Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlaması gerektiren çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, çevrimiçi bir kaynak planlayıcısı için herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur. Bu kılavuz, sizi ekibiniz için en iyi kaynak planlama araçlarına yönlendirecek temel soruları ortaya koyarak seçim sürecinde gezinmenize yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
Kaynak planlama yazılımının proje yönetimindeki rolü.
Etkili bir kaynak planlayıcısı ararken dikkat edilmesi gereken beş temel nokta ve sorulması gereken sorular.
Seçmiş olan şirketlere örnekler Teamdeck.io birincil kaynak planlayıcıları olarak.
Kapasite planlamasını, proje görevlerini ve iş süreçlerini etkin bir şekilde yönetme stratejileri.
Kaynak planlayıcı, kaynak zamanlayıcı, kaynak planlama yazılımı, proje takvimi, online takvim planlayıcıvb. - genel olarak aynı şeyi tanımlayan terimlerdir. Bir kaynak planlama aracı, kaynakları yönetmenize ve doğru ekip üyelerini doğru projelere/görevlere/müşterilere tahsis etmenize olanak tanır.
Kaynak planlaması, aşağıdakilerin ayrılmaz bir parçasıdır kaynak yöneti̇mi̇ki bu bir şirketin kaynaklarını mümkün olan en verimli şekilde kullanma süreci (kaynak: İş Sözlüğü). Ekibinizi daha iyi kullanmanızı ve herkesin iyi donanımlı olduğu bir konuda çalıştığından emin olmanızı sağlar. Kaynak kapasitesinin bir sonucu olarak, projelerinizin ve taahhütlerinizin başarılı olma olasılığı daha yüksektir.
Ekip üyelerinin, proje ekibinin, projenin ve görevlerin kuş bakışı görünümü.
Bu blog yazısında yalnızca çevrimiçi yönetim yazılımına odaklanacağımızı unutmayın - kaynak planlaması için özel uygulamalar, kaynak planlamasıve diğer kaynak yönetimi araçları. Ekip üyelerinizin işlerini dağıtmak için bir elektronik tablo (veya sizin için uygun olan başka bir araç) kullanmak mümkündür.
Ancak, bu amaç için tasarlanmış yazılımların nihayetinde proje portföy yönetimi sürecini daha verimli ve etkili hale getireceğine inanıyoruz. Ayrıca, farklı fiyat noktalarında kaynak planlayıcıları bulabilirsiniz (özellikle küçük ekipler için ücretsiz seçenekler dahil). Bütçenize ve ihtiyaçlarınıza uygun bir şey bulabilmeniz gerekir.
Kaynak planlama araçları yıllar içinde önemli ölçüde gelişerek temel planlama yardımcılarından verimliliği ve üretkenliği artırmak için tasarlanmış bir dizi işlev sunan sofistike platformlara dönüşmüştür. Şimdi bu araçların nasıl çalıştığını ve sundukları çeşitli özellikleri daha derinlemesine inceleyelim.
Modern kaynak planlama araçları, yöneticilerin tüm kaynakları görüntüleyebileceği ve yönetebileceği merkezi bir gösterge tablosu sağlar. Bu kapsamlı görünüm, devam eden projeler, kaynak tahsisleri ve yaklaşan son tarihler hakkında ayrıntılar içerir. Tüm bu bilgileri tek bir yerde görebilme yeteneği, hızlı bir şekilde bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur.
Örnek: Aynı anda birden fazla kampanya üzerinde çalışan bir pazarlama ajansı, hangi ekip üyelerinin hangi kampanyalar üzerinde çalıştığını, mevcut iş yüklerini ve yaklaşan son teslim tarihlerini takip etmek için merkezi kontrol panelini kullanabilir. Bu görünürlük, hiçbir projenin gözden kaçmamasını ve kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını sağlar.
Etkili kaynak planlama araçları ekip üyeleri arasında gerçek zamanlı işbirliğini kolaylaştırır. Paylaşılan takvimler, anlık mesajlaşma ve işbirliğine dayalı belge düzenleme gibi özellikler, fiziksel konumlarından bağımsız olarak herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar.
Senaryo: Farklı zaman dilimlerine yayılmış ekipleri olan bir teknoloji girişimi, işi sorunsuz bir şekilde koordine etmek için bu özellikleri kullanabilir. Ekip üyeleri müsaitlik durumlarını güncelleyebilir, değişiklikleri iletebilir ve programları gerçek zamanlı olarak ayarlayarak gecikmeleri ve yanlış anlamaları azaltabilir.
