Eğer mükemmel kullanmazsanız kaynak planlama yazılımı zamanlama tekniklerine bir göz atsanız iyi olur. Zamanlama teknikleri, proje zaman çizelgesini, kapsamını ve kaynaklarınızı hizalamaya yardımcı olur. Bir programın belirli bir zaman dilimine uyması ve doğru becerilere sahip mevcut kaynakları kullanması gerekir.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
Proje yönetiminde proje çizelgelemenin açıkça tanımlanmış rolü ve önemi
Farklı proje çizelgeleme tekniklerine bakış
Bu çizelgeleme tekniklerini kullanarak proje çizelgeleme sorunlarınızı nasıl çözebilirsiniz?
Proje planlamasının rolü ve kaynak yöneti̇m yazilimi proje yönetiminde
Birçok kişinin bildiği gibi - proje takvi̇m yöneti̇mi̇ ve proje çizelgeleme teknikleri aynı aileye aittir. Her ikisinde de - genel olarak konuşmak gerekirse - bir projenin veya bir parçasının beklenen zamanda teslim edilmesi, her iki disiplinin de ortaya çıkmasının temel nedenidir.
Birçok belirsizlik, değişken ve kaynak mevcudiyetinin veya proje kapsamının değişme olasılığı göz önüne alındığında, kalıcı olacak bir program oluşturmak zordur. Ve sonuçta, sorumlu tutulacak olan sizsiniz. Güvenilir bir program hazırlayabilmeniz için BT karmaşık projeleri için geçerli programlama tekniklerini nasıl ve ne zaman kullanacağınızı burada bulabilirsiniz.
Bir proje çizelgesi, belirli bir son tarih altında teslim edilmesi gereken sıralı faaliyetler ve kilometre taşlarından oluşan projenizin zaman çizelgesini oluşturma sürecidir. Proje takvimi aşağıdaki faktörlere göre oluşturulur:
Proje gereksinimleri
Proje hedefleri ve çıktıları
Görevler ve bağımlılıkları
Proje Zaman Çizelgesi
Ekip becerileri ve yetkinlikleri
Bütçe
Risk analizi
Proje çizelgeleme teknikleri basitçe şu modellerdir çalışma programları. Proje çizelgelemenin birçok bileşeni olduğundan, projedeki beklentilere veya zorluklara bağlı olarak farklı bir yaklaşım gerektirir, örneğin yeterli zaman, yeterli insan, yetersiz teknoloji vb.
Bir program, belirli bir son teslim tarihi altında teslim edilmesi gereken sıralı faaliyetler ve kilometre taşlarından oluşan projenizin zaman çizelgesidir.
Bir proje planına sahip olmak Neyin hangi sırayla teslim edilmesi gerektiğini tam olarak bilirsiniz. Proje kaynak tahsisi doğru çalışanları bulmanıza ve atamanıza yardımcı olur. Bir Instagram tanıtımı daha geniş bir kitleye ulaşmak, potansiyel müşterilerle etkileşim kurmak ve marka bilinirliği oluşturmak için etkili bir yol olabilir. Ardından, bir program size tüm bunların tam olarak ne zaman gerçekleşmesi gerektiğini söyler.
Proje ekibine yürütme aşaması boyunca rehberlik etmek ve tüm proje ekibi arasında işbirliğini teşvik etmek, programın sürdürülmesi için çok önemlidir. Doğru zamanlama teknikleriyle, bir projenin gecikmesi veya kapsamda herhangi bir değişiklik olması durumunda bazı faaliyetleri ve görevleri de ayarlayabilirsiniz.
Proje yöneticileri tarafından kullanılan ilk iki teknik Kritik Yol Yöntemi (CPM) ve Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniğidir (PERT). Her ikisi de matematiksel mantığa dayanır. Bu yöntemleri, projenin bilinen kapsamına dayanarak varsayılan başlangıç ve bitiş tarihlerini hesaplamak için kullanabilirsiniz.
Önce CPM'e bir göz atalım. Kritik yolu projenizin ağaç diyagramı olarak düşünün. Kritik Yol Yöntemi, proje için mümkün olan en uzun ve en kısa zaman çizelgesini ortaya çıkarmanıza yardımcı olur. CPM ile kritik görevleri ve aksayabilecek olanları da işaretleyebileceksiniz. İkincisinin teslimatındaki değişiklikler programı etkilemeyecektir.
