Bir projeyi yönetirken hedefiniz projeyi başarıyla teslim etmektir: zamanında, bütçe dahilinde ve yüksek müşteri ve ekip memnuniyeti oranlarını koruyarak. Şirketiniz aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışabildiğinde ne olur? Tek bir proje düzeyinde hedef aynı kalır, ancak daha yüksek bir düzeyde, ekibinizin doğru zamanda ve doğru proje ekipleri içinde doğru projeler üzerinde çalıştığından emin olmak istersiniz. Bunu başarmak karmaşık bir iş gibi görünüyor, ama neyse ki Proje portföy yönetimi (PPM) size yardımcı olmak için burada.

Bu makale sayesinde okuyucumuza teşekkür ederiz:

Proje portföy yönetimi nedir ve başlıca faydaları nelerdir?

Proje portföy yönetimi, şirketinizin proje portföyü için merkezi yönetim ve iş stratejisi olarak tanımlanabilir. Portföy, birbiriyle ilişkili olması gerekmeyen, gruplandırılmış projelerden oluşan bir koleksiyondur. Daha da önemlisi, bir proje portföyü stratejik bir iş hedefine hizmet etmek üzere tasarlanmıştır ve şirketinize bir çeşit değer katın.

Elbette, söz konusu iş değeri, proje portföy yönetiminin en önemli faydalarından biri olacaktır. Bunun dışında, bu strateji aynı zamanda birden fazla proje sunmaya bağlı riski yönetmek için mükemmel bir önlemdir. Aşağıda özetlenen adımları izlerseniz, şirketinizin potansiyel projelerini, onları teslim etmeyi taahhüt etmeden önce bile dikkatlice inceleme şansınız olacaktır. Sonuç olarak, tahminleriniz muhtemelen daha doğru olacak ve olası zorluklar önceden dikkate alınacaktır.

PPM yaklaşımının benimsenmesi aynı zamanda şirket yöneticilerinin projelerin büyük resmini ve nasıl performans gösterdiklerini daha net bir şekilde görmelerini sağlar. Bunun da ötesinde, bu strateji farklı proje ekipleri arasında rekabet yerine işbirliğini desteklemektedir.

Proje portföy yönetimi süreci ve adımları

Bunlar, şirketinizde proje portföy yönetimini benimsemek istediğinizde göz önünde bulundurmanız gereken aşamalardır.

1. Kuruluşunuzun stratejik hedefleri üzerinde çalışın

PPM süreci, sergilenen iş stratejisi veya stratejik hedeflerle başlar. Stratejik hedefler, şirketinizin portföyü için proje seçme sürecinde yol gösterici ışıklarınızdır. Bunların ne olduğunu bilmeniz çok önemlidir. İş hedefleriniz geliri artırmak, kârlılığı sürdürmek veya gelir akışlarını çeşitlendirmekle ilgili olabilir. Öte yandan, şirketinizin ulaşmak istediği çok farklı bir hedef de olabilir. Her şeyi kapsayan tek bir hedef bulmanız gerektiğini düşünmeyin; birkaç hedef sıralamanızda hiçbir sakınca yoktur.

2. Potansiyel projelerin belirlenmesi ve analiz edilmesi

Şirketinizin portföyüne girebilecek projeleri daraltmaya başlamadan önce, proje havuzunuzun ne kadar büyük olduğunu bilmeniz gerekir. Tüm proje taleplerini toplayın, ne tür satış fırsatları olduğunu öğrenin ve tüm potansiyel projeleri listeleyin. Şimdi, her birine daha yakından bakın. Ne tür kaynaklara (insan veya başka türlü) ihtiyaç duyduklarını, zaman çizelgelerinin ne olduğunu, risklerin ve potansiyel zorlukların neler olduğunu vb. bilmeniz gerekir) Bu projelerden elde edilebilecek olası kârı değerlendirin.

Ekibinizin portföyünün bir parçası olabilecek potansiyel projeleri çok iyi anladığınızda, bir uyum analizi yapmanız gerekir: bu projelerin genel stratejinizle uyumlu olup olmadığını kontrol edin.

Listenizdeki projeleri şirketinizin iş hedefleri açısından değerlendirmeye çalışın: bu hedefleri destekliyorlar mı yoksa belki de riske mi atıyorlar? Ekibinizin belirli bir projeyi tamamlama ve istenen iş değerini üretme şansı nedir? Portföy yöneticilerinin, iş hedeflerine ulaşma açısından birlikte iyi çalışan projeleri seçmeleri ve aynı zamanda ekip iş yükü ve kaynak tahsisi. Hangi projelerin kriterlerinize uyduğunu biliyor musunuz? Onları başlatmadan önce daha fazla planlama yapmanın zamanı geldi!

