Artık burada olduğunuza göre, muhtemelen ekibinizi planlarken neleri daha iyi yapabileceğinizi merak ediyorsunuzdur. Çok fazla zamanın parmaklarınızın arasından kayıp gittiğini, projelerin bazen geciktiğini ve çalışanların kaos gibi hissettiğini fark ettiniz. Endişelenmeyin, bu gibi sorunlar her kuruluşun bir parçasıdır. Neyse ki, bunları çözmenin birkaç yolu var. Bunlardan biri proje planlama yazılımı veya proje yönetimi planlama yazılımıdır - gerçekten ilginç bir proje planlama aracı.
Bu makaleden öğrenecekleriniz:
Yazılım geliştirme şirketlerinden proje yöneticisi tavsiyeleri
Teşvik Edildi proje takvi̇m yöneti̇mi̇ araçlar ve temel özellikleri
Proje takvimi seçerken nelere dikkat etmeli ve kaynak yöneti̇m yazilimi
Proje planlama, proje yönetimi, proje çizelgeleme ve proje takibi nedir ve aralarındaki fark nedir?
Proje planlama aracı anlamına gelen proje planlama yazılımı yöneticiler için neden bu kadar önemlidir?
Proje çizelgeleme aracını kullanırken önemli şeyler hakkında konuşmadan önce küçük bir giriş. Proje çizelgeleme yazılımı, kaynak planlama yazılımı, çalışan yönetim yazılımıproje yönetimi planlama aracı veya program yönetimi yazılımı - bu terimler aynı anlama gelir. Ve her birinin ana hedefi aynıdır. Genel olarak konuşursak, diğer birçok özellik ve işlevsel farklılıktan bahsetmeden, programlamaya yardımcı olurlar, kaynak tahsisi (çalışanlar) ve geniş kapsamlı proje planlaması.
Kuruluşların 50%'si proje programlarını çoğunlukla veya her zaman temel almaktadır. İster acemi bir proje yöneticisi olun, ister program yönetimi parmaklarınızın ucunda olsun, tüm süreçlerinizi bir araya getirmenize yardımcı olacak bir sisteme ihtiyacınız olacaktır. Bunu farklı bir şekilde yapamayacağınızdan değil - birçok şirket işlerini bir beyaz tahtada veya Excel'de planlayarak yönetmeye çalışıyor.
Sorun şu ki, böyle bir strateji yalnızca belirli bir noktaya kadar işe yarar. Ve o an, gelişime aç ve büyüme hedefleri olan her şirket için çok çabuk gelir. Modern yazılım için geliştirme şirketleri"program yönetimi yazılımı kullanmaya değer mi" sorusu artık yok. Bunun yerine, kendilerine "hangi program yönetimini seçeceklerini" soruyorlar. Ve burada birkaç kritere dikkat çekmeye değer.
1. Proje çizelgeleme araçlarının sezgisel arayüzü - Proje planlama aracının reddedilmesinin en olası nedeni sadece UX ve kullanılabilirliktir. Yani, kesinlikle açık, satın almadan önce - deneyin, onu kullanacak kişileri deneyelim. Aracın işinizi kolaylaştırması gerekiyor, daha karmaşık hale getirmesi değil, bu nedenle panelde rahatça gezindiğinizden emin olun.
2. Zaman takibi / Zaman yönetimi - Ekibinizin ne üzerinde çalıştığını ve ne kadar zaman aldığını bilmediğinizde etkili bir proje yönetimi imkansızdır. Proje planlama araçları gerçekten yardımcı olabilir.
[Kaynak: Kaynak yönetimi ve proje çizelgeleme yazılımından ekran]
3. İzin yönetimi / Devamsızlık Yönetimi / Ekip mevcudiyeti - Çalışanların tatil ve izin hakları vardır, ancak onların yokluğu tüm iş akışını ve iş planlamasını etkiler. İyi bir proje planlama aracı, ekibinizin müsaitlik durumu hakkında size tam bir fikir verecektir.
4. Özel raporlama - Her şirketin farklı öncelikleri vardır ve farklı ölçütler onlar için önemli olacaktır. Proje çizelgeleme yazılım sizin için ihtiyacınız olan raporları oluşturmalıdır.
5. Gerçek zamanlı çizelgeleme - İş planlamasındaki en önemli şeylerden biri anında güncellemedir. Yalnızca bir süre sonra yapılan program değişiklikleri gereksiz kaos yaratacaktır, bu nedenle aracınız bunları hemen güncellemelidir, bu nedenle ilginç proje programları araçlarına değer.
6. İş yükü yönetimi - Programın çalışması için kimin belirli bir görevle ilgilenmek için zamanı olduğunu bilmeniz gerekir. İdeal araç size çalışanlarınızın kapasitesini gösterecektir.
