Proje Yöneticisinin Proje Durum Raporu Rehberi

Bir projeden sorumlu olduğunuzda, projenin durumunu müşterilerinize ve proje paydaşlarınıza düzenli olarak iletmeniz gerekir. Tabii ki, ilerlemeyi kendiniz de takip etmek istersiniz: bu konuda konuşmak bile zordur etkili proje kaynak yönetimi İnsanların performansını izlemeden ve KPI'ları ölçmeden.

Okuyucularımız bu makale sayesinde neler öğreniyor? 

• Proje durum raporu ne değildir
• Nasıl olur da kaynak yöneti̇m yazilimi proje durum raporlarının oluşturulmasında yardım

KPI'ların kendilerine gelince, muhtemelen projenizin zamanında, bütçe dahilinde ve ekip üyelerini gereksiz yere zorlamadan yapılacağından emin olmak istersiniz. Sonuç olarak, muhtemelen çalışanlarınız tarafından kaydedilen zamanı (ve parayı) izlemek, fazla mesaiyi takip etmek ve gerçek ilerlemenin proje tahminlerinizle nasıl karşılaştırıldığını analiz etmek istersiniz.

Tüm paydaşları proje sağlığı hakkında bilgilendirmek için onlarla düzenli olarak iletişim kurmanız gerekir. Bunu yapmanın etkili bir yolu, projeyle ilgili ana güncellemeleri içeren haftalık durum raporları göndermektir.

Bu makalede, sıfırdan bir proje durum raporunu nasıl oluşturacağınızı göstereceğiz. Teamdeck, tam bir SaaS kaynak yönetimi yazılımı.

Proje durum raporu nedir?

Kısacası, bir durum raporu PY'den proje paydaşlarına gönderilen düzenli bir güncelleme. Proje hakkında üst düzey bilgiler içermelidir: son ilerleme, gelecek planlar, riskler ve sorunlar.

Gördüğünüz gibi, bir proje durum raporu çok basit bir şey gibi görünüyor. Ancak bunu tam olarak anlamak için, bu raporun hedeflerini, faydalarını ve temel unsurlarını biraz daha derinlemesine inceleyeceğiz - hepsi de proje durum raporlarınızı güvenle oluşturabilmeniz için.

Düzenli proje durum raporlarının amacı

Aylık veya haftalık proje durum raporlarınızı oluşturmanızın ana nedeni, paydaşları (hem iç hem de dış) projede neler olup bittiği hakkında bilgilendirmektir: kaydettiğiniz ilerleme, ulaştığınız kilometre taşları, karşılaşabileceğiniz sorunlar veya riskler. Bu nedenle, iyi bir durum raporu size oldukça fazla zaman kazandıracaktır - yöneticinizin veya müşterinizin ek sorular sormasına veya durum toplantıları düzenlemesine gerek kalmayacaktır (bu arada, çok etkili değildir).

Aynı zamanda, büyük resme bakmanız için de iyi bir fırsattır. Çoğu zaman, proje yöneticileri günlük işlerle ve bir görevden diğerine geçmekle o kadar meşgul olurlar ki, projelerinin stratejisi veya üst düzey genel görünümü hakkında düşünmeyi unuturlar. Sonuç olarak, ortaya çıkan kalıpları veya iyileştirme alanlarını fark edemeyebilirler.

Durum raporu, PY ile paydaşlar (müşteriler, iç yöneticiler) arasında etkili bir iletişim aracıdır. Ne yazık ki, bazen yanlış yorumlanabilmekte ve yukarıda belirtilen hedefleri yerine getirmeyen bir şeye dönüşebilmektedir. Durum raporunun ne olmadığını hatırlatmanın önemli olduğunu düşünüyoruz.

