Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur, ve güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha karmaşıktır. Birçok çalışan uzaktan çalıştığında durum daha da zorlu hale gelir.
Bu makaleden ne öğreneceksiniz?
Nasıl bir online takvim planlayıcı proje yönetimine yardımcı olur
Nasıl Teamdeck kaynak yönetimi yazılımı çevrimiçi planlamada kullanılır
Çevrimiçi program planlayıcı ile çevrimiçi takvim planlayıcı arasındaki farklar
Bir çevrimiçi takvim planlayıcısının nasıl çalıştığına dair oldukça güzel bir fikir edinmeden önce, pazarın neye benzediğini bilmeniz gerekir.
Her şeyden önce, çevrimiçi bir takvim planlayıcı, takvim planlayıcı yazılımı, proje planlama aracı, proje planlama takvimi, takvim planlama aracı, çevrimiçi program planlayıcı veya kaynak planlama yazılımı - aynı role sahiptir. Sizin ve ekip üyelerinizin işlerini organize etmenize yardımcı olurlar.
Çevrimiçi takvim planlayıcısı mı yoksa geleneksel takvim mi?
İkinci olarak, proje yönetimi süreçlerini ve bunlarla ilgili zorlukların ve beklentilerin çeşitliliğini dikkate almaya her zaman ihtiyaç vardır. Yöneticiler bir tür proje yönetimi çözümü veya sadece çevrimiçi bir program planlayıcı kullanırken, aşağıdaki gibi işlevlere dikkat ederler:
Tam ekip, görevler ve zaman şeffaflığı (sektörümüz kuş bakışı ifadesi sayesinde bunu iletmek için kullanır)
Özelleştirme yetenekleri ve özelleştirilebilir raporlar
Çalışanların zaman takibi faturalama süreçlerinin desteklenmesi de dahil olmak üzere zaman çizelgeleri yönetimi
Eskisinden daha kolay ekip planlama ve görev atama süreci
Farklı zaman dilimlerindeki çalışanları yönetebilme
Müsaitlik veya devamsızlık yönetimi
Etiketleme, renk kodlama, önceliklendirme özellikleri
İzin yönetim sistemi yazılımı - çünkü herhangi bir proje zamanında tamamlanmalı
Üçüncüsü, çevrimiçi takvim planlayıcısı, büyük bir proje yönetim araçları ailesinin sadece bir dilimidir. Çevrimiçi takvim planlayıcıları pazarındaki rakibimiz Wrike'ın makalesine göre, proje yönetimi yazılımı 4 tür çevrimiçi takvim planlayıcısı önermektedir.
Çevrimiçi takvim planlayıcı, çevrimiçi program oluşturucu veya çevrimiçi program planlayıcı - nasıl adlandırırsanız adlandırın, ortak noktaları bir pano, görevler ve bunlara atanmış kişilerdir. Bu planlayıcılar genellikle sürükle ve bırak işlevselliğine sahiptir ve kullanıcıların kolayca görev atamasına ve programları yeniden düzenlemesine olanak tanır.
[Kaynak: Teamdeck - kaynak yöneti̇m yazilimi çevrimiçi takvim planlayıcısına göre]
Gantt grafiği iki ekseni olan bir grafiktir. Yatay olanı bir projenin zaman çizelgesini gösterir. Dikey olanı ise çubuklara benzeyen tüm görevleri gösterir.
Görsel bir pano, görevleri/projeleri farklı kategorilere ayırır ve her kategori farklı bir projenin aşamaları. En tipik düzen "yapılacaklar", "devam ediyor" ve "tamamlandı" şeklinde olup diğerleriyle desteklenir.
[Kaynak: Trello - takvim görünümlü ekip yönetimi çözümü]
Farklılıklara rağmen amaç aynıdır. Çevrimiçi takvim planlayıcısı veya bizim tercih ettiğimiz şekliyle çevrimiçi program planlayıcısı, bir takvim görünümünde/takvim panosunda görevleri, projeleri ve etkinlikleri planlamanıza ve eklemenize olanak tanıyan bir yazılım aracıdır.