Proje planlama araçları olarak bilinen proje yönetim yazılımına neden ihtiyaç duyduğunuzu ve tek ve biricik olanı seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini size zaten söylemiştik.
Şimdi birkaç örnek vermenin zamanı geldi.
"Yazılım evi tarafından kendi ihtiyaçları için geliştirilen kaynak planlama yazılımı, bu nedenle sektörün ihtiyaçlarına en uygun olanıdır." - gerçekten ilginç proje planlama araçlarından biri.
Teamdeck, zaman izleme ve kullanılabilirlik yönetimi özelliklerine sahip kaynak ve proje planlama yazılımıdır
Fiyat (standart paket): $3,60 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Özel organizasyon çalışma süresi ve kullanılabilirliği.
Kişilere ve projelere özel alanlar atayabilme, yani iş unvanları, beceriler, teknolojiler vb.
Takvim görünümünü kullanarak farklı departmanlar ve pozisyonlar için çalışma programının ve müsaitlik durumunun şeffaf görünümü
Özel etiketler
Excel benzeri özel raporlama
Birden fazla yerelleştirme için otomatik resmi tatiller
Mobil versiyonu mevcuttur
Veri güvenlik sistemi
Google Takvim, Slack, Podio, SageHR, Zapier ve REST API gibi diğer sistemlerle entegrasyon
Eksiler
Saatleri takip etmek için kullanılan mobil uygulama sadece aktif projeleri görmeye izin vermiyor
Rezervasyon için bağımlılık yok
Masaüstü başlatma-durdurma zaman izleyicisi yok (yalnızca mobil uygulamada)
"nGörev tam bir proje yönetimi çözümü olan işletmeler için bir işbirliği aracı olarak tasarlanmış proje planlama araçlarından biridir." - G2
Fiyat (standart paket): $3 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Kolay ve sezgisel arayüz
Görev yönetimi
Proje yönetimi
Risk yönetimi
Zaman takibi
Zaman çizelgesi yönetimi
Toplantı yönetimi
Kanban panoları
Gantt çizelgeleri
Eksiler:
Özelleştirme eksikliği
Raporlama eksikliği
"Resource Guru, aşırı iş yükünü azaltmak, ekip moralini iyileştirmek, çalışan kaybını azaltmak ve en iyi işinizi yapmanıza yardımcı olmak için özel olarak tasarlanmıştır."
Proje takvimleri, proje boyunca görevlerin belirlenmesine ve görselleştirilmesine yardımcı olur.
Fiyat (standart paket): $4.16 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Kaynak kullanılabilirliği
Ekip işbirliği
Kullanıcı dostu arayüz
Kullanılabilirlik paneli ve kaynak kapasite planlaması seçenek
Yönetimi zamanlama çakışmaları
Raporlama ve tahmin
İzin yönetim sistemi Özellikler
Proje ve kaynak çizelgeleme
Konferans odası rezervasyon sistemi
Ekipman takibi
Slack, Gmail, Outlook, Google Takvim ile entegrasyon
Veri güvenlik sistemi
Eksiler:
Kaynakları deneyim seviyesine göre sıralama olanağı yok
Rezervasyon bölümünde "geri al" işlevi yok
Kaynak görevlerini kopyalama yeteneği yok
Rezervasyonları anahtar kelimelere göre arama olanağı yok
"Projelerinizi ve ekibinizi ekleyin ve gitmeye hazırsınız! Görevleri atamaya başlamak için program üzerinde herhangi bir yere tıklayın ve sürükleyin."
Float ayrıca proje görevlerine yardımcı olur ve görev bağımlılıklarını ayarlar.
Fiyat (standart paket): $ 10 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Esnek ve kullanımı kolay kaynak yönetim paneli
Kolay gezinme ve filtreleme
Görsel, sürükle-bırak arayüzü kaynak planlaması
Devam eden görevlerle önceden doldurulmuş zaman takibi
Birden fazla proje planlama
Raporlama ve tahmin
Jira, Takım Çalışması, Asana, Trello ile Entegrasyon
Eksiler:
Rahatsız edici proje zaman çizelgesi gezintisi.
Bazı entegrasyonlar beklendiği gibi çalışmıyor.
Çalışan listesinin güncellenmesinin zaman alması.
Herhangi bir kullanıcı dağınıklığa neden olan verileri ekleyebilir ve değiştirebilir.
"Netlik, kontrol ve güven için amaca yönelik teknoloji."
