Yeni bir proje yönetimi işine başlamak stresli olabilir: ister deneyimli bir PM olun, ister proje yöneticisi kariyerine yeni başlayan bir kişi olun, muhtemelen bazı yeni zorluklarla karşılaşacaksınız. İyi haber şu ki, işi aldınız, bu nedenle yeni işvereniniz proje yönetimi becerilerinize güveniyor. Yeni bir işe doğru adımlarla hazırlanmanızın ve başlamanızın zamanı geldi. Yeni pozisyonunuzda parlamaya hazırlanmak için birkaç ipucu hazırladık.

Yeni Bir Proje Yönetimi İşine Nasıl Hazırlanılır?

İşteki ilk gününüzden önce yapabileceğiniz şeyler var. Öncelikle, gerekli evrak işlerini halledin. Yeni şirketinizin İK ekibine teslim etmeniz gereken herhangi bir belge var mı? Çalışan haklarınızı da iki kez kontrol etmek isteyebilirsiniz. Bazen isteğe bağlı paketlerle birlikte gelirler, bu nedenle bunları önceden düşünmek daha iyidir.

Lojistiği unutmayın: Gereksiz stresten kaçınmak için yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri işe gidiş gelişinizi planlamak ve test etmektir. Yeni ofisinizin kıyafet yönetmeliği, park düzenlemeleri, binaya erişim vb. konularda net bir fikriniz olduğundan emin olun. Ekipmanınızı analiz etmek için bir dakikanızı ayırın. Eğer bir ofiste çalışıyorsanız, muhtemelen sizi bekleyen bir iş istasyonunuz vardır. Ancak uzak bir pozisyonda, gerekli donanımı tamamlamaktan sorumlu olabilirsiniz. Bu çalışma öncesi dönemde herhangi bir zamanda aklınıza sorular gelirse. Yeni işvereninize ulaşmaktan çekinmeyin.

Yeni şirketinizi araştırmak değerli bir adım olabilir. Muhtemelen mülakata hazırlanırken biraz araştırma yapmışsınızdır, dolayısıyla ne yaptıkları ve nasıl organize oldukları hakkında iyi bir fikriniz vardır. Şimdi şirket kültürünü daha iyi kavramanın tam zamanı. Kurumsal sosyal medya kanallarına göz atın veya zaten aldıysanız çalışan el kitabına göz atın. Fazla düşünmeyin! Bu görevin, yaklaşan kariyer değişikliği konusunda kendinizi daha güvende hissetmenizi sağlaması gerekiyor, herhangi bir "kırmızı bayrak" aramanıza neden olması değil.

Son olarak, işler arasındaki zamanı biraz yaşamak ve rahatlamak için kullandığınızdan emin olun. Bu boş zamanı hak ettiniz: en iyi şekilde değerlendirin! Önceliğiniz yeni iş yerinize pozitif enerjiyle gitmek, uykusuz kalmamak ve işe hazırlanmaya çalışmak olmalıdır.

Yeni İşinizde Başarılı Olun: İlk Günler

Yeni çalışanların işe alınması tüm kuruluşlarda önemli bir süreçtir. Yeni işvereninizin muhtemelen sabit bir prosedürü veya hatta ekibe katılan yeni proje yöneticileri için özel bir yolu vardır. Bu sürecin ayrıntıları proje başlangıcı süreç şirketten şirkete farklılık gösterecektir. Yine de bir adım kesindir: birçok yeni bilgi öğreneceksiniz. Bunalmamak için, yeni bilgilerinizi düzenlerken ve takip soruları sorarken bu dört hususu ele almaya çalışın:

  • süreç
  • araçlar
  • proje(ler)
  • müşteri(ler)

Teker teker inceleyelim.

Süreç. Bir kuruluş için projeleri yönetmeniz gerekiyorsa, projeyle ilgili tüm yerleşik prosedürlerden haberdar olmanız gerekir. Muhtemelen, işe alım süreciniz sırasında temel konuları zaten tartışmışsınızdır ve örneğin yeni şirketinizin savunduğu proje yönetimi metodolojisini biliyorsunuzdur. Şablonları, raporlama alışkanlıklarını, toplantıları (aşağıdakiler dahil) sorun scrum toplantıları), iletişim prosedürleri, proje yaşam döngüsü vb. Amacınız projeyi etkili ve aynı zamanda ekibinizin aşina olduğu bir şekilde yönetmektir.

Elbette, belirli bir şirkette yeni süreçler oluşturmaktan ve proje yönetimi kültürünü inşa etmekten sorumlu bir kişi olarak atanmış olabilirsiniz. Yine de, onları iyileştirmek için geçmiş süreçler hakkında bilgi sahibi olmak faydalıdır.