Proje durum raporu ne değildir

Her şeyden önce, durum raporunuz bir proje günlüğü olmamalıdır: son güncellemenizden bu yana olup biten her şeyin ayrıntılı bir hesabı. Elbette çok önemli olduğunu düşündüğünüz bir şey olmadığı sürece, her ekip arkadaşının ne yaptığını ve ne yapmadığını açıklamak gerekli değildir. Burada bir senaryo oynayalım:

Diyelim ki birinin düşük performansı size göre projeyi riske atıyor. Durum raporunuzda bundan bahsetmeli misiniz? Özünde evet, potansiyel bir engel olduğu için bundan bahsedebilirsiniz. Ancak önemli olan, öncelikle bir eylem planı yapmanız gerektiğidir: bu çalışanla bir toplantı planlayın, değiştirme seçeneklerini değerlendirin ve olası bir personel değişikliğinin proje zaman çizelgesini nasıl etkileyebileceğini değerlendirin. İşin özüne inmeye çalışın ve ardından eyleminizin etkilerini raporlayın: durum raporu ekip arkadaşlarınızdan şikayet etme yeri değildir, iki P'ye odaklanın: ilerleme ve planlar.

Raporlama proje yönetiminin büyük bir parçası olsa da, birincil odağınız olmamalıdır. Paydaşlarınız işinizi yapmaya vaktiniz olmadığını hissettirecek kadar ayrıntılı ve sık raporlar talep ediyorsa, bunu yöneticinizle tartışmanın zamanı gelmiştir. Proje durum raporları kısa, bilgilendirici olmalı ve aşağıdaki şekilde oluşturulmalıdır proje yönetimi şablonu Başbakan'ın işini yavaşlatmadan.

Proje durum raporunun temel unsurları

Durum raporlarınızı gönderdiğiniz paydaşların çalışma haftaları boyunca birçok farklı güncelleme aldıklarını varsaymanız gerekir. Bu nedenle proje raporunuza, bu belgenin ne hakkında olduğunu hızlı bir şekilde kavramalarını sağlayacak verilerle başlamalısınız. En azından proje adını ve adınızı eklemeyi unutmayın.

Proje sağlığını özetleyecek ve belirli bir raporun kritik öneme sahip olduğu konusunda paydaşları potansiyel olarak uyaracak bir unsur eklemek iyi bir fikirdir. Bu, tüm raporun tonunu belirleyecek renk kodlu bir proje durumu güncellemesi olabilir. Kırmızı bir "raydan çıktı" işareti paydaşlarınıza bir şeylerin yolunda gitmediğini hemen bildirirken, yeşil bir "yolda" mesajı her şeyin yolunda olduğunu bildirecektir.

Şimdi ekibiniz tarafından kaydedilen ilerlemeyi özetleme zamanı. Son durum raporunuzdan bu yana elde edilen kilometre taşlarından bahsetmelisiniz. Unutmayın: bu, tamamlanan her bir görevi ve düzeltilen hataları listelemekle ilgili değildir. Bunun yerine, son zamanlarda neler yapıldığına dair genel bir fikir vermeye çalışın.

Proje durum raporunun bir sonraki bölümünde, bir sonraki hafta / baskı için planınızdan bahsedebilirsiniz (raporunuzu ne sıklıkta gönderdiğinize bağlı olarak). Yine, görev düzeyinde değil, kilometre taşı düzeyinde yazmaya çalışın, ancak çok genel olmayın. "Uygulamayı geliştirmek için çalışacağız" türünden bir mesaj uçmayacaktır.

Ardından, karşılaştığınız potansiyel riskleri ve sorunları ana hatlarıyla belirtebilirsiniz. Daha önce de belirtildiği gibi, olası çözümleri ve geçici çözümleri dahil etmeye çalışın. Paydaşların yardımına ihtiyacınız varsa, proje durum raporunda bunu onlara da hatırlatabilirsiniz. Diyelim ki müşterinizin e-ticaretinin mobil versiyonu üzerinde 3 hafta içinde çalışmaya başlamak istiyorsunuz. Ancak çalışmaya başlayabilmeniz için müşteriden mobil uyumlu ürün görselleri almanız gerekiyor. Bu, bir sonraki hafta/baskıda ele alınacak bir plan olmasa da, müşteriniz için bir eylem noktası olarak bunu önceden, tercihen durum raporunuzun sonuna doğru belirtmelisiniz. 

Proje durum raporlarını ne sıklıkla göndermelisiniz?

Muhtemelen, proje durum raporlarını göndermenin en yaygın temposu her haftadır. Bu tür haftalık proje raporları çok uzun veya çok ayrıntılı olmamalıdır, ancak ilgili herkese bir kontrol hissi verecektir.

