Kaynak tahsisi, birden fazla proje için mevcut en iyi varlıkları seçmenize ve bunları iş boyunca yönetmenize yardımcı olur, böylece çalışanlarınızın yetersiz veya aşırı kullanımını önleyebilirsiniz. Ne yazık ki, tüm proje yöneticileri bunu kendi avantajlarına kullanmıyor.
Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?
PMI anketine ("Pulse of the Profession") göre, şirketlerin yalnızca 26%'si kaynakları tahmin etmek ve tahsis etmek için her zaman kaynak yönetimini kullanıyor ve 36%'si bunu sık sık yapıyor. Aynı araştırmaya göre, projelerin 60%'den daha azı orijinal bütçeyi karşılıyor ve ancak 50%'si zamanında tamamlanıyor.
Proje yönetiminin ne olduğunu tanıtmak isteyen birçok proje yöneticisi, Proje Yönetim Enstitüsü'nün (PMI) tanımını kullanır. Son tanıma göre proje yönetimi, insanlara faydalı bir şey sunmak için ne gerekiyorsa onu yapmaktır - onların deyimiyle "insanlara değer sunmak".
Daha açık olmak gerekirse, APM, proje yönetiminin "insanlara değer sunmak" için bazı yetkinlikleri, yetenekleri, becerileri, uzmanlığı, araçları, makineleri, enstrümanları, yazılımları, yöntemleri, teknikleri ve süreçleri kullanmakla ilgili olduğuna inanmaktadır.
"İnsanlar için değer" ifadesi, proje yönetiminin sonucunun her şey olabileceğini düşünmemizi sağlıyor. Bir ev, bir uygulama, bir park, hatta bir haçlı seferi, LGPT veya din de dahil olmak üzere bazı sosyal hareketler. Bazı bireyler için faydalı olan herhangi bir şey.
Yukarıda belirtilen yorumlar, bizlerin - işle iç içe olan kişilerin - Proje Yönetimi Derneği (APM) tarafından önerilen tanımı kullanmamızın nedenidir. Önerilen proje yönetimi anlayışı, sadece yönetimi proje yönetiminden ayırmaya yardımcı olan kriterler içeriyor. Bir göz atalım:
Proje yönetimi, kararlaştırılan parametreler dahilinde proje kabul kriterlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için süreçlerin, yöntemlerin, becerilerin, bilginin ve deneyimin uygulanmasıdır. Proje yönetimi, sınırlı bir zaman ölçeği ve bütçe ile sınırlandırılmış nihai çıktılara sahiptir.
Hem APM hem de PMI tanımlarını karşılaştırdığımızda, bazı yakınlıklar görüyoruz. Her ikisi de işleri yürütmek ve bilgi, deneyim, yöntem vb. kullanarak işleri halletmekle ilgilidir. Ancak proje yönetiminin yalnızca son nitelendirmesi - bizce - ticari niteliktedir.
Zaman, bütçe ve "proje kabul kriterleri" - diyelim ki - gerçek proje yönetiminin (ve tabii ki kaynak yönetimi veya kaynak tahsisi süreçlerinin) unsurlarıdır. Bildiğimiz tek şey, iş ilişkileri dünyasında her projenin bir hedefi olduğudur. Ve her biri belirli bir zamanda, belirli bir bütçe dahilinde yapılmalı ve ister müşteri ister şirketinizdeki bir yönetici olsun, asıl sorumlu tarafından onaylanmalıdır.
Yönetim ile proje yönetimi arasındaki temel ayrım da burada yatmaktadır. Sadece yönetim sürekli, devam eden bir süreçtir. Proje yönetiminin nihai sonucu sınırlı bir zaman dilimi ve bütçe dahilinde sağlanır.
Bu ayrım, proje yönetiminin sadece bir süreç değil, yapılandırılmış bir süreç olduğu sonucunu doğurur. Buna proje yönetimi yaşam döngüsü denir ve genellikle 5 aşama şeklindedir.
