Kendinize kaynak yönetiminin ne olduğunu soruyorsanız, kesinlikle iyi bir yerdesiniz. Bir projeyi yönetirken, yalnızca onu teslim etmek için gereken görevleri yönetmezsiniz. Ekibinizi nasıl planladığınız, organize ettiğiniz ve yönettiğiniz, projenizin başarısı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Kaynak yönetiminin en iyi uygulamalarını takip etmenin işyerinde gerçek bir fark yaratabileceğine şüphe yok.
Bu makale ile ne elde edeceksiniz?
- Nasıl kaynak yöneti̇m yazilimi proje kaynak yönetiminin etkinliğini artırdı
- Proje yönetiminde kaynak yönetiminin rolü
- Proje çizelgeleme teknikleri
- Kaynak planlaması arasındaki farklar, kaynak tahsisive kaynak planlaması
Proje kaynak yönetimi neden yapılır?
Proje kaynak yönetiminin özüne parlak bir ışık tutmak istediğimiz için, ana konumuzla ilgili terimleri aydınlatmayı amaçlayan küçük bir akademik konuşma parçası sunmamız gerekiyor.
Ancak bu tartışmaların bir başka nedeni daha var. Proje kaynak yönetimini oluşturan ana unsurlar ve faktörler hakkında net bir anlayışa sahip olmayan herkesin kararları daha büyük bir hata riskine maruz kalır. Proje içindeki süreçlerle ve hatta proje kaynaklarının yönetimini artırmak için yazılım seçimiyle ilgili hatalar.
Büyük resme sahip olmak, proje yönetimini temelden destekleyen bilgi alanları arasındaki kavramlar ve belirsiz bağlantılar labirentinde kaybolmamanızı sağlayacaktır.
Projeden, proje yönetimine, proje kaynak yönetimine
BT proje yönetimi, pazarlama proje yöneti̇mi̇gayrimenkul sektöründe proje yönetimi veya yaratıcı ajans proje yönetimi - "proje yönetimi" kelimesinin önüne hangi sektörü koyarsanız koyun, aşamalar, süreçler ve adımlar çoğunlukla aynıdır. Ancak, bunu tanımadan önce küçük bir giriş yapmak gerekiyor.
Bildiğimiz gibi, insanlar resimleri veya örnekleri gördüklerinde daha hızlı öğrenirler - bir şey ilk etapta gözlerle, duyularla yakalanabilir. Bu nedenle - aşağıda sunulan tanımlardaki her bir terimin anlamıyla ilgili sayısız soruya maruz kalmadan önce - proje yönetimi ailesine ait yaratıcı ve kolayca uyarlanabilir örneklerle başlayalım.
Daha az karmaşık olandan başlamak ve daha az zaman almak:
- Mobil cihazlarda yavaşlamayacak birçok etkileşimli öğeye sahip iyi satan bir web sitesi oluşturmak - 4 hafta içinde;
- Bir bira şirketinin şişe tasarımının yeniden şekillendirilmesi ve yaz başlamadan önce üretilmesi - 3 ay içinde;
- Satışların yeni bir pazara genişlemesi; ofis kiralama, yeni uzmanlar bulma, seçme, işe alma, pazarlama planı hazırlama ve yerel talep için uygulamayı içeren bu süreç 6 ay içinde tamamlandı;
- Aşağıdaki gibi bir şeyi 48 ayda yaratmak - dünyanın en büyük barajını yaratmak. Bu örnek, dünyanın üçüncü büyük nehri olan Çin'in Yangtze Nehri üzerinde duruyor.
Sonuç olarak, ne zaman "proje" diye düşünseniz, projenin kaç kişi, beceri, taşeron, araç ve düzenleme içerdiğine dair bir resme sahip olmanız gerekir. Projenin her bir resmini tamamlamak için kaç kaynak, bağımlılık, küçük adımlar ve bir milyon görev ve program söz konusudur?
Konumuza devam ederken, tanımlara girmenin zamanı geldi. Öyleyse benimsenmesi daha kolay bir şeyle başlayalım. Bir çocukla konuştuğunuzu ve ona proje yönetiminin ne anlama geldiğini anlatmak istediğinizi düşünelim. Bunun gibi bir bağlamda, projectmanager.com'daki tanıma kolayca uyum sağlayabilirsiniz:
Proje yönetimi, projeleri planlama, yürütme ve tamamlama disiplinidir.
Yukarıda bahsedilen anlayış, proje yönetimini bir süreç olarak görür ve onu 3 adıma ayırır. Elbette, her biri birkaç başka unsur grubu, süreç, görev ve - her zaman hafife alınan, her zaman öngörülemeyen - her biriyle ilgili zorluklar içerir.
Ancak, proje yönetimi yaşam döngüsünün çok basitleştirilmiş bir versiyonudur - çünkü uzmanlar süreci bu şekilde adlandırmaktadır. En popüler olanı 5 aşamalı versiyonudur. PMI tarafından geliştirilen bu versiyon, kavrama ve başlatma, planlama, yürütme, performans/izleme ve proje kapanışını içerir.