Siz ve ekip arkadaşlarınız iki hafta süren sprintler halinde çalışıyorsanız, her sprint için tek bir durum raporu gönderebilirsiniz.

Proje durum raporu nasıl oluşturulur?

Proje durum raporunuzu oluşturmak için sıradan bir metin belgesi kullanabilirsiniz. Bazı şirketler çalışanlarını aşağıdaki konularda durum raporları yazmaya ve paylaşmaya teşvik eder Gevşeklik veya Skype. Bu seçeneklerin tümü, projenin yazılı özetlerini veya açıklamak istediğiniz kilometre taşlarını göndermek için uygundur. Bununla birlikte, düşünmek isteyebileceğiniz şey, proje durum raporunuza etkileşimli grafikler eklemektir. Neden mi? Veri görselleştirmeleri, paydaşların projenizin durumunu anlamasını kolaylaştıracaktır. Bir yakma/yıkma grafiği, onlara projenin nerede olduğunu yazılı açıklamanızdan daha iyi anlamalarını sağlayacaktır.

Bu blog yazısında, durum raporunuzu ekip arkadaşlarınızla birlikte kullandığınız uygulamalarda zaten mevcut olan verilerle zenginleştirmenizi teşvik edeceğiz. Ne tür uygulamalardan bahsediyoruz?

• Proje Yönetim Yazılımı: birçok PM aracı, projenizin durumu hakkında önemli grafikleri dışa aktarmanıza olanak tanır: örneğin, Gantt grafikleri veya görevlerin dökümü. Bunun da ötesinde, bazı proje yönetim yazılımları doğrudan uygulamadan durum raporları göndermenize izin verir.
• Kaynak yönetim yazılımıProje yönetimi odaklı araçlara benzer şekilde, RM uygulamaları da faydalı raporlama özelliklerine sahip olabilir. Ekibinizin kaynak takvimindeki verileri kullanarak, ekip ve proje sağlığı hakkında iyi bir genel bakış sağlayan grafikler oluşturabilirsiniz.

Çalışanlarınızın işlerini yönetmek için kullandığınız uygulamalarda oluşturabileceğiniz durum raporlarının büyük bir avantajı, böyle bir raporu bir kez yapılandırdığınızda her zaman orada olmasıdır. Haftalık bir durum raporu göndermek istediğinizde her seferinde sıfırdan hazırlamanız gerekmez; tüm veriler tek bir yerde bulunur. Otomatik güncellenen durum raporları, paydaşlarınızdan biri raporlama programınızın dışında göndermenizi istediğinde de kullanışlıdır: sorun değil, her zaman hazırdır.

kullanarak bir proje durum raporunu nasıl oluşturabileceğinizi görelim kaynak yönetimi uygulaması, Teamdeck.

Teamdeck ile proje durum raporları nasıl oluşturulur?

Teamdeck bir kaynak yöneti̇m yazilimi yaratıcı ajanslar, yenilikçi BT ekipleri ve sektörde çığır açan girişimler tarafından kullanılmaktadır. Şirketinizin kaynak ve proje yönetimi araçlarının devam eden projeleriniz hakkında veri alabileceğiniz en iyi kaynaklar olduğundan daha önce bahsetmiştik ve Teamdeck de bir istisna değildir. Raporlama paketi, ekibinizin programına ve zaman çizelgelerine dayalı olarak otomatik güncellenen proje raporları oluşturmanıza olanak tanır.

Bu raporları şirketinizdeki kişilerin yanı sıra dış paydaşlarla da paylaşabilirsiniz. Proje paydaşlarının durumun nasıl ilerlediğini görebilmesi için proje durum raporu belgenize Teamdeck tarafından oluşturulan rapora bir bağlantı ekleyin. Bu bağlantı altında örnek bir durum raporuna göz atın-Birazdan benzer bir tanesini nasıl inşa edeceğinizi öğreneceksiniz.

