Daha önce bir ekip veya şirket yönetmiş olan herkes, bir projeyi kimin yapması gerektiğini ve ne zaman yapılabileceğini planlamadan tamamlamanın son derece zor olduğunu söyleyecektir. Yine de birçok şirket geçici işlere bel bağlar. kaynak tahsisi ve "umalım da işe yarasın" tavrı.
Bu makale sayesinde okuyucular ne kazanıyor?
- bir bilgi: Kurumların 62%'si kaynakları tahmin etmek ve tahsis etmek için her zaman veya sıklıkla kaynak yönetimi yazılımı kullanıyor
- ciddi öneriler: Proje başarısızlığının nasıl önleneceğine dair adımlar ve bu süreçte bulut tabanlı yazılımların rolü
- eğlence: Kaynak planlayıcısının giflerle harmanlanmış ekranları giphy.com
Proje Yönetimi Enstitüsü, kaynak yönetimi yazılımının proje yönetimi süreçlerindeki rolüne ilişkin bir anketi özetliyor
Aslında, kuruluşların sadece 62%'si Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından yapılan anket Kaynaklarını tahmin etmek ve tahsis etmek için her zaman veya sıklıkla kaynak yönetimini kullandıklarını kabul etmişlerdir.
Bu durum özellikle endişe vericidir. aynı çalışma birçok projeyi riske atan şeyin yetersiz kaynak tahsisi olduğunu göstermektedir. Geçmiş projelerinin başarısız olmasının başlıca nedenleri sorulduğunda, katılımcıların 23%'si "yetersiz kaynak tahmini" ve "kaynak bağımlılığı" yanıtlarını vermiştir.
Kuşkusuz, bu en yaygın sorun değil, ancak "kuruluşun önceliklerindeki değişiklik" (katılımcıların 41%'si tarafından belirtilmiştir) ile karşılaştırıldığında, kaynak planlaması büyük ölçüde sizin elinizde olan bir faktör gibi görünüyor.
Kaynak yönetimi, anlaşılır bir şekilde büyümeye odaklanan genç şirketler için odaklanılması gereken en önemli şey olmayabilir.
Ancak söz konusu büyüme gerçekleştiğinde, başarılı olmak için hızlı bir şekilde planlama oyunlarını hızlandırmaları gerekir. Bu durum özellikle ajanslar, danışmanlıklar veya yazılım evleri gibi aynı anda birden fazla projeyle uğraşan şirketler için geçerlidir.
Yetersiz kaynak tahsisi iletişim kaosuna yol açar ve projeleri riske sokar.
Ekibinizin büyüklüğü ne olursa olsun kaynak yönetimi süreçleri oluşturmanın büyük bir savunucusuyum. Aslında, özenli bir ekip planlaması büyümenizi erkenden hızlandırabilir ve sağlıklı bir şirketi koruyabilir.
Kaynak yönetiminin avantajlarından yararlanmak için atmanız gereken en önemli adımları ele alalım.
Başarılı projeleri başarısız projelerden uzak tutmak için ekip görünürlüğünü artırın
Birçok ekip sınırlı ekip görünürlüğü ile mücadele eder ve bu da aşırı çalışanlara, proje gecikmelerine veya farklı proje yöneticileri arasında iletişimsizliğe yol açar.
Küresel bir kaynak takvimi, büyüklükleri ne olursa olsun şirketler için bir zorunluluktur. Şirketinizde kaynak tahsisinden sorumlu tek kişi siz misiniz? Yine de tam olarak kimlerin görevde olduğunu ve iş yüklerinin ne olduğunu görmeniz gerekir (Proje yöneticileri olarak... iş yükü yönetiminin önemini biliyoruz).
Çalışanların bir listesi bir başlangıçtır, ancak iş unvanları, kıdem veya konum gibi nitelikleri atamanızı şiddetle tavsiye ederim (eğer sanal bir ekip) böylece kaynaklarınızı kolayca filtreleyebilirsiniz. Henüz belirli ekip üyeleriyle çalışmamış olan Proje Yöneticileri, onların becerilerini tam olarak bilmeyebilir, bu nedenle özel etiketlere sahip bu tür küresel proje programı, belirli bir proje için kimi görevlendireceklerine karar vermelerine yardımcı olur.
Kaynak tahsisi verimliliğinizi artırmaya çalışırken aklınızda tutmanız gereken bir başka şey de iş yüküdür. Şirketlerin bazı çalışanlara aşırı güvenirken, belirli bir görevi yerine getirebilecek diğerlerini ihmal etmeleri alışılmadık bir durum değildir. Programa bakarak, hem fazla çalışan hem de az kullanılan kişileri tespit edebilir ve ardından görevlerini seviyelendirebilirsiniz.
