Proje Yöneticileri için Zihin Haritalama Kılavuzu

Daha büyük bir resim için, buraya tıklayın.

İlk başta, bu zihin haritası dağınık ve kaotik görünebilir, özellikle de bir belgeyi okuyacağınız şekilde (sol veya sağ üst köşeden) yaklaşırsanız. Bir zihin haritası farklı şekilde okunmalıdır. Daha yakından bakın: ana fikirden (düzenli bir çalışma alanı oluşturmak) okumaya başlarsanız ve renk kodlu dallardan herhangi birini takip ederseniz, mesajı kolayca anlayabilirsiniz.

Şimdi, düzenli bir çalışma alanı için fikirlerini özetlemek isteyen kişi olduğunuzu hayal edin. Düşüncelerinizi geleneksel, doğrusal bir şekilde yazmaya karar verseydiniz, eserinizin tutarlı olmasını istiyorsanız muhtemelen fikirlerinizi önceden düzenlemeniz gerekirdi. Öte yandan, bir zihin haritasıyla, bir fikirle başlayabilir ve organik olarak onun üzerine inşa edebilirsiniz. Farkı görüyor musunuz?

Zihin haritalamayı eğitim ve iş dünyasında (proje yönetimi dahil) bir araç olarak popüler hale getiren kişiyi size tanıtmak için muhtemelen iyi bir zaman. Tony Buzan, bilgiyi düzenlemek için hiyerarşik diyagramları kullanan ilk kişi değildi, ancak bunu kesinlikle bir şey haline getirdi. Bu tekniği 1970'lerde BBC'de yayınlanan "Kafanı Kullan" adlı programında tanıttı ve daha sonra milyonlarca kopyasını sattı. kitaplar bu konuda. Buzan ne yazık ki 2019'da vefat etti, ancak fikirleri yaşamaya devam ediyor. Tedx konuşması beynimizin nasıl çalıştığı (ve zihin haritalarının bundan nasıl yararlandığı) üzerine. 

Zihin haritalama ve proje yönetimi bağlantısının faydaları

Doğrusal bir not yerine bir zihin haritası oluşturmanın çeşitli avantajları vardır. Bir haritanın önce bilgileri düzenlemek zorunda kalmadan geliştirilebileceğinden daha önce bahsetmiştik - bu büyük bir zaman tasarrufu ve üretkenlik artırıcıdır. Bir 2019'dan itibaren anket yöneticilerin zihin haritalama yazılımı kullandıklarında ortalama olarak 30% daha üretken olduklarını bildirmiştir.

Zihin haritaları şunları yapmanızı sağlar:

• Bilgileri etkili bir şekilde ezberleyin. Zihin haritalama, diyagramda yer alan bilgilerin akılda tutulmasını artırabilir. İçinde bir çalışmatıp öğrencileri iki gruba ayrılmış ve 600 kelimelik bir pasaja zihin haritalama (grup 1) ve "kendi seçtikleri bir çalışma tekniği" (grup 2) uygulamaları istenmiştir. Hatırlama durumları görevden hemen sonra ve bir hafta sonra ölçülmüştür. "Haritalama" grubundaki olgusal bilginin bir hafta sonra 10% daha fazla olduğu ortaya çıkmıştır. 
• Doğal ilişkilendirmeleri kullanın. Haritanızda farklı konulardan büyüyen dallar çizerek, başka türlü fark edemeyeceğiniz bağlantıları ve grupları fark edebilirsiniz. Bu, bilgilerinizi farklı şekilde yorumlamanıza ve potansiyel olarak eksik olan parçaları belirlemenize olanak tanır.
• Karmaşık sorunların üstesinden gelin. Ciddi bir zorlukla karşı karşıya kaldığımızda, genellikle nereden başlayacağımızı veya nasıl yaklaşacağımızı bilemeyiz. Proje yönetimi uzmanları muhtemelen bu hissi tanıyordur: yeni bir proje genellikle karmaşık bir sorun gibi gelecektir. Bunu görselleştirmek ve konulara, alt konulara vb. ayırmak için zihin haritalarını kullanmak, bu zorluğun üstesinden adım adım gelmenizi sağlar.
• Büyük resmin izini kaybetmeden ayrıntılara girin. Büyük temanızı parçalara ayırırken (örneğin, projeyi görevlere ayırırken), yine de birincil hedefi, büyük soruyu hatırlamanız gerekir. Zihin haritalama, küçük ayrıntıları fark etmek ve aynı zamanda büyük resmi görmek için mükemmel bir tekniktir - bu durumda tam anlamıyla.
• Yaratıcılığınızı besleyin. Zihin haritaları oluşturmanın yaratıcı projeler yapmaktan hoşlanan insanlar için mükemmel bir yaratıcı çıkış noktası olması muhtemelen sürpriz değildir. Kırtasiye malzemelerini karıştırmaktan heyecan duyan biri olmasanız bile zihin haritası oluşturmak yaratıcı kaslarınıza iyi gelecektir. Çok sayıda yeni fikir üretmenin ve bunları daha iyi sonuçlar için birleştirmenin kolay bir yoludur.