Ancak bu tanım kim konusunu gündeme getirmiyor. Spesifik olarak söylemek gerekirse - bir insan, bir uzman ve onun yetkinlikleri, deneyimi veya olgunluğu.
Burada sık sık bahsettiğimiz PMI'a göre, her projenin arkasındaki bir şeyi vurgulayan bir tanım sundular. Bu, proje yöneticilerinden proje yüklenicilerine ve projede yer alan işgücüne kadar insanlarla ilgilidir. Planlama yapan ama aynı zamanda projenin bir aşamasında yer almak üzere seçilen ve görevlere atanan insanlar.
Onların sözleriyle ifade edecek olursak, proje yönetimi aşağıdakileri kullanmakla ilgilidir "insanlara değer" sunmak için belirli bilgi, yetenek, beceri, cihaz, araç, yöntem, süreç ve teknikler.
Gördüğümüz gibi, burada daha çok yetkinlikler (yumuşak yetkinlikler de), bilgiye sahip olma ve bu bilgiyi uygulama becerisi söz konusudur. Ya da - diyelim ki bir motivasyon kütüphanesinden alınmış bir ifadeyi kullanmak gerekirse - düşünceyi eyleme dönüştürmek ve işleri halletmek.
Bu bölümün özetinde, Proje Yönetimi Enstitüsü Derneği'nin önerisini kullanıyoruz. Hatırlaması ve hatta proje yönetimi tanımını anlaması en zor olanı değil, ancak yukarıdakileri okuduktan sonra, yazarın aklında ne olduğunu hayal etmek kolay olabilir. Ancak, burada katılmadığımız bir şey var. Bununla birlikte:
Proje yönetimi, kararlaştırılan parametreler dahilinde proje kabul kriterlerine göre belirli proje hedeflerine ulaşmak için süreçlerin, yöntemlerin, becerilerin, bilginin ve deneyimin uygulanmasıdır. Proje yönetimi, sınırlı bir zaman ölçeği ve bütçe ile sınırlandırılmış nihai çıktılara sahiptir.
Birkaç kelime yorum. Daha önce önerilen tekliflerle bazı benzerlikler görüyoruz, bu nedenle bu konuda daha fazla bir şey söylemeye gerek yok. Yeni olan sınırlı zaman, bütçe ve kabul kriterleridir. Sonuncusundan başlayarak, müşterinizin genellikle bittiğinde ne görmek istediği, nasıl çalışması gerektiği ve zorluklarını çözmeye nasıl yardımcı olması gerektiği konusunda bazı beklentileri vardır. Çalışmanızın sonucunu kabul edemez. Peki o zaman ne olur?
Ancak bir çelişki yaratmak zor - kabul kriterleri bir projenin tahmin edilenden daha uzun sürmesini sağlayabilir. Ancak, bütçe ve zamanın projeyi yönetmeyi proje yönetimi olarak nitelendiren koşullar olduğunu öne süren ifadeye katılamayız.
Sınırlı zaman çizelgesi ve bütçe, proje yönetimini sadece yönetimden ayıran şeydir [Yukarıdaki ekran = proje kaynak yönetimi sistemi aracılığıyla birden fazla görevin zaman takibine genel bakış]
Herhangi bir projeyi yürüten herhangi bir başkan, patron ya da karar verici tarafından dikkate alınması gereken son iki unsurun yukarıda bahsedilen zaman ve bütçe olduğunu herkes bilir - çünkü bunlar sınırsız değildir. Ancak yatırımın tek getirisi, beklenen sürede beklenen getiri, iş kararları üzerinde diğer tüm faktörlerden daha büyük etkiye sahiptir. Ve birçok işletmenin bakış açısına göre, işin temel parçası paradır. Çünkü yeterli paranız varsa, acele kararlar vermek ve rakiplerinizin bir sonraki müşteriler için ne yapacağını beklemek zorunda kalmazsınız.
Son ifadeye katılıyorsak, proje yönetiminin "yönetimden" başka bir şey olduğu ifadesine katılamayız, çünkü her ikisini de ayıran temel faktör, devam eden bir süreç olan yönetimden farklı olarak proje yönetiminin nihai bir çıktıya ve sınırlı bir zaman aralığına sahip olmasıdır.
Sadece bu şekilde mi çalıştığından emin değiliz. İşletmenin hedefi çok sayıda müşteriye sahip olmak mı, özellikle de işletmenin çalışmasını sağlayacak sayıda müşteriye? İşletmenin potansiyel müşterilerle sürekli iletişime ihtiyacı var mı? Pazarlama departmanı daha iyi iletişim, web sitesi ziyaretçi sayısı ve potansiyel müşteri sayısını artırmak için daha küçük görevleri veya daha büyük projeleri gereken sürede uyguluyor mu? Pazarlama ve iletişimden sorumlu kişiler ayda bir veya yılda birkaç kez sonuçlar hakkında bilgi vermek zorunda değil mi?
Sorunun cevabı Neden bir proje kaynak yönetimi
Proje kaynak yönetiminin önemini şimdi anlıyor musunuz?
Proje kaynak yönetiminin rolü nedir?