Mavenlink, projenin başarıyla tamamlanmasına yardımcı olan proje planlama araçları karşılaştırmamızda da yer almaktadır
Fiyat (standart paket): Bireysel fiyatlandırma
Artıları:
Gelişmiş kaynak yönetimi paneli
İş zekası özellikleri
Gerçek zamanlı proje ölçümleri
Roller ve farklı izinler atayabilme
Veri koruma
Kaynak kullanımı ile entegre proje ve kaynak planlama
Danışmanlık, rehberlik, koçluk ve müşteri başarı programı gibi ek müşteri hizmetleri.
Ürün eğitimi ve 7/24 destek
Slack, Jira, GSuite, Oracle ile entegrasyon
Eksiler:
Ücretsiz deneme yok
Karmaşık özel rapor oluşturma
Yalnızca Premier ve Enterprise paketleri için gelişmiş özellikler
Çok fazla e-posta bildirimi
Tam olarak aynı etkiyi elde etmenin birçok yolu vardır ve bu da sistemi gereksiz yere karmaşıklaştırır
"Wrike'ı kuruluşunuza en uygun şekilde özelleştirin. Özel gösterge tabloları ve iş akışlarından süreçleri kolaylaştırmak için ekibe özel otomasyona kadar."
Wrike ile görev yönetimi bir proje planlama yazılımıdır.
Fiyat (standart paket): $ 9,80 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Temel özelliklere sahip ücretsiz sürüm
İnteraktif Gantt grafikleri
Sistemin yüksek oranda özelleştirilebilmesi.
Özel işlev grupları.
Kanban panoları
Gelişmiş analitik
Tek bir araçta planlama, proje yönetimi, zaman takibi ve belge yükleme
Veri güvenlik sistemi
Eksiler:
Kullanımı karmaşık
Çevrimdışı proje yönetimi imkanı yok
Yüksek donanım gereksinimleri, eski bilgisayarlarda kullanımını elverişsiz hale getirir
En gelişmiş özellikler, pahalı olan premium pakettedir
"Küresel ekipleri uyumlu hale getirin, iş odaklı çözümler oluşturun ve ölçeklendirin ve BT'nin dinamik çalışma platformunda riski yönetmesini ve uyumluluğu sürdürmesini sağlayın."
Gantt şemaları proje programını geliştirmek ve görev bağımlılıklarını görselleştirmek için yararlıdır
Fiyat (standart paket): $24,80 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Yaratıcı ve pazarlama ekiplerinin içerik yönetimine adanmıştır
Kullanıcı dostu bir arayüz kaynakları tahsis eder, ilerlemeyi veya zamanı izler
Proje iş akışı otomasyon
Gelişmiş yönetim panosu
Ekip işbirliği
Diğer ekip üyeleriyle rahat iletişim ve veri alışverişi
Akıllı proje iş akışı yönetimi
Veri güvenlik sistemi
Veri senkronizasyonu
Program yönetimi
Çoklu proje planlaması
Eksiler:
Yüksek fiyat
25'e kadar çalışan için temel paket
Bazı özellikler eksik veya kullanılamıyor
Araç ağır ve bazen gecikmeli çalışıyor
Bazı kullanıcılar için okunamayan görev paneli
"Projelerinizi, kaynaklarınızı ve finansal bilgilerinizi yapay zekaya özgü tek bir platformda birleştirin."
Bir proje planlama sürecini etkin bir şekilde yönetmek için Tahmin birçok yönetici için vazgeçilmezdir
Fiyat (standart paket): $30 / ekip üyesi / aylık
Artıları:
Otomasyon ve yapay zeka tabanlı işlevsellik
Kullanımı kolay
Proje planlama, izleme ve proje çizelgeleme yazılımı
Gelişmiş izin yönetim sistemi
Her proje için maliyet ve karları izleyin
Kapsamlı özelleştirme seçenekleri
Çalışanların müsaitlik durumuna göre otomatik planlama
Asana, BambooHR, Azure ile entegrasyon
Raporlama ve tahmin
Eksiler:
Yüksek fiyat
Bazı kullanışlı işlevlerden yoksun
Çok fazla proje görselleştirmesi verileri okunamaz hale getiriyor
Programlama çok katıdır ve çevik şirketler için ideal değildir
Araç estetik açıdan hoş ancak çok sezgisel değil
Dijital dünyada, veri̇ güvenli̇ği̇ her şeydi̇rÖzellikle de bu kadar çok gizli bilgiyle çalışıyorsanız. İdeal proje yönetimi planlama yazılımı, veritabanlarınızın güvenliğini garanti etmelidir. Buna ek olarak, 2018'den beri yürürlükte olan Avrupa veri koruma yasası GDPR ile uyumlu olmalıdır. Bu tür bilgilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılmasına ilişkin çok katı düzenlemeler içerir, bu nedenle doğru sistem bunu dikkate alır.
