Planlanan programın ötesinde yapılan iş miktarı olan fazla mesai, basitçe "ne pahasına olursa olsun kaçının" türünden bir tavsiye verilemeyecek kadar karmaşık bir konudur. Aslında, beklenmedik komplikasyonlar ortaya çıktığında fazladan saatler harcamak bir projeyi kurtarmanın tek yolu olabilir.
Şirketinize hem mali hem de kültürel açıdan zarar verebileceğinden, fazla mesainin düzenli bir olay haline gelmesini istemezsiniz. Neyse ki, fazla mesaiyi makul bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek bazı kanıtlanmış uygulamalar vardır. Bu makalede bunları tek tek ele alacağız.
Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?
- Proje yönetiminde fazla mesai takibinin rolü
- İlgili iş yükü ve fazla mesai yönetiminin rolü
- Kim kullanıyor kaynak planlama yazılımı fazla mesai yönetimi çözümü olarak
Dengeli bir plan yapın çalışan fazla mesaiden kaçınmak için iş yükü
Verimli fazla mesai yönetimi (ve zaman yönetimi stratejisi) dengeli bir çalışma programı planlamakla başlar. Bu, proje boyunca katlanarak artacak maliyetli hatalar yapabileceğiniz yerdir. Bunlardan nasıl kaçınılır? Mümkün olduğunda şunları deneyin esnek planlamaalternatif senaryolara ve zaman ayarlamalarına izin verir.
Ayrıca tüm çalışanlarınız için planlanan iş yükünü analiz etmek isteyebilirsiniz: görevleri diğer ekip üyelerine aktarılamayan benzersiz becerilere sahip kişilere ekstra dikkat gösterin. İş yükleri fazlaysa, yardım edecek başka kimse olmadığı için fazla mesai yapma olasılığı daha yüksektir.
Bundan kaçınmak için bir fikir, gerektiğinde projeye dahil edilebilecek serbest çalışanlardan oluşan bir ağ kurmak olabilir. Bir diğeri de benzer becerilere sahip ve iş yükünün bir kısmını üstlenebilecek yeni bir kişiyi işe almaktır. 9'dan 5'e üretkenliği artırın
İş yükünün izlenmesi önemli bir adım olmakla birlikte, fazla mesaiden kaçınmak için her zaman yeterli değildir. Sıkı programları ve taşınamaz son teslim tarihleri olan projelerde bir şeyler ters gittiğinde çok az hareket alanı vardır.
Hasta bir çalışan veya teknik bir sorun, ekibin hızlı bir şekilde fazladan mesai yapmasına neden olabilir. Fazla mesaiyi en aza indirmek için, insanların 9-5 işlerine odaklanmalarına yardımcı olacak birkaç kural uygulayabilirsiniz.
Öncelikle, ekibinizin yaklaşan görevlerinin ne olduğunu bildiğinden emin olmak istersiniz. Kulağa çok açık gelse de durum her zaman böyle değildir. Görevlerini bilmeyen (veya kapsamlarını tam olarak anlamayan) ekip üyelerinin işe başlamadan önce çok değerli zamanlarını kaybetmeleri muhtemeldir.
Bir sonraki adım, kesinlikle gerekli olmayan toplantıları kesmek olacaktır. Proje yönetimine çevik bir yaklaşım izliyorsanız, şunları planlayabilirsiniz scrum toplantıları. Zaman ve kaynak israfına yol açmadan temel noktaları kapsayacak şekilde tasarlanmıştır.
Verimliliği artırmanın bir başka yolu da ekip üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırmaktır. Piyasada çok sayıda işbirliği aracı bulunmaktadır: sohbet uygulamalarından (örn. Gevşeklik) proje yönetim yazılımına (örn. JIRA).
Araçlarınızı seçtikten sonra, sorunsuz iş akışları oluşturmak için bunları birbirleriyle entegre etmeye çalışın. Slack'e JIRA bildirimleri yüklemek buna bir örnek olabilir: bu şekilde ekip üyeleri güncellemeleri gerçek zamanlı olarak görebilir ve buna göre tepki verebilir.