Proje yönetimi hakkında çok şey biliyorsunuz, bu yüzden daha fazla bilgi sahibi olmanıza gerek yok. Ayrıca nerede olduğunu zaten biliyoruz her zaman Proje kaynak yönetimi için proje yönetimi yaşam döngüsünün 5 aşaması arasında yer bulmak.
- Başlangıç ve kavrama aşaması
- Planlama - her zaman burada
- Lansman ve uygulama - her zaman burada
- İzleme ve kontrol - her zaman burada
- Proje kapanışı
Araştırmamızın parlayan yıldızı için - proje kaynak yönetimi. Projenin ne anlama geldiğini zaten biliyoruz. Peki, hangi kaynaklar?
Teşekkürler APM Bilgi BirikimiKaynakların geniş anlamda anlaşıldığını biliyoruz - insanlar (ve becerileri), aynı zamanda para, makine, malzeme, teknoloji ve beklenen sonucu elde etmek için gereken diğer her şey olarak. Bir kaynağın, bir görevi veya projeyi tamamlamak için talep edilen her şey olduğu da söylenebilir.
Elbette birçok işletme, özellikle de hizmet odaklı şirketler açısından bakıldığında, kaynakların yönetimi tamamen insanlarla ilgilidir. İnsanlar ve onların becerileri.
Onlar için proje kaynak yönetimi:
(...) bir proje için gerekli olan bireyler ve becerileri, finans, teknoloji, malzeme, makine ve doğal kaynaklar gibi kaynakların edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesidir. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçeye uygun olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.
Belirsiz terimleri nedeniyle şimdiye kadar yapılmış en kolay tanım değil, bu nedenle akademik bir tez için oldukça iyi olabilir. Ama bu blogda değil. Projectmanager.com'da basit bir şekilde öğreniyoruz. Kalite, talepler ve paydaşlardan gelen beklentiler, hatta zaman ve bütçe hakkında konuşmadan.
Kaynak yönetimi, bir projeyi tamamlamak için kaynakların planlanması, çizelgelenmesi ve tahsis edilmesi sürecidir.
İyi bir kaynak yönetimi, doğru kaynakların doğru zamanda doğru iş için hazır olmasını sağlar. Kaynak yöneticisinin rolü ise - APM'nin sözleriyle ifade edecek olursak - gerekli kaynakları belirlemek (ilgili beceri ve deneyime sahip çalışanlar) Planlamanın bir parçası olarak işi teslim etmek ve çizelgeleme yoluyla kaynaklara ne zaman ihtiyaç duyulacağını belirlemek.
Gördüğümüz gibi, genel olarak konuşursak, tanımlar - nasıl sunuldukları hariç - benzerdir. Proje kaynak yönetimi tanımlarını karşılaştırmaya çalışırsak, hepsinin ortak noktalarını görerek daha fazla aydınlanacağız. Peki:
- ön planlama/planlama
- tahsis etme/eşleştirme/eşleştirme
- izleme/ölçme
- optimizasyon
Şimdiye kadarki tartışmayı özetlemek gerekirse, proje kaynak yönetimi - hiç şüphesiz - proje yönetim sürecindeki en zorlu ve zorlayıcı unsurdur. Rolü - genel olarak konuşursak - insanların çalışmalarını planlamak, organize etmek, kontrol etmek ve ölçmektir.
Proje kaynak yönetimi - basitçe söylemek gerekirse - elinizdeki sınırlı kaynakları en verimli şekilde kullanmaktır. Ya da - işlerin gerçekten nasıl yürüdüğünü söylemek gerekirse - bir projeyi beklenen zamanda beklenen sonuçla tamamlamak için önceden belirlenmiş ve uygun beceriler açısından incelenmiş mevcut maksimum kaynakları kullanmaktır.
Kaynak çizelgeleme, kaynak tahsisi ve proje kaynak yönetimi arasında
Çok uzun bir girişten kaçınmak için, bazı proje yöneticileri ve akademik temsilciler için yukarıda belirtilen 3 terimin ayrı olarak anlaşıldığının ve her birinin kendi anlamı olduğunun farkında olmalısınız.
Ancak bazı insanlar için kaynak çizelgeleme ve kaynak tahsisi aynı anlama gelir ve her ikisi de daha büyük bir şeyin parçasıdır - kaynak yönetimi. Ancak konumuzla ilgili pek çok kaynakta "kaynak yönetimi" ve "kaynak çizelgeleme" kavramlarını eşitleyen tanımlar da bulunabilir (Wikipedia'nın tanımına bir göz atın). Bu yüzden, birkaç kelimelik açıklama yapmanın zamanı geldi.
Proje kaynak yönetimi sistemleri pazarındaki rakibimiz Saviom şirketi ile şu konuda hemfikiriz:
Kaynak çizelgeleme olarak da bilinen kaynak tahsisi, belirli bir dönem için kaynakları tanır ve çeşitli faaliyetlere atar
Göz açıp kapayıncaya kadar bu tanımın aynı zamanda bir kaynak yönetimi tanımı olarak da ele alınabileceği görülebilir. Öyle değil mi? Yine de bu makalede, proje kaynak yönetiminin ve tüm sürecinin, parçaları olarak çizelgeleme ve tahsisi içerdiği düzeni korumaya çalışıyoruz.
