Proje yöneticisi olmayan bir ajans, bir yazılım evi ya da ürün odaklı bir startup düşünmek zordur. Belirli bir şirkette nasıl tanımlanırsa tanımlansın, projelerin başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlarlar: zamanında ve bütçe dahilinde. Proje yöneticileri, tüm ekip üyelerinin hedeflerle uyumlu olmasını ve kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayarak projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar yönlendirilmesinde çok önemlidir. Bu makalede, rol ve kaynak yöneticisi sorumluluklarına daha fazla ışık tutacağız ve hatta belki de sizi proje kaynaklarını yönetmek ve planlamaktan tek başına sorumlu bir kişiye sahip olmanın kuruluşunuz için değerli bir yatırım olduğuna ikna edeceğiz.
Proje yönetimi sürecinde Kaynak Yöneticisi - kaynakların atanması [Teamdeck'ten ekran - kaynak yönetimi yazılımı]
Öte yandan kaynak yöneticisi, proje yönetim ekiplerinde çok sık görmediğiniz bir roldür. Bunun nedeni işlerinin o kadar önemli olmaması değildir: tam tersi. Ancak çoğu zaman, proje kaynak yönetimi çabaları birden fazla role bölünmüştür. Bu makalede, bir kaynak yöneticisinin rolüne daha fazla ışık tutacağız ve hatta belki de sizi yalnızca proje kaynaklarını yönetmek ve planlamaktan sorumlu bir kaynak yöneticisi iş tanımına sahip olmanın kuruluşunuz için değerli bir yatırım olduğuna ikna edeceğiz.
Bir kaynak yöneticisiyle bağlantılı önem, beceri, bilgi ve görevleri anlamadan önce, bunların bir proje ve proje yönetimi bağlamında nereye yerleştirildiğini bilmeniz gerekir.
Pek çok kişinin bildiği gibi, proje denince - özellikle de proje yönetimi camiasında - pek çok farklı kaynağı içeren pek çok şeyi anlıyoruz. Malzeme ve ekipmandan en önemlisi olan insanlara ve onların becerilerine kadar. Proje denince, örneğin bira endüstrisinde web sitesi geliştirme, şişe tasarımını yeniden şekillendirme, satışların yeni bir pazara yayılması, bir nehir üzerinde baraj inşa etme gibi konuları gözünüzün önüne getirmelisiniz. Tahmin edebileceğiniz gibi, her biri bir projeyi oluşturan birçok kişi, zanaat, taşeron, cihaz, araç, konfigürasyon, bağımlılık, küçük adımlar ve görev anlamına gelir. Ancak hiçbir proje en önemli unsur olan insanlar olmadan var olamaz. İnsanlar - projeyi yaptıranlar ve gerçekleştirenler. Proje Yönetim Enstitüsü'nün önerdiği gibi: Proje yönetimi, insanlara değerli bir şey sunmak için belirli bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanılmasıdır. Liderlerden işgücüne ve taşeronlara kadar. Program yapan kişilerden projenin bir aşamasında yer almak üzere seçilen kişilere kadar. Elbette projeler birbirine benzemez ve pek çok farklı yetkinliğe ihtiyaç duyar. Ancak aralarında pek çok farklılık olsa da ortak bir noktaları vardır.
İster pazarlama proje yönetiminde uzman ya da lider olun, ister yaratıcı ajanslar için proje yönetimini temsil edin, her proje düzenlenmiş ve organize edilmiş bir süreçtir. Bunu kolay bir şekilde resmetmek için şu basit tanımı kullanalım projectmanager.com: Proje yönetimi, projeleri planlama, yürütme ve tamamlama disiplinidir. Bu tanımın her bir terimi ayrı bir konu gibi görünebilir, ancak vurgulamak istediğimiz bu değil. Görmeniz gereken şey süreçtir.
Yukarıdaki tanım, proje yönetimini üç adımdan oluşan bir süreç olarak görmektedir. Ancak bu süreç dört, beş ve altı adıma ayrılabilir. Bununla birlikte, her biri birkaç başka unsur grubu, daha küçük süreçler, ödevler ve - tabii ki - zorluklar içerir. Sürecin kendi terimi vardır. Bu proje yönetimi yaşam döngüsüdür. Ve en yaygın olanı beş aşamalı versiyonudur. Proje Yönetim Enstitüsü tarafından geliştirilen bu döngü, kavrama ve başlatma, planlama, yürütme, performans/izleme ve proje kapanışını içerir.