Proje yönetiminde zihin haritalama - kullanım örnekleri

Proje yönetiminin bilgiyi işlemek ve düzenlemek için pek çok fırsatla birlikte geldiğine zaten değinmiştik: bunlar aynı zamanda zihin haritalama becerilerinizi kullanabileceğiniz anlardır. Bunlardan bazılarını aşağıda listeledik, ancak bu listeyle sınırlı hissetmeyin - farklı bir durum için bir harita yapmak istiyorsanız, kesinlikle size çok değer katacaktır.

Bir Proje Yöneticisi olarak, zihin haritalama yöntemini daha başlangıç aşamasında kullanabilirsiniz. proje planlama aşaması. Projeyle ilgili tüm bilgileri bir araya getirmek için bir zihin haritası oluşturun. Ana dalların her biri farklı bir proje yönetim sürecini veya projenin farklı bir alanını temsil edebilir: riskler, paydaşlar, kaynaklar.

Böyle bir harita oldukça genel olabilir, bu da sorun değil çünkü burada ayrıntılara girmenize gerek yok. Büyük resmi elde ettikten sonra, projenizin her bir yönü için ayrı haritalar çizebilirsiniz. Projenizin kapsamı için bir proje yönetimi zihin haritası oluşturduğunuzu düşünün. Son ürünün ana işlevlerini temsil eden dallarla başlayın ve ardından bunları belirli görevlere ayırın. Zihin haritalarını kullanmak, projenin her aşamasında etkili olacaktır. proje kapsam yöneti̇mi̇Farklı paydaşlardan gereksinimlerin toplanmasından bunların yapılandırılmasına ve görevlerin ana hatlarının belirlenmesine kadar. Görev listeniz hazır olduğunda, haritayı proje için bir Gantt şeması oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Görevlerden bahsetmişken: bunları bir kağıt üzerinde veya özel bir yazılımda haritalamak size şu konularda yardımcı olabilir proje görev önceliklendirme. Hepsini gördüğünüzde, hangilerinin önce gelmesi gerektiğine karar vermek daha kolay olur. Görevlerin görselleştirilmiş bir yapısı, ekip üyelerinize proje çalışmalarını tanıtmak istediğinizde de kullanışlı olacaktır.

Projeyi başlattıktan sonra haritalarınıza düzenli olarak geri dönmeyi unutmayın. Bunlar, örneğin proje riskleri ve nihai iş hedefleri hakkında hatırlatıcı görevi görebilir. Ayrıca, projeyle ilgili organize bilgilerin deposu olarak hizmet edecek bir zihin haritası da oluşturabilirsiniz. İletişim bilgileri, varlıklar ve önemli bağlantılar: Bir proje yöneticisi olarak bunların elinizin altında olmasını istersiniz. Bu tür bir haritanın bir örneğini görebilirsiniz Burada.

Proje yönetimi zihin haritalaması için diğer kullanım durumlarından bazıları nelerdir?

• Toplantı kolaylaştırma. Etkili toplantı yönetimi bir proje üzerinde çalışırken kritik öneme sahiptir: bu noktada çok zaman kaybedebilir ya da kazanabilirsiniz.
• Zihin haritaları, toplantılar sırasında gündeme getirilen noktaları yapılandırmanıza yardımcı olabilir ve toplantı sonrası için harika notlar olarak kullanılabilir.
• Problem çözme. İster hangi yoldan gideceğinize karar vermek ister ekibinizin karşılaştığı bir soruna çözüm bulmak isteyin, zihin haritaları gerçekleri düzenlemenize ve ilerlemenin en iyi yolunu bulmanıza yardımcı olabilir.

Öğrenmek. Bir proje yöneticisi olarak becerilerinizi geliştirmeniz ve sürekli yeni proje yönetimi stratejileri öğrenmeniz gerekir. Zihin haritalama yeni bilgileri daha iyi yapılandırmanızı sağlar ve daha sonra bilgilerinizi tazeler.

Proje yöneticileri için etkili zihin haritaları oluşturmaya yönelik ipuçları

Zihin haritalarının muhtemelen dikkatinizi çekmiş olan bir diğer unsuru da görsel unsurların dahil edilmesidir: karalamalar, simgeler, renkler. Elbette bunlar olmadan da haritalar oluşturabilirsiniz. Ancak görsel bilgilerin sizin için daha anlaşılır ve hatırlaması kolay olduğu ortaya çıkabilir.