Nasıl kullanacağınızı bilmediğiniz bir yazılıma neden ihtiyaç duyasınız ki? En devrimci işlevsellik bile, potansiyelini kullanamazsanız yardımcı değil, sorun olacaktır. İyi bir proje programı planlayıcısı, müşterileriyle yalnızca onları satın almaya ikna etmek söz konusu olduğunda değil, aynı zamanda tüm işbirliği süreci boyunca ilgilenir - iyi proje planlama araçlari önemlidir. Seçtiğiniz iş ortağının size uygun bir işe alım süreci sağladığından emin olun, böylece ödediğiniz tüm yeteneklerden yararlanabilirsiniz.
İşinizin büyümesi doğaldır... ve proje planlama yazılımı bu süreci yavaşlatmamalıdır. Ya da en azından bu kesinlikle iş hedeflerinizden biridir. Asıl soru, seçtiğiniz proje programı planlayıcısının size ayak uydurup uyduramayacağıdır. İdeal aracı seçerken, yalnızca mevcut ihtiyaçlarınızı değil, gelecekte nelere ihtiyaç duyacağınızı da düşünün.
Yazılımın mevcut ve gelecekteki gereksinimlerinizi karşılayacağından emin olun. Hizmetin fiyatlandırmasının nasıl değişeceğini kontrol etmek de çok önemlidir - bazı araçların küçük bir şirket için en iyi çözüm olacağı, orta veya büyük bir yazılım evi için ise tamamen kârsız olacağı ortaya çıkabilir. Seçiminizi en uygun hale getirmek için kuruluşunuzun gelişim yönünü dikkate alın.
Herkesin tam zamanlı olarak ofisten çalıştığı ve aynı anda en fazla 3 proje yürüten küçük bir şirket düşünün. Şimdi ikinci bir şirket düşünün, dünyanın dört bir yanında insanları istihdam eden çok uluslu bir şirket. Bunların çoğu uzaktan çalışın Farklı zaman dilimlerinde. Bazılarının tam zamanlı işleri var, bazıları yarı zamanlı çalışıyor ve bazıları da serbest çalışıyor. Aynı anda birkaç düzineye kadar proje yürütülmektedir.
Muhtemelen tahmin edebileceğiniz gibi, bu iki şirketin iş akışı tamamen farklı olacaktır, ancak bu, farklı proje planlama araçları kullanmaları gerektiği anlamına gelmez. İdeal proje yönetimi planlama yazılımı, her şirketin beklentilerine uyum sağlayacak kadar esnektir.
Yazılımın verileri kolayca eklemenize, silmenize ve düzenlemenize, özel ayarlar yapmanıza, zaman izleyiciyi gerektiği gibi etkinleştirmenize ve devre dışı bırakmanıza, her çalışan hakkında veri eklemenize ve örneğin birinin yarı zamanlı veya tatilde çalışıp çalışmadığını kişiselleştirmenize izin verip vermediğine dikkat edin. Sistem ayrıca bireysel çalışanlara bireysel roller ve izinler vermenize de izin vermelidir, örneğin kim izin taleplerini kabul edebilir, bireylere görevler atayabilir, kilometre taşları belirleyebilir, programları kabul edebilir vb.
Neyin işe yarayıp neyin yaramadığına dair veriler olmadan işinizi geliştiremezsiniz, bu nedenle proje planlama yazılımının temel işlevlerinden biri raporlamadır. Sistemin size en temel verileri sağlayan temel raporlar oluşturduğundan ve raporların bireysel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebildiğinden emin olun.
Evet, sistem sayfasındaki uzun entegrasyon listesinin her zaman etkileyici olduğunu biliyoruz. Ancak, yazılım seçerken sadece entegrasyonların sayısına bakmayın. özel logolarAynı zamanda aracın yeni entegrasyonları ne kadar hızlı sunabildiğini de.
Tamam, diyelim ki bu noktada yazılımın kullandığınız tüm önemli uygulamalarla entegrasyonu var, peki ya yeni bir uygulama piyasaya çıktığında? Araç yeni entegrasyonu birkaç gün, hafta veya ay içinde uygulayabilecek mi? Entegrasyonun hızı ve çevikliği, bir sistem seçerken çok önemli kriterlerdir.
Her şirket sizi kendi çözümlerinin en iyisi olduğuna ve iş planlaması hakkındaki düşüncelerinizi alt üst edeceğine ikna etmeye çalışacaktır. Ancak gerçek şu ki, kendiniz test edene kadar emin olamayacaksınız. Hizmetlerinin kalitesine güvenen şirketler size ücretsiz bir deneme süresi sunmaktan çekinmeyecektir.
