Ev " Blog " Proje Yönetiminde Kapsam Kayması - Nasıl Önlenir
Bir projeden sorumlu olduğunuzda, proje gereksinimlerini karşılamak için ekibinizin ne yapması gerektiğini genellikle çok iyi bilirsiniz. Peki ya müşteriniz, ne kadar küçük olursa olsun, mevcut proje kapsamının üzerinde çalışmaya başlamanız gereken yeni bir özellik ortaya çıkarırsa?
Bu makale sayesinde ne öğreneceksiniz?
Proje yönetiminde kapsam kaymasının anlamı
Proje yönetiminde kapsam kaymasının nedenleri ve nasıl önleneceği
Bir proje yöneticisi olarak bu senaryoya muhtemelen aşinasınızdır, çünkü projeler genellikle kullanıcı geri bildirimleri veya dinamik piyasa koşulları nedeniyle değişir. Bu doğaldır ve çok olumlu sonuçlara yol açabilir (örneğin daha kaliteli bir son ürün). Bununla birlikte, bu beklenmedik düzenlemeler, projenin ilerleyişi üzerinde çok az kontrolünüz olduğu noktaya kadar kapsamın sürünmesine neden olabilir.
Proje kapsamı kaymasına daha yakından bakalım ve proje yönetimi kariyerinizde bununla nasıl başa çıkabileceğinizi tartışalım.
Proje yönetiminde kapsam kayması nedir?
Projenin kapsamı
Her şeyden önce, projenin kapsamı nedir? Proje yönetiminde kapsam, bir projenin tüm görevleri, süreçleri, faaliyetleri, gereksinimleri ve çıktıları olarak anlaşılır. Basitçe ifade etmek gerekirse, bir projeyi tamamlamak için talep edilen tüm çalışmalardır.
Proje kapsamı, proje planlamasının bir parçasıdır. Proje yönetimi yaşam döngüsünün bu aşamasının sonucu Proje Kapsam Bildirimidir. Bu, bir projenin kapsamının ("kapsam beyanı" veya "referans şartları" olarak da adlandırılır), kesin olarak belirlenmiş bir kontrol listesini içeren bir dokümantasyonudur
proje hedefleri ve bunların gerekçeleri,
çıktılar,
görevler,
eki̇p üyeleri̇ni̇n sorumluluklari,
masraflar,
doğrulama prosedürleri,
ve son tarihler.
Proje kapsamı belirlendikten sonra sıra proje kapsam yönetim planı adı verilen aşamaya gelir. Projenin uygulanmasında yer alan tüm süreçleri ana hatlarıyla belirtir ve projeyi tanımlanmış beklentiler ve sınırlar içinde tutmak için bir kılavuz görevi görür.
Proje yönetiminde kapsam kayması = varsayımların ötesine geçmek
Kapsam kaymasını tanımlamanın en kolay yolu, bunun şu olduğunu söylemektir üzerinde anlaşmaya varılan proje kapsamının ötesinde özellikler ve gereksinimler eklemek. Bu tanımın her iki kısmı da önemlidir çünkü proje kapsamının değişmesi veya genişlemesi kapsam genişlemesi ile aynı şey değildir.
Aksine, değişim proje yönetiminde tamamen normal bir şeydir. Değişiklikler üzerinde anlaşmaya varılmadığında kapsam genişler ve proje gereksinimlerindeki artış kontrolsüz olur.
PMBOK® Kılavuzu (5. baskı) tarafından sağlanan bir tanımda kapsam kaymasının şu şekilde olduğu belirtilmektedir Zaman, maliyet ve kaynaklarda ayarlama yapılmaksızın ürün veya proje kapsamının kontrolsüz bir şekilde genişletilmesi. Bu açıklama, kapsam kaymasının potansiyel sonuçlarını hayal etmenize yardımcı olacak çok önemli bir faktörü vurgulamaktadır. Bunların nasıl olduğundan bahsediyorum Proje kapsamındaki yeni özelliklerin zaman çizelgesine, kaynaklara veya bütçelere göre ayarlanmaması. Esasen, bu değişkenlerden herhangi birinin (veya hepsinin) çok yanlış gidebileceği ve projenizi batırabileceği anlamına gelir.