Bu makalenin ana konusu iki rolün - proje yöneticisi ve kaynak yöneticisi - çatışmasıyla ilgili olduğu için bir süre durup yukarıdaki resme yakından bakmaya değer. Neden mi? Çünkü bir kaynak yöneticisi yukarıda gösterilen aşamaların ve her aşamada yer alan süreçlerin çoğunda yer alır.
[Kaynak: "Proje Yönetiminin Durumu" yıllık raporu, Wellington 2020].
Kaynak yönetiminin (veya doğrudan söylemek gerekirse kaynak yöneticisinin) önemini görselleştirmek için, Wellington şirketi tarafından sunulan yıllık araştırma The State of Project Management'ın bir özetini kullanalım. APM Body of Knowledge sayesinde kaynak kullanım yönetimi şu şekilde tanımlanmaktadır:
"(...) bir proje için gerekli olan bireyler ve becerileri, finans, teknoloji, malzeme, makine ve doğal kaynaklar gibi kaynakların edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesidir. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçeye uygun olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar."
Belirsiz terimleri nedeniyle şimdiye kadar yapılmış en kolay tanım değildir, bu nedenle akademik bir tez için oldukça iyi olabilir. Ancak çok derine inmeden, kaynak yöneticisinin iş tanımının genel rolü, bir projeyi gerekli beklentiler ve önceden tanımlanmış zaman ve bütçe ile tamamlamak için en yararlı, en uygun kaynakları (çoğunlukla uygun vasıflı çalışanlar veya taşeronlar) planlamak, programlamak ve tahsis etmektir.
Proje yönetimi ve kaynak yönetimi tanımlarını karşılaştırdığımızda, gözlerimiz - ilk bakışta - ikisinin iş tanımları arasında birçok benzerlik olduğunu görecektir. Peki bir proje yöneticisinin bir kaynak yöneticisiyle ilişkisi nedir?
Muhtemelen insan kaynakları yöneticileri ile proje yöneticileri arasındaki farkı kavramanın en kolay yolu, faaliyet gösterdikleri seviyeyi analiz etmektir:
PM'leri RM'lerden ayıran bir başka özellik de bir proje yöneticisinin genellikle bir dizi zaman kutulu süreçle ilgilenmesidir. Projelerinin sabit zaman çizelgeleri veya örneğin uydukları sprint takvimleri vardır. Öte yandan bir kaynak yöneticisi, tipik olarak belirli bir şirkette gerçekleşen tüm projelere dahil olduğu için sürekli çalışır.
Bir kaynak yöneticisi genellikle kaynakların yönetiminden sorumludur!
Kaynak yöneticileri, kaynak tahsisinin denetlenmesinde, kaynak taleplerinin yerine getirilmesinde ve proje başarısının sağlanmasında çok önemli bir rol oynar ve böylece kurumsal üretkenliğe ve stratejik hedeflere önemli ölçüde katkıda bulunur.
Kaynak Yöneticileri, kuruluşlardaki birden fazla insan kaynakları ekibiyle işbirliği yapar:
Kaynak Yöneticileri, şirketin kaynaklarına, büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak diğer departmanlarla da çalışmayı bekleyebilir. Neil Whitten'ın belirttiği gibi: KAYNAK YÖNETİCİSİ, akla gelebilecek her yönden gelen taleplerle neredeyse imkansız bir işe sahiptir; ancak bu iş, kuruluşun başarısı üzerinde derin bir etkiye sahip olabilir.
Etkili kaynak yönetimi, başarılı proje yönetiminde çok önemli bir faktördür. Kendi kaynak taleplerini (hem beceri hem de uygunluk açısından) karşılayabilen bir ekibiniz olduğunda bir projeyi koordine etmek çok daha kolaydır. Şirketler genellikle büyüdüklerinde zayıf kaynak yönetiminin olumsuz sonuçlarını fark etmeye başlarlar. Küçük bir organizasyonda, PM'lerin kendi ekiplerini atamaları veya bir kaynak çatışması olduğunda yönetimden tavsiye almaları mükemmel bir şekilde yapılabilir. Daha fazla proje, daha fazla çalışan ve daha fazla PM olduğunda, ekibinize bir kaynak yöneticisi eklemek için iyi bir zamandır.