CPM'i kullanmak için projenizin kapsamını bilmeniz ve tamamlanması için gerekli tüm görevleri listelemeniz gerekir. Ardından, her bir görevin ne kadar sürebileceğini tahmin edin. Bundan sonra, görevler arasındaki tüm bağımlılıkları da not etmelisiniz. Bu şekilde hangilerinin ayrı ayrı yapılabileceğini ve hangilerinin önceki görevlerin tamamlanmasını gerektirdiğini bilirsiniz. Son olarak, projenize kilometre taşları ve çıktılar ekleyin.
Bir projenin kritik yolu, tüm bağımlılıklar ve çıktılar bilindiğinde proje akışını görselleştirmeye ve süresini hesaplamaya yardımcı olur. Kritik yol, projenin başarısı için gerekli olan görevler grubu olarak tanımlanır ve sıraya konur. Projede çok sayıda belirsizlik varsa bu teknik çok kullanışlı olmayabilir.
PERT, kritik yola benzer şekilde, proje görevlerinin projedeki akışını görselleştirmenin ve varsayılan sürelerine göre zaman çizelgesini tahmin etmenin bir yoludur. Bu teknik aynı zamanda görevler arasındaki bağımlılıkları da gösterir.
PERT kullanarak bir projeyi planlamak için, tıpkı CPM'de olduğu gibi, önce projenizin kilometre taşlarına dayalı olarak görevleri ve sıralarını tanımlamanız gerekir. Bu görevlerden oluşan CPM'e benzer bir ağ çerçevesi kullanarak, güven düzeyine bağlı olarak bir proje için farklı zaman çizelgeleri tahmin edebilirsiniz:
İyimser zamanlama
Büyük olasılıkla zamanlama
Kötümser zamanlama
CPM'e çok benzese de PERT, olası zaman dilimlerini hesaplamak için tahminler yerine ağırlıklı ortalama süre kullanır.
Bu yaklaşımın bir dezavantajı da bu teknikten tam olarak faydalanabilmek için görevlerin ve aralarındaki görev bağımlılıklarının bilinmesi gerekliliğidir.
Süre sıkıştırma, bir programı kısaltmanın bir yoludur. Proje gecikiyorsa ve projenin kapsamını değiştirmeden programı ayarlamanın bir yolunu bulmanız gerekiyorsa işe yarayabilir. Uygulayabileceğiniz iki teknik vardır: hızlı takip ve çökme.
Kritik yolun ne olduğunu zaten bildiğinize göre, işte onu kullanmanın başka bir yolu. Hızlı izleme, projenin teslimini hızlandırmak için aynı anda yapılabilecek veya kısmen çakışabilecek görevleri bulmanıza yardımcı olur. Bunun için, hangi faaliyetlerin hızlandırılabileceğine karar vermek üzere kritik yola bir göz atın.
Diyelim ki yeni bir projeye başladınız ve tüm gereksinimleri zaten topladınız. Bu noktada, tasarım aşamasıyla başlayabilir ve yalnızca tasarım hazırsa yazılım geliştirmeye başlayabilirsiniz.
Ancak her iki süreci de hızlandırmanız gerekiyorsa, önce en önemli tasarımlar hazır olduktan sonra yazılım geliştirmeye başlayabilirsiniz. Ardından, programcılar önceden aldıkları materyalleri uygularken daha sonraki görünümleri hazırlamaya devam edin.
Hızlı takip, bir proje planlama tekniği örneğidir. Hızlı takip cazip görünse de riskleri de unutmayın. Birkaç önemli faaliyeti aynı anda yönetmeniz gerekeceğinden, maliyetli hatalar yapmak veya kaliteden ödün vermek daha kolaydır.
Bir başka sıkıştırma tekniği de projeyi zamanında bitirmek için fazladan kaynak eklemekle ilgili olan çökme tekniğidir. Kullanabileceğiniz yedek kaynaklara sahip olmanız gerektiğinden, bu zor bir tekniktir.
Ayrıca, tüm görevler daha fazla ekip üyesi eklenerek daha hızlı yapılamaz. Brook Yasası'na göre, "geç kalmış bir yazılım projesine daha fazla insan kaynağı eklemek projeyi daha da geciktirir" ve bu da genel azalan getiriler yasasıyla bağlantılıdır. Bunun nedeni, yeni ekip üyelerini bir projeye tanıtmak için gereken ek iletişim ve görevlerin sınırlı bölünebilirliğidir.