Raporlama ve analitik, kaynakların nasıl kullanıldığını ve nerelerde iyileştirmeler yapılabileceğini anlamak için kritik öneme sahiptir. Birçok kaynak planlama aracı kaynak tahsisi, proje ilerlemesi ve ekip performansı hakkında ayrıntılı raporlar sunar. Bu bilgiler stratejik planlama ve kaynak kullanımını optimize etmek için çok değerlidir.
Örnek Olay İncelemesi: Bir inşaat şirketi, çeşitli şantiyelerdeki ağır makine ve işgücü kullanımını izlemek için gelişmiş analitik kullanıyor. Bu raporları analiz ederek, yetersiz kullanılan ekipmanı veya aşırı yüklenen personeli belirleyebilir, böylece daha iyi kaynak dağıtımı ve maliyet tasarrufu sağlayabilirler.
Kaynak planlama yazılımı, kaynakların etkin bir şekilde tahsis edilmesini ve projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlayarak proje yönetiminde çok önemli bir rol oynar. İşte proje yönetimi süreçleriyle nasıl bütünleştiği:
Kaynak planlayıcıları, proje yöneticilerinin ekip üyelerinin uygunluğunu ve yeteneklerini dikkate alan ayrıntılı programlar oluşturmalarına yardımcı olur. Bu planlama basit görev atamalarının ötesine geçerek beceri setleri, deneyim ve iş yükü dengesi gibi faktörleri de içerir.
İçgörü: Yazılım geliştirmede, görevleri doğru uzmanlığa sahip ekip üyelerine atamak verimlilik için çok önemlidir. Bir kaynak planlayıcısı, geliştiricilerin becerileri ve deneyimleriyle uyumlu görevlerle eşleştirilmesine yardımcı olarak karmaşık kodlama zorluklarının bunları çözmek için en donanımlı kişiler tarafından ele alınmasını sağlayabilir.
Tükenmişliği önlemek ve tüm ekip üyelerinin optimum kapasitede çalışmasını sağlamak için iş yüklerini dengelemek çok önemlidir. Kaynak planlama araçları, iş yükü dağılımının görsel temsillerini sağlayarak bazı ekip üyelerinin aşırı yüklendiğini veya yetersiz kullanıldığını belirlemeyi kolaylaştırır.
Örnek: Bir hukuk firmasında, bazı avukatlar davalarla dolu olabilirken, diğerlerinin programları daha hafif olabilir. Bir kaynak planlayıcısı, davaların daha eşit bir şekilde dağıtılmasına yardımcı olarak tüm avukatların yönetilebilir iş yüklerine sahip olmasını ve müşterilerin zamanında ilgi görmesini sağlar.
Projelerde genellikle birbirine bağlı görevler vardır, yani bir görev tamamlanmadan diğeri başlayamaz. Kaynak planlama yazılımı bu bağımlılıkları ve potansiyel darboğazları önceden belirlemeye yardımcı olarak yöneticilerin buna göre plan yapmasına ve projeyi yolunda tutmasına olanak tanır.
Senaryo: Bir film prodüksiyon ekibi, çekim programlarını yönetmek için bir kaynak planlayıcısı kullanarak oyuncuların, setlerin ve ekipmanların doğru zamanlarda hazır olmasını sağlar. Bağımlılıkları önceden tahmin ederek maliyetli gecikmelerden kaçınabilir ve sorunsuz bir prodüksiyon süreci sağlayabilirler.
Ekibinizin yeni kaynak planlayıcısını aramadan önce, aşağıdaki faydaları anlamanız gerekir kaynak yöneti̇mi̇ (ve özellikle etkili kaynak planlama ve çizelgeleme) sağlayabilir. Farklı şirketler, kaynak kullanılabilirliğinden farklı faydalar elde edecek ve bu nedenle, bu işlevlere sahip bir kaynak planlayıcı veya proje yönetimi aracı ararken belirli özelliklere öncelik verecektir.
Kaynak planlayıcısının birçok rolünden biri olan zamanlama çakışmalarını önleme
Örneğin, aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışan bir kuruluşta olduğunuzda, proje portföyünüzü koordine etmenizi ve projeleri teslim etmek için birden fazla programı hizalamanızı sağlayan bir araca sahip olmanız çok önemli olacaktır.
