Bir projeyi yönetirken hedefiniz projeyi başarıyla teslim etmektir: zamanında, bütçe dahilinde ve yüksek müşteri ve ekip memnuniyeti oranlarını koruyarak. Şirketiniz aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışabildiğinde ne olur? Tek bir proje düzeyinde hedef aynı kalır, ancak daha yüksek bir düzeyde, ekibinizin doğru zamanda ve doğru proje ekipleri içinde doğru projeler üzerinde çalıştığından emin olmak istersiniz. Bunu başarmak karmaşık bir iş gibi görünüyor, ama neyse ki Proje portföy yönetimi (PPM) size yardımcı olmak için burada.
Bu makale sayesinde okuyucumuza teşekkür ederiz:
- PPM - proje portföy yönetiminin iş analizindeki önemi
- Bir kuruluşun proje portföy yönetimi ile stratejik hedeflere nasıl ulaşılacağına dair adımlar
- Özel proje portföy yönetimi yazılımının iş yönetimi için bu kadar yararlı olmasının nedenleri
Proje portföy yönetimi nedir ve başlıca faydaları nelerdir?
Proje portföy yönetimi, şirketinizin proje portföyü için merkezi yönetim ve iş stratejisi olarak tanımlanabilir. Portföy, birbiriyle ilişkili olması gerekmeyen, gruplandırılmış projelerden oluşan bir koleksiyondur. Daha da önemlisi, bir proje portföyü stratejik bir iş hedefine hizmet etmek üzere tasarlanmıştır ve şirketinize bir çeşit değer katın.
Elbette, söz konusu iş değeri, proje portföy yönetiminin en önemli faydalarından biri olacaktır. Bunun dışında, bu strateji aynı zamanda birden fazla proje sunmaya bağlı riski yönetmek için mükemmel bir önlemdir. Aşağıda özetlenen adımları izlerseniz, şirketinizin potansiyel projelerini, onları teslim etmeyi taahhüt etmeden önce bile dikkatlice inceleme şansınız olacaktır. Sonuç olarak, tahminleriniz muhtemelen daha doğru olacak ve olası zorluklar önceden dikkate alınacaktır.
PPM yaklaşımının benimsenmesi aynı zamanda şirket yöneticilerinin projelerin büyük resmini ve nasıl performans gösterdiklerini daha net bir şekilde görmelerini sağlar. Bunun da ötesinde, bu strateji farklı proje ekipleri arasında rekabet yerine işbirliğini desteklemektedir.
Proje portföy yönetimi süreci ve adımları
Bunlar, şirketinizde proje portföy yönetimini benimsemek istediğinizde göz önünde bulundurmanız gereken aşamalardır.
1. Kuruluşunuzun stratejik hedefleri üzerinde çalışın
PPM süreci, sergilenen iş stratejisi veya stratejik hedeflerle başlar. Stratejik hedefler, şirketinizin portföyü için proje seçme sürecinde yol gösterici ışıklarınızdır. Bunların ne olduğunu bilmeniz çok önemlidir. İş hedefleriniz geliri artırmak, kârlılığı sürdürmek veya gelir akışlarını çeşitlendirmekle ilgili olabilir. Öte yandan, şirketinizin ulaşmak istediği çok farklı bir hedef de olabilir. Her şeyi kapsayan tek bir hedef bulmanız gerektiğini düşünmeyin; birkaç hedef sıralamanızda hiçbir sakınca yoktur.
2. Potansiyel projelerin belirlenmesi ve analiz edilmesi
Şirketinizin portföyüne girebilecek projeleri daraltmaya başlamadan önce, proje havuzunuzun ne kadar büyük olduğunu bilmeniz gerekir. Tüm proje taleplerini toplayın, ne tür satış fırsatları olduğunu öğrenin ve tüm potansiyel projeleri listeleyin. Şimdi, her birine daha yakından bakın. Ne tür kaynaklara (insan veya başka türlü) ihtiyaç duyduklarını, zaman çizelgelerinin ne olduğunu, risklerin ve potansiyel zorlukların neler olduğunu vb. bilmeniz gerekir) Bu projelerden elde edilebilecek olası kârı değerlendirin.
