Details können jedoch Ihre Teambesprechungen entgleisen lassen und sie zu unproduktiven Status-Updates machen. Um dem auf den Grund zu gehen, fangen wir damit an, die Ziele dieser täglichen Treffen zu rekapitulieren.

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Was ist das Ziel des Daily Scrum Meetings?

Das Daily Scrum ist eine Gelegenheit für Ihr Team, um:

• Überprüfen Sie den Fortschritt im Hinblick auf das Sprint-Ziel. Das sollte der Schwerpunkt der Standups Ihres Teams sein: Wo stehen wir in Bezug auf das Ziel des aktuellen Sprints?
• Aktivitäten synchronisieren und die nächsten 24 Stunden planen. Achten Sie darauf, denn Sie werden schnell feststellen, dass dieses Ziel eines Daily Scrum Meetings oft vernachlässigt wird und man sich stattdessen auf die bereits geleistete Arbeit konzentriert.
• Ermitteln Sie Hindernisse, die den Arbeitsfortschritt aufhalten könnten. Auf dem Papier ist es großartig, dass die Teammitglieder jeden Tag die Möglichkeit haben, Probleme zu besprechen. Das gibt allen einen Vorsprung und die Chance, sie anzugehen, bevor sie eskalieren. In der Realität neigen einige Teams leider dazu, diesen Teil der täglichen Scrum-Meetings zu ignorieren.
• Eliminieren Sie andere Besprechungen. Wenn Sie in 15 Minuten einen Plan für die nächsten 24 Stunden aufstellen, sparen Sie eine Menge Besprechungszeit. Sehen Sie sich auch unseren Leitfaden für effektives Sitzungsmanagement und lernen Sie, wie Sie auch Ihre Nicht-Scrum-Meetings produktiv gestalten können.
• Fördern Sie Transparenz und verbessern Sie die Kommunikation. Ein tägliches Scrum-Meeting ist eine hervorragende Möglichkeit für Ihr Team, sich ein klares Bild davon zu machen, was im Projekt vor sich geht. Projekt und diskutieren eine Strategie zur Erreichung des Sprint-Ziels.

Sollte ein Scrum Master während des Daily Scrum Meetings anwesend sein?

Die Rolle des Scrum-Masters besteht darin, dafür zu sorgen, dass jedes Teammitglied den Zweck dieser Treffen versteht, aber das Entwicklungsteam ist für die Durchführung des täglichen Standups verantwortlich. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Verantwortlichkeit des Teams und den Geist der Selbstorganisation zu fördern. Wenn das Team in der Lage ist, effiziente und effektive Daily Scrum-Sitzungen durchzuführen, muss der Scrum Master nicht einmal während der Dauer der Sitzungen anwesend sein.

Wie unterscheidet sich ein Daily Scrum Meeting von einem Statusmeeting?

Viele Scrum-Praktiker betonen, dass es wichtig ist, die täglichen Scrum-Meetings Ihres Teams nicht zu Status-Meetings werden zu lassen. Das Problem ist, dass viele Leute nicht wirklich einen signifikanten Unterschied zwischen diesen beiden sehen. Wir werden versuchen, die Dinge zu klären.

Wenn Sie an Statusaktualisierungen denken (Besprechungen oder z. B. schriftliche Projektstatusberichte), stellen Sie sich wahrscheinlich vor, dass Sie und Ihr Team jemandem Bericht erstatten, sei es einem Manager oder einem Kunden. Und genau das ist der Punkt: Bei einer täglichen Besprechung ist Ihr Team niemandem Rechenschaft schuldig. Stattdessen arbeiten sie zusammen, um einen Plan für die nächsten 24 Stunden zu erstellen.

Ein weiterer Unterschied zwischen Daily Scrum und Statusbesprechungen besteht darin, was während der Besprechungen besprochen wird. Status-Updates sind oft Zusammenfassungen darüber, wer was getan hat und was das Ergebnis dieser Aktion war. An dieser Stelle können die Dinge ein wenig verschwimmen. Schließlich besprechen die Teilnehmer eines Daily Scrum Meetings auch die geleistete Arbeit. Der Unterschied besteht darin, dass das primäre Ergebnis der täglichen Besprechungen nicht eine Liste von Dingen sein sollte, die getan wurden, sondern eine gemeinsame Vision, wie das Scrum-Team in den nächsten 24 Stunden arbeiten kann, um seine Sprint-Ziele zu erreichen.

Diese Unterschiede mögen unbedeutend erscheinen, aber es ist ein echter Vorteil, wenn die täglichen Standups Ihres Teams nicht zu Statusmeetings werden. Halten Sie sich an den Scrum Guide: Ihre Besprechungen werden effektiver sein. Darüber hinaus werden Ihre Teammitglieder den Wert erkennen und sich aktiv beteiligen.

