Projelerde Sanal Ekipleri Yönetmek - Uzak Ekipler İçin Araçlar ve İpuçları

Sanal ekiplerle projeler oluşturmak, kurum içi çalışanları içeren bir proje başlatmaktan farklı bir dizi iletişim becerisi, taktik ve araç gerektirir. Teamdeck'in arkasındaki yazılım şirketi olan Apptension'da kaynak yöneti̇m yazilimi), uzaktan çalışanlarla da çalışıyoruz. Ve yakın şehirlerde bulunan programcılardan bahsetmiyoruz.

Bu makalede sizinle nasıl yapacağınızı paylaşacağız:

• en iyisini seçin proje ve kaynak yöneti̇mi̇ araçlari uzak ekipler için
• Sanal ekipleri etkin bir şekilde yönetmek için bir ekip kurun
• projeyi kurun
• Sanal ekip yönetimi için iletişim süreci oluşturmak

Ekip üyelerimiz Japonya ve İngiltere de dahil olmak üzere farklı ülkelerde ve zaman dilimlerinde yaşıyor ve çalışıyor. Sadece bir odada buluşup konuşamayacağınız insanlarla çalışmanın avantajlarını ve acılarını biliyoruz hakkında proje. Ya da başarılı bir sprinti daha kutlamak için işten sonra takılın (bu arada, birbirine sıkı sıkıya bağlı bir ekip oluşturmak için çok önemlidir).

Bu konuya geçmeden önce, sanal ekiplerin ne olduğunu ve çalışanları işe alma ve yönetme konusunda gerçekten yükselen bir trend olup olmadığını hızlıca özetleyelim.

Sanal proje yönetiminin yükselişi

Sanal ekipler, farklı konumlardan aynı proje üzerinde çalışan ve birbirleriyle e-posta veya mesajlaşma uygulamaları aracılığıyla iletişim kuran çalışan gruplarıdır.

Uzaktan çalışma, genellikle sadece bir dizüstü bilgisayar ve iyi bir Wi-Fi bağlantısı kullanarak herhangi bir yerden çalışabilen bilgi çalışanlarına güvenen şirketler arasında giderek daha yaygın hale geliyor.

Buna göre BBC tarafından belirtilen resmi istatistikler2016'da dört milyondan fazla Britanyalı evden çalışmıştır. Uzaktan çalışma, işe gidip gelmek ya da belirli bir şehirde ev kiralamak zorunda kalmayan insanlar için para tasarrufu sağlıyor.

Proje yönetimi hakkında daha fazla uzman ipucu mu arıyorsunuz? Bizim göz atın ÜCRETSİZ sprint planlama kontrol listesi Şimdi!

Peki ya sözde "dijital göçebeler"? Buna göre Dijital Göçebe AnketiGörüşülen kişilerin 52%'si kendilerini 'konumdan bağımsız' olarak değerlendirirken, diğer 40%'si de öyle olmak istemektedir. Dijital göçebeler evden (67%), kafelerden (36%) ve ortak çalışma alanlarından (33%) çalışmayı sevmekte, hatta yılda 5-10 ülkeyi ziyaret etmektedir (katılımcıların 30%'si).

Sanal ekipler de dahil olmak üzere esnek çalışmaya yönelik genel eğilim, Dünya Ekonomik Forumu'nun 'İşlerin Geleceği'. Yazarlar, "bu süreçte kişinin işi ile özel hayatı arasındaki sınırın yeniden tanımlanması" gerektiğine işaret etmektedir. Uzaktan çalışma, işverenlerin yetenekli çalışanları daha kolay bulup işe almalarına ve çalışanların hayatlarını daha bağımsız yaşamalarına yardımcı olabileceğinden, çözülmesi gereken bir endişe var:

"İşverenler, bireyler ve hükümetler için zorlu görev, işin değişen doğasının herkese fayda sağlamasını temin edecek yollar ve araçlar bulmak olacaktır."

İnternetin artan erişilebilirliği, Citrix gibi bulut tabanlı çözümler veya Amazon WorkSpaces alternatifleri Ortak çalışma alanlarının yükselişi, sanal ekipler halinde çalışmayı daha da kolaylaştırdı. Doğru taktikler ve araçlarla bu ekipleri yönetmek o kadar da zor değil.

Bir projeyi yönetirken sanal ekiplerle nasıl başa çıkılacağını öğrenmek için okumaya devam edin.

Sanal ekip yönetimi başlatma 

Birbirini hiç tanımayan bir grup insanı bir takıma dönüştürmek gerçekten çok zor.

Paradoksal olarak, mümkünse yapmanız gerektiği söyleniyor, ekibi bir araya getirin fiziksel olarak erkenden. Yüz yüze bir toplantı şu konularda yardımcı olabilir proje eki̇bi̇ yöneti̇mi̇Birbirimizi tanımak, güven ve ilişkiler kurmak.

