Proje Yöneticileri için iş-yaşam dengesi ipuçları

Proje yöneticisi rolü hakkında insanları düşündüren bir şey var: iş-yaşam dengesi yok. Google'da aratırsanız, Başbakanlık çalışanlarının sıklıkla aşırı çalışıp strese girebildiklerine işaret eden çok sayıda makale ve konu göreceksiniz. 

Bir proje ekibinden sorumlu olduğunuzda iş-yaşam dengesini sağlamanın zor olabileceği konusunda genel bir fikir birliği vardır. Hatta bazıları proje yöneticisi olmanın veya kaynak yöneticisi kişisel yaşamdan çok işe öncelik vermeyi gerektirir. Ben ikincisinin doğru olduğunu düşünmüyorum. PM'ler genellikle uzun çalışma saatleri ve dolup taşan bir gelen kutusuyla mücadele etse de, bu yükü azaltmanın yolları vardır.

Proje yöneticileri için bazı ipuçlarına geçmeden önce "iş-yaşam dengesi" kavramının ne anlama geldiğini ele alalım. Her şeyi kapsayan bir ifade haline geldi ve neredeyse herkesin farklı bir anlayışı var. 

"İş yerinde asla 8 saatten fazla zaman geçirmemek "ten "mesai bitiminden sonra iş hakkında düşünmek zorunda kalmamak "a kadar, burada kat edeceğiniz mesafe değişebilir. Mükemmel bir iş-yaşam dengesi diye bir şey olmadığını söyleyenler de var. 

Bakış açınız ne olursa olsun, muhtemelen hemfikir olabileceğimiz bazı ortak noktalar var. İşlerinizi yetiştirmek için büyük miktarda fazla mesai yapmanız gerektiğinde bu hiç de iyi değildir. Ya da aynı anda birkaç kişiyle sohbet etmeye çalıştığınızda, hepsi de sorularına hızlı bir çözüm talep ediyorsa. Ya da projeniz gerçekçi bir şekilde zamanında teslim edilemeyecek bir canavara dönüştüğünde ve o korkunç yaklaşan kıyamet hissine kapıldığınızda. Ya da... Eminim anladınız. 

Bu yazıda, varsayılan durumlarını "meşgul "den "etkin "e dönüştürmek isteyen proje yöneticileri için iş-yaşam dengesi ipuçlarının bir listesini sunacağım. Bu işteki pek çok şey gibi, bu da doğru planlama ile başlar. 

Verimlilik için plan yapın  

Uzun vadeye kıyasla kısa vade

Projenizin niteliği, hazırlamanız gereken planların ölçeğini belirleyebilse de, öncelik vermeniz gereken şeyin kısa vadeli planlar olduğunu iddia ediyorum. Çoğu durumda, bir yıllık planın her ayrıntısını planlayamazsınız. Bunun yerine, bir sonraki iş parçasına odaklanın: Scrum çerçevesini takip ediyorsanız, bu bir sonraki sprintiniz olacaktır. Bir sonraki sürüm için tabağınızda ne olduğunu gerçekten taahhüt edebileceğinizden ve planı takip edebileceğinizden emin olun. Bu size çok daha fazla esneklik ve gönül rahatlığı sağlayacaktır. Kabul etmek gerekir ki, muhtemelen bazılarını planla proje kilometre taşları hattın ilerisinde deÖrneğin tam bir proje yol haritası. Aradaki fark, bir yol haritasının taşa oturtulmamış olmasıdır, bu nedenle siz ve ekibiniz şu anda odaklanabileceğiniz çok daha gerçekçi bir hedefe sahip olursunuz: kısa vadeli planınız. 

İşinizi otomatikleştirin

Bir şeyi ikiden fazla mı yapıyorsunuz? Otomatikleştirin! Proje yöneticisinin iş yükünün büyük bir kısmı, bir şekilde tekrar eden görevlerle ilgilidir. Bu, bunların daha az önemli olduğu anlamına gelmez, tam tersine! Ne yazık ki, zaman alıcı da olabilirler. Günlük, haftalık, aylık görevlerinizi analiz edin ve otomatikleştirilebilecekleri yolları düşünün. 

İşleri otomatikleştirmekle neyi kastediyorum? Bir şablon veya kontrol listesi benzeri bir prosedür oluşturmak harika bir başlangıç olabilir. Tam iş akışları oluşturmak istiyorsanız, şunları kullanabilirsiniz Zapier veya IFTTT (programlama bilgisi gerekmez!). Küçük zaman tasarrufları bile meşguliyetinizi azaltacak (ve verimliliğinizi artıracaktır). Eğer bir Slack kullanıcısıysanız, şu makalemize göz atmalısınız Proje Yöneticileri için en iyi Slack UygulamalarıBurada üretkenliği artıracak bazı fikirler de bulabilirsiniz. 

TQ'nuz nedir? 