Çökertme tekniğini kullanmanın bir başka yolu da zaman eklemektir (örneğin ücretli fazla mesai), ancak yine de bir son teslim tarihine uyması gerekir. Bu yaklaşımın dezavantajı ise projenin maliyetini arttırmasıdır.
Çarpışan proje çizelgeleme yöntemi.
Simülasyon çizelgeleme tekniğinde, projenin olası süresini hesaplamak için farklı bir dizi faaliyet kullanırsınız. Özellikle çok sayıda belirsizlik ve değişken olduğunda kullanışlıdır. Simülasyonu kullanarak varsayımlara dayalı bir program oluşturabilirsiniz, böylece tüm eylemleri bilmeseniz veya kapsam değişse bile bunu kullanabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz modellerden biri Monte Carlo Simülasyonudur. Farklı varsayımları ve olası sonuçları hesaba katarak tahmini bir süre elde eder. Bu yaklaşımın avantajı, riskleri ve belirsizlikleri hesaba katmasıdır, bu nedenle kapsam değişiklikleri veya ek görevler ortaya çıksa bile çalışma programı.
Kaynak seviyelendirme, teslimat süresini kısaltmak veya teslimat süresini kısaltmak için bir programı ve kaynakları ayarlamaktır. kaynakların yetersiz veya aşırı kullanımını önlemek. Bir projedeki tek bir faaliyeti ayarlamak için kullanabilirsiniz.
Kaynak seviyelendirmeyi kullanarak bir programı ayarlayın, faaliyetleri kaynakların kullanılabilirliğine göre bölün veya birleştirin, böylece az veya fazla kullanılan ekip üyeleri olmaz.
Bu tekniğin kullanımı, projenin maliyetini ve süresini artırabileceği için proje yönetimi topluluğunda büyük ölçüde tartışılmaktadır. Bu tekniği uygulamak istiyorsanız, dezavantajlarını göz önünde bulundurmalısınız.
Proje kaynak planlama aracı projenin zaman çerçevesi içinde istenen kaynakları belirlemenize ve tahsis etmenize yardımcı olur. Bu araçlar aynı zamanda yeni bir projenin programını tahmin etmenize de yardımcı olabilir, çünkü daha önceki projelerden çok sayıda içgörüye sahipsiniz.
Ekibinizin geçmişte nasıl performans gösterdiğini, hangi engelleri aşmak zorunda kaldıklarını ve bunu nasıl yaptıklarını bilmek de çok kullanışlıdır. Modern kaynak yönetimi yazılımı, dijital proje yöneticilerine performans veya kullanım raporları da dahil olmak üzere birçok veriye erişim sunar.
Kullanım çubuğu görünümü [Kaynak: Teamdeck - kaynak ve proje çizelgeleme özelliğine sahip kaynak planlama yazılımı]
Teamdeck, proje yöneticilerinin karşılaştığı sorunlara mükemmel bir çözümdür. Kaynak planlama özelliği, doğru kişileri becerilerine ve uygunluklarına göre projelere atamak için idealdir. Zaman takibi ile ekibinizin ne üzerinde çalıştığını, fazla mesai yapıp yapmadıklarını veya yeterli olup olmadıklarını her zaman görebilirsiniz.
Kaynaklarınızı çok fazla tükettikleri için hangi projelerin kârsız olduğunu da kontrol edebilirsiniz. İzin yönetimi, çalışanlar izindeyken şirketinizin kaynaklarını kontrol etmenin bir yoludur. Öte yandan özel raporlar, yönetiminizin güçlü ve zayıf yönleri hakkında eksiksiz bir genel bakış sağlar, böylece bunları optimize edebilirsiniz.
Her değişiklik, durumun iyi bir şekilde teşhis edilmesiyle başlamalıdır. Bir proje programının ne olduğunu ve her iyi proje yöneticisinin bilmesi gereken proje programlama tekniklerini zaten biliyorsunuz. Şimdi proje yöneticilerinin karşılaştığı en yaygın sorunları tartışacağız kaynak planlaması ve proje çizelgeleme tekniklerinin bunları çözmeye nasıl yardımcı olacağı
Bir proje için ne kadar zamana ihtiyaç duyulduğunu tahmin etmek proje yöneticisinin temel sorumluluklarından biridir. Son teslim tarihi çok kısaysa herkes baskı altında çalışacak, ürünün kalitesi düşecek ve müşteri gecikmeden dolayı mutsuz olacaktır. Son teslim tarihi çok uzunsa, şirketiniz yeni projeleri reddedebilir çünkü kaynaklarının yetersiz olduğunu düşünecektir. Müşteri de kuruluşunuzu terk edebilir ve projeyi daha kısa sürede tamamlayacak bir kuruluşu seçebilir. Elbette ideal olan ortada bir yerde yatmaktadır. Ama bunu nasıl bulacağız?
