Proje yönetimi ve zaman takibi arasındaki bağlantı (veya proje zaman yönetimi) bazı insanlar için herhangi bir açıklamaya ihtiyaç duymaz. "Proje" dendiğinde akıllarına "zaman" ya da "zaman takibi" gelir. Bu makale farklı.
"Neden yapmalıyım?" sorusundan "Tamam, nasıl başlayacağım?" sorusuna kadar bu zaman takibi rehberi size bu sürecin faydalarını ve bunu yapmanın doğru yolunu gösterecektir. İkinci kısım özellikle önemlidir, çünkü zaman takibi doğru uygulanmadığında çalışanlarınızı bunaltabilir ve aslında biraz daha üretken bile olmayabilir.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
- Proje ilerlemesi ve proje kaynakları nasıl takip edilir?
- Projelerin zamanını takip etmek için proje yönetimi zaman takip araçlarını kullanan şirketlerin isimleri (en altta)
- Projenin rolü ve önemi ve çalışan zaman takip yazılımı bir proje planlama sürecinde
Nedenler
Web ve yazılım geliştirme ekipleri zaman takibi kullanmadıklarında her yıl ortalama $18.000'den fazla kayıp yaşanıyor - bu bile tek başına oldukça ikna edici bir durum. Ayrıca, yazılım geliştirme sürecine dahil olan herkes aslında zaman takibinden faydalanabilir:
CEO ve finans
Zaman takibi, ekiplerinin verimliliği üzerinde daha fazla kontrole sahip olmaları anlamına gelir, bu da yanma oranını tahmin etmeye ve sonuç olarak üstlenilen projelerle ilgili stratejik kararlar almaya yardımcı olur.
Geliştiriciler
BT zaman takibinin arkasındaki mantık sorulduğunda pek çok kişi üretkenlik yönüne odaklanabilir. Ne de olsa saatin tik takları çoğumuzu elimizdeki işe odaklanmaya zorlar. Ancak, zaman takibi yapmanın temel nedeni gelişimi teşvik etmektir.
Görevleri yerine getirme hızını takip etmek, becerilerinden herhangi birinin fazladan çalışma gerektirip gerektirmediğini göstermeye yardımcı olur; sonuç olarak, gerçek bir sorun haline gelmeden ve ekibin hızını ciddi şekilde etkilemeden önce herhangi bir beceri eksikliğini ele almayı kolaylaştırır. Ayrıca zaman takibi, geliştiricilerin tahminlerini gerçek çalışma süresiyle karşılaştırmalarına olanak tanır. Sonuç olarak, iş yüklerini değerlendirme konusunda daha iyi hale gelirler.
Kalite Güvence
Kod incelemesinin zaman takibi, inceleme oranının belirlenmesine ve gelecekteki tahminlerin daha doğru yapılmasına yardımcı olur.
Müşteriler
Zaman takibi ve proje ilerlemesinin izlenmesi, müşteriye parasının karşılığını aldığını kanıtlar. Bir projenin zaman takibi yapıldığında, müşteriler belirlenen hedefe ulaşmanın ne kadar zaman aldığını kendileri görebilirler. proje kilometre taşları- Bu şekilde, tam olarak ne için ücretlendirildiklerini bilirler.
Proje Yöneticileri
Son olarak, siz, Proje ve Kaynak YöneticileriProjeler için zaman izleyicileri kullanmak, zamanınızı takip etmenizi sağlar. ekibin performansı ve geçmiş performansları hakkında geçmiş veriler sağladığı için gelecekteki yinelemeleri tahmin etmeyi kolaylaştırır.
Tüm çalışma saatleri eşit değildir- ya da öyle görünebilir. Faturalandırılabilir saatlerin değeri (gerçek görevleri, toplantıları ve aramaları kapsar) oldukça açıklayıcı olsa da, faturalandırılamayan saatleri hesaba katmak çok daha zordur - ve bazen bunlar işin önemli bir bölümünü oluşturabilir.