Size nasıl inşa edeceğinizi göstereceğimiz proje şunları içerecektir:

• Ekip üyeleri tarafından kaydedilen zamana genel bir bakış ve ilk tahminlerle (rezervasyonlar) karşılaştırma.
• Her bir ekip üyesi tarafından ne kadar para kaydedildiğine dair bir özet (zaman çizelgelerine ve saatlik ücretlerine göre).
• Rol başına kaydedilen süre.
• Farklı departmanlar tarafından kaydedilen zaman.
• Fazla mesai raporu.
• Proje yakma izleyicisi.

Hadi dalalım!

Ücretsiz Teamdeck hesabınızı başlatın

Teamdeck ile proje durum raporunuzu oluşturmak için yapmanız gerekenler hesap oluşturun Uygulamada bu aracı ücretsiz olarak keşfetmek için 14 gününüz olacak. Ekibinizi işe almak basit olacak: şirketinizin üzerinde çalıştığı projelerin bir listesiyle birlikte verilerini uygulamaya aktarabilirsiniz. Ayrıca şunları da yapabilirsiniz Teamdeck'in müşteri başarısı uzmanları ile bir danışmanlık planlayın: Veri odaklı kaynak yönetimine başlamanıza yardımcı olabiliriz.

Teamdeck hesabınıza giriş yaptığınızda, uygulamanın üst menüsünde raporlama bölümünü bulabilirsiniz. Kontrol panelinden, raporunuzun temeli olarak kullanmak için bir rapor şablonu seçebilir veya kendi başınıza bir tane oluşturabilirsiniz.

Bugün, sıfırdan bir proje durum raporu oluşturacağız, bu nedenle özel oluştur seçenek.

Yeni, boş raporunuz açıldığında, rapora bir ad vermeyi (daha sonra kolayca bulabilmek için proje adınızı kullanın) ve uygun tarih aralığını vermeyi unutmayın.

Not: Raporunuz ayarlandıktan sonra bile tarih aralığını değiştirebilirsiniz. Veriler seçtiğiniz zaman aralığını yansıtacak şekilde değişecektir. Bu şekilde, her zaman geri dönebilir ve geçmiş bir zaman dilimine ait sonuçları kontrol edebilirsiniz.

Tahminlerle gerçekleşenleri takip edin

Proje durum raporumuzun ilk unsuru, tahmini saatler (rezervasyonlar) ile ekibinizin zaman çizelgelerinde kaydettiği gerçek saatleri görselleştiren bir çubuk grafik olacaktır. Proje tahminleri ile gerçekler arasında bir miktar fark varsa kendinizi kötü hissetmemelisiniz. Bu tamamen normaldir - proje tahminleri nadiren doğru çıkar. Ancak bu tabloyu analiz etmek size tahminler ve gerçekleşmeler arasındaki değişimin sabit olup olmadığını ya da belki de projede gerçekleşmelerin planlarınızı önemli ölçüde revize ettiği bir an olup olmadığını görme fırsatı verir. Bunu projenizin zaman çizelgesiyle karşılaştırın: büyük olasılıkla projenin bir bölümünü ve hatta burada suçlanacak belirli bir görevi tanımlayabilirsiniz. Sizin için bir ders mi? Bir dahaki sefere benzer bir projeyi tahmin ederken, teslimatın bu riskli kısmı için daha büyük bir tampon oluşturmayı bileceksiniz.

[/vc_column_text]

Proje ekibinizdeki farklı rollere göre zaman çizelgelerinin bir dökümünü oluşturun

Verilerinizi daha derinlemesine incelemek ve örneğin ekibinizin zaman çizelgelerini farklı rollere ayırmak isteyebilirsiniz. Farklı rollerin iş yüklerinin oranını görselleştirmek için bir pasta grafik harika olacaktır.

Ekibimizin 141 kayıtlı saatinden UX Tasarımcısının 44 % kaydettiğini görebiliyoruz. Peki, bu bizim için neden önemli? İlk olarak, projenin mevcut durumunun bir göstergesi olabilir. UX Tasarımcıları genellikle proje üzerinde üretimin ilk aşamalarında çalışırlar. Projenin sonuna doğru benzer bir iş yükü oranına sahip olduğunuzu düşünün. O zaman bu, UX Tasarımcısının, belki de kullanıcılarla yapılan kullanılabilirlik testleri sırasında ortaya çıkardıkları bazı UX sorunlarını düzelttiği anlamına gelebilir.