Özel bir kaynak yöneticisinin muazzam bir yardımcı olduğunu, ancak daha iyi kaynak planlama kararları almanın tek yolunun bu olmadığını unutmayın. İlk kaynak yöneticinizi işe almadan önce bile, proje yöneticilerinize özel SaaS kaynak yönetimi yazılımına erişim sağlayarak onları destekleyebilirsiniz.
Kaynak planlama uzmanları ve başarılı proje yöneticileri Teamdeck'i en sevdikleri kaynak yönetim aracı olarak adlandırıyor. Uygulamamız kaynakların planlanmasına, iş yüklerinin izlenmesine ve performanslarının ölçülmesine yardımcı olur. Teamdeck'in kaynak takvimi kimin müsait olduğunu, kimin meşgul olduğunu ve kimin tatilde olduğunu gösterir: insanları projelere atamak bu şekilde çok daha kolaydır. Aracımızı çalışırken görmek ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayın.
Teamdeck gibi kaynak yönetimi yazılımı, kaynak tahsisi sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olarak kaynakların etkin bir şekilde yönetilmesini kolaylaştırır. Aşırı kullanım olasılığını azaltır ve kaynakların en uygun şekilde tahsis edilmesini sağlar.
Kaynak yönetimi araçlarının kullanımı proje yönetiminin verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. Bu araçlar, projelerin daha iyi planlanmasına ve yürütülmesine yardımcı olan kaynak mevcudiyeti, becerileri ve tahsisi hakkında net bir görünüm sağlar.
Teknoloji, kaynak yönetiminde çok önemli bir rol oynar. Gelişmiş yazılım çözümleri gerçek zamanlı izleme, otomatik planlama ve ayrıntılı raporlama gibi özellikler sunarak kaynak tahsisine ilişkin bilinçli kararlar alınmasına yardımcı olur.
Kaynak yönetiminin zorlukları yok değildir. Kaynak kıtlığı, aşırı kullanım ve yetersiz kullanım gibi konular önemli engeller oluşturabilir. Etkili kaynak yönetimi dikkatli planlama, sürekli izleme ve zamanında müdahale gerektirir.
Kaynak yönetiminin zorluklarının üstesinden gelmek için şirketler çeşitli stratejiler benimseyebilir. Bunlar arasında düzenli kapasite planlaması, kaynakların sürekli eğitimi ve geliştirilmesi ve gelişmiş kaynak yönetimi araçlarının kullanılması yer alır.
Kaynak yönetimi alanı sürekli olarak gelişmektedir. Yapay zeka, makine öğrenimi ve veri analitiği kullanımı gibi yeni trendlerin gelecekte kaynakların yönetilme biçiminde devrim yaratması bekleniyor.
Sonuç olarak, proje yöneticilerinin ve kaynak yöneticilerinin rollerinin her ikisi de herhangi bir kuruluştaki projelerin başarılı bir şekilde sunulması için gereklidir. Sorumlulukları bazı alanlarda örtüşse de, her rol proje hedeflerine ulaşmada kritik öneme sahip benzersiz bir dizi beceri ve bakış açısı getirir. Bu rolleri ve birbirlerini nasıl tamamladıklarını anlamak, proje yönetimi yeteneklerini geliştirmek isteyen her şirket için hayati önem taşır.
Proje Yöneticileri: Bu profesyoneller bir projenin genel olarak yürütülmesinden ve tamamlanmasından sorumludur. Proje ekibinin çabalarını koordine eder, proje zaman çizelgesini yönetir, bütçeyi denetler ve proje çıktılarının gerekli standartları karşılamasını sağlarlar. Proje yöneticileri, herkesin aynı hedefler doğrultusunda çalıştığından emin olmak için paydaşlarla, ekip üyeleriyle ve dış ortaklarla iletişim kuran bir projedeki kilit iletişimcilerdir. Ayrıca riskleri ve fırsatları belirleyerek projeyi yolunda tutmak için stratejik kararlar alırlar.
Kaynak Yöneticileri: Öte yandan, kaynak yöneticileri daha geniş bir düzeyde faaliyet gösterir. Kuruluş içindeki birden fazla projede kaynakların tahsisini ve yönetimini denetlerler. Birincil odak noktaları, proje taleplerini karşılamak için gerekli becerilere sahip doğru kaynakların doğru zamanda mevcut olmasını sağlamaktır. Kaynak yöneticileri, çatışmaları çözmek, gerektiğinde kaynakları yeniden tahsis etmek ve genel kaynak planlama sürecini desteklemek için proje yöneticileriyle yakın bir şekilde çalışır. Ayrıca kapasite planlaması, işgücü geliştirme ve hatta bazen işe alma ve eğitim gibi İK ile ilgili görevlerde de önemli bir rol oynarlar.
