Mit der Zeit entwickelt jedes Unternehmen ein System für die Verwaltung von Anträgen auf Freistellung. Es mag unübersichtlich und zeitaufwändig sein, aber es ist vorhanden. Allerdings sollte sich Ihr Unternehmen nicht mit irgendeiner Politik zur Beantragung von Freizeit zufrieden geben. Im Idealfall sollte das Verfahren für Ihre Mitarbeiter problemlos und für die Verwaltung überschaubar sein. Wie lässt sich das erreichen?
Heute stellen wir Ihnen drei der gängigsten Methoden vor, die Unternehmen für die Bearbeitung von Anträgen auf Freistellung verwenden, sowie deren Vor- und Nachteile. Wir hoffen, dass Sie die Methode finden, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt.
Was erhalten Sie mit diesem Artikel:
- Vorschläge für die Festlegung von Freizeitregelungen
- Die Rolle des Ressourcenplanungs-Software mit Zeitabschaltung des Tracking-Features
- Die Rolle von Slack als Software zur Verwaltung von Auszeiten
Definieren Sie Ihre Richtlinien für die Beantragung von Auszeiten
Das Wichtigste zuerst: Bevor Sie sich für das beste Tool zur Bearbeitung von Freistellungsanträgen Ihrer Mitarbeiter entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass die Freistellungsrichtlinien Ihres Unternehmens klar sind und gut kommuniziert werden.
Versuchen Sie, an die folgenden Details zu denken:
- Wie viele Urlaubstage können Ihre Mitarbeiter pro Jahr nehmen? Gibt es Regeln für die Dauer der einzelnen Urlaubstage?
- Wie weit im Voraus sollten Arbeitnehmer ihre Urlaubsanträge stellen?
- An wen sollen die Anfragen gerichtet werden? An eine Person in der Personalabteilung? An einen Teamleiter, der dann wiederum seine Entscheidungen an die Verwaltung weiterleitet?
- Wie werden Sie sich überschneidende Urlaubswünsche behandeln? Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, oder vielleicht auf der Grundlage der Anzahl der Tage, die in diesem Jahr bereits frei genommen wurden?
Sobald Sie diese Dinge geklärt haben, sollten Sie die Unternehmensrichtlinien dokumentieren und sie allen Mitarbeitern zugänglich machen. Diese Dokumente sollten auch die Pflichtlektüre für neue Mitarbeiter sein, die Ihrem Team beitreten.
Jetzt, da Sie genaue Regeln für die Freistellung im Kopf haben, können Sie sich überlegen, wie Sie die Freistellungsanträge bearbeiten wollen. Im Folgenden finden Sie drei verschiedene Möglichkeiten mit ihren Vor- und Nachteilen.
Verwaltung von Anträgen auf Freistellung
Software zur Urlaubsverwaltung und zur Verfolgung von Fehlzeiten von Mitarbeitern
Werkzeug zur Urlaubsverwaltung hilft Ihnen, den Überblick über die Anwesenheit und Abwesenheit Ihres Teams zu behalten. Es gibt eigenständige Tools für die Urlaubsverwaltung, aber sie können auch Teil einer umfassenderen Lösung für die Ressourcenverwaltung sein. Teamdeck ist ein solches Instrument, das die Urlaubsverwaltung mit Ressourcenplanung und Zeiterfassungsfunktionen. In diesem Blogbeitrag werden wir die App als Beispiel verwenden und Screenshots einfügen.
Denken Sie jedoch daran, dass sich die allgemeinen Vorteile von Urlaubsmanagement-Apps auf mehrere auf dem Markt erhältliche Tools beziehen werden. Teamdeck liegt uns einfach sehr am Herzen, da wir seit vier Jahren daran arbeiten. Wenn Sie es selbst ausprobieren möchten, können Sie es kostenlos testen, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. [/vc_column_text]
- Für die Mitarbeiter ist das sehr praktisch. Sie können sich in die App einloggen, die sie jeden Tag benutzen, um ihre Zeit zu erfassen und anstehende Aufgaben zu überprüfen. Um einen Urlaub zu beantragen, müssen sie lediglich ein Datum in einem Kalender auswählen und ein kurzes Formular für den Antrag auf Freizeit ausfüllen. Und das Wichtigste: Die Mitarbeiter sehen ihre eigenen Buchungen in der Ressourcenkalender so dass sie ihre freien Termine unter Berücksichtigung ihrer Aufgaben auswählen können. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, was in den nächsten Wochen oder Monaten auf sie zukommt, können sie versehentlich unpassende Termine wählen. Mit Tools wie Teamdeck haben Sie mehr Transparenz über die Arbeitsbelastung und die Pläne aller Mitarbeiter.
