İnsanlar işyerinde açıklık talep ediyor. 87%'si yani.
87% çalışan sayısı Kelton Global tarafından 2018 yılında yapılan bir araştırmaya göre gelecekteki şirketlerinin şeffaf olmasını istediklerini itiraf etmiştir. Katılımcıların 80%'si kurumlarının karar alma süreçleri hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak istemektedir.
O halde işyeri şeffaflığının çoğu şirkette yaygın olarak tartışılan bir terim olmasına şaşmamak gerek. Bazıları radikal şeffaflığı tercih ederken, diğerleri açık iletişimi teşvik etmek için başka yollar seçiyor.
Bir proje yöneticisi veya ekip lideri olarak, şirket genelindeki politikalar hakkında söz sahibi olmayabilirsiniz. Bununla birlikte, bir proje ekibinden sorumlusunuz, bu nedenle proje şeffaflığı büyük ölçüde sizin kontrolünüzdedir.
Zayıf iletişim ve net olmayan beklentiler ilk 8 arasında yer alıyor proje yönetimi zorlukları. Şeffaflık proje ve kaynak yöneti̇mi̇ bir proje ekibi içinde açık iletişim ve görünürlük kültürüdür. Yönetim perspektifinden bakıldığında, bu genellikle proje ve ekibin kendisi hakkında ekibe karşı dürüst olma durumudur.
Bir ekipte proje şeffaflığının geliştirilebilmesinin çeşitli yolları vardır ancak sonuçları büyük ölçüde olumludur.
Şeffaflık ve çalışan bağlılığı/mutluluğu arasındaki bağlantı birçok anket veya çalışmada incelenmiştir. Kanıtlayacak veriler var dürüstlüğün gerçekten de insanların iş yerindeki mutluluğunu belirleyen önemli bir faktör olduğunu göstermiştir.
Ancak proje şeffaflığı söz konusu olduğunda, aynı zamanda söz konusu projedeki finansal kârlardan da bahsediyoruz. Bu mümkündür çünkü şeffaflık üretkenliği artırır. Kendilerinden ne beklendiğini (ve neden beklendiğini) bilen katılımlı çalışanlar daha iyi performans gösterir ve daha verimli çalışır. Tata'nın BT Danışmanı Jyoti M'nin de belirttiği gibi Proje Yönetimi ve Şeffaflık konulu makale: Bir proje yönetim sisteminde uygun izinlerle şeffaflık, projedeki herkese zaman ve para tasarrufu sağlar. Bu bir Başbakan rüyası gibi mi geliyor? Öyle olmalı!
Öte yandan, şeffaflığın olmaması ekip arasında güvensizliğe ve hatta kırgınlığa neden olabilir. Proje Yönetimi Enstitüsü'nün raporları, yetersiz veya zayıf iletişimin proje başarısızlıklarının başlıca nedeni olduğunu defalarca göstermiştir. O halde, dürüstlük ve açık iletişimin proje yöneticileri için son derece önemli olduğunu düşünmek için her türlü neden vardır.
Şeffaflık, müşteriden müşteriye veya sektörden sektöre farklılık gösterdiğinden, herkese uyan tek bir yaklaşım değildir. Ekibinizde proje şeffaflığını artırmak için atabileceğiniz adımların bir listesini hazırladık.
Kulağa açık mı geliyor? Olabilir, ancak "görev görünürlüğünün" yapılması gereken özelliklerin bir listesinden daha fazlası olduğunu unutmayın.
Her şeyden önce, projeyi ekibinize açıklayın. Hem teknik kapsam açısından hem de işin iş tarafı açısından. Bu proje için hedef nedir? Bundan kimler faydalanacak? Belirli bir özelliğin nedeni nedir? Bu soruların yanıtları, görevleri tahmin ederken sizi bazı yanlış kararlardan kurtarabilir.
Sadece "ne? "yi değil, "neden? "i anlamak ekibinizin katılımını artırır. Bu, sahiplenme duygusunu geliştirmenin iyi bir yoludur.
Bu büyük bir şey. Ve aynı zamanda zor bir şey.
Şeffaf olmak istiyorsunuz ama yine de paylaşmamanız gereken şeyler var. Kişisel veya gizli bilgileri tartışmamaya dikkat edin. Bunun da ötesinde, tamamen açık olmanızın spekülasyonlara veya dedikodu seanslarına neden olup olmadığına dikkat edin. Bir şeyin henüz ekibinize açıklanmaması gerektiğini düşünüyorsanız, muhtemelen durum böyledir. Bilginiz doğrulanana veya konuyla ilgili olana kadar bekleyin ve ancak o zaman ekibinize açıklayın.
Bunun dışında, ekibinize projenin bir parçası olduklarını hissettirmelisiniz. Bu da onları projedeki değişikliklerden haberdar etmenizi gerektirir.
Bunun bir nedeni önceki bölümde zaten açıklanmıştı - insanların ne üzerinde çalıştıklarını anlamalarına ihtiyacınız var. Bir diğeri de aynı derecede önemlidir: burada uzmanlarla uğraşıyorsunuz ve onlar ne yaptıklarını biliyorlar.
Gereksinimlerin değişmesi yeni özelliklerin geliştirilmesi gerektiği anlamına geliyorsa, bunun en verimli şekilde planlandığından emin olun. Mühendislik ekibinizle yapacağınız açık bir tartışma, bu değişikliğin etkisini azaltmak ve kapsam genişlemesinin korkunç sonuçlarından kaçınmak için size pek çok fikir verebilir. Ekibinize projeye gerçekten katılmaları için bir şans verin ve "bu işte birlikteyiz" duygusunu daha fazla göreceksiniz.
