Ekibi yönetmek, bir proje yöneticisinin işinin en zor kısımlarından biridir.
Bir yönetici olarak, birlikte çalıştığınız insanları tanımanız, güçlü yönlerini, çalışma şekillerini ve ekip arkadaşlarıyla nasıl işbirliği yaptıklarını bilmeniz gerekir.
Küçük ekiplerde bu çok daha kolaydır. Ancak ekibiniz büyüdükçe veya ekip üyeleri farklı konumlardan çalıştıkça, bu durum daha da kafa karıştırıcı hale geliyor.
Kaynak yönetimi yöneticilerin şirketlerinin kaynaklarını daha iyi organize ederek tam potansiyellerini kullanmalarına yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
Ancak çalışanlarınız ve performansları hakkında, işlerini en uygun şekilde planlamak için yeterli bilgiye sahip misiniz?
Çalışanlarınızın çalışma alışkanlıklarını ve müsaitlik durumlarını ne kadar iyi bildiğinizi görmek için bu soruları yanıtlamaya çalışın:
- Ekibinizin çalışma süresini takip ediyor musunuz?
- Çalışanlarınızın izin günlerini zaman çizelgenizde takip ediyor musunuz?
- Ekip üyelerinizin ülkelerindeki ulusal tatillerden haberdar mısınız?
- Çalışanınızın müsaitlik durumunu söyleyebilir misiniz?
- Tüm bunları yapmak için kaç araç kullanıyorsunuz?
Sorun şu ki, büyük olasılıkla bu soruların hepsine yanıt veremeyebilirsiniz. Bir araçtan diğerine geçerken, elektronik tabloları doldururken ve sonu gelmeyen evrak işleri yaparken ekibinizin gerçek iş yükünü ve performansını kolayca gözden kaçırabilirsiniz.
İyi haber şu ki: Teamdeck sizi koruyor.
Teamdeck eksiksiz kaynak yönetimi yazılımınızdır
Öncelikle şunu bilmeniz gerekir ki kaynak yöneti̇m yazilimi birden fazla aracı entegre etmek zorunda kalmadan ekibinizi kapsamlı bir şekilde yönetmenizi sağlar. Bu nedenle, farklı araçlar arasında geçiş yapmak için harcanan zamanı azaltır ve birden fazla abonelik maliyetini düşürür.
İşte bir bakışta Teamdeck ile elde edecekleriniz:
Şimdi tüm bu süreçleri bir arada kullanarak neler elde edebileceğinize daha yakından bakalım.
Tüm çalışanlarınızı ve atandıkları projeleri yönetin
Bir projeyi planlarken bir dizi faktörü göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Hangi kişiler müsait?
- Yetenekleri nelerdir?
- Tam zamanlı olarak müsaitler mi?
- Yolda herhangi bir tatil veya bayram var mı?
Bunların hepsi, basit bir elektronik tablo kullanarak kolayca üstesinden gelemeyeceğiniz karmaşık bir dinamik bağımlılıklar ağı oluşturur. Teamdeck size ekibinizin iş yükü ve müsaitlik durumu hakkında gerçek zamanlı bir genel bakış sunar. Karışıma ekip arkadaşlarınızın becerilerini ve konumlarını da eklemek ister misiniz? Programınızı zenginleştirmek ve karar verme sürecini kısaltmak için özel alanları kullanın.
Ekibinizin genel programını ayarladığınızda, aynı anda birkaç projeyle uğraşıyor olsanız bile, çalışanları farklı görevler için verimli bir şekilde rezerve edebilirsiniz.
Teamdeck'in programları nettir ve tüm bilgileri bir bakışta gösterir. Ayrıca düzenlemesi de kolaydır.
Teamdeck'teki program, kimin ne üzerinde ve ne kadar süreyle çalıştığını netleştirir, böylece daha iyi kaynakları planlamak ve tahsis etmekÇalışanların eksik veya aşırı kullanımını önleme.
İş yükü çubukları size çalışanların müsaitlik durumunu gösterir.
Bir ekip üyesinin ihtiyaçlarını başka bir projeye taşımanız gerektiğini düşünün. Programınızda ekibin geri kalanının kapasitesinin ne olduğunu görebilirsiniz. Bu nedenle, şu anda görevlerle boğulmuş olup olmadıklarını ve projeye daha fazla insan gücü eklenmesine ihtiyaç duyup duymadıklarını görürsünüz.