Haritanızda karalamalar ve çizimler kullanma konusunda hala bazı şüpheleriniz varsa, basit bir alıştırma deneyebilirsiniz. Bir elma düşünmeye çalışın. Kendinize birkaç saniye verin ve sonra beyninizin ne ürettiğini analiz etmeye çalışın. "A-P-P-L-E" harflerinin yazıldığını görmediniz, değil mi? O meyvenin ana dilinizdeki adı ne olursa olsun, muhtemelen harfleri değil bir görüntüyü gördünüz. İnsanlar olarak resimlerle düşünürüz - Tony Buzan'ın ana noktalarından biri de budur. 

Kılavuzumuzu zaten okuduysanız proje yöneti̇ci̇leri̇ i̇çi̇n taslak oluşturma (değilse, mutlaka göz atın), muhtemelen eskiz notları oluşturmanın sanatla ilgili olmadığını, daha ziyade bilginin anlaşılmasını veya ezberlenmesini kolaylaştırdığını hatırlıyorsunuzdur. Aynı şey zihin haritaları için de geçerlidir. Güzel olmaları gerekmez: burada işlev daha önemlidir. Simgeler çizerken bunları basit ve kolayca tanınabilir tutmaya çalışın. Karalamalarınıza mizahi unsurlar eklemek istiyorsanız, bunu yapın - bu belirli bir ayrıntıyı hatırlamanıza yardımcı olabilir. Kullandığınız yazı tipleri konusunda da yaratıcı olabilirsiniz, ancak okunabilir olmalarına dikkat edin. Çok fazla kelime kullanmaktan kaçının: bir şeyi tek bir anahtar kelimeyle özetleyebiliyorsanız, bunu yapın.

Üzerinde çalışacağınız tuval söz konusu olduğunda, boş kağıt/beyaz tahta/ekrana bağlı kalmaya çalışın. Basılı desenler haritanızı daha az okunabilir hale getirebilir. Tuvalinizin yatay yönde olması diyagramınızı daha iyi yapılandırmanıza yardımcı olacaktır.

Haritalardaki dalların genellikle kavisli olduğunu fark etmişsinizdir: bu bilerek yapılmıştır. Kalın dallardan daha ince olanlara doğru gitme uygulaması da öyle.

Bu zihin haritalama ipuçları (ve daha fazlası), tahmin ettiğiniz gibi, bir zihin haritası aracılığıyla görselleştirilmiştir. Öğrenme Temelleri:

[/

Proje yöneticileri için zihin haritalama - faydalı araçlar

Araç listeniz bir sayfa kağıt ve bir kalemle sınırlı olabilir. Sadece bu ikisiyle sağlam bir zihin haritası oluşturabilirsiniz. Elbette renkli haritalar yapmak istiyorsanız boya kalemleri, fosforlu kalemler ve fırça kalemler işinize yarayacaktır. Sonuncular kıvrımlı dallar çizmek için harikadır.

Projelerinizi daha büyük bir tuval üzerinde oluşturmak istediğinizde, bir beyaz tahta veya flipchart kullanın. Çalışmak için daha fazla alanınız olacak, ayrıca çiziminizi kolayca okunabilir hale getirmek için daha büyük yazı tipleri kullanabilirsiniz.

Elle yazılmış notlar ile bilgisayarda oluşturulmuş notların etkinliği konusunda çok fazla tartışma var. Ve evet, araştırma kendi elinizi kullanmanın öğrenme sürecini güçlendirebileceğini göstermektedir. Ancak birçok proje yöneticisi için çevrimiçi zihin haritalama yazılımını kullanmak daha uygun olacaktır. Bunlar da dahil olmak üzere aralarından seçim yapabileceğiniz pek çok araç var:

• MindMeister - ücretsiz planları dahilinde 3 adede kadar zihin haritası oluşturmanıza olanak tanır. Daha kapsamlı bir proje yönetimi çözümü arıyorsanız şunları yapabilirsiniz çift Bir görev yönetim aracı olan MeisterTask ile MindMeister.
• Lucidchart - Bu çözüm yalnızca proje yönetimi zihin haritaları değil, aynı zamanda sizin ve ekip üyelerinizin proje yaşam döngüsü boyunca kullanabileceği akış şemaları ve diğer görsel diyagramlar oluşturmanıza da olanak tanır.
• Zenko - proje derlememize dahil ettiğimiz bir araçtır planlama araçlari. Haritanızı Zenkit ile oluşturduktan sonra, kolayca bir Kanban panosuna veya takvim görünümüne dönüştürebilirsiniz.

Umarız bu blog yazısı sizi zihin haritalamanın projeleri daha iyi planlamanıza ve birçok sorunu çözmenize yardımcı olabileceğine ikna etmiştir. Bunları proje yönetiminin farklı alanlarında kullanabilirsiniz: projeleri planlamaktan görevleri düzenlemeye ve çatışmaları çözmeye kadar.

Paylaşmak istediğiniz herhangi bir proje yönetimi zihin haritası oluşturdunuz mu? Ekranınızın köşesindeki sohbeti kullanarak bunları bize gönderin! Bu makalede yer vermekten mutluluk duyacağız.