Proje yöneticisi olmanın en zor yanı nedir? Birden fazla görevle hokkabazlık yapmak mı? Paydaşların beklentilerini yönetmek mi? Zor durumlar arasında gezinmek mi? Proje yöneticilerinin işinin kolay olmadığını söylemeye gerek yok. Sonuçta, üstlendikleri her proje farklıdır.
Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?
- BT şirketi bilgisine dayalı en yaygın proje yönetimi zorlukları
- yardımcı rolü kaynak yöneti̇m yazilimi proje yönetimi zorluklarıyla başa çıkmada
- Proje yönetimi zorluklarına göre çözüm önerileri
Elbette, bazı proje zorlukları neredeyse kaçınılmazdır, ancak bunlara hazırlıklı olabilirsiniz! Bugün, bazı yaygın proje yönetimi zorluklarını tartışacağız ve size bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi veya bunlarla nasıl başa çıkabileceğinizi göstereceğiz.
Yaygın proje yönetimi zorlukları:
Belirsiz beklentiler
Burada, ekip üyelerinize yönelik beklentilerinizden ve paydaşların ekibin çalışmalarına ilişkin beklentilerinden bahsediyoruz. Bu iki durum biraz farklı olsa da, her iki zorluğu da çözmek için benzer stratejiler kullanabilirsiniz.
Müşterileriniz söz konusu olduğunda, projenin altında yatan iş hedefini anladığınızdan emin olun. Ne elde etmek istiyorlar? Bu proje o hedefe ulaşmalarına nasıl yardımcı olacak? Cevaplarınız yoksa, bu her zaman proje yönetimi zorluklarına neden olur.
Soru sormaktan korkmayın ve doğrulamaya hazır olduğunuzda projenin kapsamıbeklentileri de tartışın. Bazen neyin iş kapsamı dışında olduğunu özellikle belirtmek bile yararlı olabilir. Ekibinizin proje beklentilerini anlamasını sağlamak için, onları soru sormaya ve farklı görevlerin arkasındaki nedenleri açıkça açıklamaya teşvik etmelisiniz. Ekip üyelerinizin projenin iş hedeflerini de iyice anlamaları gerektiğini unutmayın.
Yetersiz kaynaklar
Projelerde kaynaklarla ilgili zorluklar ciddi sonuçlar doğurabilir. Sonuçta, projenizi hayata geçirmek için yeterli yetkinlikte insanlara ihtiyacınız vardır. Buradaki sorunlar, ekibi bir araya getirmek istediğiniz proje planlama aşamasında başlayabilir.
Eğer şirketiniz bir kaynak takvi̇mi̇ tüm çalışanları yönetmek için, proje ekibine katılacak uygun kaynakları belirlemekte çok zorlanabilirsiniz. İdeal olarak, örneğin şirketinizin kaynak havuzunda belirli becerileri arayabilmek istersiniz. Elbette, ekibinizde olmasını istediğiniz kişilerin belirli bir zaman diliminde çalışmaya müsait olduklarından da emin olmanız gerekir.
Yine bu noktada bir kaynak takvimi çok kullanışlıdır. Kaynaklarınızın kapasitesine ilişkin görünürlüğe sahip olmak (daha fazla bilgi için kaynak kapasite planlaması) ve kullanılabilirlik risk yönetiminin hayati bir unsurudur. Örneğin, ekip üyelerinizden biri öngörülemeyen koşullar nedeniyle kullanılamaz hale gelirse, yerine daha hızlı bir şekilde birini bulabilirsiniz.
Kaynak sıkıntısından kaçınmak istiyorsanız etkili kaynak tahmini de çok önemlidir. Projeyi teslim etmek için yeterli çalışanınız olduğundan emin misiniz?
Nasıl yapılacağını okuyun için geçmiş proje verilerini kullanın i̇nsan kaynaklari tahmi̇ni̇.
Yanlış tahminler
Kabul etmek gerekir ki, projelerin tahmini karmaşık bir unsurdur. proje ve kaynak yöneti̇mi̇ve tahminler nadiren son derece isabetlidir. Ancak bu, pes etmeniz ve ekibinizin tahminlerinin yanlış çıkacağını varsaymanız gerektiği anlamına gelmez. Teraziyi kendi lehinize çevirmek için yapabileceğiniz şeyler vardır:
- Tahmine başlamadan önce tüm gereksinimleri toplayın. Sizin ve ekibinizin bunların doğasını ve potansiyel bağımlılıklarını tam olarak anladığınızdan emin olmak için bunları paydaşlarla tartışın.