Teamdeck'in projenizde çalışan farklı kişilerin iş unvanlarının ne olduğunu nasıl bildiğini size bildirmek için iyi bir an. Bu tür bilgilerin sizin tarafınızdan sağlanması gerekir: özel alanlar oluşturabilir ve bunları Teamdeck'te hem kişilere hem de projelere ekleyebilirsiniz. En popüler proje odaklı özel alan "Müşteri "dir. Kişiler söz konusu olduğunda, özel alanları genellikle "İş Unvanı", "Ofis konumu", "Kıdem", "Departman" içerir.

Ekip arkadaşlarınıza ve projelerinize özel alanlar eklemenin iki önemli faydası vardır:

• Kaynak takviminizi filtreleyebilir ve yalnızca belirli kriterleri karşılayan kişileri/projeleri görüntüleyebilirsiniz. Diyelim ki yaklaşan bir proje üzerinde çalışabilecek bir grup oluşturmaya çalışıyorsunuz. İdeal olarak ABD'de yaşayan deneyimli yazılım geliştiricileri arıyorsunuz, çünkü müşteri orada. Sadece isim listesine bakarak uygun kişileri bulmak zor olacaktır, özellikle de yetenek havuzunuz genişse. Özel alanları kullanarak, gereksinimlere uyan kişileri hızlı bir şekilde belirleyebilirsiniz.
• Bu özel alanları raporlamada ek kriterler olarak kullanabilirsiniz. Bir proje durum raporu üzerinde çalışırken, farklı departmanlar tarafından kaydedilen maliyetlerin bir dökümünü eklemek isteyebilirsiniz. Özel alanlar sayesinde verileri tanımladığınız kategorilere göre kolayca gruplayabilirsiniz. İzlenen zamanın farklı roller arasındaki dağılımını gösteren grafik buna bir örnektir. Şimdi, benzer bir kullanım durumuna göz atacağız.

Farklı departmanların ne kadar zaman kaydettiğini kontrol edin

Tıpkı belirli iş unvanlarına ayrılmış zaman çizelgelerini analiz edebildiğiniz gibi, projenizde hangi ekiplerin zaman kaydettiğini de kontrol edebilirsiniz. Önceki adımda yaptığınız gibi aynı pasta grafiği oluşturun, ancak verileri "İş unvanlarına" göre gruplamak yerine "Departmanlar" veya "Ekipler" i seçin (kuruluşunuzda ne tür özel alanlara sahip olduğunuza bağlı olarak).

Neden verileri iş unvanları yerine departmanlara ayırmak istiyorsunuz? Derinlemesine bir analiz yapmak istemediğinizde, bunun yerine projeye dahil olan farklı ekiplerin (tasarım, pazarlama, programcılar) ne kadar zaman harcadığını görmek istediğinizde kullanışlıdır.

Görselde, şu ana kadar proje için harcanan zamanın büyük bir kısmının üretim ekibi tarafından kaydedildiğini görebilirsiniz. Bu noktada bu beklenen bir durumsa, projenizin doğru yolda olduğunun ek bir kanıtıdır.

Fazla mesaiyi hesaplayın

Birçok proje yöneticisi bir miktar fazla mesainin kaçınılmaz olduğunu söyleyecektir ve bu bakış açısına katılsanız bile, yine de kimin fazladan mesai yaptığını takip etmelisiniz. Kullandığınız kaynak yönetimi yazılımına bağlı olarak, fazla mesaiyi hesaplamak veya ayırt etmek için farklı seçenekler olabilir. Teamdeck ile "fazla mesai", ekip üyelerinizin zamanlarını kaydederken kullanabilecekleri varsayılan zaman çizelgesi etiketlerinden biridir. Sonuç olarak, proje raporlarınız da bu etikete dayalı verileri görüntüleyebilir.

Başka bir pasta grafik oluşturalım ve Onaylanmış fazla mesai zaman çizelgesi etiketini verilerimizi bölmek için bir metrik olarak kullandık. Hemen ardından, bu ekibin seçilen zaman diliminde 67 saatten fazla fazla mesai yaptığını görebilirsiniz. 

