Ob Sie nun Projektmanager oder Unternehmensleiter sind, Sie wollen in erster Linie sicherstellen, dass Ihr Team seine Projekte erfolgreich abschließt: fristgerecht und innerhalb des Budgets. Andererseits möchten Sie aber auch, dass Ihre Teammitglieder zufrieden und glücklich bei der Arbeit sind. Die Erreichung beider Ziele mag kompliziert erscheinen, aber wenn Sie eines davon vernachlässigen, hätte das katastrophale Folgen für Ihr Unternehmen.

Was werden Sie dank dieses Artikels bekommen:

Für viele Teams erwies sich der Ressourcenmanagementprozess als erfolgreiche Strategie, um beide Ziele zu erreichen. Warum ist Projektressourcenmanagement wichtig? Es ist eine Strategie, um greifbare Geschäftsvorteile zu erzielen und gleichzeitig Ihr Team zufrieden zu stellen. Mit einem effektiven Ressourcenmanagement gewinnen alle. Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile des Ressourcenmanagements für die Organisationen und auch für die Ressourcen genauer an.

Was sind die Vorteile des Ressourcenmanagements?

Bevor wir uns mit der Auflistung der Vorteile befassen, lassen Sie uns kurz rekapitulieren, was die Ressourcenverwaltung Ihnen ermöglicht, denn das ist die Grundlage für alle im Folgenden beschriebenen Vorteile.

Erstens, durch die Verwendung von Teamdeck Software für Ressourcenmanagement (egal ob es sich um eine spezielle App oder nur um eine Ressourcenkalender) wissen Sie genau, wer für Ihr Projekt zur Verfügung steht und wie lange er daran arbeiten kann. So können Sie die Ressourcen unter Berücksichtigung der Unternehmensziele den verschiedenen Aufgaben zuweisen.

Aber die Ressourcenverwaltung hört nicht bei Ressourcenzuweisung-Sie müssen auch Ihr Team bei der Arbeit an dem Projekt überwachen und entsprechende Entscheidungen treffen, z. B. Teamwechsel oder Änderungen und Bewältigung der Arbeitsbelastung von bestimmten Personen. Kurz gesagt, das Ressourcenmanagement gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in die Kapazität, Arbeitsbelastung und Leistung Ihres Teams.

Was haben Sie davon, wenn Sie anfangen, Ressourcen strategisch zu verwalten?

Effizienz und Wirksamkeit der Projektdurchführung

Das Ressourcenmanagement kann sich positiv auf die Durchführung von Projekten auswirken. Aus diesem Grund ist es ein wesentlicher Aspekt des Projektmanagements. Wenn Sie eine strategische Ressourcenplanung und Zuteilung sorgen Sie dafür, dass die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten.

Ressourcenplanung auf der Grundlage von Fähigkeiten [Bildschirm von Teamdeck]
Mit "richtigen Leuten" meinen wir nicht unbedingt "Leute, die in einem bestimmten Zeitraum für die Arbeit zur Verfügung stehen". Viele Ressourcen- und sogar Ressourcenmanagement-Tools können Sie mehr Informationen über Ihre Mitarbeiter eingeben, z. B. ihre Fähigkeiten. So können Sie die Ressourcen besser zuweisen - Sie können Teammitglieder auswählen, die sich aufgrund ihres Fachwissens für ein bestimmtes Projekt besonders eignen.

Die Effizienz und Effektivität der Projektdurchführung wird ebenfalls erhöht, da Sie potenzielle Herausforderungen erkennen können (Terminkonflikte, Ressourcenmangel, zu viele Überstunden) im Voraus und passen Sie den Zeitplan für Ihr Projekt an, bevor diese Probleme eskalieren. Eine solche Vorwarnung kann Ihr Projekt vor dem Scheitern bewahren. Auf die Frage nach den Hauptursachen für das Scheitern ihrer Projekte im Jahr 2017 gaben 23% der Die Befragten des Project Management Institute als "unzureichend" bezeichnet Ressourcenprognose" und "Ressourcenabhängigkeit".

Transparenz und verbesserte Kommunikation

Projektleiter wissen, dass Projekttransparenz ist für die Aufrechterhaltung des Vertrauens innerhalb ihrer Teams von wesentlicher Bedeutung. Das Ressourcenmanagement unterstützt in hohem Maße gesunde Beziehungen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten, aber auch zwischen verschiedenen Projektleitern. Der Grund dafür ist, dass Sie, wenn Sie einen Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen und die geplante Arbeitsbelastung haben, wahrscheinlich keine falschen Entscheidungen treffen werden. Infolgedessen werden Sie z. B. bestimmte Mitarbeiter nicht doppelt besetzen.