- Konu uzmanlarından (örn. yazılım geliştiriciler, kalite güvence uzmanları, vb.) tahmin oturumuna katılmalarını isteyin. Onların girdileri çok değerli olacak ve daha doğru tahminler elde etmenize yardımcı olacaktır.
- Proje tahmininden kanıtlanmış bir teknik kullanın. Burada daha fazla bilgi edinebilirsiniz Planlama Pokeri ve hikaye noktaları ile projeleri tahmin etme.
Kapsam kayması
Proje yöneticilerine proje yönetimi zorlukları sorulduğunda, kapsam kayması muhtemelen listelerinin başında yer alacaktır. Bu oldukça yaygın bir durumdur ve proje kapsamı kontrolsüz bir şekilde büyüdüğünde ortaya çıkar. Proje kapsamının iyi tanımlanmamış olması, iç ve dış paydaşlardan gelen baskılar ya da tanımlanmış bir değişiklik yönetimi sürecinin olmaması buna neden olabilir.
Neyse ki, bir proje yöneticisi olarak, kapsam kaymasını yönetmek ve hatta ilk etapta önlemek için çeşitli stratejileriniz var. Her şey iyi hazırlanmış bir iş kapsamı ile başlar. Etkili proje kapsam yöneti̇mi̇ size çok yardımcı olacaktır: tüm proje gereksinimlerini tanımladıktan ve doğruladıktan sonra, projenizin kapsamına daha fazla güvenebilirsiniz.
Projenizin kapsamının kontrolden çıktığını düşünüyorsanız ne yapmalısınız? Rehberimizde bazı yararlı ipuçları bulacaksınız proje yöneti̇mi̇nde kapsam sürünmesi̇.
Zayıf iletişim
Hatta - diyelim ki - pazarlama proje yöneti̇mi̇ sektörlerde ya da sadece iletişim konusunda uzmanlaşmış şirketlerde, zayıf liderlik ve zayıf iletişimden kaynaklanan yanlış anlamaları önlemek zordur.
Proje yöneticilerinin, proje ekibinin üyelerinin yanı sıra müşteriler, diğer paydaşlar ve hatta kendi yöneticileriyle de etkili bir şekilde iletişim kurması gerekir. Bu tarafların her biri farklı bir iletişim tarzına ve temas kurmak için farklı kanallara ihtiyaç duyabilir. Proje yöneticisinin bir iletişim planı oluşturması ve bunu ilgili herkesle paylaşması zorunludur.
İletişim kanallarını tanımlayın, proje güncellemelerine ilişkin bazı kurallar belirleyin (örn. proje durum raporlari) ve daha da önemlisi etkisiz toplantılar! Doğru seviyenin korunmasına yardımcı olacaktır. proje şeffaflığı ve projelerinizdeki iletişim zorluklarından uzak durun.
Küresel salgın nedeniyle birçok ekibin uzaktan çalışmaya başlamasıyla birlikte iletişim, o ana kadar iyi idare eden işletmeler için bile bir zorluk haline gelmiş olabilir. Hatta harika bir zoom toplantıları için kamera yeterli olmayabilir. Sizin ekibiniz için de durum böyle mi? Hakkında daha fazla bilgi edinmek için blog yazımızı okuyun uzaktan i̇leti̇şi̇m i̇çi̇n en i̇yi̇ uygulamalar.
Zamanlama çakışmaları
Anlaşılır bir şekilde, bu tür proje yönetimi sorunları tüm projeyi hızla raydan çıkarabilir. Şirketiniz bir seferde yalnızca bir projeden sorumlu olduğunda, aşağıdakileri yapmak daha kolay görünebilir proje zamanlama çakışmalarından kaçının.
Yine de, proje rezervasyonlarınızı kaynaklarınızın müsaitlik durumuyla koordine etmezseniz, sorun yaşayabilirsiniz. Ya proje ekibinizin kilit üyelerinden birinin 2 haftalık bir tatil planladığı ortaya çıkarsa ve zaman çizelgesini planlarken bunu hesaba katmadıysanız?
Birden fazla proje söz konusu olduğunda, zamanlama çatışmalarından kaçınmak daha da zor olabilir, ancak bu mümkündür. En önemli şey, tüm proje yöneticilerine her bir projenin programı ve kaynakların kullanılabilirliği hakkında görünürlük sağlamaktır.
