Proje yöneticisi olmayan bir ajans, bir yazılım evi ya da ürün odaklı bir startup düşünmek zordur. Projelerin (belirli bir şirkette nasıl tanımlanırsa tanımlansın) başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlarlar: zamanında ve bütçe dahilinde.
Okuyucularımız bu makale sayesinde ne elde edecekler:
- kaynak yöneticilerinin ve proje yöneticilerinin becerileri ve rolleri arasındaki farklar
- önemi kaynak yöneti̇m yazilimi için proje kaynak yöneti̇mi̇
Öte yandan kaynak yöneticisi, proje yönetim ekiplerinde çok sık görmediğiniz bir roldür. Bunun nedeni işlerinin o kadar önemli olmaması değildir: tam tersi. Ancak çoğu zaman, proje kaynak yöneti̇mi̇ çabaları birden fazla role bölünmüştür. Bu makalede, bir kaynak yöneticisinin rolüne daha fazla ışık tutacağız ve hatta belki de sizi yalnızca yönetmekten sorumlu bir kişiye sahip olmanın ve proje kaynaklarının planlanması kuruluşunuz için değerli bir yatırımdır.
Kaynak Yöneticisinin Rolü Nedir?
Proje yönetim sürecinde kaynak yöneticisi arayışı
Bir kaynak yöneticisinin önemi, beceri bilgisi ve görevleri hakkında bilgi sahibi olmadan önce, onun bir proje ve proje yönetimi bağlamında nereye yerleştirildiğini bilmeniz gerekir.
Pek çok kişinin bildiği gibi, proje denince - özellikle de proje yönetimi camiasında - pek çok farklı kaynağı içeren pek çok şeyi anlıyoruz. Malzemeler ve ekipmanlardan en önemlisi olan insanlara ve onların becerilerine kadar. Proje için hayal etmelisiniz:
- web sitesi geliştirme,
- örneğin bira endüstrisinde şişe tasarımını yeniden şekillendiriyor;
- satışların yeni bir pazara yayılması,
- bir nehir üzerinde bir tam inşa etmek vb.
Tahmin edebileceğiniz gibi, her biri Bir projeyi oluşturan çok sayıda birey, zanaat, taşeron, cihaz, araç, konfigürasyon, bağımlılık, küçük adımlar ve görev vardır. Ancak en önemli unsur olan insanlar olmadan hiçbir proje var olamaz. İnsanlar - projeyi hazırlayanlar ve gerçekleştirenler. Proje Yönetim Enstitüsü'nün önerdiği gibi:
Proje yönetimi, insanlara değerli bir şey sunmak için belirli bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanılmasıdır.
Liderlerden işgücüne ve taşeronlara kadar. Program yapan kişilerden projenin bir aşamasında yer almak üzere seçilen kişilere kadar.
Elbette projeler birbirine benzemez ve birçok farklı yetkinliğe ihtiyaç duyar. Ancak aralarında birçok farklılık olsa da ortak bir noktaları var.
İster bir uzman ister bir lider olun pazarlama proje yöneti̇mi̇temsil edip etmediğinizi yaratıcı ajanslar için proje yönetimiher proje düzenlenmiş ve organize edilmiş bir süreçtir. Proje yönetiminin ne olduğunu kolay bir şekilde resmetmek için projectmanager.com tarafından verilen basit bir tanımı kullanalım
Proje yönetimi, projeleri planlama, yürütme ve tamamlama disiplinidir.
Bu tanımın her bir terimi ayrı bir konu gibi görünebilir, ancak vurgulamak istediğimiz bu değil. Görmeniz gereken şey süreçtir.
Yukarıdaki tanım, proje yönetimini 3 adımdan oluşan bir süreç olarak görmektedir. Ancak bu süreç 4, 5 ve 6 adıma ayrılabilir. Bununla birlikte, her biri birkaç başka unsur grubu, daha küçük süreçler, ödevler ve - tabii ki - zorluklar içerir.
Sürecin kendi terimi vardır. Bu, proje yönetimi yaşam döngüsüdür. Ve ten yaygın olanı 5 aşamalı versiyonudur. Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından geliştirilen bu versiyon şunları içerir
- kavrama ve başlatma,
- planlama,
- infaz,
- performans/izleme,
- ve proje kapanışı.
Neden proje yönetimi yaşam döngüsünden bahsediyoruz?