Fazla mesai takipçisi veya kaynak planlayıcısı ile proje boyunca fazla mesaiyi yönetin
Proje başlatıldıktan sonra, gerçek iş yükünün yanı sıra çıktıların ilerlemesini de izlemeniz gerekir (daha fazla bilgi için i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Nasıl Yapılır? Çalışanlarınızın çalışma sürelerinden haberdar olmanın etkili bir yolu zaman takip yazılımı kullanmaktır. Bu aslında ekip için de uygundur.
Zaman çizelgeleri sayesinde, ekip üyeleriniz ekstra çabalarını gördüğünüzden emin olabilirler. Yöneticiler için bir avantaj mı? Fazla mesaiden ne kadar erken haberdar olursanız, temel nedene o kadar çabuk ulaşabilirsiniz.
Ekibinizin zaman çizelgelerini verimli bir şekilde izlemek için en iyisi otomatik güncellenen bir zaman çizelgesi raporu. Takip edilen zaman verilerine bakarken zaman çizelgesi açıklamalarını da analiz etmek faydalı olacaktır. Açıklamalar, çalışanlarınızın belirli bir zaman girişini kaydederken girebilecekleri yorumlardır. Açıklamaları kontrol etmek, ekibinizin fazla mesai düzenleri hakkında size değerli bilgiler verebilir:
Yukarıdaki resimde Rose'un yalnızca müşteriyle etkileşime girmesini gerektiren görevleri olduğunda (atölye çalışmaları, varlık incelemeleri) önemli miktarda fazla mesai yaptığını görebilirsiniz. Belki de bu araştırmaya değer bir şeydir?
Fazla mesainin nedenine bağlı olarak, proje programını ayarlayabilirsiniz (hakkında daha fazla bilgi edinin proje planlama tekni̇kleri̇) veya ekstra yardım alın. Bazı fazla mesailerden kaçınmanın imkansız olduğunu düşünüyorsanız, beklentilerinizi ekibe ilettiğinizden emin olun.
Ekstra iş için tazminatı hesaplayın
Birçok çalışan fazladan yol kat etmeye istekli olsa da, fazla mesaileri olumsuz bir iş-yaşam dengesine yol açmaktadır. Bu nedenle, çoğu şirket normal saatlerin dışındaki zaman için ekstra ödeme yapar. Tüm masrafların proje bütçesine dahil edilmesi gerektiğinden (hakkında daha fazla bilgi edinin proje bütçe takibi)fazla mesai tazminatına ne kadar para gideceğini bilmek önemlidir.
Bazıları kaynak yöneti̇mi̇ araçlari 'den çekebileceğiniz raporlar sağlayarak bu görevi kolaylaştırır. zaman çizelgeleri. Teamdeck'te, fazla mesaiyi yönetmenize yardımcı olacak otomatik güncellenen bir tazminat raporu oluşturabilirsiniz.
İhtiyacınız olan veri noktalarını seçmeniz ve ekibinizin fazla mesai oranlarını girmeniz yeterlidir. Farklı ekip üyeleri için farklı oranlar kullanabilirsiniz. Proje devam ederken tek yapmanız gereken raporunuzu açmak ve mevcut fazla mesai harcamalarını kontrol etmektir. Hatta işlerini kolaylaştırmak için rapor bağlantısını bordro ekibinizle de paylaşabilirsiniz.
Uygun bir fazla mesai yönetimi politikası oluşturduktan sonra, beklentileri ekibinize iletmeyi unutmayın. İşyeri ve proje şeffaflığı kaçınmanıza yardımcı olabileceğinden, burada özellikle önemlidir. çalışan tükenmişliği.
Yeni bir Gallup tarafından yapılan çalışma gösterdi ki yönetilemeyen iş yükü gerçekten de tükenmişlikle ilişkili 5 faktörden biridir. yöneticilerin iletişim ve destek eksikliği ve makul olmayan zaman baskısı. Ekip üyelerinizin mevcut iş yükleri konusunda kendilerini daha iyi hissetmeleri için açık iletişim, projenin zaman kısıtlamalarının anlaşılması ve fazla mesai ücretlendirmesine ilişkin net kurallar gereklidir.
Teamdeck, ekibinizin fazla mesaisini yönetmeyi kolaylaştırır. Zaman çizelgeleri ve fazla mesai tazminat raporları ile ekibinizin iş yükünü ve proje bütçesini aynı anda takip edebilirsiniz. Aniela ile bir görüşme planlayın ve ekibinizi nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi öğrenin!