Nüansları tanımlama konusundaki bu söyleme devam edebiliriz, ancak amacımız bu değil. Bu bölümün amacı, ilgilendiğiniz terimle ilgili terminolojik hususlar ve zorluklar hakkında size daha geniş bir resim sunmaktır.
KPI'lar, zorluklar ve proje kaynak yönetimi için yazılımın yararlı rolü
Proje kaynak yönetimi KPI'ları
A. Çalışan tarafından çalışılan tahmini ve gerçek saatler
Proje plana uygun ilerliyor mu - bu her proje yöneticisinin kafasında süregelen bir sorudur. Varsayılan tahmini bir değerin (örneğin, çalışan tarafından bir görev için harcanması gereken saatler gibi) gerçek takip edilen saatlerle karşılaştırılması, ilerlemeyi kontrol etmenin yoludur. Bu yöntem sayesinde proje gecikmelerinin erken belirtilerini tespit edebilecek ve mevcut proje sırasında veya gelecekte bazı değişiklikler yapabileceksiniz.
B. Ekip üyesi başına tahmini ve gerçek maliyet (kaynak maliyet farkı)
Bir ekibin çalışmasıyla ortaya çıkan maliyetler, proje liderlerini yoğun düşünmeye zorlayan bir başka faktördür. İyi proje kaynak yönetimi sistemleri, ekip üyelerinin her birine saatlik ve hatta günlük ücretler atamanıza ve proje mali̇yet taki̇bi̇ onlara ve ekibinizin zaman çizelgelerine dayalı raporlar.
C. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatler
Projelerdeki faturalandırılamayan ve faturalandırılabilen saatler arasındaki ayrım, şirket karlılığının izlenmesine yardımcı olur. Ekip üyelerinizin toplantılar, idari görevler vb. faaliyetler için kaç saat harcadığını kontrol edin.
D. Kaynak kullanımı / Çalışan kullanımı
Kaynak kullanımı, şirketlerde takip edilen en önemli performans KPI'larından biridir. Sonuçta, ekibinizin fazla rezervasyon yapmasını veya fazla çalışmasını istemezsiniz. Ve - aksi takdirde - hiç kimse görevsiz kalmamalıdır. İşte Hesaplamanın 2 yolu kaynak kullanımıve bunları proje yaşam döngüsünün iki farklı aşamasında kullanmalısınız.
Proje kaynak yönetimi süreçlerinde ortaya çıkan zorluklar
A. Kaynakların yetkinliklerine ve kaynak havuzuna kolay erişim eksikliği
Proje sayısı arttıkça, projeye dahil olan çalışan sayısı da artar. Çalışan sayısı arttıkça, bir projeye atanacak uygun çalışanları hızlı bir şekilde bulmak da zorlaşır. Yeterli bir proje kaynak planlama sisteminin rolü, beklenen becerilere, olgunluğa, deneyime, yetkinliklere, konuma, maliyet profiline, zaman dilimine vb. sahip kaynakları bulmaya yardımcı olmaktır.
B. Kayıp kaynağın performansına genel bakış
Verimliliğin ölçülmesi, hem yeni hem de uzun bir geleneğe sahip olan şirketlerde hala temel bir zorluktur. Çalışma süresi analizi - hem üretken hem de üretken olmayan, çalışanın belirli görevlere harcadığı zamanın izlenmesi, iş optimizasyonuna ve zaman ve bütçe tahminine yardımcı olan yoldur.
C. Zamanlama çakışmaları
Zamanlama çakışmaları çok iyi organize olmuş bir şirkette bile nadir görülen bir şey değildir. Özellikle yazılım evlerinde, reklam ajanslarında ve sadece birkaç proje yöneticisinin bile çalıştığı diğer hizmet odaklı şirketlerde uygun kaynaklar aranır. Proje kaynak yönetim sistemi, rezervasyon çakışmaları ve -çalışanın bakış açısından- aşırı rezervasyon konusunda uyarıda bulunur.
D. Yetersiz kaynak kapasitesi planlaması
Kaynak kapasitesinin planlanması son dakika gecikmelerini önleyebilir. Kapasite, belirli bir görevi üstlenmek için mevcut kaynakları tanımlar.
Bir projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim ettiyseniz, doğru yoldasınız demektir. Pek çok kuruluş, ilk proje aşamasında kaynak kapasitesinin ana hatlarını belirlemede başarısız olur; sonuç olarak kaynak tahsisini planlamak zordur.
Kaynak takibi ile kaynak kapasitesi analiz edilebilir. Bazı çok amaçlı Kaynak Yönetimi sayesinde proje yönetimi araçları bu zorluğu kolaylaştırabilir.
Ekibinizin büyüklüğüne, şirket profiline ve izlediğiniz proje yönetimi metodolojisine bağlı olarak, çeşitli kaynak yönetimi araçları arasından seçim yapabilirsiniz. Aslında, başlangıçta bunu yapmak için basit bir elektronik tablo bile kullanabilirsiniz (ancak işiniz büyüdükçe elektronik tablolar etkisiz hale gelebileceğinden size aksini tavsiye ederim).
