Zaman çizelgeleri çalışanlar arasında nadiren iyi bir şöhrete sahip olur. Kuşkusuz, genellikle kötü şöhretlerinin hakkını verirler: kimse sadece belirli bir çalışma süresini "kanıtlamak" için bir ton kağıt imzalamaktan hoşlanmaz. Öte yandan, zaman çizelgeleri hem yöneticiler hem de ekip üyeleri için gerçekten faydalı olabilir.
Bu makaleden ne öğreneceksiniz?
- Etkin çalışan zaman çizelgesi yönetiminin kullanım örnekleri
- Hangi şirket seçti kaynak yöneti̇m yazilimi zaman çizelgesi yönetim sistemi olarak
- Zaman çizelgesi yönetimi ve takibi kötü mü?
Elimizdeki soruyla başlayalım:
Zaman çizelgesi yönetimi nedir?
Basitçe söylemek gerekirse: zaman çizelgesi yönetimi, çalışanların zaman çizelgelerini ve zaman takibini (kayıtlı çalışma saatleri) izleme ve analiz etme uygulamasıdır. Ayrıca, bu zaman çizelgelerine dayalı olarak çalışan bordrosunun hesaplanması veya müşteriye fatura kesilmesi gibi farklı eylemlerin gerçekleştirilmesini de içerebilir.
Çalışma süresi eskiden bir kağıt üzerinde özetlenirdi, dolayısıyla zaman çizelgesinin adı da buradan gelmektedir. Günümüzde, çevrimiçi zaman çizelgeleri çok daha popülerdir, ancak burada da çeşitli seçenekler vardır: basit elektronik tablolardan yapay zeka destekli yazılım araçlarına kadar.
Bu makalenin başında da belirttiğim gibi, zaman çizelgeleri çalışanlar arasında oldukça sevimsiz olmasıyla ünlüdür. Şimdi bu konuya girelim ve sıkça sorulan bir soruyu yanıtlamaya çalışalım:
Zaman çizelgeleri şeytani midir?
Mutlaka değil, ancak kesinlikle aşağıdaki durumlar vardır zaman çizelgeleri tamamen zaman kaybıdır ve insanların iş yerlerinden memnuniyetsizliklerine büyük ölçüde katkıda bulunabilir.
Tarihsel olarak, zaman çizelgeleri insanların işlerini gerçekten yaptıklarını kanıtlamanın bir yolu olmuştur. İşte bu noktada işler sorunlu hale geliyor. Her şeyden önce bu, insanların zaman çizelgelerinin yaptıkları işin etkilerinden daha önemli olduğunu düşündükleri bir kültürü kolayca yaratabilir. Çalıştığınızı ya da amirleriniz tarafından bu kadar yakından izlendiğinizi (ve zamanlandığınızı) kanıtlamak zorunda olmak iyi hissettirmez.
Ayrıca, bu durum insanları işte daha verimli olmaya teşvik etmez. Zaman çizelgesine daha fazla zaman kaydedebiliyorsanız (ve muhtemelen daha fazla ödeme alabiliyorsanız) neden daha iyi bir çözüm arayasınız ki?
Bu, proje ortamında bile saat başına ödeme yapmanın mutlaka kötü olduğu anlamına gelmez. Bu metinde, kişinin aylık kazancını belirlemek için zaman çizelgelerini kullanma konusunda ayrıntıya girmesek de, bunun örneğin serbest çalışanlarla çalışan şirketler için önemli bir kullanım durumu olduğunu anlıyoruz. Bu nedenle ayrı bir çalışan maaş bordrosu hesaplama rehberi.
Son olarak, insanlar bir şey üzerinde gerçekten ne kadar zaman harcadıklarını hatırlama konusunda gerçekten kötüdür. Bu nedenle haftanın ya da daha kötüsü bir ayın sonunda zaman çizelgelerini doldurmak, güvenilir veri toplamaktan ziyade hayran kurgusu yazmaya daha yakındır.
Sonuç olarak, zaman çizelgelerinin çok az etkisi olduğunu söyleyebiliriz:
- Siz ve ekibiniz amaçlarını anlıyor ve değerini görüyorsunuz,
- Zaman çizelgeleri düzenli ve doğru bir şekilde doldurulur,
- Nicel zaman çizelgesi verileri, daha açıklayıcı içgörüler elde etmek için düzenli iletişimle desteklenir (daha fazlası aşağıda)
- Uygun bir zaman çizelgesi formu kullanılır.
Birçok ekip hala işi yapmak için basit elektronik tablolara güvendiğinden (çoğu şirket neyse ki gerçek kağıt sayfalarından vazgeçti), ikinci husus vurgulanmaya değer bir şeydir. Çevrimiçi bir belge kolayca güncellenebildiği ve gerektiğinde birden fazla ekip üyesi tarafından erişilebildiği için doğru yönde atılmış bir adımdır, ancak yine de doldurulması gereken bir sayfadır ve bu da yapılacak en uygun şey değildir.
Şunu kontrol edin ücretsiz pdf excel dönüştürücü Eğer hala elektronik tablolarla ilgileniyorsanız.
Modern çalışan zaman takip araçları genellikle tek bir tıklamayla açılıp kapatılabilen başlat/durdur izleyicilerle birlikte gelir. Diğerleri ise işe giriş ve çıkış saatlerini otomatik olarak kaydeden işaretçiler sunar.