Tıpkı kaynak tahsis sistemleri pazarındaki rakibimiz olan Ganntic şirketi gibi, kaynak tahsisi ve kaynak planlaması (kaynak yönetimi için alternatif bir terimdir) proje yönetimi yaşam döngüsü sürecinin unsurlarıdır. Kaynakların (çalışanların) planlanmasından, organize edilmesinden ve verimliliklerinin ölçülmesinden sorumludurlar (evet, yukarıda bahsedilen proje yönetim sürecinin 4. aşamasıdır).
Artık proje yönetimi yaşam döngüsü bağlamında kaynak yönetimini nerede bulacağımızı biliyoruz. Kaynak yönetimini anlamanın zamanı geldi. Neden mi? Çünkü kaynak tahsisi kaynak yönetiminin bir parçasıdır ve kaynak yönetimi - zaten bildiğiniz gibi - proje yönetimi süreçlerinin bir parçasıdır.
APM Body of Knowledge sayesinde kaynakların çok geniş bir şekilde anlaşıldığını biliyoruz. Para, araçlar, makineler, teknoloji ve - en önemlisi - insanlar ve onların becerileri. Kaynaklar, bir görevi ve projeyi sonuçlandırmak için talep edilen her şey anlamına gelir.
Peki kaynak tahsisi ile kaynak yönetimi (kaynak planlaması) arasındaki bağlantı nedir? APM tarafından verilen tanıma bir göz atalım. Onlara göre kaynak yönetimi şudur:
(...) bir proje için gerekli kaynakların (...) edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesi. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçeye uygun olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Gördüğümüz gibi, proje yönetiminin tanımıyla aynı şekilde, zaman ve bütçe bu süreçte kritik olan unsurlardır. Ayrıca "kabul kriterlerini" de göz ardı etmemeliyiz.
Bununla birlikte, kaynak yönetimi, kabul kriterlerini karşılamak ve projeyi bitirmek için kaynakların planlanması, seçilmesi, programlanması ve tahsis edilmesi süreci olarak anlaşılmaktadır.
Kaynak yönetimi ve kaynak tahsisinde unsur, mevcut ve yeterli kaynakların belirlenmesi ve bunların doğru zamanda uygun görevlerle eşleştirilmesidir. Kaynak veya proje yöneticisinin işlevi ise işi yerine getirecek ilgili beceri ve deneyime sahip çalışanları (kaynak olarak adlandırılır) belirlemek (planlamanın bir parçası) ve belirli kaynakların ne zaman gerekli olacağına karar vermektir (kaynak tahsisi veya kaynak çizelgeleme yoluyla).
Bu makale, daha az deneyimli olanları, bunu yapmanın zor olmaması gerektiğini düşünmeye zorlayabilir. Bu yüzden, bu bölümün sonunda Wellington şirketinden gelen yıllık raporu kullanacağız.
Proje yönetiminde kaynak tahsisinin anlamı hakkında konuşmadan önce, bu makaledeki en önemli terimlerden biri olan kaynakları anlayarak başlayalım. Bu giriş paragrafı sayesinde, aşağıdaki paragrafta belirtilen bazı kaynak tahsisi tanımları arasındaki farkları daha iyi hissedeceksiniz.
Tahmin edebileceğiniz gibi, kaynaklar maddi olandan maddi olmayana kadar tamamen farklı olabilir. Kaynak tahsisi bağlamında da durum farklı değildir ancak "kaynağın" ne anlama geldiğini anlamak, kullanıldığı sektöre bağlıdır.
Bu bölümde, ticari rakiplerimiz de dahil olmak üzere birçok marka göreceksiniz. Brittanica Dictionary tarafından sunulan birkaç tanım ve anlamın yanı sıra tanınmış rakiplerimiz olan Wrike, Resource Guru veya TeamGantt şirketlerini de karşılaştırıyoruz. Anlamlar daha genelden daha kesin ve proje yönetimi faaliyetleriyle ilgili.
Cambridge Sözlüğü kaynak tahsisinin şu şekilde olduğunu bildirmektedir
Bir kuruluşun departmanları arasında para, beceri vb. paylaştırma süreci.