Sağdaki tabloya bakarak, bu projede çalışan her bir kişi tarafından ne kadar fazla mesai kaydedildiğini görebilirsiniz. Bu grafiğin ayarlarına gider ve biçimi zamandan yüzdeye değiştirirseniz, bu ekibin fazla mesaisinin yüzde özetini görebilirsiniz. Bizim durumumuzda, Brett Konopelski bu proje ekibinin tüm fazla mesaisinin 91%'sini kaydetmiştir. Belki de çok fazla işi vardır?

Burnup tracker ile projenizin ilerleme durumunu takip edin

Bir proje yöneticisi olarak, muhtemelen proje durum raporlarında tükenme izleyicilerini görmeye daha alışkınsınızdır. Yakma grafiği, adından da anlaşılacağı gibi, belirli değerlerin zaman içinde nasıl arttığını gösterir. Bizim durumumuzda, tahmini saatlere (rezervasyonlar - koyu yeşil) ve kaydedilen gerçek zamana (zaman çizelgeleri - parlak yeşil) odaklanıyoruz.

Söz konusu dönemin başından itibaren ekibimiz planlanandan daha fazla zaman kaydetmeye başladı. Tahmin edilen ve gerçekleşen arasındaki fark ayın ortalarında büyüdü. Böyle bir özet, projenizin beklenenden çok daha fazla çalışma saati üretmeye başladığı anı tam olarak tespit etmeyi kolaylaştırır.

Kendi proje durum raporlarınızı oluşturmaya başlamaya hazır mısınız?

Bilgilendirici proje durum raporları oluşturmak, etkili proje yönetiminin önemli bir unsurudur. Durum raporları zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur: projenizle ilgili bilgileri üstlerinize sunmanız gerekmez; veriler onların görmesi ve analiz etmesi için hazırdır. Bunun da ötesinde, projenin ilerleyişinin bir özeti, proje yönetimi çabalarınızın optimizasyonu ile ilgili daha iyi kararlar almanızı sağlar. Fazla mesai saatlerinde bir artış mı görüyorsunuz? Belki de ekibinizin iş yükünü dengelemenin veya zaman çizelgesini müzakere etmenin zamanı gelmiştir.

Bu proje raporlama kılavuzunun proje yöneticisi veya proje ekibi lideri olarak işinizde size yardımcı olacağını umuyoruz. Ekibinizin performansını takip etmek veya ilerlemeyi üst düzey yöneticilere iletmek için kullanın. Oluşturmak için Teamdeck kullanırsanız, proje raporunuzu müşterinizle veya yöneticilerinizle kolayca paylaşabilirsiniz.

Teamdeck ile kendi proje raporunuzu oluşturmak için daha fazla yardım almak ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayın. Uzmanımız, ekibiniz ve projeniz için en uygun proje raporu şablonunu oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Yayınladığımız diğer proje raporlama kılavuzlarına da göz atmak isteyebilirsiniz:

• Zaman çizelgesi raporu şablonu oluşturma: Ekibinizin zamanı hakkında size her türlü bilgiyi sağlayacak bir rapor oluşturun: farklı projelerde ne kadar zaman harcadıkları, fazla mesai olup olmadığı, kaç faturalandırılabilir saatin izlendiği vb. 
• Etkin proje yönetimi için ekip performansı KPI'larını takip edin: Farklı projelerin çalışan verimlilik oranını ve yatırım getirisini hesaplayan bir rapor oluşturmak için adım adım kılavuz.
• Kaynak kullanımı nasıl ölçülür? Kaynak kullanımının izlenmesi son derece önemlidir - ekip üyelerinizin katılımını sağlamak ve aynı zamanda tabaklarında çok fazla şey olmadığından emin olmak istersiniz.
• Teamdeck ile projenizin bütçesini takip edin: Proje üzerinde çalışan personeliniz tarafından ne kadar para girişi yapıldığına dair size her zaman güncel bilgi sağlayacak bir rapor oluşturun.
• Zaman çizelgelerine göre çalışan bordrosunu hesaplayın: Teamdeck'i kullanarak bordro hesaplamalarını ekibinizin çalışma süresine göre yapılandırabilir ve ücretli̇ i̇zi̇n poli̇ti̇kasi.