Yazılım evleri ve BT danışmanlıkları genellikle aynı anda birden fazla projeyi yönetmek zorundadır. Bunu başarılı bir şekilde yapmak için, kanıtlanmış proje yönetimi süreçlerine ve elbette BT projelerinin nasıl yürütüleceğini bilen güvenilir proje yöneticilerine ihtiyacınız vardır.
Yine de, gemide harika PM'ler ve emrinizde en iyi proje yönetimi uygulamaları olsa bile, kendinizi bazı optimizasyon fırsatlarını fark ederken bulabilirsiniz. Belki de proje yöneticileri her hafta zaman alan raporlar üzerinde çalışmak zorunda kaldıkları için tam potansiyellerine ulaşamıyorlardır? Ya da ekip üyeleriniz birden fazla uygulama arasında veri hokkabazlığı yapmak zorunda kaldıkları için hayal kırıklığına mı uğruyor? Neyse ki, bu ve diğer zorlukları çözmek için otomasyonu kullanabilirsiniz.
Proje yönetimi otomasyonunu, proje yönetimine bağlı görevleri otomatik olarak tamamlama süreci olarak anlayabilirsiniz. Projeleri otomatik olarak teslim etmekten, örneğin insan müdahalesi olmadan yazılım oluşturmaktan bahsetmiyoruz. Hayır, ekibinizin bu alandaki uzmanlığını kullanmaya devam etmesi gerekecek. Bunun yerine, proje yönetiminde otomasyon, örneğin çift veri girişini önleyerek veya daha etkili iletişim iş akışları kullanarak daha iyi üretkenlik elde etmelerine yardımcı olabilir.
Herhangi bir işyeri otomasyonunun en belirgin faydalarından biri daha iyi üretkenliktir: ekipleriniz zaman alıcı, sıradan görevler için zamanlarını boşa harcamak zorunda kalmayacaklardır. Bunun da ötesinde, otomasyon çalışanlarınızın daha iyi, daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olabilir. Bu nasıl mümkün olabilir?
Otomasyon şunları destekleyebilir proje kaynak yöneti̇mi̇ Gerçek zamanlı raporlar, erken uyarı sistemleri veya bildirimler aracılığıyla süreçler. Bu tür mekanizmalar, proje yöneticilerinizin ve diğer ekip üyelerinin bir şeyler ters gittiğinde derhal tepki vermelerine yardımcı olur. Ayrıca, projenin durumunu analiz etmek ve herhangi bir optimizasyon gerekip gerekmediğine karar vermek gerektiğinde de kullanışlıdırlar.
Ayrıca, PM otomasyonu çalışanlarınızın mevcut araçlardan en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaya yardımcı olur. Bunları entegre etmek ve otomatik iş akışlarından yararlanmak, ekibinize proje yazılım geliştirme yaşam döngüsünün farklı aşamaları ve yönleri hakkında tam görünürlük sağlayacaktır. Otomasyonun ekibin moralini yükseltme çabalarınızı desteklediğini de düşünebilirsiniz. Sonuçta, insanlar iş yerinde kendilerini daha üretken ve yetkili hissettiklerinde, bağlılıkları da daha yüksek olur.
Muhtemelen proje ve kaynak yönetiminin bazı çok zorlu yönlerini otomatikleştiremeyeceksiniz. Örneğin, ekibinizin projelerinden birinde proje gereksinimlerinin önemli ölçüde değiştiğini düşünün. Yeniden yapmak zorundakaynak tahsisiProjenin zaman çizelgesini değiştirmek ve hatta belki de bu projenin iş açısından devam etmeye değer olup olmadığını yeniden düşünmek, etkili bir şekilde otomatikleştirebileceğiniz bir şey değildir.
Peki otomasyonun çok anlamlı olduğu süreçleri nasıl belirleyebilirsiniz? Yazılım şirketinizde iyi bilinen ve düzenli olarak tekrarlanan alanları düşünün. Yeni bir proje başlatıldığında genellikle planlanması gereken birkaç görevinizin olduğu proje başlatma süreci buna iyi bir örnek olabilir. BT veya yazılım şirketinizde bir proje başlatma şablonu veya iş akışı oluşturarak pazarlama proje yöneti̇m yazilimiBöylece zamandan tasarruf edebilir ve proje yöneticilerinizin aynı görevleri tekrar tekrar ayarlamak yerine başka şeylere odaklanmasına izin verebilirsiniz.
Bir önceki noktada, ekibinizin görevlerini otomatikleştirmekten fayda sağlayabileceği alanları analiz etmenizi tavsiye etmiştik. Bu sağlam bir ilk adımdır, ancak büyük olasılıkla tüm otomasyon fırsatlarını tespit edemeyeceksiniz. Proje ekibinizi kendi fikirlerini üretmeye teşvik etmek değerlidir. Ancak bunu yapmak için, en azından genel olarak hangi otomasyon olanaklarının olduğunu bilmeleri gerekir.
Onlara her gün kullandıkları farklı araçlarda yerleşik otomasyon özellikleri olduğunu, ancak özel uygulamalar da bulunduğunu açıklayın (örn, Zapier) otomatik iş akışları oluşturmak için kullanabilirsiniz. Müşteri toplantıları sırasında Evernote'a potansiyel ekip görevlerini yazmak da dahil olmak üzere notlar alan bir proje yöneticiniz olduğunu varsayalım. Bu proje yöneticisi, notlarını otomatik olarak görevlere dönüştürmek için Zapier'i kullanabileceğini fark ettiğinde, muhtemelen böyle bir otomasyonu uygulayacaktır. Daha önce, böyle bir iş akışı oluşturmanın mümkün olduğunun farkında bile olmayabilirlerdi.