Bu bölümü özetlemek gerekirse, ideal olarak, uygun bir kaynak yönetim aracı bir programdan oluşmalıdır (örneğin, basit bir kaynak takvi̇mi̇ görünümü), kaynaklarınızın kullanılabilirliği, mevcut rezervasyonları ve zaman çizelgeleri.
Özel kategoriler veya etiketler de o anda ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara gitmeyi, görünümü belirli rollere veya projelere göre filtrelemeyi vb. kolaylaştırdığı için faydalıdır.
Son olarak, topladığınız verileri kolayca analiz etmek için kullanabileceğiniz entegre raporlar bölümü olan bir araç seçmek isteyebilirsiniz. ekibin iş yükü, proje bütçeleri̇veya şirket için yatırım getirisi.
Görünüm ne kadar kapsamlı (ancak net) olursa, ondan o kadar iyi içgörüler çıkarabilirsiniz.
Kaynak yöneticisi hangi projede yer alıyor? Bağımlılıkları nelerdir?
Proje kaynak yöneticisinin rolü ve sorumlulukları
İK endüstrisi şirketi betterteam.com'dan:
Kaynak yöneticileri, proje yöneticilerine insan kaynakları planlaması ve personel tahsisi konusunda yardımcı olur. Bir şirketin projelerin personel ihtiyacını karşılama kapasitesini belirler, personeli projelere atar ve yeni çalışanları işe alırlar. Ayrıca maaş bordrolarını yönetebilir ve personeli eğitebilirler.
Bu bölümün başrolü olan kaynak planlayıcısını daha iyi görselleştirmek için bir karşılaştırma yapalım. Karşılaştırma, kaynak yöneticileri ile proje yöneticileri arasındaki basitleştirilmiş farka dayanmaktadır. Proje Yöneticileri proje düzeyinde çalışırlar - bir grup projeyi (çoğunlukla birbirleriyle bağlantılı) veya sadece bir projeyi koordine ederler. Projenin proje ekibi tarafından tamamlanmasından sorumludurlar. Kaynak Yöneticileri ise şirket düzeyinde çalışır. Uygun vasıflara sahip kaynakları seçer, tahsis eder ve birden fazla projeyle eşleştirir.
Kirsten Bird'ün ağzından Proje Yöneticileri Derneği yıldızımızın bu anlamını öneriyor.
Proje uzmanı, planlamanın bir parçası olarak işi teslim etmek için gereken kaynakları belirlemeli ve zamanlama yoluyla kaynakların ne zaman gerekli olacağını tespit etmelidir.
Son derece vurgulamak istediğimiz şey, "Tanımlamalı..." yazan ilk kısımdır. Bu neden bu kadar önemli? Her şeyden önce, ama en önemlisi değil, çünkü başlangıç noktası bu. Kaynak yönetimi konularından bahsederken, çoğunlukla çekirdeğin çizelgelenmesi vurgulanır. Burada iyi bir çizelgelemenin temelinin ne olduğunu görüyoruz - yumuşak beceriler, özellikle de harika bir göz ve insanlarla ilgili hisler.
Şimdi sıra Kaynak Yöneticisinin sorumlulukları:
- Personelin uygunluk durumunun beceriye dayalı olarak kontrol edilmesi ve projenin belirtilen süre ve bütçe içinde kapatılmasını kolaylaştıracak projelere atanması
- Çalışanların kullanımını, iş yükünü ve fazla mesai saatlerini gözlemlemek
- Süreçlerin belgelenmesi ve kayıtların tutulması
- İç departmanlarla ekip çalışması yapmak ve uygun sayıda ilgili çalışanı temin etmek
- Proje yöneticilerine kaynak yönetimi ile ilgili sürekli destek sağlanması.
- Çalışanları yeniden tahsis ederek, hedefleri gözden geçirerek veya ek ekip atayarak kaynak endişelerini azaltmak
- Şirket veya proje gereksinimlerine uygun olarak yeni kişilerin işe alınması
- Faturalama, personel eğitimi, bordro yönetimi, tazminat vb. gibi İK süreçlerine yardımcı olmak.
- Kaynak yönetimi ve iş kanunlarındaki trendler hakkında bilgi sahibi olmak.
Proje Kaynak Yöneticisinin bağımlı olduğu bilgi kapsamı
Proje Yönetimi Bilgi Bütünü (PMBOK) tarafından verilen bilgi alanları.
- Entegrasyon Yönetimi: Ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olacak bir strateji oluşturmak için çeşitli proje yönetimi süreçlerini ve metodolojilerini kullanır.
- Kapsam Yönetimi: Proje görevleri, çıktıları ve kilometre taşları, paydaş gereksinimlerinin toplanmasını, bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturulmasını ve ardından değişikliklerin izlenmesini ve yönetilmesini içeren bir süreç aracılığıyla belirlenir, tanımlanır ve kontrol edilir.
- Program Yönetimi: Proje hedeflerine ulaşmak için gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturur.