Eğer bu mümkün değilse, endişelenmeyin. Uzaktan çalışanlarınızın ekip ruhunu sanal olarak geliştirmelerine yardımcı olmak için elinizden geleni yapın, örneğin "su soğutucusu anlarını" aktarmayı amaçlayan sohbet grupları oluşturarak. Çalışanlarınız burada gündelik sohbetlerini yapabilir, yürüttükleri projelerle ilgili olmayan düşüncelerini paylaşabilirler.

Günlük iletişimimizin çoğu için Slack kullandığımızdan, gündelik konuşmaların yapıldığı #internal kanalını oluşturduk. Bunun yanı sıra, çalışanlarımızı kendi kanallarını oluşturmaya, kendilerini ilgilendiren konulara odaklanmaya ve ardından benzer düşünen diğer iş arkadaşlarını davet etmeye teşvik ediyoruz. İnsanlar birbirlerini eğlenceli aktiviteler aracılığıyla da tanıyabilirler. Şunlar var özellikle uzaktaki ekipler için tasarlanmış oyunlar. Projenizin başında buzları kırmak için harikadırlar.

Uzaktan çalışan ekiplerle çalışırken, birlikte çalışmaya, bilgilerini paylaşmaya ve bir projenin geliştirilmesinde birbirlerine yardımcı olmaya daha istekli olmaları için çalışanlar arasında dostluğu teşvik etmek çok önemlidir.

Projeyi ayarlayın

Başarılı bir proje lansmanı iki şeye bağlıdır:

• Projenin karmaşıklığını, müşterinin beklentilerini ve iş hedeflerini tam olarak anlamak için proje hakkında mümkün olduğunca çok bilgi toplamak.
• Bu içgörüleri ekibinize aktarmak ve herkesin kendilerinden ne istendiğini anladığından emin olmak.

Bunu ne kadar iyi yapabilirseniz, ekibinizin bekleneni sunması o kadar kolay olacaktır.

Sanal bir ekiple bir projeye başlamakla kurum içi bir ekibi yönetmek arasındaki temel farklardan biri, mikro yönetimden kaçınmak için daha fazla dikkat etmeniz gerektiğidir.

Açık hedefler ve proje amaçları belirleyerek işe başlayın. Daha sonra kafa karışıklığını ve bire bir soruları önlemek için bunları sürece dahil olan herkes için açık hale getirin. Görevleri atamak için Jira veya Trello gibi paylaşılan panoları kullanın, böylece tüm çalışanlar kimin neyden sorumlu olduğunu görebilir.

Görevleri atarken, çalışanların müsaitlik durumunu göz önünde bulundurun. Sanal ekiplerle çalışırken, aklınızda bulundurmanız gerekir:

• farklı zaman dilimleri ve bunların iletişiminizi nasıl etkileyebileceği
• ulusal tati̇ller ve i̇zi̇n günleri̇
• saatlik uygunluk - özellikle yarı zamanlı çalışanlarla ve serbest çalışanlarla çalışırken önemlidir

Tüm bunların bir arada olması, paylaşılan program, uygun proje akışını sürdürmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, iş akışına dahil edilmemiş bazı ekip üyelerinin devamsızlığından kaynaklanan gecikmeleri de önleyebileceksiniz.

Sanal proje yönetimi hakkında düşünürken iletişim sürecini göz önünde bulundurun

Uzaktan çalışan ekiplerle çalışırken en başından itibaren net bir iletişim süreci oluşturmak hayati önem taşır.

İletişiminizin büyük bir kısmı e-postalar ve mesajlaşma uygulamaları aracılığıyla gerçekleşeceğinden, Zapier'den Wade Foster, uzaktan çalışanları işe alırken şunları yapmanızın tavsiye edildiğini söylüyor iyi yazarlar işe alın. Çalışanlarınızın yazılı iletişim becerilerinin iyi olması, yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesini kolaylaştıracaktır.

Projeye liderlik ederken, ekibinizle ortak bir toplantı programı belirlemenin bir yolunu bulun. Projeye dahil olan herkesi içeren günlük görüşmeler, mevcut durumun anlaşılmasına yardımcı olabilir: neler yapıldı, nelere dikkat edilmesi gerekiyor ve bunun nasıl yapılacağı.

Ayrıca iş akışını izlemenizi de kolaylaştıracaktır.

Proje planlama toplantıları veya gözden geçirme oturumları, müşteri aramaları gibi diğer aramalar için her şeyi önceden planlamaya çalışın ve toplantıları çalışanlarınızın takvimlerine kaydedin. Kullanmak sanal telefon si̇stemi̇ üretkenliği artırmaya, iletişimsizliği azaltmaya ve cevapsız aramaları azaltmaya yardımcı olacaktır. Çalışanlar arama yapabilir ve ev telefon görüşmeleri çalışan memnuniyetini artırır ve uzaktan çalışmayı daha üretken hale getirir. Saat farklarını göz önünde bulundurun ve ekip arkadaşlarınıza önceden haber verin.

Sanal ekibinizle iletişimde karşılaşılan en büyük zorluklardan biri, geçici çağrılar ayarlamaktır. Bazen, acil bir şey ortaya çıktığında, en kısa sürede bir çağrıya atlamak isteyebilirsiniz, ancak eşzamansız iletişim ile bu mümkün olmayabilir. Bunu çözmenin bir yolu, gün içinde tüm ekip üyelerinizin (ya da en azından çoğunluğunun) müsait olduğu bir zaman belirlemek ve bu aramaları bu saatlerde yapmak olabilir.