Kapsam kaymasını tanımladığımıza göre şimdi bunun ana nedenlerini tartışalım.
Proje yönetiminde kapsam kaymasına ne sebep olur?
Kapsam kaymasının aşağıdaki faktörlerin bir araya gelmesinden kaynaklanması muhtemeldir:
Zayıf proje kapsamı. Bu genellikle kapsam kaymasına katkıda bulunan ana faktördür. Projenizin kapsamı belirsiz olduğunda veya mevcut olmadığında, bunu nasıl kontrol edebilirsiniz? Yine de net bir kapsam beyanına sahip olmak bu zorluğun nihai çözümü değildir. Kapsamı doğrulamanız ve tüm proje paydaşlarıyla birlikte imzalamanız gerekir.
Bir başka sorun da gereksinimleri ekibinizdeki doğru kişilere danışmadığınızda ortaya çıkabilir. Örneğin, kapsamınız net olsa ve müşteriniz buna yeşil ışık yaksa bile bazı gereksinimler teknik olarak uygulanabilir olmayabilir. İşte bu nedenle şunları yapmanız çok önemlidir:
Tüm paydaşlardan proje gereksinimlerini toplamak,
gereksinimleri (ve bunların sonuçlarını) analiz edin,
gereksinimleri ekibinizle tartışın,
Net bir kapsam bildirimi ve bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturun,
kapsamınızın tüm paydaşlar tarafından imzalanmasını sağlayın.
Bu süreç hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bizim göz atınproje kapsam yöneti̇mi̇ rehberi̇. Kapsamı başarılı bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.
Kapsam kayması, değişiklik talepleriyle başa çıkmak için belirlenmiş prosedürleriniz olmadığında da meydana gelebilir. Ya da belki bazı değişiklik kontrol kuralları belirlemişsinizdir ancak paydaşlar bunlardan haberdar değildir. Bu blog yazısının bir sonraki bölümünde, projenizi raydan çıkarmamaları için değişiklikleri yönetme hakkında biraz daha konuşacağız.
Kapsam kaymasının daha az beklenen nedenlerinden biri, ekip üyelerinizin yeni bir özellik ekleme veya mevcut bir özelliği genişletme konusunda müşteriden doğrudan etkilenmesidir. Bu tür bir dış baskıyı fark etmek proje yöneticileri için zor olabilir, özellikle de ekip üyeleri bunu şeffaf bir şekilde iletmiyorsa.
Bir başka olası tehlike de paydaşların projeye farklı katılım göstermesidir. Müşterinizin gereksinim toplama aşamasında proje kapsamına o kadar da dikkat etmediği bir durum düşünün. Belki de başka şeylerle meşguldürler ya da projeyle gerçekten ilgilenmiyorlardır. Ancak çalışmanızın ilk sonuçlarını gördüklerinde, aniden daha ilgili hale gelirler ve yeni özellikler bulmaya veya proje hedeflerini yeniden tanımlamaya başlarlar. Bunun nasıl kolayca kapsam kaymasına yol açabileceğini tahmin edebilirsiniz.
Son olarak, genellikle kontrolünüz dışında olan dış etkilerden bahsetmeliyiz. Beklenmedik senaryolara hazır olmak zordur, ancak bir proje yöneticisi olarak bazı acil durum planları hazırlamalısınız. Sizi şaşırtsalar bile değişiklikleri yönetmenize yardımcı olacaklardır.
Gördüğünüz gibi, kapsam daralmasının pek çok olası nedeni vardır - listemiz kesinlikle kapsamlı değildir. Aklınızda tutmanız gereken şey, kapsam daralmasının farklı faktörlerin bir araya gelmesinden de kaynaklanabileceğidir. Bu nedenle kapsam daralmasını potansiyel olarak nasıl önleyebileceğinizi bilmek faydalı olacaktır.