- Maliyet Yönetimi: Bir projeyle ilgili maliyetlerin planlanmasını ve kontrolünü yöneten süreç. Bu, aşırı harcamayı önlemek amacıyla proje bütçesini tahmin etmek ve izlemek için maliyetlerin toplanması, analiz edilmesi ve raporlanması anlamına gelir.
- Kalite Yönetimi: Kalite beklentilerini karşıladığından emin olmak için proje çıktılarının oluşturulmasıyla ilgili tüm faaliyetleri denetlemek. Bu, projenin yürütülmesi boyunca kaliteyi ölçmeye devam ederek ve kalite beklentilerinden sapmaları düzelterek yapılır.
- Kaynak Yönetimi: Kaynakları gerektiği gibi tahsis ederek ve yeniden tahsis ederek projenizi yürütmek için gereken insan, malzeme ve ekipmandan en iyi şekilde yararlanmak.
- İletişim Yönetimi: Bir projede net mesajlar vermek için çeşitli süreçler kullanılır. Zamanında alındıklarından ve anlaşıldıklarından emin olmak için kanalların, sıklığın ve doğru mesajlaşmanın oluşturulmasını içerir.
- Risk Yönetimi: İster kaçınılması gereken olumsuz riskler ister yararlanılması gereken olumlu riskler olsun, projenizdeki risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve önlenmesi veya azaltılması.
- Satın Alma Yönetimi: Projeniz için gerekli olan dış kaynaklarla ilişkiler kurmak ve sürdürmek. Bu, proje hedeflerini karşılamak için gereken ürün ve hizmetleri satan satıcıları içerir.
- Paydaş Yönetimi: Proje paydaşlarını tanımlamak, beklentilerini ve etkilerini belirlemek ve ardından onları yönetmek ve ilerlemeden haberdar etmek için stratejiler geliştirmek.
Proje kaynak yönetimi stratejileri
A. Kaynak tahsisi
Çalışanlarınızın becerilerini ve uygunluk durumlarını dikkate alarak, bir projeye atanmaya hazır bir çalışan listesine sahip olmalısınız. Projenize katılmak üzere önceden seçilmiş çalışanların bir listesiyle, onları seçtiğiniz araçta rezerve edebilirsiniz.
As kaynak tahsisi sahip olduğunuz kaynaklardan en iyi şekilde yararlanma sürecidir, daha sonra performanslarını ve kullanımlarını izlemelisiniz. İnsan kaynakları yönetiminin bu yönü, yetersiz veya aşırı kullanımdan kaçınmanıza ve çalışanların tükenmişliğini önlemenize yardımcı olacaktır.
Kaynak tahsisinin diğer faydaları şunlardır:
- şirket genelindeki tüm kaynakların daha iyi görünürlüğü
- daha doğru rezervasyonlar
- diğer PM'lerle rezervasyonlar üzerinde daha kolay müzakereler
B. Kaynak kullanımı
İnsan, teknik, mekanik ve diğer kaynaklarınız tarafından ne kadar iş yapıldığını ve aynı zamanda bu kaynakların ne kadar saat çalıştığını takip edersiniz. Özellikle "az kullanılan" veya "aşırı kullanılan" (overallocation) kaynaklarla ilgileneceksiniz.
C. Kaynak seviyelendirme
Projenin son teslim tarihini karşılamak için proje programını ayarlayabiliyorsanız, kaynak seviyelendirmeyi kullanabilirsiniz. Kaynak seviyelendirmeyi kullanarak bir programı değiştirmek için, faaliyetleri kaynakların kullanılabilirliğine göre bölün veya birleştirin, böylece az veya fazla kullanılan proje ekibi üyesi kalmaz.
D. Kaynak tahmini
İşini iyi yapan ve rakamları bilen bir kaynak yöneticisi, ekibinin belirli bir süre içinde ne kadar iş yapabileceğini makul bir güvenle tahmin edebilecektir. Bu, ekibin ve şirketin yaklaşan taahhütler için doğru bir şekilde hazırlanmasını ve plan yapmasını sağlar.
Üst düzey planlama ve proje kaynak yönetimi
Artık kaynak yönetiminin ne olduğunu bildiğinize göre, bir plan oluşturmanız gerekir. Ve sadece herhangi bir plan değil - birden fazla projede kaynakları verimli bir şekilde yönetmek için, her proje için üst düzey bir plana sahip olmanız gerekir.
Üst düzey planlama
Üst düzey planlama bir proje yöneticisinin bakış açısıdır:
- Hedef,
- iş hedefleri,
- kısıtlamalar,
- teslim etmek için gereken insanlar,
- zaman çizelgesi ve bütçe.
Proje kaynak yönetiminde, üst düzey bir plan şu sorunun yanıtlanmasına yardımcı olur: "Bir projeyi zamanında ve bütçe dahilinde başarıyla teslim etmek için hangi rollere ihtiyacım var?"
Üst düzey bir plan oluştururken, henüz tüm görevlerin ayrıntılı bir listesini oluşturmak zorunda değilsiniz. Bunun yerine şunları eklemeniz gerekir:
- Hedefler -Projede nelerin başarılması gerektiğini anlamanızı sağlarlar.
