Bu blog yazısında, stratejik olarak en önemli görevleri seçmek için birkaç tekniği bir araya getirdik. Başlangıç olarak, genel olarak proje önceliklendirme hakkında konuşalım.
Okuyucularımız ne öğrenecek?
- Görevlere öncelik vermek birkaç stratejiyi bilmeyi gerektirir
- Yardımcı rolü kaynak yöneti̇m yazilimi
Olarak Proje Yöneticisiana hedefiniz bir projeyi başarıyla teslim etmektir. Bu genellikle zamanında, bütçe dahilinde ve gerekli tüm özellik ve işlevlerle tamamlamak anlamına gelir. Ancak bu hedefe ulaşmak için şunları yapmanız gerekir ekibiniz için makul bir program oluşturun ve farklı görevleri sırayla tamamlayın. Ekibiniz önce hangilerine yaklaşmalı? En önemlileri hangileri? Görevleri önceliklendirmek kaçınılmazdır, ancak bunu ya başarılı bir şekilde yapabilir ya da gecikmelere veya kaynak çatışmalarına neden olma riskini alabilirsiniz.
Görevleri önceliklendirmek ne anlama geliyor?
"Her şeyin bir ilki vardır" sözünü bilir misiniz? İster inanın ister inanmayın, öncelikleri belirleme sürecini güzel bir şekilde açıklıyor.
"İlk" şeyleri belirlemeniz gerekir: en önemli görevler, yapılması gereken en acil faaliyetler vb. ve ardından ilk iş olarak bunları tamamlayın.
Özünde, yapmanız gereken tek şey hangi görevin en önemli görev olduğunu belirlemektir. Bunu söylemek yapmaktan daha kolay gibi gelebilir. Yine de, gerçekte, aşağıda açıklanan teknikleri kullanabilir ve bu çağrıyı güvenle yapabilirsiniz.
Görevlere öncelikler atamaya başlamadan önce...
...belirli bir projeyi teslim etmek için gerçekte ne yapılması gerektiğine dair tam görünürlüğe sahip olduğunuzdan emin olun. Proje kapsamını tanımlamak ve kontrol etmek zorunludur, öyle ki tüm bir blog yazısını bu konuya ayırdık proje kapsam yöneti̇mi̇.
Proje gereksinimlerini topladıktan ve kapsamı farklı paydaşlarla imzaladıktan sonra, tamamlanması gereken tüm görevleri yazabilirsiniz. Bunları bir belgede veya proje planlama aracı. Bu noktada, bunları farklı kategorilere (örneğin, proje aşamaları) ayırabilir ve daha sonra bu gruplar içindeki görevleri önceliklendirebilirsiniz.
Ekip üyelerinizi döngü içinde tutmayı unutmayın:
- Projenizin hedeflerini ve farklı paydaşların iş açısından ne elde etmek istediklerini tam olarak anlamaları gerekir,
- Projeye başlamadan önce projenin kapsamını ve görev listesini bilmelidirler. Bu en az iki nedenden dolayı faydalıdır. Birincisi, iş arkadaşlarınızı teşvik etmenize yardımcı olur. proje şeffaflığı en başından itibaren. İkincisi, ekip üyeleriniz kendi iş kollarında deneyimli olduklarından, iş önceliklerini belirlemenize yardımcı olabilir veya değerli içgörüler sağlayabilirler.
Projenin hedefleri ve kapsamının yanı sıra, ekip üyeleri görevler arasındaki bağımlılıkların ve olası kısıtlamaların da farkında olmalıdır. Bu bilgiler, proje takvimi ve görevlerin sırası üzerinde çalışmaya başladığınızda işinize yarayacaktır.
Görevler nasıl önceliklendirilir? Önceliklendirme için en popüler stratejiler
Yüksek öncelikli bir görevi neredeyse hiç önemi olmayan bir görevden ayırt edebilmek basit olabilir. Ancak benzer öncelik düzeyine sahip görevleri sıralamak çok daha zor olabilir. Yine de proje görevlerinin yerine getirilmesini istiyorsanız belirli bir sıra önermek zorundasınız.
Neyse ki, çeşitli teknikler bir proje yöneticisi olarak işi başarılı bir şekilde önceliklendirmenize olanak tanır. Şimdi bunlardan bazılarını teker teker inceleyelim.
Eisenhower matrisi
Odaklanılacak temel faaliyetleri seçmeye yönelik en popüler stratejilerden biridir. Yapmanız gereken tek şey, tüm görevleri önem ve aciliyetlerine göre dört gruba ayırmaktır:
- Acil ve önemli
- Acil ve önemli değil
- Acil ve önemli değil
- Acil ve önemli değil.
Eisenhower matrisinize bir göz attığınızda, hangi görevlerle önce ilgilenmeniz gerektiğini (acil ve önemli) ve hangilerine daha sonra odaklanmanız gerektiğini (acil ve önemli olmayan) göreceksiniz.
Peki ya diğer iki grup? Tipik olarak 3. grup devredilebilir ve 4. grup yapılacaklar listenizden kolayca çıkarabileceğiniz görevlerden oluşur.
İş öğelerini devretme veya eleme seçeneğinizin olmadığı proje ayarlarında bu durum biraz farklı görünür. Bununla birlikte, belirli bir görevin kritik öneme sahip olmadığını bilmek bile proje ekibi programınızda bu görev için bir yer bulmanıza yardımcı olabilir.