Kulağa basit geliyor, ta ki biz başka bir terim kullanana kadar - sadece "takvim planlayıcısı". Ve bu yeni bir soruyu başlatan bir dürtü olmalı: herhangi bir fark var mı? Bir planlayıcının çevrimiçi bir takvimden (örneğin Google Takvim) farkı nedir?
Bu iki tür uygulamanın farklı amaçları vardır:
takvim, etkinlikleri (örneğin toplantılar) planlamanıza olanak tanır ve bunları hatırlatır,
Çevrimiçi bir planlayıcı ayrıca etkinlikleri planlamanıza (örneğin, görevler ekleme, hatırlatıcılar ayarlama, etkinlikler ekleme, etkinlikleri düzenleme, notlar ekleme) olanak tanır, ancak ek olarak güçlü iş planlama özellikleriyle birlikte gelir. Bu özellikler arasında müsaitlik yönetimi, görevler arasındaki bağımlılıkların izlenmesi, zaman takibi ve proje analizleri yer alabilir.
Çevrimiçi takvim araçlarının işinizi planlamanıza da yardımcı olabileceğini söyleyebilirsiniz. Ve bu, en azından kişisel kullanım için doğrudur. Ancak, son teslim tarihlerini belirlemeniz veya ekibiniz (veya birden fazla ekip) için bir program oluşturmanız gerektiğinde, çoğu takvimin sunduğundan daha fazla özelliğe ihtiyacınız olacaktır.
Faydalardan bahsedelim: çevrimiçi takvim planlayıcıları kullanmanın somut kazanımları nelerdir? Bunları birkaç kategoriye ayırmaya karar verdik:
Ekibinizin mevcut görevleri veya yaklaşan görevleriyle ilgili gereksiz ileri geri konuşmalar için kaç saat harcadığını hiç merak ettiniz mi? Apptension, 50 kişilik bir yazılım geliştirme şirketi "Bugün ne üzerinde çalışmalıyım?", "Tatil talebim onaylandı mı?" gibi sorularla her ay $11k'dan fazla para kaybettiklerini hesapladı. Çevrimiçi bir takvim planlayıcısı ile bu rakamı neredeyse $10k azaltmayı başardılar!
Kuruluşunuzda/ekibinizde çevrimiçi bir planlayıcı uygulamaya karar verdiğinizde, bu planlayıcı programlar, projeler, ilerleme, sorumluluklar vb. ile ilgili tek gerçek kaynağı haline gelir. Birçok planlayıcıda, arayüzün sol tarafında iş ilerlemesini izlemek ve görevleri planlamak için bir atanan sütunu bulunur. Özellikle dağıtılmış ekipler için, bir ekipte gerçekleşen işlere şeffaf bir genel bakışa sahip olmak çok önemlidir.
Çalışanın beceri ve müsaitlik durumuna göre atanması (rezervasyon). Her hafta görünümü ve atama çevrimiçi takvim planlayıcısında görünür. [Kaynak: Teamdeck]
İşi Excel'de veya kağıt üzerinde planlamak yerine çevrimiçi planlayıcıları kullanmanızı şiddetle tavsiye ederiz. Bunun nedeni, değişiklik olduğunda - ki bu neredeyse kaçınılmaz olarak olacaktır - hızlı bir şekilde tepki verebilmeniz ve interaktif bir araç kullanarak planı kolayca düzenleyebilmenizdir. Düzenli olarak güncellemediğiniz sürece elektronik tablolar ve metin belgeleri hızla güncelliğini yitirebilir.
Şirketinizin aynı anda birkaç proje yürüttüğünü düşünün. Her biri PROJE YÖNETİCİSİ bir ekip oluşturması ve bir projenin başlangıç tarihini kendi uygunluk durumlarına göre planlaması gerekir. Bir takvim planlayıcısı ile, diğer PM'lerin ne planladığını da görebilir ve aşağıdakilerden kaçınabilirler proje zamanlama çakışmaları.