Terimimizin ekonomik arka planını ortaya koyan bir başka çok tanınmış Brittanica Sözlüğü'nde daha katı. Kaynakların tahsisi bir olarak anlaşılmaktadır:
Üretken varlıkların farklı kullanımlar arasında paylaştırılması. (Brittanica Sözlük)
Ancak - diyelim ki proje yönetimi endüstrisinin bir parçası olarak - bu dalla bağlantılı anlamlara odaklanacağız. Bu nedenle, rakibimiz ve proje yönetimi yazılım sağlayıcısında iyi bilinen kaynak tahsisi olan Float, blog makalelerinden birinde bize raynak tahsisi, bir ekibin görevlerine, projelerine ve stratejik hedeflerine yardımcı olmak için varlıkların atanması ve kullanılması sürecidir.
Ancak okumaya devam ederken ve daha doğru olurken, Float kaynak tahsisinin iki yönünü vurgular. Bunlardan ilki eşleştirmedir. Kaynak tahsisi, çalışanların veya ekip üyelerinin yetkinliklerinin ve deneyimlerinin doğru proje veya görevlerle eşleştirilmesi anlamına gelir. Ve (ilgili) eşleştirme, kaynak tahsisi anlayışının iki temel unsurundan biridir.
İkinci olarak, her bir ekip üyesinin ve projede yer alan her bir çalışanın her bir ödevi ve boru hattındaki her bir görevi yerine getirebildiğinden emin olun.
Saviom'un bakış açısından, proje yöneticilerine kaynak yönetimi süreçlerinde yardımcı olmayı amaçlayan bir başka yazılım:
Kaynak çizelgeleme olarak da bilinen kaynak tahsisi, belirli bir dönem için kaynakları tanır ve çeşitli faaliyetlere atar.
Bu faaliyetler - başka yerlerde de yazdığımız gibi - proje ile ilgili olabilir veya olmayabilir. Yönetici, destek, operasyon vb. Burada Saviom, bir kaynak tahsis sürecinin ilk önemli unsuru olarak tanımaya dikkat çekiyor. İkincisi - diğerleri gibi - atama. Üçüncü unsur ise "belirli bir süre".
Projectmanager.com web sitesinde kaynak tahsisi teriminin kaynak yönetimi ve kaynak çizelgeleme ile aynı anlama geldiği bilgisi verilmektedir (bir sonraki paragrafta daha fazla bilgi verilecektir). Ve aslında, onların bakış açısına göre, kaynak tahsisi, bir görevin veya projenin beklenen sonuçlarla tamamlanması için gereken mevcut kaynakları dikkate alan bir kaynak planlamasıdır.
Bu bölümü kapatırken basitçe şunu söyleyebiliriz:
Kaynak tahsisi basitçe, kaynakları (çoğunlukla insanlar, onların becerileri, mevcut veya önceki performansları ve zaman yönetimi becerileri dahil olmak üzere) bir projedeki çeşitli görevler arasında son teslim tarihlerinize mümkün olan en etkili ve ekonomik şekilde çalışmak üzere atamak anlamına gelir.
Kaynak tahsisi fiilen kaynakların mevcudiyetini, mevcut ve beklenen becerileri, (tek başına veya İK veya harici bir şirketle işbirliği içinde mevcut kaynakların kullanılmasını sağlayacak süreçlere katılmak), deneyimi (hem proje yöneticileri hem de çalışanlar), tahminleri, bağımlılıkları, öncelikleri ve tüm ürün geliştirme veya proje yönetimi yolculuğu sırasında ortaya çıkan değişiklik taleplerini içerir.
Bu noktadan hareketle, sonuncusunun, kaynak tahsisinin ardında birçok tercihin yattığına işaret ettiğini söyleyebiliriz. Doğru kaynakların seçilmesine ilişkin son karardan önce, ekip performansını etkileyen ve projenin başarısını belirleyen mikro kararlar gelir.
Bu kısım da yukarıdaki kısım olabilirdi ancak önemi nedeniyle bu konudan ayrı bir paragrafta bahsetmeye karar verdik. Neden mi?