Artan ekip görünürlüğü, satış ve ürün ekipleriniz tarafından da takdir edilecektir. Yeni anlaşmaları müzakere ederken veya uygulamanız için daha fazla özelliğe karar verirken, zamanlamalar hakkında bilinçli kararlar verebilirler.
Başarılı projeleri başarısız projelerden uzak tutmak için ekip görünürlüğünü artırın
Diyelim ki acil bir görevi olmayan ve bu nedenle yeni kazanılmış bir proje üzerinde çalışabilecek üç şirket içi tasarımcınız var. Sadece iş yükü çizelgesini dikkate aldığınızda, işiniz yolunda, hatta seçenekleriniz çok fazla. Ancak, bu tasarımcılardan biri hastalık izninde, bir diğeri tatilde ve üçüncü tasarımcı da bu ay yarı zamanlı olarak çalışmayı talep etti.
Böylece projeniz risk altına girer ve projeyi ertelemeniz ya da fazladan tasarımcı çalıştırmanız gerekebilir. Her iki seçenek de genellikle kârlılığınızı etkileyecektir.
Ekibinizin müsaitlik durumu hakkında bilgi sahibi olmak, başarılı kaynak tahsisi için çok önemlidir.
Çalışanınız ister uzun bir süre izinli olsun isterse sadece yarım günlük bir devamsızlık olsun, siz ve proje yöneticilerinizin yeni görevleri gerçekçi bir şekilde kimin üstlenebileceğini bilmeniz gerekir.
İdeal olarak, projelerinizi planlarken her ikisini de dikkate alabilmeniz için ekibinizin hem görevlerini hem de uygunluk verilerini tek bir programda görüntülemeniz gerekir. Sıklıkla birlikte çalıştığınız yarı zamanlı çalışanlarınızdan ve serbest çalışanlarınızdan günlük müsaitlik durumlarını sizinle paylaşmalarını isteyin.
Teamdeck'in çalışma şekli, çalışanların müsaitlik durumlarını kendilerinin girebilmesi ve hatta izin günleri talep edebilmesidir. Talepleri daha sonra yöneticiler tarafından kabul edilir veya reddedilir ve program hemen güncellenir.
Topladığınız verileri kullanın
Kaynak tahmini ve tahsisinin kısmen bilim, kısmen deneyim olduğu söylenebilir. Bu formülün bilim kısmından tam olarak yararlanmak için geçmiş verileri kullanmaya başlamalısınız - bu çok açık ama asla basit değil.
Birçok şirket için zaman takibi, müşterileriyle üzerinde anlaştıkları bir konudur. Diğerleri ise bunun kurumsal bir kalıntı olduğunu ve inşa ettikleri rahat kültür için pek de uygun olmadığını düşünüyor.
Benim zaman takibi konusundaki görüşüm, doğru yapıldığında çalışanlar için rahatsız edici olmadığı ve yöneticiler için de aydınlatıcı olduğu yönündedir. İş takibinin gerçek zamanlı olarak yapılmasını ya da en azından zaman çizelgelerinin aynı gün içinde doldurulmasını öneririm. Bu, verilerinizin doğruluğunu artırır.
Yeni bir proje için kaynak ayırırken, ekip üyelerinizin önceki görevlerinde izledikleri zamanı analiz edin. Eğer sürekli olarak tahmini süreSon teslim tarihi kısıtlı bir proje için uygun olmayabilirler.
Alternatif olarak, ekibinizin kullanımını değerlendirebilir (kişilerin rezervasyonlarını zaman çizelgeleriyle karşılaştırarak) ve son projelerde hangi çalışanların aşırı kullanıldığını görebilirsiniz. Belki de benzer becerilere sahip yeni bir kişiyi işe almanız gerekiyordur.
Değişikliklere uyum sağlayın
Tüm kutuları işaretlemiş ve ekibiniz için en iyi programları belirlemiş olabilirsiniz. Ancak kaçınılmaz olarak bir şeyler değişecek ve planlarınızı etkileyecektir: bu, projenizin kapsamı veya zaman çizelgesi olabilir. İnsanlar proje ortasında hastalanabilir veya şirketten ayrılabilir.
Değişime hazır olmak ve değişimle karşılaşıldığında hızlı hareket edebilmek kritik önem taşıyor. Şirketimin aynı anda birkaç farklı projeyi yönetmesine yardımcı olan bir şey de gerçek zamanlı programımızdır. Her proje yöneticisi herkesin mevcut müsaitlik durumunu ve iş yükünü görebiliyor.
Proje başlamadan önce titizlikle hazırladığınız hesap tabloları ve belgelerle ilgili bir sorun var. Bir şey değişir değişmez güncelliğini yitirirler. Çoğu proje için bu gerçekten çok yakındır. Kontrol edebileceğiniz çok fazla şey vardır, bu yüzden değişimi kucaklamaya hazırlansanız iyi olur.
