Yanlış tahminler en popüler proje yönetimi zorlukları arasındadır. Yeni bir BT projesine başlarken iki şeyi bilmek istersiniz: ne kadar süreceğini ve ne kadara mal olacağını. Bu soruları yanıtlamak için, yürütmek üzere olduğunuz projeleri tahmin etmeniz gerekir. X Projesi 12 hafta sürer ve $150.000'e mal olur diye sihirli bir kural yoktur. Ya da Y benzeri bir web sitesinin geliştirilmesi 10 hafta sürer ve $100.000'e mal olur.
Bu makaleden öğrenecekleriniz:
- Proje yöneticileri proje yönetiminde maliyet tahmini için nasıl hazırlanır?
- Proje tahmini için hangi tahmin teknikleri kullanışlıdır?
- Maliyetleri formüllerle tahmin etmek için kendinizi hazırlamak nasıl bir planlama gerektirir?
Projenin kapsamı daha önce yaptıklarınıza çok benzese bile, kapsamlı bir tahmin yapmadan bir projenin zaman çizelgesini veya maliyetini değerlendiremezsiniz. Ancak işler daha da kötüye gidiyor: Tahminleme size bu sorulara da asla 100% doğru yanıt vermeyecektir. Peki, neden tahmin yapıyoruz? Çünkü projenin zaman çizelgesi ve bütçesi, iş yükü ve projenin gerçekleştirilmesi için gereken kaynaklar hakkında varsayımlarda bulunmanın tek yolu budur.
Projeyi tahmin ederek, doğru deneyim ve beceri setine sahip çalışanları da planlayabilirsiniz. Bu konuda yapabileceğiniz şey, mümkün olan maksimum doğrulukla tahmin yapmanızı sağlayacak metodolojiler ve teknikler kullanmaktır. Projeniz için anlamlı tahminler oluşturmak üzere Agile metodolojisini ve Planning Poker tekniğini nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.
James Grenning 2002 yılında Scrum poker olarak bilinen planlama pokerini geliştirdi. 1950'lerin başında, Geniş bant Delphi adlı tahmin yöntemi çok zaman alıyordu ve başka sınırlamaları vardı. Grenning'in durumunda, poker planı aslında oyuncuların kazanmak için fazla hevesli ve aşırı odaklanmış olduğu bir sorunu ele almakla ilgiliydi. Çevik ittifaklar ve Scrum ittifaklarının kurucusu Mike Cohn, daha sonra bu tekniği Çevik Tahmin ve Planlama başlıklı bir makale için kullandı.
Başarılı bir proje başlatmak, büyük ölçüde projenin gerçekte ne hakkında olduğunu ne kadar iyi anladığınıza bağlıdır. Buna şunlar dahildir:
- Müşterinizin beklentilerini anlamak
- Projenin hedeflerinin ve ana amacının anlaşılması
- Gerekli özelliklerin bir listesini oluşturma
Müşterinin brief'ini inceledikten ve proje gereksinimleri hakkında olabildiğince fazla bilgiye sahip olduktan sonra, tüm özellikleri listeleyebilir ve bunları ekibinize iletebilirsiniz.
Bunu yapmak için, yapılacak tüm özelliklerden oluşan bir ürün biriktirme listesi oluşturun. Daha sonra bunları önceliklendirebilir, karmaşıklıklarını değerlendirebilir ve tamamlamanın ne kadar süreceğini tahmin edebilirsiniz. Uygun bir ürün biriktirme listesi şunlardan oluşmalıdır:
- Kullanıcı hikayeleri - kullanıcıların ürünü kullanırken her adımda gerçekleştirebilecekleri eylemleri tanımlar
- Kabul kriterleri - bir hikayenin tamamlanması için gereken öğeleri listeleyin
- Hikaye puanları - iş miktarını, riskleri ve karmaşıklığı göreceli puan değeri cinsinden tahmin edin
- Kullanıcı hikayeleri için görevler - bir kullanıcı hikayesini teslim etmek için yapılması gereken görevleri listeleyin
Doğru ve gerçekçi değerlendirmeler yapılmasını sağlamak için ürün birikiminin oluşturulmasına ve önceliklendirilmesine geliştirme ekibinin dahil edilmesi çok önemlidir.