"Kaynak tahsisi "nin "kaynak çizelgeleme" (örn. Saviom) ve hatta "kaynak yönetimi" (örn. Proje Yöneticisi) ile eşanlamlı olarak ele alınması pek de yeni değildir. Ancak proje yöneticisinin çevresi ve üniversite temsilcisi, bir terimi diğeriyle veya üçüncüsüyle eşitleme konusunda herhangi bir rıza göstermiyor. Bazıları için kaynak tahsisi bir kaynak yönetimi sürecidir.
Wikipedia'da, PMI önerilerine pek de yakın olmayan bu tür bilgilere tanık olduk:
Proje yönetiminde kaynak tahsisi veya kaynak yönetimi, hem kaynak mevcudiyetini hem de proje süresini göz önünde bulundurarak faaliyetlerin ve bu faaliyetler için gereken kaynakların planlanmasıdır.
Proje Yönetimi Enstitüsü'nün bakış açısına göre, bu tam olarak doğru değil. Yukarıda tanımlanan hususlardan birkaçı doğrudur: kaynakların mevcudiyeti ve proje süresi. Peki ya bütçe? Çoğunlukla bütçe bir şeyin yapılabileceği zamanı belirler. Çünkü bütçeniz varsa, kaynakların erişilebilirliğine karar verebilirsiniz - projeye katılan insanlar ve diğer kaynaklar (araçlar, ekipman vb.).
Kaynak tahsisi aynı zamanda bir firmadaki kaynakların kullanılabilirliğini, kapasitesini ve kullanımını da dikkate alır, ancak kaynak çizelgeleme ile karıştırılmamalıdır.
visual-planning.com perspektifinden:
Kaynak çizelgeleme, kuruluşların sahip oldukları kaynakları tamamlamaları gereken işlere, görevlere veya projelere verimli bir şekilde atamak için kullandıkları eylemler ve metodoloji kümesini ve kaynak kullanılabilirliğine dayalı olarak her görev veya proje için program başlangıç ve bitiş tarihlerini ifade eder.
Float öneriyor kaynak planlaması ekipler tarafından çalışanlarını organize etmek ve yapılandırmak için kullanılan bir süreçtir, böylece tamamlamaları gereken görevler uygunluk ve kapasiteye göre planlanır.
Ama Kaynak Gurusu, kaynakların ne zaman atanması gerektiğine dair doğru göz kırpmayı tanıma veya tanımlama rolünü vurgular. Kaynak çizelgelemesini bir tam olarak hangi kaynakların gerekli olduğunu belirleme süreci ve daha sonra ihtiyaç duyulduklarında programlama. Bu açıdan bakıldığında, uygun şekilde tahsis edilen kaynaklar, projenin beklenen gerekliliklerle yapılmasını sağlayacak ilgili becerilere (veya mevcut çalışanlar arasında uygun becerilere) sahip çalışanların çok iyi bir şekilde belirlenmesinin sonucudur. Elbette bu, bir projenin ya da kaynak yöneticisi Çalışanların potansiyelini ve belirli bir projedeki yararlı rollerini mükemmel veya en azından çok iyi bir şekilde değerlendirebilen
Bununla birlikte, yukarıdaki hususları ve proje yönetiminde kaynak tahsisi ile ilgili olanları akılda tutarak, kaynak tahsisinin rolünü anlamanın birçok kez proje yönetiminin bir parçası olarak ortaya çıktığı hissine direnmek zordur. proje kaynak yöneti̇mi̇ ya da hatta kaynak çizelgeleme süreci. Ancak eşanlamlı olarak ele alınması da meşrudur.
Kaynak yönetimi, kaynakları uygun şekilde tahsis etmek ve proje boyunca yönetmek için farkında olmanız gereken çeşitli zorluklara eğilimlidir.