Bu makalenin ana konusu iki rolün - proje yöneticisi ve kaynak yöneticisi - çatışmasıyla ilgili olduğu için bir süre durup yukarıdaki resme yakından bakmaya değer. Neden mi? Çünkü bir Kaynak yöneticisi, yukarıda gösterilen aşamaların ve her bir aşamaya dahil olan süreçlerin çoğunda yer alır.
Kaynak yönetimi neden ve nedir?
Kaynak yönetiminin (ya da doğrudan söylemek gerekirse kaynak yöneticisinin) önemini görselleştirmek için Wellington şirketi tarafından her yıl yayınlanan Proje Yönetiminin Durumu araştırmasının bir özetini kullanalım.
Teşekkürler APM Bilgi Birikimi kaynak yönetimidir:
(...) bir proje için gerekli olan bireyler ve becerileri, finans, teknoloji, malzeme, makine ve doğal kaynaklar gibi kaynakların edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesidir. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçeye uygun olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Belirsiz terimleri nedeniyle şimdiye kadar yapılmış en kolay tanım değildir, bu nedenle akademik bir tez için oldukça iyi olabilir. Fakatok fazla derine inmeden, kaynak yöneticisinin genel rolü, bir projeyi gerekli beklentiler ve önceden tanımlanmış zaman ve bütçe ile tamamlamak için en yararlı, en uygun kaynakları (çoğunlukla uygun vasıflı çalışanlar veya taşeronlar) planlamak, programlamak ve tahsis etmektir.
Proje yönetimi ve kaynak yönetimi tanımlarını karşılaştırdığımızda, gözlerimiz - ilk bakışta - ikisi arasında birçok benzerlik olduğunu görecektir. Peki bir proje yöneticisi ile bir kaynak yöneticisi arasında nasıl bir ilişki vardır?
Kaynak Yöneticisi vs Proje Yöneticisi - Aralarındaki Fark Nedir?
Muhtemelen kaynak yöneticileri ile proje yöneticileri arasındaki farkı kavramanın en kolay yolu, faaliyet gösterdikleri seviyeyi analiz etmektir:
- Proje Yöneticileri proje düzeyinde çalışırlar: tek bir projeyi (veya birkaç projeyi) yönetirler. Proje ekibi tarafından tamamlanmasından sorumludurlar.
- Kaynak Yöneticileri şirket düzeyinde çalışır: birden fazla projeye uygun kaynakları tahsis etmekten sorumludurlar.
PM'leri RM'lerden ayıran bir başka özellik de bir proje yöneticisinin genellikle bir dizi zaman kutulu süreçle ilgilenmesidir. Projelerinin sabit zaman çizelgeleri veya örneğin uydukları sprint takvimleri vardır. Öte yandan bir kaynak yöneticisi, tipik olarak belirli bir şirkette gerçekleşen tüm projelere dahil olduğu için sürekli çalışır.
Bir Proje Yöneticisinin Tipik Görevleri:
Bir proje yöneticisinin rolü şunları içerir:
- Bir proje yönetim planı oluşturmak ve bir projenin teslimini koordine etmek.
- Personel ihtiyaçlarının belirlenmesi (bir RM bu tür talepleri yönetebilir).
- Çalışanların zaman takibi ve maliyet tahmini.
- Proje ekibi için beklentilerin belirlenmesi.
- Müşteriler/paydaşlar ile iletişim kurma.
- Projenin KPI'larını düzenli olarak izleyerek ekip performans yönetimi.
- İzleme ve Proje bütçesinin takibi.
- Projenin yaşam döngüsü boyunca risk ve fırsatların belirlenmesi: gerekli öneri ve iyileştirmelerin yapılması.
- Projenin ilerleyişi hakkında raporlama.
- Projenin belgelenmesi.
- Proje yönetim yazılımı ile işleri kolaylaştırmak ve proje şeffaflığını sürdürmek.
- Dış satıcılar ve/veya serbest çalışanlarla işbirliği yapmak.
- Proje ekibine liderlik etmek: süreçleri optimize etmek, çalışan bağlılığını beslemek ve geri bildirimi teşvik etmek.
- Ve - proje yöneticileri gibi - kaynak yöneticisi de zamanı takip eder, proje bütçesini planlar ve belirli projeler için belirli çalışanların kullanılabilirliğini kontrol eder.
Elbette farklı projeler, PM'ler tarafından farklı görevlerin yerine getirilmesini gerektirir. Ancak, yaptıkları işin kritik yönü, projelerinin başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlamaktır.