Ideen zur Optimierung der täglichen Scrum-Meetings in Ihrem Team

Auch wenn jedes Scrum-Meeting einigen Regeln unterliegt, gibt es dennoch eine Menge Flexibilität, von der Sie und Ihr Team profitieren können. Im Folgenden haben wir einige Tipps zur Optimierung der Daily Scrum-Meetings Ihres Teams zusammengestellt. Dabei haben wir uns nicht auf bestimmte Techniken konzentriert (wie z. B. das tägliche Standup), sondern stattdessen kleine Dinge aufgelistet, die Sie berücksichtigen können, um die Arbeit Ihres Teams effizienter zu gestalten.

• Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied die Ziele dieses Scrum-Meetings versteht. Wenn sie nicht wissen, warum sie jeden Tag zusammenkommen, können die Dinge schnell in Richtung Statusmeeting gehen. Übrigens gelten die gleichen Ratschläge auch für andere Scrum-Meetings: Sie können über unsere Ideen für Rückblicke hier.
• Setzen Sie Vertrauen in Ihr Team. Auch hier gilt: Je mehr Sie versuchen, die Besprechung zu kontrollieren, desto mehr kann sie sich wie ein Status-Update anfühlen. Lassen Sie Ihre Teammitglieder ihre Daily Scrum-Besprechungen leiten. Lassen Sie sie den Plan für den Rest des Tages ausarbeiten.
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter dazu, offen über aktuelle Hindernisse zu sprechen. Wir haben bereits erwähnt, dass sich einige Teams nicht wohl dabei fühlen, über die Herausforderungen zu sprechen, denen sie gegenüberstehen. Wenn Sie sehen, dass der Fortschritt auf dem Weg zum Sprint-Ziel nicht so reibungslos verläuft wie erwartet, die Leute aber keine Hindernisse erwähnen, dann wissen Sie, dass Kommunikation und Transparenz sollte wahrscheinlich angesprochen werden.
• Gehen Sie über die drei Fragen hinaus. Ihr Team folgt wahrscheinlich der Drei-Fragen-Formel für das tägliche Scrum-Meeting (Was habe ich gestern getan? Was werde ich heute tun? Stehen mir irgendwelche Hindernisse im Weg?). Das ist ein zuverlässiges Rezept, um die Dinge zu organisieren. Man muss nur darauf achten, dass man sich nicht mit der Beantwortung dieser drei Fragen begnügt. Schließlich müssen sie noch entscheiden, ob ihr Plan angepasst werden muss. Ansonsten ist dieses Scrum-Meeting nicht viel anders als ein Status-Update. Sie wissen inzwischen sehr gut, dass dies nicht der Fall sein sollte. Wenn Sie das Gefühl haben, dass bei Ihren Teammitgliedern eine gewisse "3-Fragen-Müdigkeit" herrscht, können Sie die Sache aufpeppen, indem Sie die Reihenfolge der Fragen ändern oder sie leicht umformulieren.
• Konzentrieren Sie sich nicht darauf, dass alle beschäftigt sind. Die Teilnehmer eines Daily Scrum Meetings könnten das Gefühl haben, dass es ein gewisses Stigma gibt, wenn sie nicht berichten, dass sie an vielen Aufgaben arbeiten/beschäftigt sind. Das sollte nicht so sein: Die Priorität liegt auf dem Erreichen des Sprint-Ziels, nicht darauf, die Kapazitäten aller Beteiligten auszulasten. Als die Menschen hinter einem Ressourcenmanagement-Appverstehen wir die Bedeutung von Verfolgung der RessourcennutzungSie können sie jedoch anpassen, wenn Sie das Gefühl haben, dass der Arbeitsfluss effizient ist, nicht umgekehrt.
• Führen Sie einen Parkplatz für Ideen ein, die während des täglichen Standups aufkommen, aber für dieses Scrum-Meeting nicht relevant sind. Ihr Team hat nur 15 Minuten Zeit, um den Fortschritt zu bewerten und einen Plan für die nächsten 24 Stunden zu erstellen. Ein einziges themenfremdes Gespräch kann die ganze Besprechung zum Entgleisen bringen. Mit einem Parkplatz können die Teilnehmer die Besprechung fortsetzen. Dennoch gehen keine potenziell wichtigen Ideen verloren, und Sie können sie später besprechen.

Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihrer Teammitglieder, um tägliche Scrum-Meetings effizient zu gestalten

Dieses Thema verdient einen eigenen Abschnitt, denn wir helfen Unternehmen tagtäglich dabei, die Sichtbarkeit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Unser Ressourcenmanagement-Software ermöglicht es, zu verfolgen, wer an einem bestimmten Tag arbeitet und wer im Urlaub ist. Teilzeitbeschäftigte und Freiberufler Sie können ihre genaue Verfügbarkeit eingeben, so dass Sie wissen, dass sie z. B. zwischen 9 und 11 Uhr verfügbar sind.