1. Müşteri değişiklikleri
Bir proje yöneticisi olarak, kapsam, zaman çizelgesi veya bütçedeki değişikliklerin proje teslimatını nasıl etkileyebileceğini zaten deneyimlemiş olabilirsiniz. Kaynak tahsisinde de aslında durum aynıdır - güncel bir kaynak takvimine sahip olmak, değişiklikler ortaya çıktığında kaynakları sorunsuz bir şekilde ayarlamanıza yardımcı olacaktır.
2. Kaynakların mevcudiyeti
Yeni bir projeye başlamakİdeal olarak, şirketinizde bulunan ve ihtiyacınız olan tüm kaynakları kullanabilirsiniz. Ancak ya ajansınız birden fazla proje yürütmek ve diğer PM'lerle aynı kaynaklar üzerinde pazarlık yapmanız mı gerekiyor? Ya da belirli bir ekip üyesi hastalık iznindeyse? Kullanılabilirlik değişir ve projenizin teslimatına yönelik tehditleri tespit etmek için bunu her zaman izlemeniz gerekir.
3. Proje bağımlılıkları
Kaynakları tahsis ederken, projedeki görevler veya faaliyetler arasında bir ilişki biçimi olan proje bağımlılıklarını dahil etmeniz gerekir. Örneğin, BT projelerinde ancak diğer bazı görevler tamamlandıktan sonra yapılabilecek görevler vardır, bu nedenle kaynakları erkenden kullanmanın bir anlamı yoktur.
4. Proje belirsizlikleri
Bir projeye başlarken tüm kutuları işaretlemiş ve aşağıdaki konularda anlaşmış olsanız bile zaman çizelgesibütçe ve kapsam, her zaman tahmin edemeyeceğiniz şeyler vardır. Kaynak yönetimi, projeye yanıt verebilmenizi gerektirirörneğin kaynakları diğer projelerden kaydırarak veya yeniden atayarak belirsizlikleri ortadan kaldırabilir.
5. Şirket genelinde öncelikler
Şirketiniz aynı anda birden fazla proje yürütüyorsa, siz ve iş arkadaşlarınız çoğu zaman benzer bir zaman diliminde sınırlı kaynakları paylaşmak zorunda kalabilirsiniz. Ancak her ikinizin de ihtiyaç duyduğu kaynaklar üzerinde pazarlık yapmayı başarsanız bile, projelerden biriyle ilgili önceliklerde bir değişiklik olabilir.
Elinizdeki kaynakları nasıl etkili bir şekilde kullanabileceğinize bir göz atalım.
1. Projeyi ve ekibi tanıyın
Yalnızca şirketinizde mevcut olan kapsam ve kaynakları bilerek, ekip üyelerini projenize uygun şekilde atayabilirsiniz.
Oluşturarak başlayın projenin üst düzey planıgereksinimlerini ve çıktılarını içerir. Ardından, projeyi tamamlamak için tam olarak kime ihtiyaç duyacağınızı bildiğinizden, şirketinizde hangi çalışanları dahil edeceğinizi keşfetmek için bir beceri matrisi kullanabilirsiniz.
Veya bir Teamdeck kullanıcısıysanız, çalışanlarınızı becerilerine göre filtreleyebilir, ilgili çalışanları ve mevcut rezervasyonlarını anında tespit edebilirsiniz:
Projeniz için rezervasyon yapmak istediğiniz kişileri filtrelerken, projenize katılmak için gerçekten boş olup olmadıklarını görmek için uygunluk durumlarını kontrol edin. Basit müsaitlik çubuğu çok yardımcı olur:
Bu noktada temel kural, projeye aşırı kaynak ayırmamaktır. Aslında aşırı kaynak ayırmak, proje yöneticilerinin kendilerini belirsizliklerden korumak için yaptıkları bir hata olarak kabul edilir. Ancak bu da proje tahminlerini ve uzun vadeli planları hatalı hale getirerek şirketin kar hanesini etkiliyor.
Kaynakları tahsis ederken her zaman büyük resmi düşünün. Her ikinizin de ihtiyaç duyabileceği kaynakları tespit etmek için diğer PM'ler tarafından halihazırda yapılmış olan rezervasyonları kontrol edin, programınızı buna göre ayarlamanız gerekebilir.