Tüm ekip üyelerinin kullanacağı bir mesajlaşma uygulamasına karar verin. Slack, Hipchat, Google Hangouts veya Skype - adını siz koyun. Sadece birini seçin ve tüm çalışanların proje sırasında birbirleriyle iletişim kurmak için bunu kullandığından emin olun.

Uzak ekipler için en iyi proje yönetimi araçlarını kontrol edin

Uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek için doğru araç kutusu şarttır. Fiziksel olarak bir odada toplanıp projeyi tartışamayacağınıza göre, ödevleri planlamak, görevleri planlamak ve iletişim kurmak için ortak çalışmaya olanak tanıyan çevrimiçi araçlara ihtiyacınız var.

Farklı konumlarda ve zaman dilimlerinde bulunan, uzaktan çalışanlar da dahil olmak üzere 50'den fazla çalışanı yönetmemize yardımcı olan kullandığımız araçları size hızlıca tanıtmama izin verin.

1. JIRA

Çalışanlarımıza görev planlamak ve atamak için Jira kullanıyoruz. Bu tek araç tüm projelerimizi kolayca planlamamızı, takip etmemizi ve yönetmemizi sağlıyor.

Sanal ekipleri yönetirken görevlerin iş akışı içindeki durumunu, atanan kişiyi ve raporlamadan sorumlu kişiyi herkesin görmesini istersiniz. Jira'da, panolardaki görevleri yönetmeyi daha da kolaylaştıran iş akışınızı yapılandırabilirsiniz. Böylece herkes neler olup bittiğini tam olarak bilir.

2. Confluence

Toplantı notları, proje planları, ürün gereksinimleri, bilgi tabanları ve belgeler dahil olmak üzere paylaşılan belgeler üzerinde çalışmak gibi ekip işbirliği - bunlar için Confluence kullanıyoruz.

Jira ile entegrasyonu, projeyle ilgili kaynakları yönetmemizi çok kolaylaştırıyor. Atanan görevlere bağlı paylaşılan belgeler oluşturma yeteneği, çalışanlarımızın projeyi daha iyi anlamalarına yardımcı oluyor.

3. Teamdeck

Son olarak, bizim kaynak planlama yazılımı kaynak planlaması, zaman takibi ve izin yönetimi için. Bununla, çalışanların uygunluğunu kontrol edebilir, onları projelere ayırabilir ve projelerde ne kadar zaman harcadıklarını takip edebiliriz.

Teamdeck sanal ekiplerle, yarı zamanlı çalışanlarla ve serbest çalışanlarla çalışmayı da kolaylaştırır. Bir zamanlama takvimi, proje yöneticilerine çalışanların rezervasyonlarına, tatillerine, saatlik uygunluklarına ve daha fazlasına hızlı erişim sağlar. Bu da ekip görünürlüğünü artırır ve sonuçta daha verimli bir çalışma sağlar. proje yöneti̇mi̇nde kaynak tahsi̇si̇.

4. Bitbucket

Bitbucket, Atlassian tarafından geliştirilen bir sürüm kontrol sistemidir. Programcılarımız, herhangi bir konum ve zaman diliminden bir proje üzerinde birlikte çalışmak için kullanmaktadır. Akran kod incelemeleri yoluyla kod kalitesi üzerinde işbirliğine dayalı çalışmaya olanak tanır.

5. Gevşeklik

Tüm günlük iletişimimiz için Slack kullanıyoruz. Burada bire bir konuşmalar, grup sohbetleri ve her türlü tartışma için açık veya özel kanallar açabiliyoruz. Ek olarak, çok sayıda eklenti ve bot, ekiplerimizin ihtiyaçlarına daha da uygun hale getiriyor.

Örneğin, 360 derece anketler için Culture Amp kullandığımızdan, botlarını Slack'imize ekledik. Sonuç olarak, çalışanlarımız yaklaşan anketler hakkında sohbet yoluyla bilgi sahibi oluyor.

Sonuç

Sanal bir ekibi yönetmek iletişim becerilerine, taktiklere ve araçlara (örneğin çalışan yönetim sistemi) kullanıyorsunuz.

Projeyi, hedeflerini ve sorunlarını tartışmak için çoğunlukla yüz yüze görüşemeyeceğinizden, bunu çevrimiçi olarak yapma şekliniz projeyi yapacak ya da bozacaktır.

Ortak çalışma için çevrimiçi araçları kullanmak ve bunu doğru süreçler ve şeffaflıkla uyumlu hale getirmek, hedeflerinize ulaşmanıza ve projeyi beklendiği gibi teslim etmenize yardımcı olacaktır. Sizin için en iyilerini bulun, ekibinizi kurun ve dünyanın dört bir yanına yayılmış insanlarla harika şeyler yaratın.

Sanal ekiplerle çalışma deneyiminiz var mı? Yorumlarda bizimle paylaşın.