- Zamanlama - fark etmenize yardımcı olur Projeyi teslim etmek için zaman çerçevesinin ne olduğu ve elinizdeki kaynaklarla bunun mümkün olup olmadığı.
- Takım - Bu, proje için ihtiyacınız olan rolleri anlamanızı sağlar.
Üst düzey bir plana sahip olduğunuzda, kaynaklarınızın kapasitesi ve proje kapsamı hakkında daha iyi bir genel bakış elde edersiniz.
Kaynak planlaması
Üst düzey bir planla, bir projeyi teslim etmek için ne gerektiğine dair büyük bir resme sahip olursunuz. Ayrıca, projeyi gerçekleştirmek için hangi rollere ihtiyacınız olduğunu anlamanıza da yardımcı olduğunu söylemiştik. Ancak bu yeni projeye atamadan önce bu rolleri tam olarak nasıl belirlersiniz?
Uluslararası alanda bilinen Proje Yönetim Enstitüsü tarafından hazırlanan standarda göre PMBOK®, kaynak planlaması "proje faaliyetlerini gerçekleştirmek için hangi kaynakların (insan, ekipman, malzeme, vb.) ve her birinden ne miktarda kullanılması gerektiğinin belirlenmesidir."
Kullanmak iş kırılım yapısı, tahmini süre veya geçmiş verilerle belirleyebilirsiniz:
- Bir projeyi teslim etmek için gereken becerilere sahip çalışanların bir listesi,
- mevcut rezervasyonları ve müsaitlik durumları,
- proje boyunca hazır bulunmaları.
Zamanlama çakışmalarına neden olmadan işe alabileceğiniz çalışanların bir listesini çıkardıktan sonra, onları projenize tahsis etmeye hazırsınız demektir.
Proje kaynak planlamasının temel hedefi olarak gelecekteki projelerin verimli bir şekilde planlanması
Yürüttüğünüz tüm projeler için üst düzey planlara ve şu anda kaynaklarınızı nasıl kullanacağınıza dair bir fikre sahip olduğunuzda, kapasitenizi ve şirketin boru hattını bilirsiniz.
Artık şirketiniz yeni projeler kazandığında aşağıdaki sorulara hızlıca yanıt verebilirsiniz:
- Bu projeleri, örneğin daha fazla insan kaynağı (kurum içi veya serbest çalışanlar) işe almadan yürütebiliyor musunuz?
- Ne zaman başlayabilirsiniz ve bu sizin kârlılığınızı nasıl etkiler? Bunu, örneğin projenizin karlılığını ve aynı zamanda potansiyel işe alım süreçlerinin maliyetini hesaplayarak kontrol edebilirsiniz.
Etkili proje kaynak yönetiminin bir parçası olarak proje işe alımı
Proje başlangıcı önemli bir parçasıdır. etkili kaynak yönetimi. Ekip üyelerinize üzerinde çalışacakları projenin amaçlarını, hedeflerini ve çıktılarını tanıtın. Böyle bir strateji şunları artıracaktır proje şeffaflığı ve bir Başbakan olarak ekibinizle güven oluşturmanıza yardımcı olur.
Sürecin bu kısmı 4 adımdan oluşmaktadır:
- Proje bilgilerinin ekibe aktarılması - kullanabileceğiniz belgeler arasında çıktıların bir listesi (örn, İş Gereksinimleri Belgesi), proje takvimi, güncel İş Tanımı (SOW) ve haftalık proje durum raporu.
- Ekip üyelerini doğru projeye atayın kaynak yönetim aracı kullandığınız (bunu zaten yapmadıysanız).
- İşbirliği araçlarını ve iletişim kanallarını kurun ve ekip üyelerine proje üzerinde çalışırken ihtiyaç duyacakları araçlara erişim izni verin.
- Bir işe alıştırma oturumu düzenleyin.
Proje ve kaynak çizelgeleme teknikleri
Projenin zaman çizelgesini, mevcut kaynakları ve kapsamını hizalamak için kaynak planlamasını kullanın. Size verilen kaynaklara tam olarak ne zaman ihtiyaç duyacağınızı söylediği için çok önemlidir, böylece rezervasyonlarınızı buna göre planlayabilirsiniz. İnsanları projelere atarken kaynak kullanılabilirliğini göz önünde bulundurmayı unutmayın.
Birkaç tane var proje planlama tekni̇kleri̇ kullanabilirsin:
A. Kritik Yol Yöntemi
Bu Kritik Yol Yöntemi (CPM), projenin bitirilmesi için mümkün olan en uzun süreyi belirlemek için kullanılan bir tekniktir. Tüm görevleri listeleyerek ve bunları kritik ve değişken olarak kategorize ederek, zaman çizelgesini hesaplayabilir ve görevler arasındaki bağımlılıkları işaretleyebilirsiniz.
CPM yöntemini kullanarak bir görev akışı oluşturmak için şunlara ihtiyacınız vardır:
- bir projenin kapsamı,
- tamamlanması için gerekli tüm görevlerin bir listesi.
B. Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği
Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) CPM'e benzer bir yöntemdir, ancak olası zaman dilimlerini hesaplamak için tahminler yerine ağırlıklı ortalama süre kullanır.