Ekip üyelerinizin izin günlerinin ne zaman olduğunu bilmek de yardımcı olur. Aşağıdaki sarı girişleri görüyor musunuz? Bunları tahmininize dahil etmeniz gerekir, çünkü bu çalışanların tam olarak ne zaman müsait olamayacaklarıdır. Benzer şekilde, projeniz sırasında gerçekleşen ulusal tatilleri de tespit edebilirsiniz.
2. Riskleri erkenden ortaya çıkarın
Bu konu hakkında biraz konuştuk. kaynak yöneti̇mi̇ zorluklari Bölüm. Bir proje yöneticisi olarak, müşteri incelemeleri, gecikmeler, kişisel acil durumlar, rakip projeler vb. gibi risklerin farkındasınızdır. Bunlar kaynak tahsisine de müdahale eder.
Yukarıda belirtilen zorluklardan biri ortaya çıktığında, rezervasyonlarınızı ayarlamanız gerekir. Kuruluşunuzdaki kaynaklara ilişkin üst düzey bir genel bakışa sahip olmak, diğer kaynakları daha hızlı bulmanıza, kaynakları yeniden tahsis etmenize, mevcut rezervasyonları uzatmanıza veya kesmenize ve hatta gerekirse bazılarını silmenize yardımcı olacaktır.
3. Projeyi takip edin
Kaynak tahsisinin ekibinizin faydasının etkinliğini artırmakla ilgili olduğunu hatırlıyor musunuz? Şimdi ekibinizin ne durumda olduğunu kontrol etme zamanı. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz kaynak kullanımının ölçülmesi.
Zaman ve iş yükünü takip etmekle başlayın. Teamdeck'te, yapacak çok fazla veya çok az işi olan (bu da bir sorun olabilir) çalışanları kolayca tespit edebilirsiniz. Kullanılabilirlik çubuğunu hatırlıyor musunuz? Fazla mesai kırmızı renkle işaretlenirken, kullanılmayan zaman beyazdır.
Kaynak kullanımını ölçmek için basit bir formül de kullanabilirsiniz:
Kaynak kullanımı = Meşgul zaman / Kullanılabilir zaman
Bu şekilde ekibinizin tam potansiyeliyle çalışıp çalışmadığını hızlı bir şekilde öğrenebilirsiniz.
Proje sırasında, arada bir tahminleri gerçeklerle karşılaştırmanız ve gerekirse kaynakları yeniden tahsis etmeniz de önerilir. Muhtemelen bazı değişiklikler nedeniyle kaynaklarınızın eksik veya fazla kullanılmasını önlemek ve projenin gereksinimlerini karşılamak için rezervasyonları ayarlamanız gerekir.
Ekibinizle düzenli kontroller yapmak da bu tehditleri tespit etmenize yardımcı olacaktır.
Bir proje yöneticisi olarak aşağıdakilerden de sorumlu olabilirsiniz Projenizin bütçesinin takibi. Bunu ekibinizin zaman çizelgelerine dayanarak, proje için harcadıkları saat sayısını müşterinizden saat başına aldığınız ücretle çarparak yapabilirsiniz. Yine, tahminleri gerçeklerle karşılaştırarak bütçenize uygun olup olmadığınızı görebilirsiniz.
4. Proje analizi
Geçmiş projeler sırasında topladığınız verileri kullanmak size büyük bir avantaj sağlayacaktır. Bu verilere dayanarak gelecekteki projelerinizi daha iyi planlayabilir ve yönetebilirsiniz. Sahip olmak kaynak yöneti̇m yazilimi gibi farklı metrikleri hesaplamak için bu verileri düzenleyebileceğinizden, özel raporlarla çok yardımcı olur. çalışan bordrosu veya satış KPI'ları.
Gördüğünüz gibi, doğru süreçleri takip ederek ve eksiksiz bir kaynak yönetimi aracı kullanarak kaynak tahsisini kolaylaştırabilir ve bundan birçok şekilde faydalanabilirsiniz:
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...