Ekibinizin portföyünün bir parçası olabilecek potansiyel projeleri çok iyi anladığınızda, bir uyum analizi yapmanız gerekir: bu projelerin genel stratejinizle uyumlu olup olmadığını kontrol edin.
Listenizdeki projeleri şirketinizin iş hedefleri açısından değerlendirmeye çalışın: bu hedefleri destekliyorlar mı yoksa belki de riske mi atıyorlar? Ekibinizin belirli bir projeyi tamamlama ve istenen iş değerini üretme şansı nedir? Portföy yöneticilerinin, iş hedeflerine ulaşma açısından birlikte iyi çalışan projeleri seçmeleri ve aynı zamanda ekip iş yükü ve kaynak tahsisi. Hangi projelerin kriterlerinize uyduğunu biliyor musunuz? Onları başlatmadan önce daha fazla planlama yapmanın zamanı geldi!
3. Kuruluşun önceliklerini seçi̇lmi̇ş projeler
Bu noktada, şirketinizin tüm portföyünün bir parçası haline gelebilecek projelerin bir listesine sahip olmalısınız. Bunları önceliklendirmek ve gerekirse bazı değişiklikler yapmak için iyi bir an. İyi haber, şirketiniz için doğru projeleri bulmuş olmanızdır. Buradaki zorluk, bu projeleri birlikte başlatabilmek için zaman çizelgelerini veya bütçelerini ayarlamanız gerekebilir.
Bir düşünün kaynak yöneti̇mi̇ aynı zamanda: hangi ekip üyelerinin her projede ne kadar süreyle yer alması gerektiğine karar verin. Bir proje portföy yöneticisi olarak, bu aşamada muhtemelen kaynaklarla veya proje yöneticileriyle işbirliği yapmanız gerekecektir. Yeni projelerinizin programlarını analiz etmek için biraz zaman ayırın - belki de zamanlama çakışmalarını önlemek için birkaç şeyin yerini değiştirmeniz gerekecektir.
Artık hangi projelerin portföyünüze gireceğini ve zaman veya kaynak açısından nasıl teslim edileceklerini bildiğinize göre, başlangıçlarını planlayabilirsiniz. Proje ekipleri kendi projeleri üzerinde çalışmaya başladıktan sonra ne olur?
4. Projeleri yönetmek
Portföy projelerinizi başlatmak, proje portföy yönetimi sürecinin sonu değildir. Elbette, odak noktası artık proje yönetimidir, ancak proje yöneticileri projelerinde biraz ilerleme kaydettikçe, proje portföyüne daha yüksek bir seviyeden bakmak iyi olacaktır - projelerinizi nasıl izleyebileceğinizi öğrenmek için bir sonraki bölüme gidin.
Bu aynı zamanda tüm çatışmaların (kaynaklara dayalı veya başka türlü) ve değişiklik taleplerinin portföy ve stratejik hedefler göz önünde bulundurularak çözülmesi gerektiği gerçeğini yinelemek için de iyi bir andır.
5. Devam eden projeleri izlemek ve gelişimlerini raporlamak
Proje yöneticileri, projelerinin KPI'larını düzenli olarak izlemeli ve ekip üyelerinin iş yükünü / zaman çizelgelerini takip etmelidir, bunu söylemeye gerek yok. Ancak proje raporlaması da proje portföy yönetiminin önemli bir parçasıdır çünkü belirli bir projenin planlandığı gibi gidip gitmediğini ve öngörülen değere ulaşılıp ulaşılmayacağını belirlemenize olanak tanır.
Proje portföyünüz söz konusu olduğunda neyi ölçmelisiniz?
- Kaynak kullanımı (projeler içinde ve genel olarak)
- Proje ekiplerinde çalışan kişiler tarafından kaydedilen zaman
- Tahminler ve gerçekleşmeler (planlanan saatler ve takip edilen saatler)
- Burndown veya burnup projeleri,
Proje portföy yönetimi yazılımına mı ihtiyacınız var?