Ürünlerini körü körüne satın almanızı istemezler, sadece "Bakın, bu bizim sistemimiz, sizin için işe yarayıp yaramadığını kontrol edin ve eğer işe yararsa - sizi işbirliğine davet ediyoruz" derler. Ücretsiz deneme süresi, bir çözümün size uygun olup olmadığını doğrulamanın en etkili yoludur, bu nedenle bunu kullanmaktan çekinmeyin ve bunu sunan şirketleri arayın.
Program yönetimi ve proje planlama araçları hakkında bilgi aramak için internette gezinirken mutlaka proje planlama, proje izleme ve proje yönetimi gibi terimlerle karşılaşmışsınızdır. Hepsi benzer görünüyor, aynı bağlamda ortaya çıkıyor - yazılım evi optimizasyonu ve şirketinize benzer faydalar sağlıyor. İçinde kaybolmanın kolay olduğunu biliyoruz, bu yüzden daha ileri gitmeden önce bu kafa karıştırıcı terminolojiye biraz ışık tutacağız.
Belki henüz bilmiyorsunuz ama proje planlama ve kaynak yönetimi, proje yönetimi yaşam döngüsünün ya da - benimsenmesi çok daha kolay olan - proje yönetimi sürecinin parçalarıdır. Ancak bundan önce, temel bilgilerle başlayalım. Proje yöneticileri proje yönetimini nasıl anlar ve neden proje çizelgeleme araçlarını kullanırlar?
Proje Yönetimi Enstitüsü'nün (PMI) tanımına göre, proje yönetimi (belirli) bilgi, yetkinlik, beceri, cihaz, araç, yöntem, teknik ve "insanlara değer" sunmak için ne gerekiyorsa onu kullanmakla ilgilidir. "İnsanlara değer" ifadesinin belirsizliğini bir kenara bırakırsak, proje yönetiminin bir kişinin kaynaklarını (hem maddi hem de maddi olmayan) yararlı (herkes için olması gerekmez) bir şey yaratmak ve uygulamak için kullanmakla ilgili olduğunu söyleyebiliriz.
Gördüğümüz gibi, yukarıda bahsedilen anlayış oldukça geniş. PMI perspektifinden bakıldığında proje yönetiminin bir sonucu - öyle görünüyor ki - her şey olabilir. İnsanlar için faydalı olan her şey. Elbette, daha karmaşık hale getirmek için, bir şey (somut veya soyut) yaratan ve bunu kullanan en az iki kişinin proje yöneticisi olup olmadığını ve çalışmalarının bir proje olup olmadığını sorabiliriz. Ya da belirli bir yaratımın proje olarak adlandırılabilmesi için kaç kişinin bundan faydalanmış olması gerekir?
Bu gibi soruları atlayarak, yukarıdaki tanımın kesinlikle temel hakkında bir şey söylemediğini söylemek gerekir. Herhangi bir projenin temellerinin planlama ve programlamayı içerdiği söylenebilir. Ve proje yönetimi ile yönetim arasında farklılık gösteren temeller. Görev yönetimini de unutamayız.
Proje yönetimi, kararlaştırılan parametreler dahilinde proje kabul kriterlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için süreçlerin, yöntemlerin, becerilerin, bilginin ve deneyimin uygulanmasıdır. Proje yönetimi, sınırlı bir zaman ölçeği ve bütçe ile sınırlandırılmış nihai çıktılara sahiptir. Proje planlama yazılımı bu konuda yardımcı olabilir.
İşte PMI'ın tanımında yer almayan 3 proje yönetimi unsuru. Bunlardan ilki "proje kabul kriterleri", ikincisi zaman, üçüncüsü ise bütçedir.
Bir müşteri ile işbirliğini örnek olarak kullanalım. Bildiğimiz gibi, projeler şirket içinden ya da dışından - şirketinizden biri tarafından ya da dışarıdan, bir müşteri tarafından görevlendirilir. Müşteri bir iş siparişi verir. Ürünlerle ve bunların mevcut işine ya da yeni işine nasıl yardımcı olacağıyla ilgili beklentileri vardır. Ve - en önemlisi - hayatta sınırsız bir zamana ve Warren Buffet'ın cüzdanına sahip değildir.
Ya da diğer yandan, siparişinin sonucunu hızlı ve ucuz bir şekilde almak ister. Doğrudan söylemek gerekirse - ürünlerin kalitesi, nihayet aldığı zaman ve - en önemlisi - maliyet, potansiyel ve mevcut müşterilerin iş kararlarını belirler. Eğer müşterinin kabul kriterleri işin sonuçlarıyla uyuşmuyorsa, burada başka ve çok daha kötü bir sorun başlar...