Araçlar. Çoğu proje yöneticisi, düzenli kalmalarına ve ekip üyelerini bilgilendirmelerine yardımcı olan yazılımlara erişim olmadan işlerini yapmayı hayal edemez. Yeni şirketiniz zaten aşina olduğunuz uygulamaları kullanmıyorsa, yeni bir aracın nasıl kullanılacağını öğrenmeniz gerekebilir. Büyük olasılıkla, bu tür çevrimiçi araçlarla uğraşacaksınız:

  • Kanban panoları, görev listeleri, Gantt şemaları ve proje ile Proje Yönetim Yazılımı kaynak takvi̇mleri̇. Jira, Asana, Trello veya Basecamp gibi araçlar proje yöneticileri arasında popülerdir.
  • Proje planlama yazılımı kaynak planlaması konusunda size yardımcı olur, çalışan zaman takibiveya ekip üyelerinizin müsaitlik durumunu yönetmek (izin yönetim sistemi). Teamdeck böyle bir araca örnektir.
  • İletişim Yazılımı, genellikle ekibinizle ve müşterilerinizle eşzamansız olarak iletişim kurmanızı sağlayan bir sohbettir (örneğin, Slack veya Skype). Zoom veya Google Hangouts gibi telekonferans yazılımları da bu kategoriye girer.

Ayrıca bakınız: Proje Yöneticileri için Üretkenliği Artıran Slack Uygulamaları

Bir yazılım projesi yönetiyorsanız, ekibiniz tarafından hangi araçların kullanıldığını da öğrenmelisiniz (örneğin, hata izleyiciler, kod depoları, tel kafes araçları). Ekip üyeleriniz tarafından hangi uygulamaların ve araçların kullanıldığını bilmek, inşaat gibi son derece uzmanlaşmış sektörler için de çok önemlidir. Belirli bir uygulamayı bilmiyor olabilirsiniz, ancak ne işe yaradığını ve kimlerin kullandığını bilmeniz gerekir. Bu sayede ekibinizle verimli bir şekilde iletişim kurabileceksiniz.

Projeler. Genellikle, bir kuruluşta yeni bir proje yöneticisi olarak başladığınızda, bunun nedeni bir lider gerektiren bir proje olmasıdır. İlk önceliklerinizden biri bu proje hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmek olmalıdır. Kapsam, zaman çizelgesi, gereksinimler, bütçeler, riskler, bağımlılıklar: işinize başlamak için ihtiyacınız olan her şey. Projenin aşamasına bağlı olarak, selefinizle de konuşmanız gerekebilir: bir projeyi başka birinden devralıyor olabilirsiniz. Şu ana kadarki ilerlemeyi, yol boyunca ortaya çıkan sorunları, paydaşlarla olan ilişkiyi sorun. Samimi cevapları teşvik etmeye çalışın: şekerleme yapmak uzun vadede işinizi daha da zorlaştıracaktır. Proje belgelerini gözden geçirin ve güncel ve eksiksiz olup olmadıklarını değerlendirin. Değilse, emin olmadığınız unsurlar hakkında bilgi alın.

Mümkünse, şirketinizin diğer projeleri hakkında da bilgi toplamaya çalışın. Bazı kalıpları fark edebilir ve iyileştirme alanlarını veya riskleri ortaya çıkarabilirsiniz. Bu süreçte ekip üyeleriniz hakkında da daha fazla şey öğreneceksiniz.

Müşteriler. Her proje paydaşlarla birlikte gelir. İster dahili bir projeyi yönetiyor olun, ister şirketinizi kiralayan harici bir müşteri olsun, kim olduğunun farkında olmanız gerekir. Bir proje yöneticisinin rolünün kritik parçalarından biri paydaşlarla iyi bir ilişki kurmaktır. Bu, evetçi olmanız gerektiği anlamına gelmez, tam tersine: müşteriniz sizin kararınıza güvendiğinde, onları sizin ve ekibinizin desteklemediği bir şeyden vazgeçirmek daha kolay olmalıdır. Müşterinizi tanıdıkça, işleri hakkında daha fazla bilgi edinmeye çalışın. Yönetmeye başlamak üzere olduğunuz projenin arkasındaki amaç, kullanıcı tabanı, lansman öncesinde yaptıkları araştırmalar: bu bilgiler proje hakkında daha iyi kararlar vermenize yardımcı olacaktır.

İş arkadaşlarınızı tanıyın

Yeni bir proje yönetimi işine başladığınızda, kendinizi doğru bir şekilde tanıtmanız büyük önem taşıyacaktır. Unutmamanız gereken üç grup iş arkadaşı vardır:

Proje ekibiniz. Tahmin edebileceğiniz gibi, bir proje yöneticisinin ekibiyle ilişkisi çok önemlidir. Öncelikle, proje ekibinizde kimlerin olduğunu ve rollerinin ne olduğunu öğrenin (hem şirket düzeyinde hem de projede). Onların görüşlerini aktif olarak dinleyin: size proje veya müşteri hakkında, ekipte çalışmamış kişilerden öğrenemeyeceğiniz şeyler söyleyebilirler.

Geri bildirimi ve samimi iletişimi teşvik edin. Bir kültür inşa etmek proje şeffaflığı siz ve ekibiniz arasında güven geliştirmenize yardımcı olacaktır. En başından itibaren, bir proje yöneticisi olarak rolünüz konusunda çok net olmaya çalışın ve bazı temel kurallar belirleyin. Bu, aşağıdakileri sürdürmenize yardımcı olacaktır iş-yaşam dengesi ve önlemek iş sürünmesi.