Hazır bir özellik listesi varken, her birine öncelik atayın. Bunları şu şekilde sıralamak için MoSCoW analiz yöntemini kullanabilirsiniz:
- Sahip olmalı
- Olmalıydı
- Olabilirdi
- Olmayacak
Bir proje geliştirirken, ilk etapta teslim etmeniz gereken şeylere odaklanın. Bir MVP oluşturmak, tüm projeyi tamamlamadan önce fikrinizle ilgili hipotezleri test etme, paydaşlara veya beta kullanıcılara gösterme ve geri kalan özelliklerin daha da geliştirilmesi için önemli geri bildirimler toplama imkanı verir.
Öncelik atamak, projeyi tahmin etmenize de yardımcı olabilir. Ana özelliklere ve öncelikle yapmanız gerekenlere odaklandığınızda, tahmini tamamlanma süreleri hakkında daha doğru varsayımlarda bulunabilirsiniz. "Olabilir" özellikler için, geliştirme sürecinde daha ileride olduklarından ve ekibiniz onlara ulaşana kadar çok şey değişebileceğinden (ve ekibiniz onlara ulaşırsa, MVP'niz hakkında geri bildirim topladıktan sonra dönebilir ve başlangıçta planlanan tüm işlevleri dahil etmeyebilirsiniz) tahmini bir tahminle başlayabilirsiniz.
Bununla birlikte, tüm projeye bir kerede genel bir bakış elde etmek istediğiniz için, önceliklerine bakılmaksızın tüm özellikleri tahmin etmek önemlidir ("olmayacak" olanlar hariç, elbette). Ve projenin sonraki aşamalarına geçtiğinizde, tahminlerinizin doğru kaldığından emin olmak için işin kapsamını yeniden değerlendirebilirsiniz.
Artık ürün birikiminizi tamamladığınıza göre, her bir öğesini tahmin etme zamanı geldi. Bunu yapmak için hikaye noktalarını kullanırız. Bunlar, çevik ekiplerin birikimdeki her bir öğeyi tamamlamak için gereken işi değerlendirmek için kullandıkları birimlerdir. Hikaye puanları, ürün biriktirme listesi öğelerine göreceli değer atamaya yardımcı olur. Zamanla ilgili değildirler ve farklı ekipler için farklı değerler taşıyabilirler, bu nedenle duygusal değer taşımazlar. Bu nedenle, ekip üyelerinin sırf güvende olmak için tahminleri şişirmeme ihtimali vardır. Poker Planlama, yazılım ekiplerinin iş akışlarını planlamasına ve proje teslim oranlarını iyileştirmesine yardımcı olur.
Hikaye noktalarını kullanarak bir ekip tahmin yürütebilir:
Planlama Oturumu, Fibonacci dizisinin değiştirilmiş bir versiyonunu kullanan kaba düzey tahmin tekniklerinden biridir: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. Ürün birikimindeki kalemleri tahmin etmek için ekip üyeleri, üzerinde numaralar bulunan aynı planlama poker kartları setlerini alır. Ardından, Ürün Sahibi (oy kullanmayan) tarafından ürün biriktirme listesi öğesinin kısa bir tanıtımından ve tartışmadan sonra, bu öğeyi tamamlamak için gereken iş miktarıyla ilgili olduğunu düşündükleri hikaye puanı sayısını içeren kartı özel olarak seçerler ve aynı anda ortaya çıkarırlar.
Rakamlar farklıysa, ekip üyeleri neden bu kadar hikaye puanı seçtiklerini tartışır ve ardından tekrar oylama yapar. Bu, Agile'da kullanıcı hikayelerinin eforunu tahmin etmek için kullanılan konsensüse dayalı bir tahmin yöntemi olan planlama poker sürecinin bir parçasıdır. Bir fikir birliğine varana kadar bunu yaparlar ve ardından ürün biriktirme listesindeki bir sonraki öğeye geçerler. Üzerinde mutabık kalınan sayı yüksekse, örneğin 20, 40 veya daha yüksekse, bu, bir hikayenin bir sprint için çok fazla çalışma gerektirebileceği ve daha küçük görevlere bölünmesi gerekebileceği anlamına gelir. İdeal olarak, maddenin sunumu, tartışma ve oylama yaklaşık iki dakika sürmelidir, bu da tüm birikimin kısa sürede tahmin edilmesini sağlar. Ancak buradaki amaç tüm birikimi bir kerede tahmin etmek olduğundan, acele etmeyin ve bazı hikayelerin değerlendirilmesi biraz daha uzun sürdüğünde endişelenmeyin.
Ekip hızı, proje geliştirme hızının ne olduğunu gösterir. İki şeyin anlaşılmasına yardımcı olur:
- Ekibinizin bir sprintte ne kadar iş yapabileceği
- Sabit olduğunu varsayarsak, tüm kapsamın bitirilmesi için öngörülen tarih nedir?