TQ, yani Teknoloji Katsayısı, teknolojiye uyum sağlama, teknolojiyi yönetme ve entegre etme yeteneğinizdir. PMTQ (Proje Yönetimi Teknoloji Katsayısı) aşağıdakiler tarafından tanınmıştır Proje Yönetimi Enstitüsü Projelerin başarısı için yeni bir anahtar bileşen olarak:

Teknoloji tarafından sürekli olarak yeniden şekillendirilen bir dünyada stratejiyi gerçeğe dönüştürmekle görevli herkes için,

PMTQ, sahip olunması gereken, yap ya da boz beceri seti olacaktır.

Teknoloji ile ilişkinizi düşünün. Örneğin yazılım geliştirme gibi teknolojiyle ayrılmaz bir şekilde bağlantılı bir projeyi yönetebilmek bir şeydir. Yazılımı sizin ve projenin yararına kullanabilmek başka bir şeydir. Çevrimiçi araçların akıllıca kullanımı size çok zaman kazandıracak ve projenin şeffaflığını artıracaktır.  

Zamanınızı koruyun

Uygunluk durumunuzu belirleyin 

Proje yöneticileri ofise ilk gelenler ve ofisten en son ayrılanlar olma eğilimindedir. Bunun bir nedeni gerçek anlamda iş yapmak için fırsat kollamaktır (bir sonraki bölüme bakınız). Ancak diğer bir neden de ekibi denetleme ve gerçek zamanlı iletişim kurma ihtiyacıdır. Acil durumlar dışında, sizin sürekli orada bulunmanız gerekli olmamalıdır. Uygunluk durumunuzu belirlemenizi ve buna sadık kalmanızı şiddetle tavsiye ederim. 

Derin çalışma ve mesai saatleri

Bazı proje yöneticilerinin ofise erken gelmeyi/geç kalmayı sevdiklerini, çünkü o zaman kesinti olmadan gerçekten işe odaklanabildiklerini belirtmiştim. Kabul etmek gerekir ki, bir proje yöneticisi olmak sağlıklı bir iletişim dozu gerektirir, ancak ekibinizin Siri'si olmanıza ve her zaman "hızlı bir soruyu" yanıtlamaya hazır olmanıza gerek yoktur. Bağlam değiştirmek konsantrasyonunuzu bozacaktır. Günün büyük bölümünde odaklanamadığınızda, görevlerinizi yerine getiremezsiniz. 

Gününüzü zaman planına bağlamaya çalışın ve kesintisiz çalışabileceğiniz aralıklar belirleyin. Hatta ofis saatleri bile belirleyebilirsiniz: ekip üyelerinizin sorularıyla size yaklaşmaya teşvik edildiği bir zaman. Şeffaf, iyi belgelenmiş bir projede bu başarılı bir strateji olacaktır.

Elbette, doğaçlama iletişimin yanı sıra, planlı etkileşime de yer vardır: ekip toplantıları. Burada top sizin sahanızdadır. Toplantı politikasını belirlemekten (ve örnek olarak liderlik etmekten) sorumlu olan proje yöneticisi olarak sizsiniz. İlk kural? Toplantıları yalnızca gerekli olduklarında planlayın ve onlar için net bir hedef oluşturun. İkinci olarak, saate dikkat edin ve zamanı maksimum düzeyde kullanın. Bu toplantıyı bir hedefe ulaşmak için planladınız, bu hedefe odaklanmaya çalışın ve zamanı etkili bir şekilde harcayın. Bunun nedeni birçok çalışan toplantılardan nefret eder "zaman kaybı" olduğudur. Ekibiniz ve zamanınız için durumun böyle olmadığından emin olun. 

Zihniyetiniz üzerinde çalışın

Birçok proje yöneticisinin yerine getirmeye çalıştığı bazı beklentiler vardır. Her şeyi kontrol altında tutmak, her zaman "ekibin yanında olmak" ve müşteri için sürekli ulaşılabilir olmak isterler. 

Sorun şu ki, bu beklentiler tamamen gerçek dışıdır. İş-yaşam dengesi hakkında düşünmeye başlamak istiyorsanız, şunları unutmanız gerekir her şey, her zaman, sürekli. Bu iyi bir iş ahlakı değil ve kesinlikle ekibiniz için harika bir örnek değil. 

Son olarak, müşterinizi mutlu etmek isteseniz bile evetçi olamazsınız. Bu yaygın bir ikilemdir, ancak kapsam kayması projeyi raydan çıkarabilir ve iş-yaşam dengesi çabalarınızı mahvedebilir. 

Bu ipuçlarını takip etmek ofiste asla daha uzun süre kalmayacağınızı garanti etmez, ancak size üzerine inşa edebileceğiniz sağlam bir temel sağlayacaktır. Zamanla, üretkenliğinizi artıran daha fazla süreci benimsedikçe, meşguliyet düzeyinizde önemli bir değişiklik olduğunu fark edeceksiniz. 

Özünde, iş-yaşam dengesi için bu ipuçları aynı zamanda iş yerinde daha etkili olmanız için atacağınız adımlardır. "Doğru" dengeyi bulmak imkansız olmasa da zordur. Çalışma şeklinizin daha dengeli olduğunu hissettiğiniz sürece, kesinlikle ilerleme kaydediyorsunuz demektir. Devam edin!