Sie müssen auch keine Zeit mit dem Hin- und Herschicken von E-Mails verschwenden, die stattdessen in Ihrer Ressourcenmanagement-App bearbeitet werden. Wenn Sie beispielsweise planen, Ihr Projektteam um eine bestimmte Person zu erweitern, das Projekt selbst aber noch nicht 100% grünes Licht erhalten hat, müssen Sie sich nicht mit anderen PMs in Verbindung setzen und einige Mitarbeiter "reservieren". Ihr Tool sollte es Ihnen ermöglichen, eine vorläufige Buchung für diese Person vorzunehmen: Andere Manager sehen dann, dass diese Person wahrscheinlich zu Ihrem Team stoßen wird.

Lassen Sie uns ein weiteres Szenario durchspielen: Diesmal geht es um einen Mitarbeiter, der in einen Kurzurlaub gehen möchte. Er schickt eine E-Mail an sein Projekt oder Ressourcenmanager oder einen anderen Vorgesetzten, und die E-Mail-Kette beginnt. Wenn Sie eine Urlaubsmanagementsystem können die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge mit ein paar Klicks bearbeiten. Außerdem wird der Urlaub selbst im System erfasst, so dass es an diesem Tag keine unangenehmen Gespräche über die Frage "Arbeiten Sie heute? Dies führt uns zum nächsten Punkt - der Zufriedenheit des Teams.

Glück im Team

Stellen Sie sich vor, dass heute Ihr freier Tag ist. Sie haben etwas vor, oder vielleicht wollen Sie den ganzen Tag faulenzen. In jedem Fall wäre es ziemlich ärgerlich, E-Mails oder Slack-Nachrichten von Ihren Kollegen zu erhalten, als ob Sie an diesem Tag arbeiten würden. Es würde den Eindruck erwecken, dass sie deinen Zeitplan nicht wirklich wahrnehmen. Das Gleiche gilt für Zeiten, in denen man mit Arbeit überhäuft ist und trotzdem immer mehr Aufgaben zugewiesen bekommt. Oder wenn Sie ein Teilzeitbeschäftigter der notorisch zu Sitzungen eingeladen wird, die außerhalb seiner Arbeitszeiten stattfinden.

Diese Situationen könnten vermieden werden, wenn Sie ein Ressourcenkalender und befolgen Sie die besten Praktiken der Ressourcenverwaltung. Sie müssen Ihren Mitarbeitern unbedingt das Gefühl geben, dass sie wahrgenommen werden und dass ihr Zeitplan respektiert wird. Wenn Sie leichten Zugang zu diesem Zeitplan haben, ist es viel einfacher, auf ihre Zeit Rücksicht zu nehmen. Dies wiederum kann die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen.

Auch Ihre Teammitglieder werden eine optimale Arbeitsbelastung zu schätzen wissen, die es ihnen ermöglicht, bei der Arbeit produktiv zu sein und trotzdem ein Work-Life-Balance. Wenn Sie als Manager wissen, wie viel jeder zu tun hat, können Sie Über- oder Unterforderung erkennen. nicht ausgelastet Menschen sofort.

Strategische Planung und bessere Entscheidungsfindung

Wenn Sie einen Überblick über die Ressourcen Ihres Unternehmens, deren Zeitplan und Verfügbarkeit haben, können Sie bessere Entscheidungen über grundlegende Aspekte Ihres Unternehmens treffen.

Sie werden zum Beispiel mit Sicherheit wissen, ob Ihr Team eine Kapazität für ein neues Projekt. Auch wenn Sie im Ressourcenkalender nicht sofort etwas erkennen können, können Sie Daten nutzen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Analysieren Sie die Ressourcen Ihres Teams Stundennachweise von früheren Projekten, um Leistungsmuster zu erkennen, oder überprüfen Sie die aktuelle Leistung Ihres Unternehmens Ressourcenauslastung-Ressourcenmanagement gibt Ihnen wertvolle Instrumente an die Hand, die Ihnen helfen, schwierige Entscheidungen zu treffen.

