Proje Yönetimi için Excel Elektronik Tablolarını mı Kullanıyorsunuz? Yeniden Düşünmek İsteyebilirsiniz.

 

İnternette gezinirken çeşitli Excel proje yönetimi şablonları bulacaksınız: bir Gantt şeması şablonu, bütçe şablonu, proje zaman çizelgesi şablonu vb.

Görünüşe göre, birçok şirket projelerini planlamak ve yönetmek için hala elektronik tablolara güveniyor. İle konuşurken kaynak yöneti̇m yazilimi kullanıcılar, genellikle zaman takibi için elektronik tablolar kullandıklarını veya çalışan izinlerini takip edin. 

O zaman bu kadar büyütülecek ne var? Microsoft Excel şablonları bir şirket için işe yarıyorsa, yine de özel bir PM aracına yatırım yapmalılar mı? Bu blog yazısı, elektronik tabloların kuruluşunuz için gerçekten pratik olup olmadığını değerlendirmenizi sağlamayı amaçlamaktadır. Eğer öyleyse, o zaman harika, ancak muhtemelen bunları aşağıdakiler için kullanmanın gizli maliyetlerini göreceksiniz proje ve kaynak yöneti̇mi̇.

Şirketler proje yönetimi için neden elektronik tablolar kullanıyor?

Proje takibi veya proje için bir elektronik tabloya güvenirken karşılaşabileceğiniz sayısız sorunu tartışmadan önce ve kaynak planlamasıilk etapta bunları kullanma nedenlerinden bahsedelim. Bize göre şirketler projelerini Excel ile yönetmeye karar veriyor çünkü elektronik tablolar erişilebilir, kullanımı kolay ve ücretsiz görünüyor. Sonuçta, temelde herkesin makinesinde yüklü bir elektronik tablo uygulaması vardır. Google E-Tablolar gibi bulut alternatifleri de yaygın olarak kullanılabiliyor. Mesele şu ki, popüler olmasına rağmen, elektronik tablolar proje yönetimi amaçları için tasarlanmamıştır. Sonuç olarak, bunları bu şekilde kullanmak kolay, ücretsiz ve verimli olmaktan başka her şey olabilir.

"Excel proje yönetimi "nin temel tuzakları

Bir proje planı oluşturmak veya devam eden görevleri yönetmek için elektronik tabloları kullanırken proje yöneticilerinin üstesinden gelmesi gereken en büyük sorunları tartışalım.

Elektronik tablolar:

• kullanımı zaman alıcıdır. Ekibinizin elektronik tablolarla projeleri planlamanın ve yönetmenin etkili yollarını bulduğunu varsayalım. Belki de işletmeniz için iyi çalışan proje yönetimi Excel şablonları bile hazırladınız. Yine de elektronik tabloları düzenlemek, güncellemek ve birbirine bağlamak çok sıkıcı ve zaman alıcı bir süreç olabilir. Excel Gantt grafiğinizde en küçük değişiklikleri bile uyguladığınızı ve bir grup hücreyi yeniden renklendirmek zorunda kaldığınızı düşünün. Bu, yetişkinlere yönelik bir boyama kitabıyla etkileşim kurmak gibidir, ancak eğlenceli bir şekilde değil.

• gerçek zamanlı proje takibi için uygun değildir. Excel dosyalarına güvendiğinizde, bunların güncel olduğundan veya birden fazla sürümünün ortalıkta dolaşmadığından emin olamazsınız. Bulut tabanlı sayfalarda durum daha iyidir, ancak elektronik tabloların diğer sınırlamaları burada da geçerlidir.

• ustalaşmak kolay değil. Herkesin elektronik tablo kullanma deneyimi olduğundan, ekip üyeleriniz için sezgisel bir araç olmalı, değil mi? Elbette, çok basit tablolar ve listelerden bahsettiğimizde. Ancak, eksik PM özelliklerini telafi etmek için muhtemelen çalışanlarınız için dik bir öğrenme eğrisine sahip olabilecek gelişmiş formüller veya eklentiler eklemeniz gerekecektir.

• sınırlama. Yine, elektronik tablolar proje yönetimi veya kaynak yönetimi için tasarlanmamıştır. Bu nedenle, ekip üyenizin sıklıkla ihtiyaç duyacağı birçok yararlı özellikten yoksun olmaları şaşırtıcı değildir. Dosyaları burada saklayamaz, not ekleyemez veya geri bildirim toplayamazsınız. Şimdi, bazılarınızın bu ifadeye karşı çıkacağından ve şöyle diyeceğinden eminiz: "Elbette bunları yapabilirsiniz. Sadece bazı geçici çözümler bulmanız gerekiyor." Ancak, bu tür geçici çözümleri oluşturmak çok zaman alabilir ve dolayısıyla ciddi paraya mal olabilir. Ayrıca, sonuçta basit bir PM uygulamasının olabileceği kadar etkili olmayabilirler.