Proje ve kaynak planlaması uygulamalar mutlu bir ekip oluşturmak için araçlardır. Çalışanlar, yaklaşan görevlerinin ne olduğunu bilmek isterler. Ayrıca, yöneticiler müsaitlik durumlarını veya iş yüklerini görebildiklerinde ve planlayabildiklerinde kendilerini daha iyi hissederler. Sağlam bir çevrimiçi planlayıcı kullandığınızda fazla mesai veya eksik kullanım olasılığı çok daha düşüktür. Nasıl ölçeceğinizi okuyun kaynak kullanımı ve proje yönetimi süreçlerindeki rolü.
Artık çevrimiçi takvim araçlarıyla iş planlamanın temel avantajlarını bildiğinize göre, Teamdeck'i kullanarak bunu pratikte nasıl yapabileceğinizi göstermek istiyoruz.
Teamdeck, çevrimiçi bir takvim planlayıcısıdır (veya - kaynak yönetimi yazılımı, çevrimiçi takvim planlayıcısının işlevlerini zaman takibi, devamsızlık yönetimi ve proje raporlama gibi diğer güçlü özelliklerle birleştirir.
Teamdeck ile ekibinizin haftasını planlamak işte bu şekilde daha kolay olabilir:
Haftalık planınızı oluşturmaya başlamadan önce, ekibinizin müsaitlik durumu hakkında genel bir bilgi edinmeniz gerekir. Çok basit: tek yapmanız gereken kaynak takvi̇mi̇.
Ayrıca roller, sorumluluklar ve belirli proje nitelikleri gibi ek bilgileri yakalamak ve düzenlemek için özel alanlar da kullanabilirsiniz.
Burada, ekibinizin müsaitlik durumuyla ilgili ayrıntıları iki farklı düzeyde takip edebilirsiniz:
günlük uygunluk/çalışma saatleri (özellikle yarı zamanlı çalışanlar ve serbest çalışanlarla çalışıyorsanız kullanışlıdır),
planlı tatiller ve farklı izin türleri (örneğin, doğum izni).
Ayrıca kişilerin mevcut görevlerini kontrol edebilir ve herhangi bir projeye atanıp atanmadıklarını ve ne kadar süreyle atandıklarını görebilirsiniz. İnsanların üzerinde zaten çok sayıda görev varken, onları daha fazla işle boğmak istemeyebilirsiniz.
[/vc_column_text]
Projenize dahil olabilecek çalışanları belirledikten sonra, onlara kolayca atayabilirsiniz. Ayrıca rezervasyonunuza etiketler ve notlar ekleyebilirsiniz: bunları diğer yöneticilere bu atamanın geçici veya tam tersine çok acil olduğunu bildirmek için kullanın.
Bir proje yöneticisi veya ekip lideri olarak, nabzınızı tutmanız ve projenizin ilerlemesini her gün izlemeniz gerekir. Sadece planlanan işe bakmak size tüm cevapları vermeyecektir. Bu nedenle Teamdeck kullanıcıları belirli bir proje için harcadıkları zamanı kaydedebilirler. Bu bilgilere kolay erişim sayesinde, tahminleri gerçeklerle karşılaştırmak ve her ikisini de gözden geçirmek kolaydır:
Kullanım proje durum raporlari Takımla ilgili daha iyi kararlar almak için bunun gibi.
Çalışanlarınız muhtemelen işlerini kolaylaştırmak için birçok farklı uygulama kullanmaktadır: sohbetler, takvimler, çalışma saatlerini ve görevlerini takip etmek için PM araçları. Teamdeck'i birçok popüler araçla kolayca entegre edebilir ve planlama ve proje kaynak yöneti̇mi̇ örneğin süreçleri daha verimli hale getirir:
Teamdeck'in ekibiniz için doğru çevrimiçi takvim planlayıcısı olabileceğini düşünüyor musunuz? Uygulamamızı her gün kullanan 3500'den fazla müşterimize katılın. 30 günlük ücretsiz denemenizi buradan başlatın. Ekibiniz en fazla 6 kişiden oluşuyorsa sonsuza kadar ücretsiz planda kalabilirsiniz. Daha büyük ekipleri kişiselleştirilmiş işe alım sürecimize katılmaya teşvik ediyoruz: müşteri başarısı uzmanımız Aniela ile bir görüşme planlayın.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