- Auch für die Genehmiger ist es praktisch. Wann immer jemand einen Antrag auf Freistellung sendet, wird die zuständige Person in der App darüber informiert. Alles, was sie tun müssen, ist, die Buchungen eines bestimmten Mitarbeiters zu überprüfen, um zu vermeiden, dass Projektterminierungskonflikte und klicken Sie auf "Genehmigen" oder "Ablehnen". Alles geschieht in der gleichen App, so dass der Prozess schnell und effizient ist.
- Sie können die App an die Richtlinien Ihres Unternehmens anpassen. Urlaubsverwaltungs-Apps ermöglichen es Ihnen in der Regel, die verschiedenen Arten von Urlaub anzupassen und sie als bezahlt oder unbezahlt zu kennzeichnen. Eine solche Unterscheidung kann sich als nützlich erweisen, insbesondere wenn Sie Mitarbeiterabrechnung berechnen unter Verwendung der Daten aus Ihrer Ressourcenmanagement-App. In Teamdeck können Sie auch Freistellungszeiträume festlegen, die Ihre Mitarbeiter beantragen können (ganze Tage, halbe Tage, usw.)
- Sie können die Urlaubsmanagement-App mit anderen von Ihnen verwendeten Tools integrieren. Angenommen, Sie möchten Benachrichtigungen über jeden neuen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters direkt in Ihrem Slack-Konto erhalten. Robuste Ressourcenmanagement-Apps bieten integrierte Integrationen oder Möglichkeiten zur Erstellung automatisierter Workflows (z. B. über Zapier).
E-Mail/Slack-Anfragen
Es ist vielleicht die rudimentärste Art, diesen Prozess zu verwalten - wir berücksichtigen hier nicht einmal mündliche Anfragen. Dennoch ist die E-Mail für viele Teams immer noch der Hauptkommunikationskanal für alles, was mit Freizeit zu tun hat.
Wie funktioniert es? Ein Mitarbeiter sendet seinen Antrag auf Freistellung per E-Mail oder Slack an seinen Vorgesetzten oder eine spezielle HR-Person. Der Empfänger analysiert den Antrag und informiert den Mitarbeiter über seine Entscheidung. Auf dem Papier hört sich das gut an, aber in der Praxis ist der Prozess oft nicht ideal.
Zunächst einmal kann eine E-Mail oder eine Slack-Anfrage leicht inmitten anderer wichtiger Nachrichten verloren gehen. Um den Überblick über die Anfragen der Mitarbeiter zu behalten, sollte die dafür verantwortliche Person über ein tadelloses Organisationssystem verfügen, z. B. einen Ordner, dem jede Freistellungsanfrage zugeordnet werden kann, oder E-Mail-Tags.
Die Tatsache, dass die Mitarbeiter praktisch alles in ihre Nachricht schreiben können, kann ebenfalls zu einer Herausforderung werden. Nehmen wir an, Sie treffen Ihre Entscheidungen über die Freistellung auf der Grundlage des Grundes, den der Mitarbeiter für seinen Antrag angibt. Was aber, wenn jemand vergisst, einen bestimmten Grund anzugeben? Dann müssen Sie nach weiteren Details fragen und auf diese warten, bevor Sie eine Entscheidung treffen können. Sie können zwar eine E-Mail-/Slack-Vorlage für Ihre Mitarbeiter vorbereiten, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass sie wichtige Informationen vergessen, aber das ist immer noch keine Garantie dafür, dass sie sich immer an diese Regeln halten werden.
Ein weiterer Nachteil der Verwendung von E-Mails als primärer Kanal für die Übermittlung von Urlaubsanträgen ist, dass es zeitaufwändig sein kann, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob jemandem Urlaub gewährt werden sollte oder nicht. Der Genehmigende muss wahrscheinlich den Kalender/die Buchungen des betreffenden Mitarbeiters prüfen oder sich an den Projektleiter wenden. Andernfalls kann eine unerwartete Abwesenheit dazu führen, dass Projektterminierungskonflikte.