[Kaynak: Teamdeck - zaman takibi ve proje planlama özelliklerine sahip kaynak yönetimi yazılımı]
Deneyimlerinizi kullanın ve önceki projelere dayanarak gereken süreyi tahmin edin. Daha önce yazdığımız proje takviminin matematiksel analizlerinden biri olan Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği burada çok işe yarayacaktır. Görevleri ve kilometre taşlarını baz alarak iyimser, en olası ve kötümser bir senaryo oluşturun ve nasıl bir durumla karşı karşıya olduğunuzu değerlendirin. Bu şekilde her şeye hazırlıklı olacaksınız!
Projelerin yalnızca 52%'si programa uygun olarak tamamlandığından, son teslim tarihinin aşılması bir proje yöneticisi için büyük bir sorundur (Project Management Institute, 2018). Son teslim tarihlerinin aşılması, genellikle proje yöneticisinin organizasyon becerilerinden yoksun olduğunun en açık kanıtı olarak algılanır.
[Kaynak: PMI'ın Mesleğin Nabzı, 10. Küresel Proje Yönetimi Anketi]
Elbette durum her zaman böyle değildir. Bazen müşteriyle iletişim kurmak zordur, yeterli insan veya başka kaynak yoktur ya da şirket, projeler akın akın geldiği için o anın sıcağı içindedir. Nedeni ne olursa olsun, proje teslim tarihinin aşılması büyük bir sorundur ve her ne pahasına olursa olsun kaçınılmalıdır. Özellikle de bu tür vakaların sayısını azaltmanın birkaç etkili yolu olduğu için. Ve mükemmel proje planlaması bunlardan biridir.
Son teslim tarihini sık sık kaçırıyorsanız, bazı görevleri aynı anda yaparak veya nihai sonuç için kritik olmayanları atlayarak programı kısaltmak için süre sıkıştırma tekniğini, özellikle de hızlı izleme tekniğini kullanın.
Bu, günümüz piyasasının kabusudur - uzman eksikliği nedeniyle projelerin tıkanması. Bazen bunun nedeni, şirketin gelişim hızının yeni insanları işe alma hızından daha hızlı olmasıdır. Diğer zamanlarda kaynaklar günlük olarak yeterlidir, ancak projeler biriktiğinde, çalışmak için yeterli el yoktur. İşi yapacak kimse olmadığında ve son teslim tarihi kaçınılmaz olarak yaklaştığında anlaşmalara ayak uydurmak çok zordur. İşinizde bu sorunla sık sık karşılaşıyorsanız, süre sıkıştırma tekniklerinden biri olan çökme size yardımcı olacaktır.
Çalışanlarınıza ücretli fazla mesai veya ekstra iş teklif edin, bu işleri istedikleri zaman izin günü olarak kullanabilirler. Zorlu bir proje üzerinde çalışmak için size gerekli uzmanları sağlayacak bir serbest çalışan veya dış kaynak şirketinin desteğini kullanmak da iyi bir fikirdir.
Muhtemelen bildiğiniz gibi, bir proje baştan sona her zaman başlangıçtaki kapsama uymaz. Dijital ürünler zamanla evrim geçiren dinamik yaratıklardır. Yeni ihtiyaçlar ortaya çıkar, yeni fikirler belirir, müşteri varsayımları değiştirir ve geriye bu değişikliklerin akışına ayak uydurmak ve çevik olmaktan başka bir şey kalmaz.
Çoğu proje planlama tekniği, projenin ve ihtiyaç duyulan görevlerin bilgisine dayanır, ancak işinizde çok sayıda bilinmeyen varsa, simülasyon kullanmaya ve ortaya çıkabilecek değişkenlere bağlı olarak birkaç olası senaryo ve eylem planı oluşturmaya değer. Bu esneklik, her şeye hazır olmanızı sağlayacaktır.
Proje planlamasında, kaynak eksikliğine verilen otomatik yanıt yeni kaynaklar edinmektir. Bazen bu mümkün değildir, ancak size daha fazlasını söyleyeceğiz - bazen gerekli bile değildir. Genellikle yeterli kaynağa sahip olunmadığı izlenimi, kaynakların en iyi şekilde kullanılmamasının bir sonucudur. Buna gerçek hayattan bir örnekle bakalım.