Proje yönetiminde kapsam kaymasını nasıl önleyebilirsiniz?
Başlangıç olarak, kapsam değişikliklerinin her ne pahasına olursa olsun kaçınmanız gereken bir şey olmadığını söyleyelim. Çevik bir ortamda çalışıyorsanız, muhtemelen değişikliklerin olmasını bekliyorsunuzdur. Azaltmak istediğiniz şey, kapsamınızın kontrolsüz büyümesinin sonucudur. Kapsam kaymasını önlemek için bazı stratejileri gözden geçirelim:
Hem kapsam dahilinde olan (esasen bir kapsam beyanı) hem de kapsam dışında olan (örneğin, sizin ve müşterinin tartıştığı ancak sonuçta kapsamdan çıkarılan gereksinimler) şeyleri özetleyen net bir iş beyanı (SoW) hazırlayın. Tüm proje paydaşlarının kapsamı gözden geçirdiğinden ve imzaladığından emin olun.
Bir değişiklik kontrol süreci başlatın. Bu, proje sırasında meydana gelen her değişikliği dikkatle değerlendirmenize yardımcı olan çok önemli bir proje yönetimi unsurudur: nedenlerin yanı sıra zaman çizelgesi, bütçe veya kaynaklar üzerindeki etkilerini de araştırın. Tüm paydaşların değişiklik kontrol sürecinizden haberdar olduğundan ve bunu kabul ettiğinden emin olun.
Tüm paydaşlar için iletişim yönergeleri oluşturun. Hangi kanalları kullanmaları gerektiğini, yeni gereksinimleri tartışmak için ne zaman uygun olduklarını, ekip içinde kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini vb. bildirin. Bu, ekip üzerindeki dış baskıyı önlemenize yardımcı olabilir.
Aşırı söz vermeyin/aşırı teslimat yapmayın. Projenin en başından itibaren, tüm değişikliklerin uygun şekilde belgelendiğinden ve kapsam üzerindeki etkilerinin analiz edildiğinden emin olun. Sırf müşteriyi mutlu etmek için "bonus şeyler" sunmak sonuçta projeyi (ve müşterinizin mutluluk düzeyini) olumsuz etkileyebilir. Ekibinizle "altın kaplama" hakkında konuşmayı unutmayın: görevlerine kendi başlarına kapsam dışı şeyler eklememelidirler. Ruhu içindeproje şeffaflığıöncelikle ortaya çıkabilecek sorunları tartışmalısınız.
Bütçe/zaman çizelgelerinde biraz esnekliğe sahip olun. Proje yönetiminde değişim kaçınılmazdır. Rahat olmak ve yalnızca bütçeyi aşma korkusuna dayalı kararlar vermemek için bir tamponunuzun olması gerekir.
Hangi gereksinimlerin en önemli olduğunu bilin.Proje görev önceliklendirmesi size çok yardımcı olacaktır. Hangi kapsam içi görevlerin potansiyel olarak harcanabilir olduğunu bildiğinizde, kapsam genişlemesiyle daha iyi başa çıkabilirsiniz.
Müşteriye gösterdiğiniz herhangi bir proje unsurunun durumunu iletin. Paydaşlardan talep edilmeyen geri bildirimler kolayca kapsam kaymasına yol açabilir. Geri bildirimin veya yeni fikirlerin ne zaman yararlı olduğunu ve projenin bazı kısımlarını farklı bir amaç için gösterdiğinizi açıkça belirtin.
Proje analizlerini takip edin. Projeniz veyakaynak yöneti̇m yazilimi Muhtemelen bir dizi raporlama özelliğine sahiptir - bunları kendi yararınıza kullanın! Özellikle tahminleri ve gerçekleşenleri izlemenizi öneririz: planlanan saatler ile ekip üyeleriniz tarafından kaydedilen gerçek işleri karşılaştırdığınızda, kapsam kaymasına işaret eden işaretleri daha hızlı fark edebilirsiniz. (Hakkında daha fazlasını okuyun proje durum raporlari).