Otomatik uyarılar faydalıdır - sadece geliştirme ekibinize sorun. Muhtemelen sunucu çöktüğünde veya sistemlerden biri arızalandığında uyarılar ayarlamışlardır. Proje yönetimi söz konusu olduğunda, planlanan bütçenin sınırına yaklaştıklarında proje ekibini uyarabilirsiniz.
E-posta veya Slack bildirimleri uyarı görevi görebileceği gibi yararlı hatırlatıcılar olarak da kullanılabilir. Aşağıdaki senaryoyu düşünün:
Çoğu yazılım şirketi, projelerinin maliyetlerini izlemek için zaman takibini kullanır. Ne yazık ki, çalışanların zaman çizelgelerini zamanında doldurmayı ya da otomatik bir zaman izleyiciyi açmayı unutmaları nadir değildir. Bunun yerine, zaman izleme tahminlerini haftanın veya daha da kötüsü ayın sonunda eklerler.
Açıkçası, bu tür kesin olmayan verilere dayalı bir analiz güvenilir olmayacaktır, hatta yanıltıcı bile olabilir. Her gün bir zaman çizelgesi doldurmak için otomatik bir Slack hatırlatıcısı bu sorunun üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.
Proje ekiplerinizle ilgili otomatik Slack bildirimleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bir proje yöneticisinin proje ekiplerinizde çok önemli bir rolü olduğu açıktır. Tesadüfen, genellikle proje yönetimi otomasyonu ile optimize edilebilecek faaliyetleri gerçekleştiren bir kişidir. Örneğin, birçok proje yöneticisi saatlerini not alarak geçirir proje durum raporlari her hafta müşteriler için. Müşterilerimizin projelerinde neler olup bittiğini bilmelerinin çok önemli olduğunu düşünebilirsiniz.
Elbette, ancak proje raporlarını yazma süreci çok verimsiz olma eğilimindedir. Bunu nasıl otomatikleştirebilirsiniz? Bir kez yapılandırdığınız ve ardından yalnızca mevcut durumu kontrol ettiğiniz otomatik güncellenen proje raporlarını kullanmak burada akıllıca bir seçim olacaktır. Bu tür raporlar, kaynak yönetimi araçlarının yanı sıra birçok PM uygulamasında da mevcuttur.
Uygulamalardan bahsetmişken, ekiplerinizin kullandığı araçların otomasyon seçenekleri sunduğundan emin olmanız gerekir. Aksi takdirde, özel geçici çözümler oluşturmanız gerekecektir. Elbette, bir yazılım şirketinin belirli bir aracın açık API'si ile kişiselleştirilmiş bir entegrasyon oluşturması büyük bir teknik zorluk olmayabilir, ancak bu, şirketiniz için farkında olmanız gereken ek bir maliyettir.
Özel iş akışları ve tetikleyiciler, otomatik durum güncellemeleri, güçlü raporlama seçenekleri vb. sunan araçları arayın. Bir ürün demosu sırasında özellikle PM otomasyon olanakları hakkında soru sormak da iyi bir fikirdir. Düşündüğünüz uygulamanın arkasındaki ekip, ekibinizin görevlerini nasıl otomatikleştirebileceğiniz konusunda size ilginç fikirler verebilir.
Etkin kaynak yönetimi projeleri kolaylıkla planlamak ve yönetmek isteyen bir yazılım evi için önemli bir stratejidir. Dikkat etmeniz gerekenler kaynak planlamasıİnsanların müsaitlik durumunu göz önünde bulundurun ve dengeli bir iş yükü sağlamaya çalışın (hakkında okuyun i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Bu nedenle, birçok BT şirketi özel kaynak yöneti̇m yazilimi proje yönetim yazılımlarının üstünde.[/vc_column_text]
Etkileşimli bir kaynak takvimi, projelerin planlanmasını ve izlenmesini çok daha kolay hale getirir.
Unutmayın ki kaynak yöneti̇mi̇ araçlari ayrıca yararlı otomasyon özellikleriyle birlikte gelir. TeamdeckÖrneğin, Slack/e-posta uyarıları ve bildirimleri, otomatik güncellenen raporlar, yerleşik entegrasyonlar ve güçlü API sunar. Bu özellikleri uyarılar veya hatırlatıcılar ayarlamak, proje yöneticilerinin proje raporlarını hızlı bir şekilde hazırlayabilmesini sağlamak ve Teamdeck'i tercih ettiğiniz PM yazılımına bağlamak için kullanabilirsiniz.
Yazılım evinizde kullanabileceğiniz bir çözüm gibi mi geliyor? Bize ulaşmaktan çekinmeyin ve Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarı uzmanımızla iletişime geçebilirsiniz. Size Teamdeck'i gezdirmekten ve kuruluşunuzdaki proje yönetimi süreçlerini daha verimli ve etkili hale getirmek için bu uygulamayı nasıl kullanabileceğiniz konusunda fikir vermekten mutluluk duyacağız.
İşletme sahipleri ve kaynak yöneticileri için en zor görevlerden biri vardiya planlamasıdır. Kimin ne zaman ve ne üzerinde çalışacağını, kişisel tercihlerine ve çalışma koşullarına göre planlamak oldukça zorlayıcı ve zaman alıcı olabilir.
Bir yazılım evi olarak, belki de en iyi zaman yönetimi uygulamalarını test ettik. Çoğunlukla ABD ve İngiltere'den ticari müşterileri olan BT ve yazılım sektöründe, kesinlikle en iyi uygulamalarla çalışmaya alışkınız.