Örneğin, geliştiricilerinizin proje için gerekli yeni bir teknolojiyi öğrenmek için harcadıkları saatleri müşteriye fatura etmeli misiniz?
Bir yandan, bu proje için gerekliydi; diğer yandan, büyük olasılıkla gelecekte de kullanılacak bir yatırımdır, bu nedenle bir geliştiricinin yeni beceriler kazanması için herhangi birinden 100% talep etmek adaletsiz olarak görülebilir.
Bir başka durum da ekibinizin bir projeye başlamadan önce tamamen yeni bir teknolojiyi araştırmak zorunda kalmasıdır. Örneğin, ekibinizin projenin kırılma noktası olan yenilikçi bir teknolojik kombinasyonu araştırması gerekebilir: bu kombinasyonun işe yarayıp yaramayacağı belli değildir, bu nedenle müşterinin tam bir fiyaskoya dönüşebilecek bir fikri takip etmeye istekli olup olmadığına karar vermesi gerekir.
Hem zaman çizelgesi hem de maliyetler açısından bu tür konuları her zaman müşteriyle önceden görüşmelisiniz. Şirketiniz zaman takibi kullanıyorsa, faturalandırılabilir/faturalandırılamayan saat oranını izleyebilir ve hizmetler için ortalama bir ücret belirleyebilir.
Nasıllar
Zaman takibinin kendisinin hem yeni kullanıcıları işe almak hem de takip yazılımını gerçekten kullandıklarından emin olmak için zaman ve çaba gerektirdiği gerçeğinin üstesinden gelmek mümkün değildir. Ancak, e-posta ve toplantılara harcanan takip edilmemiş zaman ve zaman çizelgelerinin doldurulmasındaki gecikmeler nedeniyle 38%'den fazla potansiyel faturalandırılabilir gelir kaybedildiği için, bu oyun kesinlikle muma değer. BT ekibini zaman takibiyle tanıştırırken bu 6 kurala uymak, yalnızca uygulamayı kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda daha etkili bir süreci de teşvik edecektir:
1. Seçin en iyi çalışan zaman takip yazılımı
Kullandığınız zaman takip aracının şirketinizin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olun. Dikkate alınması gereken en belirgin faktörler şirket büyüklüğü ve halihazırda kullanılan araçlardır. Şirket hızla büyüyorsa, onunla birlikte ölçeklenebilecek bir araca ihtiyacınız vardır. Benzer şekilde, belirli araçlar zaten uygulanıyorsa, sistemin ayrılmaz bir parçası haline gelebilecek bir yazılım kullanın.
Alternatif olarak, çalışanlarla ilgili diğer amaçlar için kullanılabilecek bir çalışan zaman takip yazılımı seçmenin sizin için mantıklı olup olmadığını düşünün: kaynak planlaması veya kullanılabilirlik / izin yönetimi (Çalıştığım yazılım şirketi Apptension'da, tüm bu işlerin üstesinden gelmek için bir uygulama geliştirdik. proje kaynak yöneti̇mi̇-odaklı görevler, zaman takibi dahil).
Sonuç: Yazılımın doğru şekilde kullanıldığından ve bir başka "raf yazılımı" haline gelmediğinden emin olun. Yazılım israfına karşı bir argümana ihtiyacınız varsa, şunu düşünün: Birleşik Krallık'taki her 5 kısa ve orta ölçekli şirketten 4'ünden fazlası ödedikleri yazılımı kullanmıyor ve 4 yıllık çalışma boyunca toplam 5,7 milyar sterlinden fazla para harcandı.
2. Her zaman nedenlerini açıklayın
Bir gün ekip üyelerinizi bir odaya toplayıp "Bundan sonra işlerinizin nasıl gittiğini görmek için bu BT zaman takip yazılımını kullanacağız. Buraya tıklayın, şimdi şuraya tıklayın, mükemmel, teşekkürler, toplantı bitmiştir" demeyin - tabii mutfağa her gittiğinizde bir grup dedikoducuyla karşılaşmak istemiyorsanız. İnsanlar kendilerine adil davranılmasını isterler: eğer bazı değişiklikler yapıyorsanız, bunların arkasındaki mantığı açıklayın. (Aksi takdirde, kendi başlarına bir tane bulacaklardır ve muhtemelen onların versiyonunu beğenmeyeceksiniz).