Bazı proje yöneticileri "projenin net bir kapsamını oluşturmanın" genellikle söylemekten daha kolay olduğunu düşünebilir ve bunda haklı olabilirler. Birçok proje için, özellikle de yenilikçi çabalar için, bitmiş ürünün neye benzeyeceğinden 100% emin olmayabilirsiniz. Bu durum, değişikliklerin genellikle kullanıcı geri bildirimlerine ve testlere dayalı olarak yapıldığı birçok yazılım geliştirme projesi için geçerlidir. Proje ekipleri, en son teknolojiyi veya deneysel çözümleri kullanmaya karar verdiklerinde başka bir zorlukla karşılaşırlar.
Ancak bu, bu senaryolarda kapsam daralmasının kaçınılmaz olduğu anlamına gelmez. Proje keşif aşaması olarak adlandırılan aşama ile başlayarak makul bir kapsam oluşturma şansınızı artırabilirsiniz. Bu, hipotezleri test edebileceğiniz, varsayımlara meydan okuyabileceğiniz veya prototipler oluşturabileceğiniz bir dönemdir. Tüm bunlar fikirlerinizi doğrulamak ve önerilen çözümlerin uygulanabilir olup olmadığını kontrol etmek içindir.
Projemin kapsamı kontrolsüz bir şekilde arttı. Ne yapmam gerekiyor?
Kapsam kaymasını önlemek için birkaç en iyi uygulamadan bahsettik, peki ya bunu zaten yaşıyorsanız? Belki de görünüşte küçük değişiklik talepleriyle başladı veya belki de paydaşlar proje başlangıcından bu yana ek özellikler bekliyorlar. Kapsam kaymasını yönetmek mümkündür ve işte size birkaç seçenek.
Her şeyden önce, kapsam daralması cesaret kırıcı olabilir, ancak bu pasif ve yenilmiş olma zamanı değildir. Kapsam kayması yaşayan projeler yine de iyi sonuçlanabilir.
Tüm değişiklik taleplerini daha yakından incelediğinizden ve sonuçlarını dikkatle analiz ettiğinizden emin olun. Değişikliklerin projenizin bütçesini ve zaman çizelgesini nasıl etkileyeceğini değerlendirin. Ekibiniz belirli bir değişikliği zaten uygulamış olsa bile, projenizin geri kalanı üzerindeki potansiyel etkisini araştırmak yine de değerlidir.
Ayrıca aşağıdakilere dikkat etmek için de harika bir zaman kaynak tahmi̇ni̇. Değişiklik talepleri projenin bu yönünü de etkilemiş olabilir. Bu projeyi gerçekleştirmek için yeterli sayıda ekip üyeniz var mı? Bazı kişileri işe almanız/dışarıdan temin etmeniz gerekecek mi? Çalışanların uygunluğunu veekip iş yükü hesaba katın (hakkında okuyun i̇ş yükü yöneti̇mi̇). Ekip üyelerinizi aşırı kullanmak ve hatta kapsam genişlemesi nedeniyle onları yakmak istemezsiniz.
Kapsam kayması ile başa çıkmak için bir başka strateji de ilk gereksinimlerin bazılarının kapsamını kaldırmaktır. Proje birikiminiz önceliklendirilmişse, yeni eklenenlerle değiştirilebilecek unsurları belirleyebilmeniz gerekir. Sonuç olarak, projeyi teslim etmek için fazladan zaman ve maliyet kazanabilirsiniz.
Değişiklik talepleri yağmaya devam ettikçe, ekibinizin proje beklentileri konusunda kafası biraz karışabilir. Bu da altın kaplamalara ve belirli görevler için daha da fazla zaman harcanmasına yol açabilir. Ekip arkadaşlarının her birinin yeni proje gereksinimlerini anladığını iki kez kontrol etmelisiniz.