APM'nin de belirttiği gibi, sadece 'yönetim' ile proje yönetimi arasındaki fark, projenin uygulamaya hazır olduğu veya halihazırda uygulandığı zamanla ilgilidir. Yönetim devam eden bir süreç iken, proje yönetiminin nihai sonucu sınırlı bir zaman diliminde sağlanır. Burada birkaç yorumumuz var çünkü "sınırlı zaman aralığı "nın proje yönetimi ile sadece yönetimi ayırmanın en iyi yolu olduğundan emin değiliz.
Örneğin, pazarlama departmanını veya sadece bir PPC uzmanını kullanalım. Her ikisi de şunlardan sorumludur kurşun üretimi faaliyetler - bu proje hedefidir, potansiyel müşteri toplamak. Hedef, kampanya optimizasyonlarını, açılış sayfası optimizasyonlarını, içerik oluşturmayı vb. içerir - bunlar görevlerdir. Bunun için ayrılmış bir bütçesi vardır. Her ay toplanan potansiyel müşteri sayısı yeterli değilse, işletme büyük bir sorun yaşamaya başlar. Bu noktadan sonra, bir PPC uzmanının şahsında proje yöneticisi beklenen süre ve bütçe içinde hedefe ulaşamazsa, proje başarısız olur. Dolayısıyla, gördüğümüz gibi, bazen mesele zaman aralığı değil, bütçedir - çünkü bu sonuncusu, bir projenin karlılığına karar veren daha güçlü yönüdür. Proje planlama aracı gerçekten yardımcı olabilir.
Bu yorumu akılda tutarak, diğer birkaç dersle devam edelim.
Dolayısıyla, proje yönetimi - APM'nin önerdiği gibi - yöntem ve süreçlerin bir uygulamasıdır. İnternette herkes proje yönetim sürecinin aşamalara ayrıldığını görecektir. Bazen 3 aşama, bazen 4, 5, 6, hatta 7 aşama olabilir. Biz 5 aşama içeren en popüler olanı kullanıyoruz.
Başlatma ve kavrama
Proje planlama
Lansman ve uygulama
İzleme ve kontrol
Proje kapanışı
Daha dar bir perspektiften, PROJE YÖNETİMİ sorumludur NASIL başarılır bireysel proje hedefleri̇ tüm detaylarıyla birlikte. İş yönetiminin yürütme kısmıdır ve ekibin hedeflere ulaşmasını sağlamayı amaçlar. Tüm bireysel aşamaları, tanımlanmış bir bütçe çerçevesindeki tüm görevleri ve kalite hedeflerini dikkate alarak bir projeyi baştan sona yönetmekle ilgilidir. Kapsamın nasıl teslim edileceğinden sorumludur. Proje yönetiminin unsurları, diğerlerinin yanı sıra şunları içerir:
Proje konseptinin oluşturulması ve geliştirilmesi,
tüm ekibin çalışmalarını yönetmek,
Proje gerçekleştirme süreç ve yöntemlerine karar vermek,
görev listelerinin hazırlanması ve önceliklendirilmesi,
görev atamaları ve görev teslim tarihleri,
kalite kontrol ve problem çözme,
bütçe yönetimi,
müşteri memnuniyeti kontrolü,
Yapılan işin etkinliğinin değerlendirilmesi.
Şimdi terminolojik sorunlar için çünkü proje planlama, proje çizelgeleme ve hatta bazen proje izleme birbirinin yerine kullanılabilen terimlerdir.
Aşağıdaki grafikten de anlaşılacağı üzere, proje çizelgeleme, proje yönetimi yaşam döngüsünün parçalarından biridir. Proje planlama aşamasına ve aynı zamanda yürütmeye ait görev gruplarından biridir.
Son teknoloji proje planlama yazılımı, proje yönetimi yaşam döngüsünün neredeyse her aşamasına katılır
Proje planlama sorusuna cevap veren proje yönetim sürecinin bir parçasıdır. Bir projede YAPILMASI GEREKENLER. Vizyonu ve projeyi tamamlamak için gereken temel adımları tanımlar. Amacı, ekibinizin hedeflerine ulaşmasını sağlayacak faaliyetleri ve metodolojiyi tanımlamaktır. Henüz çok ayrıntılı olmayan bir projenin yatay bir görünümüdür. Planlama aşaması aşağıdaki gibi unsurlardan oluşur:
Proje sponsorlarının, paydaşlarının ve müşterilerinin tanımı,
Proje kapsamı, bütçesi ve son teslim tarihinin tanımı,
Hedeflere ulaşmak için gerekli proje unsurlarının belirlenmesi,
Potansiyel zorlukların ve tehditlerin belirlenmesi,
Proje planının yatırımcılara, müşterilere veya diğer paydaşlara sunulması.