Son bir not: kendi pozisyonunuz hakkında da şeffaf olun. Ekibinizin sorularının yanıtını bilmiyorsanız (veya yanıt henüz açıklanamıyorsa), bir şeyler uydurmayın. Bunun yerine, cevap veremeyeceğiniz konusunda açık olun. Ekip dürüstlüğünüzü takdir edecektir.
Geri bildirimi teşvik etmeden iki yönlü açık iletişimden gerçekten bahsedemezsiniz.
Ekibe karşı dürüst olduğunuz için, onların da size karşı aynı derecede açık sözlü olmasını istersiniz. Elbette, zaman zaman bazı sert sözler duyabilir veya hatta projedeki bir yanlış adımı öğrenebilirsiniz, ancak yine de bu sorunları büyük bir soruna dönüşmeden önce erken ele almak için harika bir fırsattır.
Örnek olarak liderlik edin ve ekibinize yapıcı geri bildirimler sağlayın. Takdir edilmeyi unutmayın: iyi performansın fark edilmediğinden emin olun. Bu aynı zamanda ekibinizin bağlılığını ve hesap verebilirliğini de güçlendirecektir.
Görünürlük ve iletişim proje şeffaflığının ana faktörleri olduğundan, bilgi paylaşımının beslenmeye değer bir uygulama olması şaşırtıcı değildir. Ekip üyeleri arasındaki bilgi alışverişi standup'lar veya özel etkinlikler sırasında gerçekleşebilir.
Bilgi paylaşımının değerli olan ancak genellikle göz ardı edilen bir yönü de ekiplerin diğer ekiplerden öğrenebilecekleridir. Bir proje yöneticisi (veya ekip lideri) olarak, ekiplerin önceki projeler sırasında öğrendikleri dersleri paylaştıkları etkinlikler düzenlemek için meslektaşlarınızla işbirliği yapabilirsiniz. Bu tür ekipler arası toplantılar yalnızca projeyle ilgili içgörüler sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda iyi bir ekip kaynaşması fırsatı da olacaktır.
Proje şeffaflığının, işbirliği ve iletişimi kolaylaştıran araçlarla desteklenmesi gerekir. Tek bir odada çalışan ekipler için beyaz tahta iyi bir başlangıç olabilir. Ancak dağıtık ekipler için çevrimiçi araçlar gerekli olacaktır.
Proje hattına görünürlük sağlamak için bir proje yönetimi uygulaması kullanın. Teamdeck'te ilerlememizi takip etmek için JIRA kullanıyoruz. Her ekip üyesi, farklı görevlerin durumunun ne olduğunu, yeni hataların oluşup oluşmadığını vb. görebilir.
Zaman takibi, devamsızlık takip yazılımıve kaynak planlama araçlarıTeamdeck gibi araçların proje şeffaflığı üzerinde iki yönlü etkisi vardır. İlk olarak, ekip üyeleri planlanan iş yüklerinin ve görevlerinin farkındadır. Aynı zamanda, proje liderleri de ekiplerinin zaman çizelgeleriBöylece çalışanlarının gerçek iş yükünü anlayabilirler (hakkında bilgi edinin i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Her iki taraf da işlerinde kendilerini daha rahat hissetmek için ihtiyaç duydukları görünürlüğe sahiptir.
Ekibinizin düzenli iletişim sağlayan bir araca erişimi olduğundan emin olun. Slack bu konuda harika bir örnektir: kullandığınız diğer uygulamalarla da entegre edilebilen bir sohbet aracıdır.
Halihazırda piyasaya sürülmüş ve gerçek kullanıcıları olan bir ürün üzerinde çalışıyorsanız, proje şeffaflığını tanıtmanın ekstra bir yoluna sahipsiniz demektir. Örnek olarak uygulamamız Teamdeck'i ele alalım. Intercom aracılığıyla sorulan müşteri sorularını yanıtlayan özel ekip üyelerimiz olsa da (kendiniz deneyebilirsiniz, köşedeki mavi simgedir), ekipteki herkesin kullanıcı geri bildirimlerinin gönderildiği Slack kanalına erişimi vardır. Sonuç olarak, her ekip üyesi insanların uygulama hakkında neleri sevdiğini ve neleri istediğini biliyor. Bu sadece "görünürlük" kutucuğunu işaretlemekle kalmıyor, aynı zamanda yeni özellikleri tartışırken herkesin katkısını çok daha anlamlı hale getiriyor ve ürün yol hari̇tasi.
Proje şeffaflığı, insanların verimli çalışmasını sağlamakla ilgili olduğu kadar açık iletişim kurmak ve dürüst olmakla da ilgilidir. İnsanların katılımını artırmanızı sağlarken aynı zamanda net olmayan gereksinimlerden ofis dedikodularına kadar üretkenlik katillerini ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Proje ekibinizde bir şeffaflık kültürü oluşturun ve hepiniz bunun faydalarını göreceksiniz.
Ekip Mutluluğunu Ölçmenin Kritik Önemi Araştırmacılar uzun zamandır çalışanların mutluluğu ile işteki performansları arasındaki ilişkiyi incelemektedir. Farklı çalışmalar, mutluluğun gerçekten de insanları daha üretken yaptığını göstermektedir. Moral ile iş performansı arasındaki doğrudan ilişki...
Şirketinizin başarı şansını nasıl artırabileceğinizi düşündüğünüzde, muhtemelen aklınıza ilk gelen şey çalışan bağlılığı olmayacaktır. Başlangıçta performans, motivasyon ve beceri geliştirme gibi konulara odaklanmayı tercih edersiniz. Ne de olsa...