3. Kuruluşun önceliklerini seçi̇lmi̇ş projeler

Bu noktada, şirketinizin tüm portföyünün bir parçası haline gelebilecek projelerin bir listesine sahip olmalısınız. Bunları önceliklendirmek ve gerekirse bazı değişiklikler yapmak için iyi bir an. İyi haber, şirketiniz için doğru projeleri bulmuş olmanızdır. Buradaki zorluk, bu projeleri birlikte başlatabilmek için zaman çizelgelerini veya bütçelerini ayarlamanız gerekebilir.

Bir düşünün kaynak yöneti̇mi̇ aynı zamanda: hangi ekip üyelerinin her projede ne kadar süreyle yer alması gerektiğine karar verin. Bir proje portföy yöneticisi olarak, bu aşamada muhtemelen kaynaklarla veya proje yöneticileriyle işbirliği yapmanız gerekecektir. Yeni projelerinizin programlarını analiz etmek için biraz zaman ayırın - belki de zamanlama çakışmalarını önlemek için birkaç şeyin yerini değiştirmeniz gerekecektir.

Artık hangi projelerin portföyünüze gireceğini ve zaman veya kaynak açısından nasıl teslim edileceklerini bildiğinize göre, başlangıçlarını planlayabilirsiniz. Proje ekipleri kendi projeleri üzerinde çalışmaya başladıktan sonra ne olur?

4. Projeleri yönetmek

Portföy projelerinizi başlatmak, proje portföy yönetimi sürecinin sonu değildir. Elbette, odak noktası artık proje yönetimidir, ancak proje yöneticileri projelerinde biraz ilerleme kaydettikçe, proje portföyüne daha yüksek bir seviyeden bakmak iyi olacaktır - projelerinizi nasıl izleyebileceğinizi öğrenmek için bir sonraki bölüme gidin.

Bu aynı zamanda tüm çatışmaların (kaynaklara dayalı veya başka türlü) ve değişiklik taleplerinin portföy ve stratejik hedefler göz önünde bulundurularak çözülmesi gerektiği gerçeğini yinelemek için de iyi bir andır.

5. Devam eden projeleri izlemek ve gelişimlerini raporlamak

Proje yöneticileri, projelerinin KPI'larını düzenli olarak izlemeli ve ekip üyelerinin iş yükünü / zaman çizelgelerini takip etmelidir, bunu söylemeye gerek yok. Ancak proje raporlaması da proje portföy yönetiminin önemli bir parçasıdır çünkü belirli bir projenin planlandığı gibi gidip gitmediğini ve öngörülen değere ulaşılıp ulaşılmayacağını belirlemenize olanak tanır.

Proje portföyünüz söz konusu olduğunda neyi ölçmelisiniz?

Proje portföy yönetimi yazılımına mı ihtiyacınız var?

Proje portföy yönetimi özellikleriyle gurur duyan birkaç uygulamayla karşılaşmanız muhtemeldir. Bu özellikler genellikle şunları içerir:

Tüm bunlar etkili proje portföy yönetiminde son derece kullanışlı olsa da, muhtemelen zaten kullandığınız proje yönetimi uygulamalarında benzer seçeneklerin bulunabileceğini görebilirsiniz. Proje portföyünüzü PPM'ye adanmamış araçlarla da yönetmeniz mümkündür. Yapabildiğinizden emin olun:

Proje portföy yönetimine ilişkin bu kılavuzun, bu stratejiyi daha iyi anlamanıza yardımcı olduğunu ve kuruluşunuzda benimsemenizi kolaylaştırdığını umuyoruz. Etkili proje ve kaynak yönetimi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, sohbet yoluyla bize ping atın: size bazı ipuçları vermekten ve ürünümüzde size yol göstermekten mutluluk duyarız.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Proje portföy yöneticileri zorlukları en iyi proje portföy yönetimi yazılımı ile çözüyor

Ekibinizin çalışmalarını birçok projede planlayın - ABD ve İngiltere'den şirketler tarafından seçilen kaynak planlama yazılımını deneyin.

İlgili gönderiler

Proje yöneticileri her zaman kaynak yönetimi yazılımı seçenekleri ararlar
Proje Yönetimi, Araç Kutusu

Kaynak Planlayıcı - Doğru Olan Nasıl Seçilir?

Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...

Ania Kitowska