Bir Kaynak Yöneticisinin Tipik Görevleri:
Bir kaynak yöneticisi genellikle şunlardan sorumludur:
- Kaynak planlaması ve tahsisi. İnsanları becerilerine, önceki deneyimlerine, uygunluk durumlarına veya proje bütçelerine göre projelere atamak.
- Kaynak kapasitesi planlaması. Kaynak yöneticisinin, kuruluşunun kaynaklarının yaklaşan projeleri gerçekleştirmek için yeterli kapasiteye sahip olduğundan emin olması gerekir.
- Devam eden projelerde proje yöneticilerini desteklemek proje kaynak yöneti̇mi̇ çabalar. Bir proje yöneticisi genellikle sorunları tespit eden ilk kişidir: çalışanların aşırı kullanımı, eşit olmayan iş yükü veya fazla mesai. Bir kaynak yöneticisi devreye girebilir ve kaynakları yeniden tahsis ederek, hedefleri veya gereksinimleri ayarlayarak veya ekibe yeni insanlar atayarak PM'lere yardımcı olabilir.
- Yeni çalışanların işe alınması. Her projenin gerekliliklerini bilen Kaynak Yöneticisi, genellikle projeye uygun niteliklere sahip kişileri işe almak için en iyi kişidir.
Kaynak yöneticileri İK ile ilgili süreçlerden de sorumlu olabilir: bordro, çalışanlara sağlanan faydalar ve eğitim. Her şey belirli bir işletmenin organizasyon yapısına bağlıdır.
Kaynak Yöneticileri, kuruluşlar içinde birden fazla ekiple işbirliği yapar:
- İK - uygun kişileri işe almak ve rollerini tanımlamak için yakın bir şekilde birlikte çalışmaları gerekir.
- PMO/Üretim - bir projedeki belirli çalışanlar için görevlerin tanımlanması.
- Satış - ekip kapasitesinin planlanması ve işe alım ihtiyaçlarının öngörülmesi.
Kaynak Yöneticileri, şirketin büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak diğer departmanlarla da çalışmayı bekleyebilir. Olarak Neil Whitten şöyle diyor: KAYNAK YÖNETİCİSİ, akla gelebilecek her yönden gelen taleplerle neredeyse imkansız bir işe sahiptir; ancak bu iş, kuruluşun başarısı üzerinde derin bir etkiye sahip olabilir.
Bir Kaynak Yöneticisi Ne Zaman Atanmalıdır?
Etkili kaynak yönetimi, başarılı proje yönetiminde çok önemli bir faktördür. Talepleri karşılayabilecek (hem beceri hem de uygunluk açısından) bir ekibiniz olduğunda bir projeyi koordine etmek çok daha kolaydır. Şirketler genellikle büyüdüklerinde zayıf kaynak yönetiminin olumsuz sonuçlarını fark etmeye başlarlar. Küçük bir organizasyonda, PM'lerin kendi ekiplerini atamaları veya bir kaynak çatışması olduğunda yönetimden tavsiye almaları mükemmel bir şekilde yapılabilir. Daha fazla proje, daha fazla çalışan ve daha fazla PM olduğunda, ekibinize bir kaynak yöneticisi eklemek için iyi bir zamandır.
Özel bir kaynak yöneticisinin muazzam bir yardımcı olduğunu, ancak daha iyi kaynak planlama kararları almanın tek yolunun bu olmadığını unutmayın. İlk kaynak yöneticinizi işe almadan önce bile, proje yöneticilerinize özel kaynaklara erişim sağlayarak onları destekleyebilirsiniz. SaaS kaynak yönetimi yazılımı.
Teamdeck ile Şirketinizde Bir Kaynak Yöneticisi Tanıtın
Kaynak planlama uzmanları ve başarılı proje yöneticileri Teamdeck'i en sevdikleri kaynak yönetim aracı olarak adlandırıyor. Uygulamamız kaynakların planlanmasına, iş yüklerinin izlenmesine ve performanslarının ölçülmesine yardımcı olur. Teamdeck'in kaynak takvimi kimin müsait olduğunu, kimin meşgul olduğunu ve kimin tatilde olduğunu gösterir: insanları projelere atamak bu şekilde çok daha kolaydır. Aracımızı çalışırken görmek ister misiniz? Aniela ile bir görüşme planlayın.