PERT'i kullanarak, kilometre taşları ve her görev için tahmini süre de dahil olmak üzere, aralarındaki bağımlılıklarla birlikte bir görev listesi oluşturmanız gerekecektir. Bu bilgilere dayanarak, projenizin zaman çizelgesini üç güven düzeyinde tahmin edebilirsiniz:
- İyimser zamanlama
- Büyük olasılıkla zamanlama
- Kötümser zamanlama
C. Hızlı takip
Hızlı izleme, proje yöneticileri tarafından hangi görevlerin aynı anda ele alınabileceğini belirlemek için kullanılan basit bir zamanlama tekniğidir. Aralarındaki proje görevi bağımlılıklarını bilerek, hangi işlerin önceden başka görevlerin yapılmasını gerektirdiğini bilirsiniz. Benzer şekilde, en azından kısmen çakışabilecek görevleri listeleyebilir, böylece projenin teslimini hızlandırabilirsiniz.
D. Çarpışma
Hızlı takip yöntemini kullanmak istediğiniz miktarda zaman tasarrufu sağlamadıysa, çökertme tekniğini kullanabilirsiniz. Ancak projeyi hızlandırmak için zaman eklemeniz gerektiğinden bunun bir maliyeti vardır. Bunu yapmanın yolu, örneğin ücretli fazla mesai eklemektir - sonuçta daha yüksek bir proje maliyetine sahip olursunuz, ancak yine de son teslim tarihine uyabilirsiniz.
Ölçme ve Raporlama
Kaynak yönetimini uygulayarak topladığınız, çalışanın rezerve edilmiş zamanı, zaman girişleri ve kullanılabilirliği gibi verilere dayanarak, performanslarını ve diğer iş metriklerini ölçebilirsiniz.
Kaynak kullanımının ölçülmesi
Kaynak kullanımını ölçün Basit bir formülü takip ederek:
Kaynak kullanımı = Meşgul zaman / Kullanılabilir zaman
İster bir elektronik tablo ister bir kaynak yönetimi aracı kullanın, rezervasyonlarla müsaitlik durumunu karşılaştırmak için kullanabilirsiniz. Ortaya çıkan metrik, çalışanlarınızın zamanını verimli kullanıp kullanmadığınızı veya fazla ya da eksik kullanıp kullanmadığınızı gösterir.
Benzer şekilde, bu metriği faturalandırılabilir süre ile çalışanların kayıtlı çalışma süresini karşılaştırmak için de kullanabilirsiniz. Bu şekilde, kaynaklarınızı verimli bir şekilde kullanıp kullanmadığınızı belirleyebilirsiniz.
Proje bütçesinin hesaplanması
Rezervasyon ve zaman çizelgesi verilerini topladığınızda şunları yapabilirsiniz projenizin bütçesini hesaplayınAyrıca. Hatta bunları proje boyunca bütçeyi takip etmek ve tahmini maliyetin içinde kalıp kalmadığınızı görmek için bile kullanabilirsiniz.
Örneğin, kaydedilen çalışma süresinin tahminlerinize eşit olup olmadığını görmek için kayıtları zaman çizelgeleriyle karşılaştırabilirsiniz. Ardından, çalışanlarınızın saatlik ücretlerini bilerek, gerçek bütçeyi belirlemek için projede harcadıkları zamanın gerçek maliyetini hesaplayabilirsiniz.
Yine, bunu yapmak için bir elektronik tablo kullanabilirsiniz, ancak aşağıdaki özelliklere sahip bir kaynak yönetimi aracı kullanmak çok daha uygun olacaktır raporlama özelli̇kleri̇.
Ekiplerinizi daha verimli yönetmeye bugün başlayın - bir kaynak yönetim sistemi kullanın
Proje kaynak yöneti̇mi̇ tasarruf sağlar. İlk bakışta karmaşık görünse de, bir kez kavradığınızda gerçekten o kadar da zor değildir. Bunu ekibinizin proje yönetim sürecinin bir parçası haline getirin ve her zaman doğru kaynakları ve doğru zamanı kullanın.
Bir kaynak yönetim sistemi uygulayarak kendinizi çok fazla koşuşturmadan kurtarabilirsiniz. Teamdeck böyle bir örnektir proje kaynak yöneti̇mi̇ yazilimikaynak planlaması, zaman takibi, izin yönetimi ve özel raporları birleştirir. Bu aracı kullanarak kolayca rezervasyon ekleyebilir, zaman girişlerini kaydedebilir, takvimi yönetebilir ve ayarlayabilir ve bu verilerin üzerine seçtiğiniz metrikleri hesaplayabilirsiniz.
Olmak istiyorum verimli kaynak yöneticisi? Aradığım proje yöneti̇ci̇leri̇ i̇çi̇n ücretsi̇z kaynaklar? Bilmek istiyor musun şirketler neden Teamdeck'i seçiyor? proje kaynak yönetimi için posta çözümü olarak mı kullanıyorsunuz? Hala neden proje kaynak yönetimi kaynak yöneti̇mi̇ önemli̇di̇r?