MoSCoW yöntemi
Bu yöntem yine potansiyel görevlerinizi gruplandırmanızı gerektirir. Projedeki belirli bir görevin vazgeçilmezliği ile ilgili kategorileri kullanacaksınız:
- Sahip olunması gerekenler
- Olmalıydı
- Olabilirdi
- Olmayacak
Görevleri önceliklendirmek için yararlı bir teknik olsa da, kapsam yönetimi sürecinin bir parçası olarak daha da faydalı olabilir. Paydaşlardan proje gereksinimlerini bu dört gruba göre etiketlemelerini isteyebilirsiniz. Önceliklerinin nerede olduğunu göreceksiniz.
Potansiyel değeri değerlendirin
Proje yönetiminde çalışmış olan herkes muhtemelen Pareto prensibini biliyordur. Buna göre, etkilerin 80%'si nedenlerin 20%'sinden kaynaklanır. Başka bir deyişle, 20% görev 80% proje faydası sağlayabilir.
Hedefiniz nedir? Görevlerin 20%'sini tanımlayın. Bunu yapmak için, her bir görevin tamamlanmasıyla hangi değerin yaratılabileceğini hayal etmeye çalışabilirsiniz. Bu şekilde, temel işi çan ve ıslıklardan ayırt edebilmelisiniz.
Ya yapılmazlarsa?
Kazanılacak değeri değerlendirmek için tersi bir yaklaşım da deneyebilirsiniz: ekibiniz belirli bir görevi yerine getirmezse ne olacağını düşünün. Çoğu zaman, basitçe yapılması gereken öğeleri tespit edebileceksiniz, aksi takdirde proje başarılı olamayacaktır. Bunlar sizin yüksek öncelikli görevlerinizdir.
Bu görevler hakkında nasıl hissettiğinizi düşünün
Proje görevlerini önceliklendirirken, kişisel olarak onlar hakkında nasıl hissettiğinizin farkında olmaya çalışın. Bir şeyi düşük öncelikli olarak etiketlemek isteyebilirsiniz çünkü üzerinde çalışmayı dört gözle beklemiyorsunuzdur. Ekibiniz de önemli ancak çok heyecan verici olmayan görevleri erteliyor olabilir. Bir proje yöneticisi olarak, onların duygularını ve beklentilerini hesaba katmanız, ancak aynı zamanda görevleri objektif olarak değerlendirmeniz gerekir.
Bağımlılıkları ve kısıtlamaları unutmayın
Bu tekniklerden hangisini izlemeyi seçerseniz seçin, başka bağımlılıkları olan görevlere dikkat edin. Tamamlanması diğer öğelere bağlı olan görevleriniz olabilir. Bunları uygun şekilde önceliklendirin.
Aynı şey proje kısıtlamaları için de geçerlidir (örneğin kaynak sıkıntısı). Görevlerinizden herhangi birinin proje zaman çizelgesinde bir yerde bu kısıtlamalardan etkilenmesini bekliyorsanız, bunları yapılma olasılıklarının daha yüksek olduğu zamanlar için (örneğin şimdi) planlamak isteyebilirsiniz.
Grup olarak önceliklendirin
Ekibiniz farklı proje görevlerine öncelikler atama konusunda çok yardımcı olabilir. Atlassian, grup önceliklendirme alıştırmasının bir parçası olarak bir reçete yayınladı Takım Oyun Kitabı. Kontrol edebilirsiniz Burada.
Proje görev önceliklendirmesi: değişimi kucaklayın
Proje yönetiminde değişim kaçınılmazdır. Bu aynı zamanda öncelikler için de geçerlidir - onlar da değişebilir. Önceliklendirilmiş iş kalemleri listenizi düzenli olarak gözden geçirmek ve bu sıralamanın hala uygun olup olmadığını değerlendirmek iyi bir fikirdir. Bir şey değiştiğinde ekibinizle iletişim kurmayı unutmayın: önceliklerde bir değişiklik olduğunu bilmeleri gerekir.
Burada bir şey daha var: değişikliklere hazırlıklı olmanız gerekse de, bu onları sorgusuz sualsiz kabul etmeniz gerektiği anlamına gelmez. Herhangi bir büyük proje değişikliğinin nedenlerini araştırmak sizin işinizdir. Neden mi? İlk olarak, her zaman mevcut iş hedeflerinin farkında olmanız gerekir. İkinci olarak, değişen öncelikler kapsam kaymasının (proje kapsamının beklenmedik/kontrol edilemeyen bir şekilde büyümesi) bir uyarı işareti olabilir.
İşte karşınızda: proje görev önceliklendirmesi için kullanabileceğiniz tekniklerin bir listesi. Öncelikleri belirlemeyi bitirdiğinizde ne yapmalısınız? Bu kararları kaydetmelisiniz: proje yönetim aracınızda genellikle "görev önceliği" için bir alan vardır.
Ayrıca önceliklendirme çalışmalarınızın sonuçlarını ekibinizin kaynak takvi̇mi̇. Bazıları kaynak yöneti̇mi̇ araçlari (dahil olmak üzere Teamdeck) takip edilen zamanınızı (ve rezervasyonlarınızı) "yüksek öncelikli" veya "düşük öncelikli" etiketlerle etiketlemenize olanak tanır. Ekibiniz zaman çizelgesi etiketlerini kullanıyorsa, bir rapor oluşturabilir ve zamanlarının ne kadarını en önemli görevlere harcadıklarını analiz edebilirsiniz. Gerekli olmayan işlere çok zaman harcıyorlar mı? Bu, bu konuda bir şeyler yapmanız için bir işarettir.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