Wenn das Unternehmen keine unbegrenzte Urlaubsregelung anbietet, muss man auch sicherstellen, dass die betreffende Person ihr Urlaubskontingent nicht überschritten hat. Schließlich müssen sie die genehmigten Urlaubstage irgendwo festhalten. Wenn Ihr Team kein umfassendes Ressource PlanungsinstrumentDies kann bedeuten, dass man sich in mehrere verschiedene Anwendungen einloggen muss und somit viel wertvolle Zeit für die Bearbeitung des Urlaubsantrags eines einzelnen Mitarbeiters aufwenden muss.
Wie Sie sehen, ist die Verwaltung von Anträgen auf Freistellung per E-Mail oder Slack nicht die effizienteste Art, dies zu tun. Einige Anträge können durch die Maschen fallen, was für die Mitarbeiter frustrierend ist, und selbst wenn Sie sehr organisiert sind, kann der gesamte Prozess sehr zeitaufwändig sein.
Formular für Freistellungsanträge von Mitarbeitern
Die Einführung von Formularen für die Beantragung von Urlaub ist ein Schritt, den einige Teams unternehmen, um den Prozess der Urlaubsverwaltung zu organisieren. Wir sind der Meinung, dass Formulare, vor allem wenn sie online sind, effizienter zu handhaben sind als E-Mails, insbesondere für Ihre Mitarbeiter. Der größte Vorteil ist, dass Sie als Arbeitgeber den Antrag gestalten können. Die Mitarbeiter füllen einfach ihre Formulare aus. Das bedeutet, dass alle erforderlichen Angaben in dem Formular für den Antrag auf Freistellung enthalten sein werden, das sie einreichen. Darüber hinaus erfordert die Erstellung eines Formulars für den Antrag auf Freistellung keine großen Investitionen. Sie können eine kostenlose Software, z. B. Google Forms, verwenden, um ein solches Formular zu erstellen.
Gibt es irgendwelche Nachteile? Sie müssen bedenken, dass die Verwaltung der Urlaubsantragsformulare immer noch etwas manuelle Arbeit erfordert. Sie müssen sie ablegen, prüfen, ob ein bestimmter Mitarbeiter Anspruch auf mehr Urlaub hat, und Ihre Entscheidung irgendwo festhalten. Ähnlich wie bei der Bearbeitung von E-Mail-Anträgen müssen Sie möglicherweise mehrere Tools verwenden, bevor Sie einen einzigen Antrag bearbeiten können.
Alles in allem können Urlaubsantragsformulare den Prozess der Bearbeitung von Urlaubsanträgen von Mitarbeitern vereinfachen, aber Sie müssen bedenken, dass es noch Optimierungsmöglichkeiten gibt.
Gibt es irgendwelche Nachteile für Software zur Verwaltung von Mitarbeiterurlaub? Die wahrscheinlich größte Überlegung für Ihr Unternehmen ist die Investition, die notwendig ist, um mit der Nutzung eines solchen Tools zu beginnen. Glücklicherweise werden moderne Anwendungen oft in der SaaS Modell - Sie zahlen eine monatliche Gebühr, so dass Sie nicht viel Geld im Voraus ausgeben müssen.
Teamdeck zum Beispiel würde Sie $3,99 pro Mitarbeiter und Monat kosten. Wenn man bedenkt, dass dies ein Preis für alle Funktionen ist, einschließlich Stundennachweise, eine Online-Kalenderplanerund aussagekräftige Berichtewerden Sie wahrscheinlich bald sehen, wie sich Ihre Investition auszahlt. Denn Ihre Mitarbeiter werden effizienter arbeiten können und unnötige Hin- und Herbewegungen vermeiden.
Möchten Sie herausfinden, wie Ihr Unternehmen von der Einführung eines Ressourcenmanagements profitieren kann? Termin für ein Gespräch mit Aniela, unsere Expertin für Kundenerfolg. Sie kann Ihnen eine Produkttour geben und alle Ihre Fragen zu Freizeitanträgen und HR-Prozessen beantworten.
Aber wenn Sie immer noch neugierig sind auf Personalverwaltungssoftware - lesen Sie den Artikel in unserem Blog.
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