Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini kabul ediyor: en son Mesleğin Nabzı anketiprojelerin 60%'sinden daha azı ya zamanında ya da orijinal bütçeleri dahilinde tamamlanmaktadır.
Bu makaleden ne elde edeceksiniz?
- Kurumun Rolü kaynak yöneti̇m yazilimi kaynak kapasite planlama süreçlerinde
- Kaynak kapasitesi planlamasının amacı
- Arasındaki fark hakkında bilgi kaynak planlaması ve kapasite planlaması
- Etkin bir kapasite planlamasına yaklaşmak için yapılması gerekenler
Kaynak kapasitesini etkin bir şekilde yönetmek şirketlerin bu rakamları artırmasına yardımcı olabilir. Bu makalede, proje yönetiminde kaynak kapasitesi planlaması hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz, ancak şirket düzeyinde kapasite yönetiminin avantajlarına da değineceğiz. Bazı gerekli tanımlarla başlayalım.
Kaynak kapasite planlaması nedir?
Gereksiz bir giriş yapmadan, kapasite başarma, gerçekleştirme veya üretme yeteneğini ifade eder. Şirketin bakış açısını kullanırsak, belirli bir zaman dilimi içinde başarma veya üretme yeteneği anlamına gelir. Ancak, daha derine iner ve operasyonel bir bakış açısı kullanırsak, kapasitenin şu şekilde anlaşıldığını görürüz mevcut girdi kaynaklarının bir miktarı olarak belirli bir süre boyunca göreceli çıktı üretmek için - okumaya devam edebiliriz managementstudyguide.com.
Ancak bu bölümün konusuyla ilgili tek anlam bu değildir. Kapasite planlamasının diğer birkaç anlamını karşılaştıralım.
Projectmanager.com'da kapasite planlamasını okuyoruz stabilize eden bir süreçtir Talepleri karşılamak için mevcut kaynaklar veya görevin kapasite gereksinimleri. Bu, yeterli kaynaklara erişimi olan biri ile projelerden gelen talepler ve kaynaklarla ilgili beklentileri arasında bir tür varlık olarak anlaşılabilir.
Kaynak kapasite planlama yazılımı pazarındaki rakiplerimizden Saviom da aynı görüşü paylaşıyor gibi görünüyor:
Kaynak kapasitesi planlaması boşluğun öngörülmesi kapasite ve kaynak talebi arasındaki fark.
Mavenlink'in bakış açısına göre, kaynak kapasitesi planlaması bu sürecin 3 yönünü varsayar. İlk olarak, tanımlama kaynakların ne kadar iş yapabildiği yapmak için. İkinci olarak, kimlik tespiti ve ne tür bir iş bu kaynaklar ne yapabilir? Üçüncüsü - eşleştirme Bu gruptan, proje beklentilerini ve taleplerini karşılamak için halihazırda kullanılan kaynaklara sahip kaynaklar.
Wrike'ın blogunda okuyabileceğimiz gibi:
Kapasite planlama, bir kuruluşun veya müşterinin gelecekteki iş gereksinimlerini tahmin etme sürecidir. Kapasite planlaması ayrıca, gelişen müşteri ve iş taleplerini karşılamak için gerekli beceri setlerine sahip kaynakların hazır bulundurulmasını sağlamayı amaçlar
Bizim yaklaşımımızı da temsil eden bu bakış açısına göre kaynaklar ekipman, yazılım, dizüstü bilgisayarlar, inşaat malzemeleri, odalar, bütçe vb. anlamına gelmez. Proje yönetiminde kapasite planlamasına baktığınızda bireyi, ekip üyesini ve çalışanı görürsünüz. Gördüğünüz Belirli becerilere sahip bireyler. Bir projenin gereksinimlerini karşılamak için gerekli ilgili becerilere sahip biri.
Proje düzeyinde kapasite planlaması, belirli bir projeyi tamamlamak için yeterli kaynağa sahip olup olmadığınızı belirlemekle ilgilidir. Rolü, şirketin (veya birliğin) bir proje veya görev için gerekli olan, öngörülen bir zamanda beklenen kaynaklara sahip olduğundan ve projeyi beklenen zaman noktasında beklenen gereksinimlerle bitirebildiğinden emin olmaktır.
Daha fazlasını söylemek gerekirse, kaynak kapasitesi planlayıcısı, belirtilen bir hedefe (bir alt görev, bir görev, bir proje) ulaşmak için ne kadar kaynağa ihtiyaç duyulduğuna dair net bir genel bakış sunabilmelidir.
Başka bir deyişle, kaynak kapasite planlaması, kapasite ile kaynak talebi arasındaki aralığın tahmin edilmesiyle ilgilidir. Dolayısıyla, kapasite planlamasını kontrol edenler çalışma saatleri, ustalık, beceriler ve ortalama iş süresi gibi faktörleri dikkate alacaklardır. Ekibinizin kapasitesini hesaplamak için, onların uygunluk durumlarını ve mevcut iş yüklerini bilmeniz gerekir.
