Apptension - yazılım evi Polonya'dan - ayda yaklaşık $10.000 tasarruf sağlıyor ve bunu başarmak için yalnızca bir araç kullanıyoruz.

Ama her zaman bu kadar kolay değildi.

Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışan bir yazılım evi olarak, zaman takibi ve kaynak planlaması için çeşitli araçlar denedik.

Günün sonunda, yine de biraz hayal kırıklığına uğradık.

Elektronik tabloları doldurmaya dayalı zaman takip araçlarının kullanımı daha fazla zaman alır ve hatalıdır. Anlamsız tahmin raporlarından bıktığımız için kendi aracımızı oluşturmaya karar verdik ve işte böyle Teamdeck hayata geldi.

En başından beri bunu şirket içinde uyguladık. Hem kurum içi hem de uzaktan çalışan ekip üyelerimizin yanı sıra yarı zamanlı çalışanlarımızla birlikte projelerimize ayak uydurmamıza yardımcı oldu.

"Çalışanların müsaitlik durumlarının rezerve edilmesi, geleneksel planlı tatiller ve izin günleri listesinin ötesine geçiyor. Dijital göçebeler ve sanal ekipler çağında, farklı zaman dilimlerine yayılmış, esnek saatlerde çalışan ekip üyelerini yönetmek zorlu bir iştir." - Zbigniew Czarnecki, CEO at Apptension

Bu vaka çalışmasını, size gerçek hayattan bir örnek göstererek aşağıdakileri kullanarak nasıl fayda sağlayabileceğinizi göstermek için bir araya getirdik Teamdeck takımınızda.

Teamdeck'i ne için kullanıyoruz?

Yanlış kaynak tahsisi ve kullanılabilirliklerinin tahmin edilmemesi başarısızlığa yol açar. Projelerin 26%'si.

Bundan kaçınmak istediğimiz için, çalışanların zamanını takip edebileceğimiz, uygunluklarını, resmi tatilleri ve kişisel izin günlerini planlayabileceğimiz bir araca ihtiyacımız vardı.

Tüm bunları kesinti sürelerini önlemek için yapmak istedik, çalışanın yetersiz kullanımı ya da aşırı çalışma. Başka bir deyişle, sadece işlerini daha iyi planlamak ve yönetmek istedik.

Teamdeck ile hepsini yapabiliriz.

1. Kolay zaman takibi *

Teamdeck'te, belirli projeler için harcanan saatleri manuel olarak ayarlayabilir veya tek tıklamalı bir masaüstü zamanlayıcı ile takip edebiliriz.

Burada tahmine gerek olmadığından, bize daha doğru raporlar ve güvenilir zaman çizelgeleri verir. Ayrıca tahmini süreyi bir proje için harcanan gerçek süre ile karşılaştırabilir ve gelecekteki görevleri daha iyi tahmin etmek için kullanabiliriz.

* Bu vaka çalışmasını yayınladığımızdan bu yana epey zaman geçti...
Birkaç ay önce Mobil için Teamdeck. Mobil uygulamamız Teamdeck'in özelliklerini akıllı telefonunuza taşımanızı sağlar. Teamdeck'in web sürümüne erişmek zorunda kalmadan çalışma sürenizi takip edebilir, zaman çizelgelerini inceleyebilir ve takvime göz atabilirsiniz. 

Not: Mobil için Teamdeck yalnızca Teamdeck'in kayıtlı kullanıcıları tarafından kullanılabilir. Mobil oturum açmayı denemeden önce masaüstünde kaydolduğunuzdan emin olun. 

2. Gelişmiş kaynak çizelgeleme

Tek bir araç kullanarak çalışanların izin günlerini, ulusal tatilleri ve proje rezervasyonlarını takip edebiliyoruz. Ekip üyelerinin programlarını izleyebiliyoruz, böylece proje yöneticilerimiz için ekibin dağılımını planlamak ve birden fazla projeyi yönetmek daha kolay oluyor.

3. Daha doğru zaman çizelgeleri ve bütçeler

Teamdeck'i satış hattımıza da dahil ettik, bu da bize yeni anlaşmaları müzakere ederken zamanı ve mevcut çalışanları daha iyi tahmin etme imkanı verdi. Zaman çizelgeleri ve bütçeler daha doğru hale geldi.