Projenizin büyük resmine bakmayı unutmayın. Kapsam kayması bunu da etkiler. Belki de şimdi siz ve proje paydaşları için bir alt proje(ler) oluşturmayı veya bir MVP başlatmayı tartışmak mantıklıdır? Kapsam genişlemesinin olumsuz yanlarından biri, ekiplerin ivme kaybetmesi ve projelerin beklenenden daha uzun sürmesidir. Projenizin kapsamının bir bölümünü ayrı bir sürüm olarak sunmak, bu ivmeyi yeniden kazanmanıza ve ekibinizin daha başarılı hissetmesine yardımcı olabilir. Bu yaklaşımın ticari faydaları da vardır: Bir MVP'yi (minimum uygulanabilir ürün) erkenden piyasaya sürmek, müşterinizin ürünü test etmesine ve müşteriler arasında erken başarı elde etmesine yardımcı olabilir.
Son olarak, kapsam kayması yaşıyor olsanız bile, projenizin sağlığını düzenli olarak izlemelisiniz.Proje raporları size yardımcı olacaktırekip performansını değerlendirmek ve büyüyen kapsamın etkilerini hesaplayın.
Daha fazla proje yönetimi kaynağı okuyun
Kapsam kayması nadir görülen bir olgu değildir. Bir proje yöneticisi olarak, kariyerinizin bir noktasında bununla karşılaşacağınız neredeyse kesindir. Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından 2018'de yapılan ankete katılanların yarısıMesleğin Nabzı anketi son 12 ay içinde kapsam kayması yaşamıştır. 2020 yılında,bu raporun yeni baskısı yetenekleri açısından daha olgun olan şirketlerin, düşük olgunluğa sahip kuruluşlara (30% ila 47%) kıyasla kapsam kaymasından daha az etkilendiğini göstermiştir.
Bu görüşler şaşırtıcı değildir, çünkü kapsam kayması, potansiyel olarak zarar verici olsa da, özellikle iyi eğitimli proje yöneticileri ve idareciler tarafından yönetilebilir. Umarız bu blog yazısı, ekibinizin yararı için kapsam kaymasını yönetmenin yollarını keşfetmenize yardımcı olmuştur.
Proje yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Neden proje yöneticileri için yayınladığımız diğer kaynakları kontrol etmiyorsunuz?
Nasıl kaçınılır proje zamanlama çakışmaları? - zamanlama çakışması projelerinizi raydan çıkarabilir. Zamanlama çakışmaları yaşamadan birden fazla projeyi nasıl planlayacağınızı öğrenin.
Proje yönetiminde mikro yönetim - Bu blog yazısı, mikro yönetimci bir Başbakan olup olmadığınızı değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca mikro yönetimin her zaman kötü olup olmadığını da öğreneceksiniz (spoiler: her zaman değil).
Kılavuz kaynak kapasite planlaması – Projenizin kapsamını belirledikten sonra, ekibinizin kapasitesi hakkında düşünmeli ve proje ihtiyaçlarını insanların uygunluk durumuyla uyumlu hale getirmelisiniz.
Etkili toplantı yönetimi - projeleri daha verimli yürütmek mi istiyorsunuz? Toplantıları unutmayın: size çok fazla zaman ve paraya mal oluyor olabilirler. Bu blog yazısında, etkili toplantıların nasıl yürütüleceğine dair birkaç ipucu bulacaksınız.
Proje yönetiminde iş sürünmesi - Kapsam kaymasını zaten biliyorsunuz ama iş kaymasını hiç duydunuz mu? Bu, bir kişi kendi rolü dışındaki görevleri yerine getirdiğinde gerçekleşir. İş sürünmesi proje yöneticileri için gerçek bir endişe kaynağıdır - nedenini kontrol edin.
Uzak ekipler için etkili iletişim - İster kendi tercihinizle uzaktan çalışıyor olun, ister mevcut koşullar nedeniyle bunu yapmak zorunda olun: bu blog yazısı proje ekibiniz için iletişim yönergeleri oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...