Müdürleriniz. Patronunuzla tanışmak, işe alım sürecinizin kaçınılmaz (ve gerekli) bir parçasıdır. Bu ilişkiyle ilgili en ilginç ipuçlarından biri Owen Gadeken'den geliyor:

"Şimdiye kadar "Yeni patronumla görüşmeye ne dersiniz?" diye sormuş olabilirsiniz. Evet, bu her zaman önemlidir ve muhtemelen zaten en az bir toplantı yapmışsınızdır. Ancak, projenizin en azından bir ön değerlendirmesini yapmak için yeterli bilgi toplayana kadar devam toplantılarını bilinçli olarak ertelemenizi tavsiye ederim; aksi takdirde, kendinizi tutamayacağınız sözler veya taahhütler verirken bulabilirsiniz. "

Kaynak: Gadeken, O. C. (2009). Demek yeni proje yöneticisi sizsiniz: iyi bir başlangıç için ipuçları. PMI® Global Congress 2009-North America'da sunulan bildiri, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Proje Yönetim Enstitüsü.

Diğer iş arkadaşları. Özellikle de kuruluşunuzda 500 kişiden daha az kişi çalışıyorsa (büyük şirketlerde bu görev imkansız olabilir), mümkün olduğunca çok sayıda iş arkadaşınızı tanımanız muhtemelen faydalı olacaktır. Hatta ekibinize sormak bile isteyebilirsiniz: "Kimi tanımalıyım?" Bir proje yöneticisi olarak İK ekipleri, ofis yöneticileri, satış, finans vb. ile işbirliği yapmanız gerekebilir. Kimin kim olduğunu bilmek sizi iyi bir konuma getirir. Tabii ki, diğer PM'leri de tanımalısınız ve mümkünse, Akıl hocanız olabilecek bir kişi bulun.

Sırada ne var? İşteki ilk haftalar için bir plan yapın

Bir noktada, işe başlamanız beklenecektir: birçok kuruluş için bu, kuruluşa girişinizden sadece birkaç gün sonra olacaktır. İşe başlama ile "gerçek iş" arasındaki geçiş zor olabilir, çünkü sizinle ilgilenilmesinden (büyük olasılıkla) kendi başınıza kalmaya geçeceksiniz. Bu zorlu dönemle nasıl başa çıkmalısınız?

Set ölçülebilir hedefler ve ÖnceliklerHem proje ekibiniz hem de kendiniz için. Böyle bir liste, şüpheye düştüğünüzde başvuracağınız en değerli kaynak olacaktır.

Beklentileri paylaşın ekibinizle birlikte. Direkt çalışanlarınız hedeflerinin ve birincil sorumluluklarının ne olduğunu bilmekten memnuniyet duyacaktır. Öte yandan siz de stratejinizin uygulanacağından daha emin olabileceksiniz.

Endişelerinizi ve görüşlerinizi dile getirin, Özellikle de proje yönetimi süreçleriyle ilgili olduklarında. Elbette, kimse ekibe katılan ve ilk günden itibaren her şeyi 180 derece değiştirmek isteyen kişiden hoşlanmaz. Ancak bir çift taze göz edinmekle ilgili söylenecek bir şey var: diğerlerinden daha fazla eksiklik ve iyileştirme alanı fark ediyor olabilirsiniz. Sakin ve gerçekçi bir şekilde iletişim kurduğunuz sürece başınız belaya girmeyecektir. Unutmayın ki, hatalı süreç ve yöntemlerin sonuçlarıyla eninde sonunda uğraşmak zorunda kalacak olan sizsiniz. Belirli alanları iyileştirmek için iş arkadaşlarınızla işbirliği yapmanız muhtemelen daha iyi olacaktır.

Yeni bir proje yönetimi işinde nasıl düzenli kalınır?

İşte yeni bir işteki ilk zorlu haftalarda düzenli kalmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:

  • sorular sorun ve takip soruları sorun,
  • notlar alın (bu notları almak için mükemmel bir fırsat olabilir eskiz çizimi),
  • mevcut şablonları kullanabilir veya bunları kuruma ve ekibe tanıtabilirsiniz,
  • bir toplantı programı oluşturun ve toplantı kurallarına uyun. etkili toplantılar.

Yeni bir pozisyondaki ilk birkaç hafta zorlayıcı olabilir. Yine de, yönergelerimizi takip ederseniz, gelecekteki sorumluluklarınızı ve görevlerinizi iyi bir şekilde kavrayabilirsiniz. Şüpheye düştüğünüzde, her zaman PM'ler için çevrimiçi kaynaklara başvurabilirsiniz. Proje yöneticileri için düzenli olarak yararlı kılavuzlar yayınlıyoruz, bu nedenle Teamdeck'in blogunu yer imlerine eklediğinizden emin olun! Ve uygulamamızı henüz denemediyseniz, diğer PM'lerin nelerden övgüyle bahsettiğini görmek için kaydolun.

Teamdeck ile projelerinizin yolunda gitmesini sağlayın kaynak planlama yazılımı Hill-Knowlton tarafından seçildi

İlgili gönderiler