Kapasite planlama ile kaynak planlama arasındaki fark nedir?
Açıkça söylemek gerekirse: eğer karşılaştırma kapasite planlaması kaynak planlamasına (veya kaynak yönetimine) indirgenebilirse de, ilki "gelecekteki iş gereksinimlerini tahmin etmek ve Bir projeye başlamak için gerekli kaynaklara sahip olduğumuzdan emin olmak". Bir yandan kaynak planlaması "seçme ve atamadır bir proje veya görev için ve sırasında belirli kaynaklar".
Kapasite planlamasının, iş gelmeden önce gelen işi yapmak için gerekli ekip üyelerinin, rollerin ve ustalığın şüphesiz mevcut olup olmadığının incelenmesi olduğu da söylenebilir. Kaynak planlama ise bu seçim kutusundan seçme, atama ve çizelgelemedir.
Kaynak planlaması daha çok iş gücünü gerçek zamanlı olarak koordine etmekle ilgilidir: kaynak kullanımını izlerken insanları projelere atarsınız. Gördüğümüz gibi, kaynak planlaması, bir görevi veya projeyi tamamlamak için gereken kaynakların yönetimi, liderliği ve koordinasyonu anlamına gelir.
Başarılı kaynak kapasitesi planlaması için üç adım
Yeni bir projeyi yönetmek üzere görevlendirildiğinizde genellikle ne yaparsınız? Bir ekibi nasıl bir araya getirirsiniz ve ekip üyelerinizin tüm görevleri tamamlamaya yetecek kadar uygun olduğundan nasıl emin olursunuz? Ellerinde yeterli kaynak olmasını sağlamaya çalışan proje yöneticileri aşağıdaki adımları tamamlamalıdır:
- Proje gereksinimlerini ve tahminlerini toplayın. Projeyi başarılı bir şekilde sunmak için ne yapılması gerektiğini anlamanız gerekir. Teknik kapsam nedir? Proje ekibi için hangi roller gereklidir? Bu proje için zaman tahminleri nelerdir?
- Mevcut kaynakları belirleyin. Kaynak mevcudiyetini analiz edin ve projenizin kriterlerine uyan hangi kişilerin proje ekibinize katılabileceğini belirleyin.
- Kapasiteyi proje ihtiyaçları ile uyumlu hale getirin. Projeye kimin atanacağına ve kaç saat için rezervasyon yapılması gerektiğine karar verin. İdeal olarak, projeniz henüz başlamamış olsa bile bu kaynakları ayırmanız gerekir.
Not: Bazı şirketlerde kapasite planlama sürecinin büyük kısmından kaynak yöneticisi sorumlu olacaktır. Proje yöneticisinden belirli roller veya beceriler talep etmesi istenir ve kaynak yöneticisi kaynak kapasitesini analiz eder.
Kapasite gereksinimleri için kaynak kapasite planlayıcısından yararlanın
Proje yöneticileri projelerinin gereksinimlerini değerlendirebilmelidir, ancak çalışan havuzunda görünürlük olmadan kaynak kullanılabilirliğini analiz etmek daha zor olabilir. Neyse ki kuruluşlar genellikle kaynak kapasitesi planlayıcısına sahiptir ve bu da tüm süreci kolaylaştırabilir proje kaynak yöneti̇mi̇ süreci, birden fazla proje üzerinde etkin çalışma ve uzun vadeli kapasite planlama stratejileri hazırlama.
Teamdeck gibi kaynak kapasitesi planlayıcıları, size herkesin kullanılabilirliği ve iş yükü hakkında bilgi içeren tek bir kaynak havuzu sağlar (bkz. i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Bir proje yöneticisi olarak, projenizin taleplerini karşılamak için gerekli rolleri filtreleyebilir ve bu kişilerin ne zaman uygun olduğunu kontrol edebilirsiniz.
[/vc_column_text]
Kaynak çakışmalarını önlemek için, seçilen ekip üyelerini önceden rezerve edebilirsiniz. Projeniz henüz 100% onaylanmadıysa, geçici rezervasyonlar ekleyebilirsiniz. Diğer proje yöneticileri, projenin gerçekleşmesi halinde bu kişilerin projenize atanma olasılığının yüksek olduğunu görecektir. Yeşil ışık aldığınızda, proje üzerinde çalışmaya başlamaya hazır bir grup insanın yanı sıra şirketinizin kaynak yönetimi uygulamasında diğer yöneticiler tarafından görülebilen bir programa sahip olacaksınız.
Kaynak yönetimi yazılımı kaynak kapasitesini değerlendirmeyi kolaylaştırır. İnsanların halihazırda başka projelere atanıp atanmadığını görmekle kalmaz, aynı zamanda tatillerini veya resmi tatillerini de hesabınıza alabilirsiniz. Ekibinizin gerçek kapasitesini hesaplayabilecek ve projeyi önerilen zaman diliminde teslim etmeye hazır olup olmadığınıza karar verebileceksiniz.