Proje ve Kaynak Yöneticileri Arasındaki Sinerji: Proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri arasındaki işbirliği, optimum proje sonuçları için çok önemlidir. Proje yöneticileri tek tek projelerin özelliklerine odaklanırken, kaynak yöneticileri kuruluşun kaynaklarının tüm projelerde verimli bir şekilde kullanılmasını sağlar. Bu sinerji, iş yüklerinin dengelenmesine, kaynak sıkıntısının önlenmesine ve proje ekibinin verimliliğinin en üst düzeye çıkarılmasına yardımcı olur. Ayrıca, kaynak yöneticileri kaynak mevcudiyeti ve kısıtlamaları hakkında daha geniş bir görüş sağlayabildiğinden, daha stratejik planlama ve daha iyi öngörü sağlar.
Kaynak Yönetimi Yazılımının Önemi: Teamdeck gibi özel kaynak yönetimi yazılımlarının kullanılması, hem proje yöneticilerinin hem de kaynak yöneticilerinin verimliliğini ve etkinliğini önemli ölçüde artırabilir. Bu araçlar kaynak mevcudiyetini, becerileri ve atamaları izlemek için merkezi bir platform sağlar. Bilinçli kararlar almak için çok değerli olan gerçek zamanlı içgörüler, otomatik planlama ve ayrıntılı raporlama sunarlar. Kuruluşlar bu tür yazılımlardan yararlanarak kaynak planlama süreçlerini iyileştirebilir, aşırı kullanım veya eksik kullanım riskini azaltabilir ve projelerde uygun şekilde personel istihdam edilmesini sağlayabilir.
Zorlukların ve Gelecekteki Eğilimlerin Ele Alınması: Etkili kaynak yönetiminin zorlukları yok değildir. Kuruluşlar, kaynak kıtlığı, değişen proje gereksinimleri ve birden fazla proje arasında denge sağlama gibi sorunların üstesinden gelmelidir. Ancak doğru stratejiler ve araçlarla bu zorluklar etkili bir şekilde yönetilebilir. Düzenli kapasite planlaması, sürekli eğitim ve geliştirme ile yapay zeka ve makine öğrenimi gibi gelişmiş teknolojilerin kullanımı, kuruluşların bir adım önde olmalarına yardımcı olabilecek stratejilerden bazılarıdır.
İleriye baktığımızda, kaynak yönetimi alanının gelişmekte olan teknolojilerin entegrasyonuyla daha da gelişeceğini görüyoruz. Örneğin yapay zeka ve makine öğrenimi, yöneticilerin kaynak ihtiyaçlarını tahmin etmelerine ve potansiyel sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemelerine yardımcı olarak tahmine dayalı analitik sağlayabilir. Kaynak yönetimine yönelik bu proaktif yaklaşım, projenin daha verimli bir şekilde yürütülmesini ve daha iyi sonuçlar elde edilmesini sağlayabilir.
Son Düşünceler: Sonuç olarak, hem proje yöneticileri hem de kaynak yöneticileri bir kuruluşun proje yönetimi çerçevesi için vazgeçilmezdir. Şirketler, farklı rollerini anlayarak ve benzersiz güçlü yönlerinden yararlanarak projeleri yönetmek için daha uyumlu ve etkili bir yaklaşım elde edebilirler. Kaynak yönetimi araçlarına ve stratejilerine yatırım yapmak yalnızca bu rolleri desteklemekle kalmaz, aynı zamanda kuruluşun genel verimliliğini ve başarısını da artırır. Etkili işbirliği ve stratejik planlama sayesinde proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri projeleri başarılı bir şekilde tamamlayabilir, kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını ve hedeflerin istenen zaman dilimleri ve bütçeler dahilinde karşılanmasını sağlayabilir. Proje ve kaynak yönetimine yönelik bu bütünsel yaklaşım, herhangi bir kuruluşta üretken ve sürdürülebilir bir proje ortamını teşvik etmenin anahtarıdır.
Eksiksiz bir i̇nsan kaynaklari yöneti̇mi̇ çözüm ofis içi ve uzak ekipler için
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...