• işbirliği için uygun değil. Projeleri elektronik tablolarda yönetmek söz konusu olduğunda belirli bir paradoks vardır. Bir yandan, ekip üyelerinizi sürece dahil etmek ve görev yönetimine katılmalarına izin vermek istersiniz veya kaynak tahsisi. Öte yandan, elektronik tabloların yapısı ve içinde kullanılan formüller çok kolay bozulabilir, bu nedenle birden fazla kişinin bunlar üzerinde işbirliği yapmasına izin vermek istemeyebilirsiniz.

• karmaşıklaşmaya eğilimli. Evet, bir projenin tek bir yönünü bir elektronik tabloda planlamak mümkündür. Ancak şirketiniz büyük projeler üzerinde çalıştığında, hesap tablosu yapısı kısa sürede birden fazla dosyaya/sayfaya dönüşecektir. Bunun nedeni, projelerin çoklu bağımlılıklarını ve ilişkilerini tek bir sayfa içinde yansıtmanın zor olmasıdır. Elbette, karmaşık bir elektronik tablo yapısında gezinmek, özellikle de yeni ekip üyeleri için gerçekten zor olabilir.
• Müşterilerinize sunulabilir değil. Müşterilerin projenin ilerleyişi veya bütçenin mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olmak istemesi tipik bir durumdur. Onlara karmaşık ve şifreli bir elektronik tablo göndermek en uygun çözüm olmayacaktır. Sonuç olarak, proje yöneticileri saatlerini proje durum raporlari ve müşteriler için sunumlar oluşturmak. Bu, çok iyi bir şekilde önlenebilecek ek bir iş gücüdür (nasıl? Bu blog yazısının bir sonraki bölümüne bakın).

Kaynak planlayıcıları elektronik tabloların yerini nasıl alır? proje yönetimi için?

Her şeyden önce, özel proje ve kaynak planlama araçlari önceki bölümde sunulan zorlukları çözer. Bu özel süreçler göz önünde bulundurularak oluşturulmuşlardır, bu nedenle doğal olarak projeleri planlamayı, kaynakları planlamayı veya proje programını güncellemeyi destekleyen özelliklere sahiptirler. Bunun da ötesinde, genellikle ekibinizin performansını daha da artırabilecek ve size çok fazla zaman ve para kazandırabilecek aşağıdaki özellikleri sunarlar:

• Proje raporları. Hızlı bir şekilde bir proje yöneti̇mi̇ kontrol paneli̇ Kritik metriklere göz kulak olmak veya müşteriniz için görsel olarak çekici bir raporu dışa aktarmak için. PM ve kaynak yönetimi uygulamaları, yakma oranı gibi ana KPI'ları kolayca hesaplamanıza olanak tanır, kaynak kullanım oranıveya kar marjları. Sadece müşterilerinizi doğru raporlarla etkilemekle kalmaz, aynı zamanda bu analizleri kuruluşunuzdaki optimizasyon fırsatlarını bulmak için de kullanabilirsiniz.
• Gerçek zamanlı bildirimler. Elbette, bazı yaratıcı geçici çözümler veya aşağıdaki gibi uygulamalar kullanarak elektronik tablo bildirimleri ayarlayabilirsiniz Zapier. Yine de, proje yöneticilerine yönelik araçlar genellikle size yerleşik bildirimler ve entegrasyonlar sunar. Örneğin, bir görev her tamamlandığında veya çalışanınızdan yeni bir tatil talebi gönderildiğinde bir dürtü alabilirsiniz.

Elbette, sağlam proje yönetimi yazılımı, şu anda karşılaşabileceğiniz daha birçok sorunu çözmenize yardımcı olacaktır. Önemli olan, ekibinizin ihtiyaçlarına uygun ve şirketinizin bütçesi için mantıklı bir uygulama seçmektir.  

Proje yönetiminde elektronik tablolara ve Excel'e alternatifler

Birçok kuruluş, Microsoft Excel gibi ücretsiz bir alternatif varken uygulamalara para harcayıp harcamamaları gerektiğini kendilerine soruyor. Neyse ki piyasada birçok ücretsiz veya çok uygun fiyatlı uygulama var. Bazı örnekleri blog yazılarımızda bulabilirsiniz:

• Kapasite planlama araçları
• Proje planlama yazılımı
• İzin yönetim sistemi - nasıl seçilir

Bir uygulama için ödeme yapmanın uzun vadede para tasarrufu anlamına gelebileceğini unutmayın. Güçlü bir PM aracı sayesinde ekibinizin her hafta birkaç saat tasarruf ettiğini düşünün. Bu rakamı çalışanlarınızın saatlik ücretleriyle çarpın ve yatırımın geri dönüşünü hesaplayın; şaşırabilirsiniz. Teamdeck'i kullanan şirketlerden biri yaklaşık olarak tasarruf ettiklerini tahmin ediyor. Özel bir kaynak yönetimi uygulamasına geçtikleri için her ay $10k tasarruf ettiklerini tahmin ediyor - örnek olay çalışmasının tamamını okuyabilirsiniz Burada.

Proje yönetiminde elektronik tablolar için alternatifler mi arıyorsunuz?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]