Hız her ekip için farklıdır. İlk iterasyonlardan sonra ekibiniz bazı özellikler üzerinde zaten çalıştığında bunu değerlendirebilirsiniz. Örneğin, ilk iterasyona toplam 20 hikaye noktası için dört ürün biriktirme listesi öğesi eklediyseniz ve ekip bunlardan üçünü 15 hikaye noktasına eşit olacak şekilde tamamladıysa, bu ekibinizin mevcut hızıdır. Yalnızca tamamlanan öğelerin sayıldığını unutmayın. Dördüncü öğeyi başlatmayı başarmış ancak bitirmemiş olsalar bile bu sayılmaz.
Scrum ustası, tahmin sürecini kolaylaştırmada ve bu oturumlar sırasında doğru değerlendirmeler yapılmasını sağlamada çok önemli bir rol oynar.
Hikaye noktalarını görüştükten ve ekip hızını değerlendirdikten sonra, projenin programını belirleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, son üç iterasyondaki ekip hızını toplayın ve üçe bölün. Örneğin, bu iterasyonlardaki hız 20, 23 ve 17 ise, ortalama hız yaklaşık 20 puana eşit olacaktır. Toplam iş miktarı 100 hikaye noktası olarak tahmin edilmişse, 20 puanlık ortalama hız ile projeyi tamamlamak 5 iterasyon alacaktır. Bir iterasyonun iki hafta sürdüğünü varsayarsak, projeyi 10 haftada teslim etmeniz gerekir.
Projenizin bütçesini belirlemek için şu temel formülü kullanabilirsiniz: (toplam Hikaye Puanı / Hız * sprint başına ekip saati) + işçilik dışı maliyetler = tahmini bütçe. Toplam hikaye puanı sayısını ortalama hıza böldüğünüzde, işçilik maliyetinizi elde etmek için sprint sayısını ekip üyesi başına haftalık 40 saat ile çarpın. Ardından sermaye maliyetleri, ekipman maliyetleri, bakım maliyetleri, eğitim maliyetleri vb. gibi işçilik dışı maliyetleri ekleyin. Örneğin, 100 hikaye noktası olarak tahmin edilen bir projemiz var ve ekibimizin ortalama hızı 20. Projeye $50 saatlik ücretlerle 5 kişilik bir ekip atadığımızda, sprint başına ekip saati $20.000 ve 5 sprint için $100.000 değerindedir. $50,000'lik varsayımsal bir işçilik dışı maliyetle, projemiz için tahmini bütçe $150,000 olacaktır. 80-120% örnek seviyelerine ilişkin güven aralıkları dikkate alındığında, bütçemizin bildirilen aralığı artık $120,000 ila $180,000'dir.
Hiçbir tahminin 100% doğru olmadığını unutmayın. Kaynak kullanılabilirliği, ekip hızı veya projenin kapsamı gibi şeyler zaman içinde değişebileceğinden, projenizi birkaç yinelemede bir yeniden tahmin etmek en iyisidir. Yeniden tahmin yaparak tahmininizin güncel olduğundan emin olursunuz. Zaman takibi ve kaynak planlama yazılımı kullanmak da ekibinizin müsaitlik durumunu yönetmenize ve gerektiğinde onları yeniden atamanıza yardımcı olacaktır. Doğru teknikler ve araçlarla tahminlerinizi daha güvenilir hale getirebilir ve bir sonraki projenizi daha iyi planlayabilirsiniz.
Başarılı bir proje yönetimi için doğru proje tahmini çok önemlidir. Beklentileri ve hedefleri anlayarak, ayrıntılı bir ürün birikimi oluşturarak, özellikleri önceliklendirerek ve hikaye noktaları ve Planlama Pokeri gibi teknikleri kullanarak tahminlerinizin doğruluğunu artırabilirsiniz. Düzenli olarak yeniden tahmin yapmak ve zaman takibi ve kaynak yönetimi için araçlar kullanmak, proje zaman çizelgelerinizin ve bütçelerinizin güvenilirliğini daha da artırır. Bu uygulamaları takip ederek, hatalı tahminlerin zorluklarının üstesinden gelebilir ve daha iyi proje sonuçları elde edebilirsiniz.
Planning Poker tahmin tekniğini kolaylıkla kullanın
Kaynak yönetimi yazılımımızın Hill-Knowlton veya Stormind Games'ten proje yöneticileri tarafından neden seçildiğini kontrol edin
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...