Außerdem können Sie künftige Einstellungen besser planen: Hier erfahren Sie, wie Sie Berichte über die Teamauslastung und historische Daten nutzen können, um Prognose der Humanressourcen.

Kosten senken

Sie wissen bereits, dass die Ressourcenverwaltung die Kommunikation in Ihrem Team verbessert und Sie dadurch Geld sparen können. Wichtig ist auch, dass Sie durch den Einsatz einer speziellen Software unnötige Verwaltungskosten einsparen können (Ausfüllen von Stundenzetteln auf Papier oder Erfassung von Abwesenheiten manuell). Wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit Ressourcenmanagement-Tools Geld sparen können, sollten Sie sich unbedingt Folgendes ansehen Die Fallstudie von Apptension. Sie haben es geschafft, fast $10k pro Monat einzusparen, nachdem sie Teamdeck in der Organisation eingeführt haben.

Was ist ein effektives Ressourcenmanagement?

Die oben genannten Vorteile sind mit einem Sternchen versehen: Sie sind nur sichtbar, wenn Ihr Ressourcenmanagementprozess effektiv ist. Sie fragen sich vielleicht: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Bemühungen erfolgreich sind? Das Kurzrezept dafür lautet: Befolgen Sie die bewährten Verfahren und überwachen Sie regelmäßig Ihre Ergebnisse. Und so geht's.

Hier im Teamdeck-Blog veröffentlichen wir regelmäßig Leitfäden zum Ressourcenmanagement und zum Projektmanagement, sowohl für Anfänger als auch für Profis. Wenn Sie mehr über effektives Ressourcenmanagement erfahren möchten, sollten Sie mit diesem Artikel beginnen Projektressourcenmanagement Leitfaden.

Diese Blogeinträge werden Ihnen auch helfen, Ihre Ressourcen besser zu verwalten:

Messen Sie Ihre Bemühungen im Ressourcenmanagement

Die Überwachung Ihrer Ergebnisse ist der beste Weg, um Verbesserungsbereiche zu ermitteln und zu sehen, was im Hinblick auf die Verwaltung Ihrer Projektressourcen gut funktioniert.

Was können Sie messen?

Natürlich ist es unmöglich, diese Kennzahlen zu verfolgen, wenn Sie keine Daten über die Verfügbarkeit Ihres Teams, Buchungen, erfasste Zeit oder Urlaube sammeln. Einige Projektmanagement-Tools verfügen über Funktionen für die Verwaltung von Ressourcen, aber Sie können auch eine spezielle Software für die Ressourcenverwaltung verwenden, um Ihre Prozesse zu analysieren.

Teamdeck ist eine Software zur Ressourcenverwaltung, mit der Sie Ressourcen für mehrere Projekte planen können. Die Mitarbeiter selbst können ihren Urlaub planen, ihre Verfügbarkeit protokollieren und die Zeit verfolgen, die sie für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet haben. Mit den Berichtsfunktionen von Teamdeck können Sie automatisch aktualisierte analytische Dashboards erstellen, die Sie später mit Ihren Managern oder Kunden teilen können. Sie können sich anmelden und die App kostenlos ausprobieren hier.

Wenn Sie auf der Suche nach Vorlagen und Ideen für Projektberichte sind, sollten Sie sich diese Beiträge ansehen:

Sind Sie bereit für die Einführung von Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen?

Wir hoffen, dass dieser Blogbeitrag Sie davon überzeugt hat, dass das Ressourcenmanagement Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bringen kann. Gleichzeitig wissen wir, dass die Implementierung eines neuen unternehmensweiten Prozesses eine Herausforderung sein kann. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, können Sie Termin für ein Gespräch mit Aniela, unsere Expertin für Kundenerfolg. Sie hilft Ihnen, den Bedarf Ihres Unternehmens an Ressourcenmanagement zu ermitteln, zeigt Ihnen, wie Sie Ressourcen mit einem speziellen Tool effizient verwalten können, und erstellt einen Plan für die Einführung dieser Strategie in Ihrem Unternehmen.

Verwandte Beiträge

Leiterschaft

8 Ideen zur Verringerung der Mitarbeiterfluktuation

  Eine geringe Mitarbeiterfluktuation ist das Ziel vieler Unternehmen, und das zu Recht. Wenn Ihre Mitarbeiterbindungsrate nicht zufriedenstellend ist, müssen Sie sich um die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter kümmern, und Personalwechsel können das Unternehmen schnell aus der Bahn werfen...

Ania Kitowska