Teamdeck'ten nasıl yararlandık

Tamam, Teamdeck'i ne için kullanabileceğinizi bildiğinize göre, onu şirketinizde uygulamanın faydalarının neler olduğunu görelim.

Bu bölümü finansal kazançlar ve proje yöneticisinin bakış açısından faydalar olarak ikiye ayırdık.

Her ay ne kadar para tasarruf ediyoruz?

Şirketimizde çalışan yönetiminin maliyetini hesaplamak için kendimize, genellikle çalışanların kendileri tarafından sorulan üç grup soru sorduk:

1. Bugün ne üzerinde çalışmalıyım? / Bunun üzerinde çalışmak için ne kadar zaman harcamalıyım?
2. Bir gün izin alabilir miyim? Kaç gün izin aldım? Tatil talebim onaylandı mı?
3. Bu ay ne kadar zaman takip ettim? Şu ana kadar ne kadar bütçe harcadım? Mevcut kaynak kullanımı nedir?

Şu anda yaklaşık 50 kişi istihdam ettiğimizden, bu soruları yanıtlamak için harcadığımız zamana bağlı olarak ne kadar para harcadığımızı hesaplamak için bu sayıyı ve $30 saatlik ücretini kullandık.

Teamdeck olmadan, bu yaygın yönetimsel mücadelelerle uğraşmak için çalışanların aylık $11,130 zamanını boşa harcadığımızı fark etmek için bir hesap tablosu ve bazı temel matematikler gerekiyordu.

Teamdeck bu israfı $1,249.50'ye düşürmemize yardımcı oldu, bu da bize ayda $9,880.50 tasarruf sağlıyor.

İlginç olan, 40% çalışanımız proje yöneticilerine günlük görevler hakkında soru sormak için en fazla zamanı harcadı. Bunun her ay 56 saatin boşa harcanmasına yol açtığını tahmin ettik, bu da daha iyi harcayabileceğimiz $1,680'e ulaştı.

PY'lerimiz için projeleri yönetmek daha mı kolay?

Teamdeck'i kullanmanın bir diğer avantajı da Proje Yöneticilerinin, hangi çalışanın o anda müsait olduğunu veya kimin görevini kısa sürede bitireceğini bilerek projeleri yürütmesinin daha kolay olmasıdır.

Öncelikle, farklı izin günlerini ve resmi tatilleri göz önünde bulundurarak uzun vadeli planları belirleyebiliriz.

Proje yöneticilerimiz doğru raporlar oluşturabiliyor ve bütçeyi takip edebiliyor. Daha sonra bu bilgiyi gelecekteki projeler için çalışanları daha iyi tahsis etmek, bütçeleri planlamak ve yeni anlaşmalar yaparken müşterilerimiz için daha iyi tahminler oluşturmak için kullanabilirler.

Raporlar PDF dosyaları olarak indirilebilir ve sprint incelemelerimize eklenebilir, bu da ekipler arasındaki iletişimi daha da kolaylaştırır.

Son olarak, yarı zamanlı çalışanlarımızın ne zaman müsait olduğunu kolayca takip edebiliyoruz.

Tüm bunlar proje yöneticilerimize çok fazla iş yükü getirerek ekipleri daha verimli yönetmelerini sağlıyor.

Kaynak yönetimi karşılığını veriyor

Şirketlerin 31% Access Group'un görüştüğü kişiler, belirli insan kaynaklarının kurumdaki görünürlüğünün düşük olmasının mücadele ettikleri büyük bir zorluk olduğunu belirtmişlerdir.

Şirketimizde bir kaynak planlama, izin yönetimi ve zaman takip aracı kullanmanın son derece faydalı olduğu kanıtlandı. Sadece tasarruf etmemize yardımcı olmakla kalmadı, aynı zamanda devam eden ve gelecekteki projeleri daha iyi planlamamızı ve yönetmemizi sağladı. Zbigniew Czarnecki, bunun çalışanları mutlu tutmak için de önemli olduğunu söylüyor:

"Kaynak yönetiminin her yönünü gözden geçirmek için zaman ayırmaya değer. Bir yandan maliyetli hatalar yapmaktan kaçınırken, diğer yandan çalışanlarımızın konforunu ve mutluluğunu koruyacağız."

Şirketinize zaman ve para kazandırın - çalışanları projelerde daha iyi takip etmek ve tahsis etmek için kaynak yönetimi aracına yatırım yapın.