Peki, özel bir uygulama yardımıyla kaynakları planlamanın başlıca avantajları nelerdir?
Aşağıdaki resimler, aşağıdaki arayüzü göstermektedir Teamdeckgeliştirdiğimiz kaynak planlama yazılımı. Araç hakkında herhangi bir sorunuz varsa, bize bildirin!
Elbette, zahmetsizce kaynak tahsisi Bir program planlama uygulaması kullanarak belirli bir ödev için, ancak bir kağıt parçasına veya bir elektronik tabloya yazmak da öyle. Kaynak planlayıcılarının gerçek avantajı, ekibinizin programlarını değiştirmenize yardımcı olma yeteneklerinde yatmaktadır. Esnek planlama kaynaklarınızı hızlı bir şekilde yeniden tahsis edebileceğinizi veya farklı zamanlama seçeneklerini deneyebileceğinizi bildiğinizde çok daha kolaydır. Birçok kaynak yönetimi uygulaması, çeşitli atamaları sürükleyip bırakmanıza olanak tanır; bu, işleri hızlı bir şekilde taşımanız gerektiğinde kullanışlıdır.
Kaynak yönetimi uygulamaları düzeltmenize yardımcı olur proje zamanlama çakışmaları Programı hızlı bir şekilde düzenleyerek, ancak aynı zamanda ilk etapta bunlardan kaçınmanıza da izin verir. Bu mümkündür, çünkü çalışanlarınızın müsaitlik durumunu (aşağıdakiler dahil) görebilirsiniz yarı zamanlı çalışanlar veya şirketiniz için çalışan serbest çalışanlar). Bu içgörü, işi daha başarılı bir şekilde planlamanızı mümkün kılar. Sonuçta, beklenmedik tatiller veya diğer taahhütler sizi şaşırtmayacaktır.
Kaynak yöneticileri veya PM'ler Ekip üyelerinin yapacak işleri olduğundan, ancak görevlerle boğulmadıklarından emin olmak istersiniz. Kaynak planlama araçları burada doğru dengeyi kurmanıza yardımcı olur: insanların iş yükünü izleyebilir ve gerektiğinde çalışanları gelecekteki projelere yeniden tahsis edebilirsiniz.
Kuruluşunuzda bir kaynak yönetimi aracı veya uygulaması uyguladığınızda, herkesin şirkette neler olup bittiğini daha iyi anlamasını sağlarsınız - herkes aynı sayfada olur. Yöneticiler farklı projelerin programlarını değerlendirebilirken, çalışanlar ve her ekip üyesi önümüzdeki günler için neler beklediklerini, diğer proje aşamalarının neler olduğunu görebilir.
Daha iyi çalışma ve proje şeffaflığı kaynak planlayıcısı sayesinde. Rezervasyon, i̇ş yükü yöneti̇mi̇, takip bırakın.
Farklı kaynak yönetimi yazılımlarını analiz etmeye başlamadan önce araçlarşirketinizin ihtiyaçları hakkında düşünmek için bir dakikanızı ayırmalısınız. Ne aradığınızı bilmek karar sürecini kolaylaştıracaktır.
Aşağıdaki sorularla başlayabilirsiniz:
Ne tür kaynaklar planlamak istiyorsunuz (örneğin, insanlar, ekipman, ofis alanı)?
Ne planlamak istiyorsunuz (örneğin, projeler, vardiyalar, etkinlikler)?
Başka araçlar kullanıyor musunuz?
Ekibinizin yapısı nasıl?
Ekibinizin alışkanlıkları nelerdir?
Şimdi bu soruların her birine yakından bakalım. Düşünmeniz gereken ilk şey, planlamak istediğiniz kaynakların türüdür. Bu blog yazısı boyunca çoğunlukla kaynakları ve süreçleri yöneten insan planlama araçlarından bahsettiğimizi muhtemelen fark etmişsinizdir. İnsan dışı kaynaklar için de program oluşturmak isteyebilirsiniz. Diyelim ki her gün farklı kişilere tahsis edilmesi gereken bir avuç konferans odanız var. Ya da önceden rezerve edilmesi gereken bazı ekipmanlarınız var.