Ayrıca mali durumu da hesaba katma şansınız olacak. Bazı kaynak yönetimi uygulamaları (Teamdeck dahil) ekibinizin ücretleri hakkında bilgi depolamanıza izin verir. Teamdeck'in raporlarını kullanarak, projeniz için ayırmak istediğiniz personeli güvence altına almak için bütçede ne kadar para ayırmanız gerektiğini hesaplayın. Bu ekibe taahhütte bulunmadan önce, mevcut proje bütçenizle onları karşılayabileceğinizden emin olun. Kaynak kapasitesini tahmini maliyetlerle çapraz kontrol etmek, projenizin başarılı olmasını sağlamanın bir başka yoludur.
Kapasite planlaması, ekibinizi aşırı çalıştırmaktan ve yetersiz kullanmaktan kaçınmanıza yardımcı olmalıdır. Bununla birlikte, proje başladığında kaynak kullanımını düzenli olarak izlemek yine de yararlıdır. Bize göz atın için rehber eki̇p kullaniminin ölçülmesi̇. Veya - proje yönetiminin yönlerini merak ediyorsanız - okuyun kapasi̇te planlama araçlari ve teknikler makalesi.
Şirket düzeyinde kaynak kapasitesi planlaması
Proje talebini ekibinizin kapasitesiyle uyumlu hale getirmek proje yönetimi çabalarının önemli bir parçasıdır, ancak kapasite planlama stratejisi yalnızca üretim ekiplerine değil tüm organizasyona fayda sağlar. Geniş bir proje portföyünü yönetirken kapasite yönetimini unutmamalısınız. Bu, daha iyi kaynak tahsisi kararları almanızı sağlarken aynı zamanda şirketinizin diğer bölümlerini de destekleyecektir:
- İK ekipleri işe alım ihtiyaçları hakkında net bir genel bakışa sahip olur ve yeni çalışanları işe almak veya eğitmek için yeterli zamana sahip olur. Kapasite planlaması, gelecekte kaynak darboğazlarının önlenmesine yardımcı olur.
- Satış ekipleri üretim hattında daha fazla görünürlük elde eder, böylece belirli bir dönemde daha fazla proje için yer olup olmadığını bilirler.
- Finans uzmanları, planlanan kapasiteye ve personele atanan fiili projelere dayalı olarak kar tahminlerini hesaplayabilir.
Bir düşünün: Şirketinizin çok fazla veya çok az ekip kapasitesi için belirlenmiş prosedürleri var mı? Eğer yoksa, bir sonraki proje yönetimi ekibi toplantınızda bu konuyu gündeme getirin. Belki de mevcut çalışanlarınızın olduğu ve üzerinde çalışacak projenizin olmadığı zamanlar için Ar-Ge girişimleri gibi çözümler bulabilirsiniz? Ne de olsa, yetersiz kullanım çalışanların morali için iyi değildir.
Kapasite planlaması ile çalışanlarınızı koruyun
Kapasite planlaması çalışanlar tarafından da takdir edilmektedir. Kaynak yönetimine böylesine stratejik bir yaklaşım, ekip üyelerinin kapasitelerinin üzerinde çalışmasının beklenmediği anlamına gelir. Bunun da ötesinde, çalışanlar müsaitlik durumlarının yöneticiler tarafından görülebildiğini ve saygı duyulduğunu bilirler. Yaz tatillerinin ortasında acil bir projeye atanmaları olası değildir.
Son olarak, şirketiniz bir kaynak yönetimi uygulaması kullanıyorsa, çalışanlarınız programlarında neler olduğunu bilir: üzerinde çalışacakları bir sonraki proje nedir, ne kadar sürecek vb.
Ekibinizin kapasitesini kolaylıkla planlayın!
Umarız bu makale sizi kapasite planlamasının hem yönetilebilir hem de gerekli olduğuna ikna etmiştir. Ekibinizin kapasitesini kontrol etmeyi unutursanız projeniz riske girer: yeterli sayıda kalifiye çalışanınız olmadan projenizi zamanında teslim edemezsiniz. Aynı zamanda, fazladan bir işgücünü dışarıdan temin etmek zorunda kalırsanız bütçenizi aşabilirsiniz. Neyse ki, kapasite ile talebi karşılaştırdığınızda her iki senaryodan da kaçınabilirsiniz. Tüm süreci daha sağlam hale getirmek için proje kaynak yönetimi yazılımından yararlanmayı unutmayın.
Teamdeck ile kapasite planlamanın ne kadar basit olduğunu görmek ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayınmüşteri başarısı uzmanlarımızdan biri. Etkili proje kaynak yönetimi sayesinde nasıl daha iyi stratejik kararlar alabileceğinizi gösterecek.