Bu bilgiler elinizin altında olduğunda, zamanlama sorunlarının yaşanması daha az olasıdır. Kullanabileceğiniz bir online takvim planlayıcı Birden fazla projeyi çakışma olmadan planlamak için.
Projenin ilerleyişine ilişkin belirsizlik
Her proje yöneticisinin projenin durumunu izleyebilmesi gerekir. Bunun çeşitli faydaları vardır: bütçeyi takip edebilir, ekibinizin iş yükünün ne olduğunu kontrol edebilir ve potansiyel olarak iyileştirme alanlarını belirleyebilirsiniz. Örneğin, pazarlama proje yöneticileri bir SEO aracı ile kaynak planlama yazılımı İş çalışanlarının etkinliğini analiz etmek ve performanslarındaki boşlukları tespit etmek. İşlerin nerede olduğunu bilmek, veriye dayalı proje yönetimi kararları almanıza olanak tanır. Ayrıca işler plana göre gitmediğinde daha hızlı tepki verebilirsiniz.
Projenizin sağlığını ölçebileceğiniz birçok farklı yol vardır. Aşağıdaki metrikleri izlemenizi öneririz:
- Yanma oranı - Bütçenin ne kadar hızlı harcandığını kontrol etmek, projenin doğru yolda olup olmadığını hızlı bir şekilde kontrol edebileceğiniz için proje yöneticileri için değerlidir.
- Tahminler ve gerçekler - tahmini saatleri çalışanlarınız tarafından kaydedilen gerçek zamanla karşılaştırmak, olası sorunları erkenden tespit etmek için mükemmel bir yöntemdir.
- Kaynak kullanımı - ekip üyelerinizin iş yükünü değerlendirmenize olanak tanır. Kimin tabağında çok fazla şey olduğunu ve aşırı çalışma tehlikesiyle karşı karşıya olduğunu göreceksiniz. Ayrıca kimin daha fazla görev üstlenebileceğini de bilirsiniz.
Uygun olmayan alet kutusu
Proje planlama araçları sizin ve ekibinizin projeleri başarıyla teslim etmenize yardımcı olmak içindir. Ancak bunun gerçekleşmesi için işinize uygun doğru araçları kullanmanız gerekir. Aksi takdirde, çalışanlarınızı işleri üzerinde somut etkileri olmayan uygulamalara alıştırmak için çok zaman harcayabilirsiniz.
Proje ekibinizden bazı kişilerin hareket halindeyken, örneğin müşteriye seyahat ederken zaman geçirdiği bir durum düşünün. Onlardan mobil versiyonu olmayan bir proje yönetim yazılımı ile zaman takibi yapmalarını isterseniz, bu çok zahmetli olacaktır. Dahası, geriye dönük olarak dolduracakları için zaman çizelgeleri muhtemelen doğruluktan daha az olacaktır.
Ekibinizin araç kutusuna yeni bir uygulama eklemeye karar vermeden önce, ihtiyaçlarınızı listeleyerek işe başlayın. Ardından belirli bir aracın bunlara cevap verip vermediğini kontrol edin. Ekibinizin kullandığı diğer araçlarla entegre olabiliyor mu? Şirketinizin süreçlerini yansıtacak şekilde özelleştirilebilir mi? Ekibinizin iş akışını destekleyen araçları kullanmak, ekip ve proje yöneticisi için hayatı kolaylaştıracaktır.
Kapsamlı bir işiniz olsa bile proje yöneti̇mi̇ eği̇ti̇mi̇ veya önemli bir mesleki deneyime sahip değilseniz, yukarıda açıklanan sorunlar kolayca tekerleğinize çomak sokabilir ve projenizi olumsuz etkileyebilir. Bir proje yöneticisi olarak, bunların sonuçlarının nasıl önleneceğini veya üstesinden nasıl gelineceğini bilmek faydalıdır.
Bu blog yazısı bir başlangıç noktası gibidir: proje yönetimindeki bazı yaygın zorlukları özetledik, ancak yine de her bir konu hakkında okumaya değer. Yukarıda belirtilen her zorluğun yanında listelediğimiz bağlantıların proje yönetimi uzmanlığınızı daha da geliştirmenize yardımcı olacağını umuyoruz.