Çoğu kaynak yönetimi uygulaması hem insan hem de insan dışı kaynakları sisteme girmenize izin verir, ancak birçok araç özellikle insan kaynakları planlaması için tasarlanmıştır. Birincil kapasite planlama odağınız cansız kaynaklarsa endişelenmeyin: muhtemelen bu amaç için özel bir kaynak planlayıcısı vardır (örn, eki̇pman müdürü veya ofis alanı planlayıcısı)
Kabul edelim ki, genel olarak her şirketin bir tür proje üzerinde çalıştığını söyleyebiliriz. Yine de, işinizin gerekliliklerini daha derinlemesine incelemeniz gerekir. Uzun vadeli projeler mi planlamak istiyorsunuz (örn, yazılım geliştirme)? Ya da belki de günlük iş vardiyalarını veya tek seferlik işleri planlamanız gerekiyordur. Farklı sektörlerin burada özel ihtiyaçları olacaktır ve başka iş rolleri aramak isteyebilirsiniz: örneğin, restoranlar için bir vardiya planlayıcısı.
İlk iki soru, aramanızı pazarın belirli bir segmentine daraltmış olmalıdır. Şimdi değerlendirme zamanı bu segmentteki farklı araçların özellikleri.
Yeni başlayanlar için, yeni bir kaynak planlayıcısının ekibinizin araç kutusuna uyacağından emin olmanız gerekir. Ekibiniz çeşitli çevrimiçi araçlar kullanıyorsa (proje yönetim yazılımı, sohbet veya içerik oluşturma uygulamaları). Yeni planlayıcının mevcut ekosisteminizle sorunsuz bir şekilde entegre olmasını istiyorsunuz. Değerlendirdiğiniz uygulamanın yeterli entegrasyonlara, uzantılara veya özelleştirme seçeneklerine (örneğin API ile) sahip olup olmadığını sorun.
Ardından, proje yöneticilerinizin ve ekiplerinizin (planlayıcıyı kullanacak kişiler) yapısını analiz edin. Muhtemelen farklı ekip üyelerine farklı türde izinler vermek isteyeceksiniz. Bunu uygulama içinde yapabileceğinizden emin olun.
Son olarak, çalışanlarınızın kaynak yöneticilerinin alışkanlıklarını dikkate alın. Örneğin, ekipleriniz çalışma zamanlarının çoğunu hareket halinde geçiriyorsa, güçlü bir mobil uygulaması olan bir araç kullanmak mantıklı olacaktır.
Değerlendirmeye aldığınız uygulamayı diğer popüler ama en iyi proje planlama araçlarıyla karşılaştırmak her zaman yararlıdır. Birçok uygulama özel karşılaştırma sayfaları sunar (Resource Guru, Monday ve Wrike için alternatif arayan kişiler için bu tür siteler oluşturduk).
Bir ürün açıklamasını okuduktan sonra belirli bir uygulamanın tüm kutuları işaretlediğini düşünseniz bile, onu denemeniz zorunludur. Bu şekilde, kullanıcı deneyimi hakkında fikir sahibi olur ve tüm ekibe sunmadan önce farklı özellikleri test edersiniz.
Seçeneklerden biri, birçok ürünün sunduğu ücretsiz denemeden yararlanmak olacaktır. Ekibinizi tanıtmadan önce kaydolun ve uygulamayı kendi başınıza keşfedin. Alternatif olarak, bir ürün demosu isteyebilirsiniz - bu, belirli bir şirketin müşteri desteğini değerlendirmek için mükemmel bir fırsattır.
Teamdeck'te iki seçenek sunuyoruz:
30 günlük ÜCRETSİZ Deneme için kaydolun. Uygulamaya tam erişim elde edecek ve deneme süresi sona erdiğinde premium üyeliğe sorunsuz bir şekilde geçiş yapabileceksiniz. İpucu: Teamdeck'i gerçek hayat senaryolarında kullanmanın nasıl bir şey olduğunu görmek istiyorsanız, örnek verileri hesabınıza aktarabilir ve üzerinde oynayabilirsiniz.
Aniela ile bir görüşme planlayın. İhtiyaçlarınızı tartışacak, size kaynak planlayıcımızın farklı yeteneklerini, kaynak raporlarını, kaynakları nasıl planlayacağınızı ve projeleri nasıl planlayacağınızı gösterecek ve bunun doğru olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacaktır.
30 günlük ÜCRETSİZ Deneme Alın
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...