Örneğin, uzaktan veya yarı zamanlı ekip üyeleriyle bir proje yürütüyorsanız, günde kaç saat müsait olduklarını bilmek ve ardından projenizi tamamlamak için yeterli olup olmadığına karar vermek isteyebilirsiniz.
Ayrıca, program görünümünde izin günlerini ve ulusal tatilleri görebilirsiniz, böylece projelerinizi planlarken ve iş yükünü yönetirken bunları dikkate alabilirsiniz.
Ekibinizin farklı projeler için harcadığı zamanı takip edin
Zaman takibi, özellikle kuruluşunuz saat bazında faturalandırma yapıyorsa, birçok profesyonel hizmette bir zorunluluk haline geldi.
Aynı zamanda, birçok şi̇rketler zaman taki̇bi̇nde başarisiz. Olur çünkü:
- her şeyi takip etmiyorlar
- çalışanları düzenli olarak zaman takibi yapmaları için motive etmezler
- çalışanlar, iş yapılırken zamanı takip etmek yerine, bir görevi tamamladıktan sonra elektronik tabloları doldurur
Daha da kötüsü, şirketler tahmin edilen zaman girişlerine dayalı raporlar oluşturuyor ve daha sonra bu yanıltıcı bilgileri başka tahminler oluşturmak için kullanıyorlar.
Teamdeck'in farkı nedir? Kullanıcının yalnızca bir proje seçmesini ve ardından bir zaman girişi kaydetmek için başlat / durdur'a tıklamasını gerektiren bir zaman izleme uygulaması sunar. Daha sonra bunlar otomatik olarak kesin zaman çizelgelerine dönüştürülür.
Teamdeck'in web uygulamasını kullanarak zamanı takip etmek basittir ve hiç zaman almaz.
Tüm süreci çok daha hızlı ve katlanılabilir hale getirir, bu nedenle daha fazla çalışan her gün bunu yapmaya isteklidir.
Kullanıcılar zaman çizelgelerini manuel olarak da güncelleyebilirler, böylece günün sonunda işlerini özetlemeyi tercih edenler tercihlerine bağlı kalabilirler.
Gereksiz ileri geri iletişim olmadan tatilleri yönetin
Bu soruları çalışanlarınızdan kaç kez duydunuz?
- Bir gün izin alabilir miyim?
- Kaç gün izin aldım?
- Tatil talebim onaylandı mı?
Yüz yüze iletişim çoğu zaman etkili değildir, çünkü insanlar birbirlerini unutma veya yanlış anlama eğilimindedir, örneğin ofisten daha erken ayrılmayı tartışmak gibi. Uygulama içinde yönetmek bu tür sorunların önlenmesine yardımcı olur.
Bir yönetici olarak çalışanların izin günlerini programlarına ekleyebilirsiniz.
Bir şirketin yöneticisi olarak şirketinizin kabul ettiği izin türlerini (ve hangilerinin ücretli olduğunu) tanımlayabilirsiniz. Bu şekilde, çalışanların kendileri basit bir form doldurabilir, devamsızlık türünü (ücretli tatil, hastalık izni vb.), izin sürelerini belirleyebilir, ek yorumlar yazabilir ve son olarak bu mesajı alması gereken bir yönetici seçebilirler.
Çalışan olarak yeni tatil talebi ekleme.
Teamdeck kullanarak projelerinizi nasıl etkili bir şekilde planlayabilirsiniz?
Kaynaklarınızı etkili bir şekilde yönetmek istiyorsanız, kaynak yönetiminin sadece bir bölümünü takip etmek sonuçlarınızı sekteye uğratabilir.
Çalışan yönetiminin farklı yönlerini uygulayarak çok daha fazlasını başarabilirsiniz ve bu konuda Teamdeck çok yardımcı olabilir.
Çalışanlarınızın müsaitlik durumu, performansları ve parçası oldukları projeler hakkında eksiksiz bir genel bakış sağlar.
Geçmiş ve devam eden projelerle ilgili bilgileri depolamıyor ve analiz etmiyorsanız, gelecek projeler için nasıl planlama yapabilirsiniz?
Başarılı projelere başlamak, yalnızca gereksinimleri ve iş hedeflerini anlamayı değil, aynı zamanda ekibinizin nasıl performans gösterdiğini ve uygunluk durumlarının ne olduğunu da anlamayı gerektirir.
Teamdeck ekibinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olur, böylece projeleri teslim etmeye odaklanabilirsiniz.