3. Ürüne değil, sürece odaklanın
Ekip üyelerinizin belirli görevler için harcadıkları zamanı neden takip etmek istediğinizi açıklarken, rakamlardan ziyade öz değerlendirme ve sürekli gelişime odaklanın. Sonuçta, zaman takibinin arkasındaki ana neden bu olmalıdır: işlerinde daha iyi olmak. Bir öğrenme kültürünü teşvik ederseniz, verimliliğin artması da büyük bir yan bonus olarak gelecektir.
4. İnsanların takip cihazlarını nasıl kullandıklarını takip edin
Eğer bir proje yöneticisiyseniz, geliştiricilerinizin izleyicileri hakkında fikir sahibi olmalısınız. Günün her beş dakikasını hesaba katmak çılgınlıktır, ancak birisi başka bir göreve geçtiği halde takipçisini sürekli olarak çalışır durumda bırakıyorsa veya aynı anda birkaç takipçiyi çalıştırıyorsa, bu kişiyle kesinlikle konuşmak istersiniz.
5. İnsanlara zamanlarını takip etmelerini hatırlatın (çokça)
Zaman takibi bir alışkanlıktır ve alışkanlıklar kolay kazanılmaz; başlangıçta insanlara takip cihazını kullanmalarını sürekli hatırlatmanız gerekecektir. Sabırlı ve anlayışlı olun: hiçbir alışkanlık bir günde oluşturulamaz. Geliştiricileriniz daha önce zaman takibi yapmadıysa, buna alışmaları haftalar veya aylar alacaktır. Yine de uzun vadede buna değecektir.
6. Proje verilerini kullanın
Zaman takibi size ekiplerinizin performansı ve farklı üyeler arasındaki dinamikler hakkında veri sağlar; umarım bunu herkesin performansını artırmak için kullanabilirsiniz. Geçmişe yönelik veriler aşağıdaki konulardan bir veya daha fazlasına cevap vermelidir:
Beceri eksiklikleri. Belirli bir ekip üyesinde eksik olan herhangi bir gerekli beceri var mı? Bu onların performansını yavaşlatıyor mu veya görevin tamamlanmasını engelliyor mu? Bu beceriyi kazanmaları için onlara zaman ve kaynak sağlayabilir misiniz?
Takım verimliliği. Belirli bir ekip için tahmini hızınız gerçek performanslarıyla nasıl karşılaştırılır? Kullanıcı hikayelerini her zaman hikaye noktaları kullanarak tahmin ediyorsanız, ekibinizin hızını hesaplayabilir misiniz?
Takım dinamikleri. Belirli bir üye yapılandırması belirli bir proje için iyi çalışıyor mu? Ekibin gecikmesine neden olan biri var mı veya iş akışı sorunsuz mu?
Sonuçlar
İşte burada: sizi doğru yola sokacak bir proje yönetimi zaman izleme kılavuzu.
Zaman takibinin masaya beceri gelişimi ve verimlilik artışı getirebileceğini unutmayınbunlardan sadece birkaçıdır. Zaman takibine başlamak inişli çıkışlı bir yolculuk olsa da, uygulamanın arkasındaki mantığı açıklamaya odaklanırsanız ve ekip üyelerinin yeni araca alışmalarına sürekli olarak yardımcı olursanız çok daha kolay hale gelir.
Raf yazılımlarına dikkat edin - aracın sizinki gibi bir şirket düşünülerek üretilmiş olması gerektiğini unutmayın. Belki de aşağıdaki gibi özel izleyicileri dikkate almaya değer acente zaman taki̇p yazilimi, pazarlama kaynak yöneti̇mi̇ yazilimiveya diğer endüstriler için.