Proje planlamasının amacı, hem projenin yürütülmesine hem de kontrolüne rehberlik etmek için kullanılan resmi, onaylı bir belge hazırlamaktır. Bu nedenle, PMI'ın PMBOK Kılavuzuna göre proje programının amacı "faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için planlanan tarihleri ve kilometre taşlarına ulaşılması için planlanan tarihleri" göstermektir. Project Cubicle web sitesinde okuduğumuz gibi:
Proje çizelgeleri faaliyetleri, süreleri, bağımlılıkları, kilometre taşlarını, başlangıç ve bitiş tarihlerini, takvimleri ve kritik yolu bir diyagramda gösterir.
Proje çizelgeleme (veya kaynak çizelgeleme veya zamanlama yönetimi), görevleri atamak için bir prosedürdür ve kaynak tahsisi Böylece proje belirli bir süre ve bütçe dahilinde tamamlanabilir.
Bu süreç, aşağıdakilerin tahmin edilmesinden oluşur mevcut kapasite ve ek kaynaklar Projenin her aşamasında ihtiyaç duyulan ve ilan edilen son tarihe uymak için belirli görevlerin ve proje aşamalarının ne zaman tamamlanması gerektiğini planlamak. Program yönetiminin unsurları şunlardır:
Projenin aşamalara bölünmesi ve kilometre taşlarının tanımlanması,
Kapsam temelinde proje içindeki görevlerin tanımlanması,
mevcut kaynakların ve talebin belirlenmesi,
kaynak tahsisi,
Son teslim tarihine uymak için belirli görevleri (proje zaman çizelgeleri) gerçekleştirmek için gereken sürenin tahmin edilmesi.
Son olarak, proje takibine dikkat çekmemiz gerekiyor çünkü bu terim aynı zamanda proje çizelgelemeye benzer bir şey olarak kabul ediliyor.
Proje takibi bir projenin ilerleyişini izleme sürecidir (proje yönetimi yaşam döngüsünde bir izleme aşamasıdır). Proje takibi, görev takibi ile bağlantılı veya hatta aynıdır - elbette tüm projenin bir unsuru olan görev ilerlemesine odaklanır.
Bu, aşağıdakilerle aynı şey değildir çalışan zaman takibiBu, çalışanların çalışma zamanlarını hangi görevlere harcadıklarını izlemektir. Tüm işler planlandığında, hedefler belirlendiğinde ve kaynaklar tahsis edildiğinde, proje uygulamasının olması gerektiği gibi gidip gitmediğini, programın doğru uygulanıp uygulanmadığını, çözülmemiş sorunların olup olmadığını ve darboğazların işin ilerlemesini engellemediğini kontrol etmenin zamanı gelmiştir.
Proje takibi, proje yöneticileri ve müşteriler için çok önemli bir süreçtir, çünkü her şeyin yolunda gidip gitmediğini ve orijinal planların işe yarayıp yaramadığını veya örneğin ekibi genişleterek veya yeni görevler ekleyerek değiştirilmesi gerekip gerekmediğini kontrol etmelerini sağlar.
Yukarıda belirtilen terimlerin katı bir şekilde ayrılması çok zordur, çünkü hepsi birbiriyle etkileşim halindedir ve proje yönetiminin parçalarıdır. Bazen her aşamaya farklı bir kişi atanır, bazen tüm süreç bir proje yöneticisinin omuzlarına yüklenir. Proje ne kadar karmaşıksa, organizasyon ne kadar büyükse, iş optimizasyonuna o kadar fazla unsur katkıda bulunacaktır.
Bu nedenle modern yazılım şirketleri, uygun araçlar olmadan bir proje üzerinde çalışmaya bile başlamazlar. Elbette, bireysel aşamalara adanmış sistemler vardır, ancak tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacak ve bir proje planı oluşturmanıza, bir program belirlemenize, kaynakları yönetmenize, çalışma süresini ve ilerlemeyi izlemenize ve görevler atamanıza yardımcı olacak tek bir yazılım kullanarak çalışmak sizin için çok daha kolay olacaktır. Aşağıda, kuruluşunuzdaki işleri yönetmek için etkili araçlar konusunda size bazı önerilerimiz var.
Hazırlık yapmazsanız, başarısız olmaya hazırlanırsınız.
- Benjamin Franklin
Tamam, bir proje planlama aracına ihtiyacınız olduğunu ve nasıl seçeceğinizi zaten biliyorsunuz... Ama buna gerçekten neden ihtiyaç duyduğunuzun farkında mısınız? Herkesin bunun ne kadar gerekli olduğundan bahsettiğini biliyoruz, ancak size ne verecek ve işinizi nasıl daha iyi hale getirecek?