Bir günün 24 saati vardır. Bu herkes için geçerlidir - siz, Elon Musk, Oprah Winfrey, Amerika Birleşik Devletleri Başkanı ve Kraliçe Elizabeth. Herkes aynı miktarda zamana sahiptir - tek soru bunu nasıl kullandıklarıdır. Zamanınız olmadığını düşünüyorsanız, gününüzü uzatmazsınız, ancak daha erken kalkabilir, bir TV dizisinin 5 yerine iki bölümünü izleyebilir, Instagram'da gezinmeyebilir, birkaç saat yoğun bir şekilde çalışabilir, bisiklete binebilir ve verimli bir günün ardından vicdanınız rahat bir şekilde dinlenebilirsiniz. Aynı şey işiniz için de geçerli.
Kaynaklarınız yetersizse, bunları en iyi şekilde kullanıp kullanmadığınızı kontrol edin - belki bazı çalışanlar yetkinliklerinin altında görevler alıyorlar, belki işleri erken bitiriyorlar ve geri kalanların yapacak hiçbir şeyi yok, belki bir departmanda çok az, diğerinde çok fazla kişi var. Kaynak seviyelendirme tekniği, proje programınızı optimize etmek için idealdir.
Evet, ne düşündüğünüzü biliyoruz. Mükemmeliyetçilik kötü bir şey mi? Herkes her zaman mükemmelliğe nasıl ulaşılacağından vs. bahsederken nasıl olabilir? Elbette, mükemmeliyetçilik harika bir değerdir... sonsuz zamanınız olduğu sürece. Proje yönetiminde, ne yazık ki, zaman en sık kıt olan kaynaktır ve mükemmeliyetçilik işleri kolaylaştırmaz.
Projenin her unsurunun sadece iyi değil, olağanüstü bir şekilde yapılmasını istiyorsanız, her şeyi düzinelerce kez kontrol eder ve yapbozun her parçası mükemmel bir şekilde oturana kadar her şeyi metodik olarak tek tek yaparsınız - başlamadan önce bile geç kaldığınız için büyük olasılıkla hiçbir teslim tarihine yetişemezsiniz.
Bu, işinizi kötü yapmanız ve kusurlu bir ürün çıkarmanız gerektiği anlamına mı geliyor? Kesinlikle hayır! Ancak, bir yaklaşım ile diğeri arasında mutlu bir orta yol olduğunu anlamalısınız. İşte burada Kritik Yol Yöntemi devreye girer. Projede ilerleme kaydetmek için kritik olan görevleri ve daha sonra yapılabilecek olanları belirleyin. Bu hile ile proje planlamanız işi zamanında tamamlamanıza olanak tanıyacak ve kalan sürede ürünü geliştirebileceksiniz.
Bir proje programını her yerde hazırlayabilirsiniz - bir parça kağıt üzerinde, beyaz tahtada, Excel'de. Hazırlayabilirsiniz. Ama ne için. Günümüzün iş dünyası organizasyonel kaosa izin vermeyecek kadar gelişmiştir, bu nedenle iş yönetimi yazılımı vazgeçilmez bir unsurdur ve çalışma süresini, kaynakları, tatilleri, programları ve takvimleri tek bir yerden yönetmenize olanak tanır. İhtiyaçlarınıza göre uyarlanmış böyle bir sistemi nasıl seçersiniz? Bu ayrı bir makalenin konusudur. Neyse ki, sizin için çoktan hazırladık Proje Planlama Yazılımı - Proje Yöneticileri Ne Arıyor veya Proje Takvimi Yönetimi - Rol, Zorluklar ve Araçlar.
Kaynak takvimi (veya proje yönetimi takvimi veya proje planlama takvimi, kaynak planlama yazılımı) kaynakları daha etkili ve verimli bir şekilde planlamanıza, yönetmenize ve tahsis etmenize olanak tanır - özellikle Microsoft Excel'in...
Proje yöneticilerinin nihai hedefi nedir? Projelerini başarıyla teslim etmek. PM'lerin kendileri bunun çok sık gerçekleşmediğini itiraf ediyor: Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin 60%'sinden daha azı tamamlanıyor ya da ...
Kapasite yönetimi, bir hizmet veya ürüne olan talebe göre üretim verimliliğinden en iyi şekilde yararlanmak için işletmeler tarafından kullanılan bir stratejidir. Kapasite yönetiminin nihai hedefi şunlardır: Tanımlamak ve...