Yönetim perspektifinden bakıldığında, bir diğer önemli husus da zaman çizelgesi proje yazılımı bir izin yönetim aracı. İnsanların çalışma sürelerinin yanı sıra izin sürelerini de kaydedebilmeleri gerekir, aksi takdirde sadece tatilde olan birinin boş zaman çizelgeleri hakkında endişelenebilirsiniz.
Ekibinizin programı olarak da hizmet veren bir yazılım kullanmak, planlanan çalışma saatlerini kaydedilenlerle karşılaştırabilmeniz açısından size ekstra bir değer sağlar. Veri odaklı proje yöneticileri, projelerinin durumunu ve herhangi bir şeyin ayarlanması gerekip gerekmediğini değerlendirmek için bu bilgileri kullanabilir.
Bu sadece bir örnek zaman çizelgesi yönetimi PM'leri nasıl destekleyebilir ancak daha fazlası da var. Aslında, bir sonraki bölümü ekibinizin zaman çizelgelerini ekibin ve projenin yararına nasıl kullanabileceğinize dair fikirlere ayıracağım.
Etkili zaman çizelgesi yönetimi: kullanım örnekleri
Projelerinizin maliyetini hesaplayın
Zaman ve malzeme sözleşmeleriyle çalışan şirketler için olmazsa olmaz. Ekibinizin projeye harcadığı emeği müşterilerinize faturalandırdığınız için, onların zaman çizelgelerini faturanızın temeli olarak kullanabilirsiniz. Birçok kaynak yönetimi aracı, zaman çizelgesi verilerini dışa aktarmanıza veya harici olarak paylaşmanıza olanak tanır.
İyileştirmeler ve tasarruflar için yer bulun
Ekibinizin zaman çizelgelerini analiz etmek, verileri daha derinlemesine incelemek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için harika bir fırsattır. Birçok zaman takip yazılımı, kaydedilen zaman girişlerini önceden tanımlanmış kategorilerle etiketleme veya bunlara yorum ekleme seçeneği sunar. Bu şekilde ekibinizin faturalandırılamayan faaliyetlere ne kadar zaman ayırdığını analiz edebilirsiniz. Kabul etmek gerekir ki, bunların çoğu muhtemelen haklı gerekçelere dayanmaktadır, ancak endişe verici kalıplar da görebilirsiniz. Bunlar ne olabilir? Çok sayıda toplantı kırmızı bayrak olabilir. İnsanların idari görevler için çok fazla zaman harcaması da bir başka sorun olabilir. İşbirliği veya bilgi paylaşım araçlarına yatırım yapmanın uzun vadede para tasarrufu sağlayabileceği ortaya çıkabilir. Ekibinizin morali de daha sağlam bir süreçten faydalanacaktır.
Tahmin kaynakları
Zaman çizelgeleri gibi geçmiş veriler de işe alım ihtiyaçlarını tahmin etmek için kullanılabilir. Şirketler önceki yıllara veya aylara ait rakamlara bakarak tekrar yaşanması muhtemel eğilimleri tespit edebilirler. Teamdeck'in müşterilerinden biri fark ettim belirli becerilere sahip çalışanların belirli aylarda daha fazla talep gördüğünü gösterir. Kendi zaman çizelgesi raporunuzu nasıl oluşturacağınızı okumak için i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇ Burada.
Sorunları büyümeden önce tespit edin
Bazen proje zorluklarını sadece kaydedilen zaman çizelgelerine bakarak fark etmek oldukça kolaydır. Örneğin, insanlar bir sonraki kilometre taşlarını teslim etmek için çok fazla mesai kaydetmeye başlayabilir.
Bununla birlikte, ekibinizin kaydedilen zaman girişlerini tahmini programla düzenli olarak karşılaştırmak iyi bir uygulamadır. Bu, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olmadan önce herhangi bir tutarsızlığı tespit etmenizi sağlayacaktır.
Zaman çizelgesi yönetimi söz konusu olduğunda akılda tutulması gereken bir diğer önemli husus da şudur zaman çizelgeleri ekibinizle düzenli iletişimin yerini alamaz.
Rakamlar size bir şeylerin olduğuna dair bilgi sağlayacaktır. Ancak "nedenini" anlamak için konuları proje ekibiyle tartışmanız gerekir. Sadece sorunun temeline inmekle kalmazsınız, aynı zamanda çalışanların gerçekten dinlendiği ve saygı duyulduğu bir işyeri kültürü oluşturmanın da harika bir yoludur. Böylece, zaman çizelgelerine başlarının üzerinde asılı duran gerekli bir kötülük gibi davranma olasılıkları azalır.
Zaman Çizelgeleri Ekibinizin etkinliği veya iş kalitesi hakkında bilmeniz gereken her şeyi size tek başlarına söylemezler, ancak proje yöneticilerinin harekete geçmesi için önemli sinyaller sağlayabilirler. Ekibinizle açık iletişimle desteklenen bilinçli ve şeffaf bir zaman çizelgesi yönetimi politikası oluşturmak, yüksek çalışan memnuniyetini korurken projelerinizi kontrol altında tutmanıza yardımcı olacaktır.