Kaos paraya mal olur. Bu bir sır değil. Kaos içinde neler olup bittiğini ve ne yapılması gerektiğini anlamaya çalışırken zaman kaybedersiniz. Ve bir yazılım şirketinde zaman paradır.... hem de çok. Sonuçta hizmetlerinizin bir fiyatı olmasının bir nedeni var. Şirketinizin parasını bir şey için kullanmak istiyorsanız, bu geliştirme, yenilik ve pazarlama içindir, kaynakları boşa harcamak için değil. Proje planlama araçları yardımcı olabilir.
Bu önemsiz görünebilir - sonuçta bir proje üzerinde çalışan herkes hedefin ne olduğunu ve neye ihtiyaç duyulduğunu bilir, değil mi? Aslında pek de öyle değil. Genellikle basit görünen bir görevin göründüğünden çok daha fazla parçası vardır. Ve bu bileşenlerin her biri göründüğünden daha fazla zaman alır.
İyi hazırlanmış bir program, hedeflerinize ulaşmak için ne yapmanız ve ne zaman yapmanız gerektiği konusunda size her zaman net bir resim sunar. Bu, hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlar ve gecikmeleri önler. Bu yüzden iyi bir proje planlama yazılımı seçmelisiniz.
Program yönetimi ekip çalışması açısından çok önemlidir çünkü her ekip üyesi kendi sorumluluklarının ne olduğunu ve diğerlerinin çalışmalarının kendi çalışmalarına bağlı olduğunu bilir. Bu, çalışanlarınız arasında ortak sorumluluk ve dayanışma oluşturmanıza yardımcı olur ve bu da üretkenlik üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.
Bazı projeler sorunsuz başlar ve minimum kaynak gerektirir, sonra birdenbire bunun buzdağının sadece görünen kısmı olduğu ve sonraki her aşamanın giderek daha zor olduğu ortaya çıkar. Bir proje programı hazırladıysanız, bu durumu kesinlikle öngörmüş ve projeyi desteklemek için görevlendirilebilecek personelin zamanını güvence altına almışsınızdır. Eğer yapmadıysanız, iyi şanslar.
Bir proje üzerinde çalışmaya başladığınızda ve her şey mükemmel olduğunda, 110% verdiğinizde ve işçilik kalitesinin mümkün olan en yüksek olduğu durumu biliyor musunuz? Ne yazık ki, ne kadar uzun süre çalışırsanız, o kadar az zamanınız olur ve sonunda başlangıç seviyesini koruyarak projeyi bitiremeyeceğiniz ortaya çıkar.
Daha da kötüsü, son teslim tarihine yetişmek için standart kalitenizi önemli ölçüde düşürmeniz gerekecektir. En azından iyi bir proje planlama yazılımı ile desteklenen program yönetimi, bu durumdan kaçınmanıza, zamanınızı dikkatli bir şekilde planlamanıza ve proje boyunca eşit, yüksek kalitede bir çalışma sürdürmenize olanak tanır.
Proje programı size neyin ne zaman gerçekleşmesi gerektiğini açıkça gösterir. Belirli görevler aniden kaymaya başlarsa, bu size bir şeyler olduğunu ve tepki vermeniz gerektiğini gösteren bir sinyaldir. Bu, sorunları erken bir düzeyde çözmenize ve darboğazları tüm iş akışını etkilemeden önce önlemenize olanak tanır. Bir program olmadan, muhtemelen bir krizi gerçekten ciddi olduğunda fark edersiniz,
En iyi proje planlama yazılımını bulma konusunda yardıma mı ihtiyacınız var?
"Planı olmayan bir hedef sadece bir dilektir"
İyileştirme zaman yöneti̇mi̇ en popüler Yeni Yıl kararlarından biridir. Planlar hayatımızın ayrılmaz bir parçasıdır. Tatile çıkarken, akşam yemeği yerken, terfi etmek ya da hayalimizdeki işe girmek istediğimizde, bir yarışmaya katıldığımızda, herhangi bir şeyi başardığımızda. Bir plan bireysel gelişimimizin bu kadar önemli bir parçası olduğuna göre, her biri potansiyel, yetkinlik ve sınırlı miktarda çalışma süresine sahip bireylerle dolu bir organizasyon hayal edin.
Program yönetimi ve iyi bir plan olmadan bir şirketi başarıya götürebilir misiniz? Muhtemelen evet. Ama bu biraz da işinizi bırakıp piyangoyu kazanmayı beklemeye benzer. Kör kadere inanmaya değer mi?
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...