Proje portföy yönetimi özellikleriyle gurur duyan birkaç uygulamayla karşılaşmanız muhtemeldir. Bu özellikler genellikle şunları içerir:
- Proje yönetimi özellikleri (görev zamanlama, Gantt şemaları)
- Kaynak yönetimi özellikleri (kaynak planlaması, zaman takibi, devamsızlık takibi)
- Raporlama özellikleri
- Proje arşivi
Tüm bunlar etkili proje portföy yönetiminde son derece kullanışlı olsa da, muhtemelen zaten kullandığınız proje yönetimi uygulamalarında benzer seçeneklerin bulunabileceğini görebilirsiniz. Proje portföyünüzü PPM'ye adanmamış araçlarla da yönetmeniz mümkündür. Yapabildiğinizden emin olun:
- Projelerinizin ilerleyişini görselleştirin - bir Gantt şeması, bir Kanban panosu veya bir kaynak takvi̇mi̇ proje başına planlanan saatler ve hatta proje ilerleme raporları ile görüntüleyin. Projelerinizin hangi aşamada olduğunu ve yapılacak ne kadar iş kaldığını bilmek önemlidir.
- seçilen KPI'ları takip edin - İster kaynak kullanımı ister proje başına kaydedilen zaman miktarı olsun, portföyünüzdeki projelerin iyi gittiğini veya bazı alanların iyileştirilmesi gerektiğini söyleyebilmek istersiniz.
- Belirli bir araçla proje yöneticileri, müşteriler ve diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapın: Proje odaklı bir uygulamanın bir proje yöneticisinden (veya bir proje portföy yöneticisinden) daha fazla kişi tarafından erişilebilir olması harika bir şeydir. İletişimi kolaylaştırır ve şeffaflığı teşvik eder.
- Yazılımınızı günlük olarak kullandığınız diğer araçlarla entegre edin - bunu abartamayız: verimli bir portföy yönetimi süreci (veya bu konuda proje yönetimi süreci) oluşturmak istiyorsanız entegrasyonlar çok önemlidir. Aklımızda ne tür entegrasyonlar var? Her şeyden önce - en sevdiğiniz iletişim uygulaması (Slack, Skype veya *sigh* e-posta), böylece önemli bildirimleri ve güncellemeleri oradan alabilirsiniz. Portföy yönetim aracınızı şirketinizin kullandığı CRM'e bağlamayı da düşünmelisiniz - bu şekilde, satış hattını görebilir ve hangi projelerin yakında proje havuzunuza katılacağını bilirsiniz. Son olarak, yazılım geliştirme projeleri üzerinde çalışıyorsanız, BitBucket veya GitHub gibi geliştirici araçlarıyla entegre olmak isteyebilirsiniz: önemli depo sorunlarını kaçırmak istemezsiniz. Uygulamaları entegre etmek, programlama becerisine sahip kişiler için göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak Zapier gibi görev otomasyon uygulamalarından birini kullanarak bunu kendi başınıza yapabilirsiniz.
- Yazılımı ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin - elbette portföy yönetim süreciniz tüm projeler için benzer olabilir, ancak yine de düzenlenebilen ve iş akışınıza göre ayarlanabilen bir araç kullanmak isteyebilirsiniz. Neyse ki, birçok uygulama özelleştirme seçenekleriyle birlikte gelir: özel alanlar eklemek, kendi kategorilerinizi ve etiketlerinizi oluşturmak, özel raporlar veya proje görünümleri oluşturmak. Ancak araçlarınız sürecinize iyi uyarlandığında, her şey gerçekten etkili olabilir.
Proje portföy yönetimine ilişkin bu kılavuzun, bu stratejiyi daha iyi anlamanıza yardımcı olduğunu ve kuruluşunuzda benimsemenizi kolaylaştırdığını umuyoruz. Etkili proje ve kaynak yönetimi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, sohbet yoluyla bize ping atın: size bazı ipuçları vermekten ve ürünümüzde size yol göstermekten mutluluk duyarız.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Proje portföy yöneticileri zorlukları en iyi proje portföy yönetimi yazılımı ile çözüyor
Ekibinizin çalışmalarını birçok projede planlayın - ABD ve İngiltere'den şirketler tarafından seçilen kaynak planlama yazılımını deneyin.
30 günlük ÜCRETSİZ Deneme Alın