Bu makale sayesinde ne elde edeceksiniz?
Kaynak yönetimi yazılımının bir projenin zamanında bitirilmesi üzerindeki etkisi.
Daha az kaybetmek için bir projeye nasıl başlanır.
Proje başlangıcı, projeyi sonuçlandıracak ya da bozacak varsayımlar ve kararlar aldığınız bir andır.
Bu aşamada hazırlanmanız, bir belge yönetim sistemi kullanarak olabildiğince çok bilgi toplamanız, iş yükünü değerlendirmeniz ve kaynaklarınızı düşünceli bir şekilde atamanız gerekir. Ve bazen kişisel proje yönetimi yazılımı kullanmak harika bir fikir olabilir.
Öte yandan, tüm projenin gidişatını belirlemek ve ekibiniz için etkili ve olumlu bir kültür oluşturmak için işe koyulmanızın da tam zamanıdır.
Bir proje başlangıç toplantısı ile doğru adımla başladığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?
Kaynak yönetimi yazılımını yaratan Teamdeck'te, diğer proje yöneticilerinin projeleri daha iyi tahmin etmesine, planlamasına, yürütmesine ve izlemesine yardımcı olmaya kararlıyız. Bu nedenle, kaynak yönetiminin en iyi uygulamaları hakkında ücretsiz bir e-kitap hazırladık.
Bu makale, projenizin başarılı olmasını sağlamak için gerekli olan sonraki önemli adımları tartıştığımız e-kitabımızdan bir alıntıdır. Proje başlangıç toplantısı için yapılandırılmış bir toplantı gündemi, toplantıyı akıcı ve verimli tutmak, ekibi ve paydaşları aktif olarak dahil etmek ve çevik proje başlangıçları için ayarlamalar yapmak için hayati önem taşır.
Projeyi Anlamak: Başarıya Giden İlk Adım
Projeyi tam olarak anlamak, paydaşların nihai ürün ve ekibinizin çalışma kapsamı açısından beklentilerini bilmeniz anlamına gelir. Başarı kriterleri net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bazı potansiyel ve ölçülebilir kriterler şunlardır: zamanında teslim, başlangıç bütçesi içinde kalmak ve satış hedeflerine ulaşmak. Bu kriterler sadece net bir yönlendirme sağlamakla kalmaz, aynı zamanda projenin ilerlemesini ve başarısını değerlendirmek için ölçüt görevi görür.
Amaçlar ve hedefler, zaman çizelgesi, bütçe ve proje çıktıları gibi projeyle ilgili ayrıntılar proje özetine zaten dahil edilmiş olmalıdır. Özeti dikkatlice okuyun ve hangi ayrıntıları alabildiğinizi ve nelerin eksik olduğunu özetleyin. Proje özetinin kapsamlı olmasını ve projenin tüm kritik yönlerini ele almasını sağlamak çok önemlidir. İyi hazırlanmış bir proje özeti, etkili bir proje planlama ve yürütme için temel oluşturur.
Net olmayan bir şey varsa, müşteriyle bir görüşme ayarlamak için beklemeyin. İşi planlamaya başlamadan önce proje hakkında olabildiğince çok bilgi toplamak önemlidir. Bu proaktif yaklaşım, olası sorunların erkenden tespit edilmesine yardımcı olur ve zamanında çözüme ulaşılmasını sağlayarak projenin ilerleyen aşamalarında yanlış anlaşılmaların veya gecikmelerin önüne geçer.
Yeterli ayrıntıya sahip olduğunuzu hissettiğinizde, müşterinizi proje başlangıç toplantısına davet edin. Bunu yüz yüze, Skype üzerinden yapabilir veya daha profesyonel bir arama konferansı düzenleyebilirsiniz. Önemli olan, proje kapsamı, müşteri beklentileri, neyi nasıl sunabileceğiniz hakkında konuşabileceğiniz bir toplantı odasıdır. Bu toplantı projenin gidişatını belirler ve herkesin projenin hedefleri ve çıktıları konusunda aynı fikirde olmasını sağlar.
Rol ve Sorumlulukların Belirlenmesi: Proje Ekibinde Kim Ne Yapıyor?
Projenin ortak hedeflerini tam olarak anladığınızda, bunu gerçekleştirmek için kime ihtiyaç duyacağınızı ve kimin neyden sorumlu olduğunu belirlemenin zamanı gelmiştir. Proje ekibi üyeleri için rol ve sorumlulukların net bir şekilde tanımlanması, karışıklığın önlenmesine yardımcı olur ve hesap verebilirliği sağlar. Her ekip üyesi kendilerinden ne beklendiğini ve çalışmalarının genel proje hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu bilmelidir.
Bu, projedeki rolleri belirlemek için takip etmeniz gerektiği anlamına gelir - tam olarak kimleri dahil etmeniz gerekir? Ya da: projenin onsuz tamamlanamayacağı roller nelerdir? Bu, proje için gerekli temel becerilerin ve uzmanlığın belirlenmesini ve bunların ekip üyelerinizle eşleştirilmesini içerir. Projeye gerekli zaman ve çabayı ayırabileceklerinden emin olmak için ekibinizin uygunluğunu ve iş yükünü de göz önünde bulundurmak çok önemlidir.
Projeye ve müşterinin gereksinimlerine bağlı olarak, ön uç ve/veya arka uç geliştiricilere, grafik tasarımcılara, hareket tasarımcılarına veya pazarlama uzmanlarına ve metin yazarlarına ihtiyacınız olabilir. Her rol açıkça tanımlanmalı ve her ekip üyesine belirli görev ve sorumluluklar verilmelidir. Bu, projenin tüm yönlerinin ele alınmasını ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamaya yardımcı olur.
Projeye kimi dahil etmeniz gerektiğini tam olarak bildiğinizde, bu iş için en iyi çalışanları bulun. Bunu becerilerini değerlendirerek yapabilirsiniz - bunu yapmak için bir beceri matrisi kullanın. Beceri matrisi, çalışanların becerilerini içeren ve görevlerin üstesinden gelip gelemeyeceklerini görmek için onları derecelendirmeye ve puanlamaya yardımcı olan basit bir tablodur. Bu araç, doğru görevler için doğru kişileri belirlemede çok değerlidir, böylece proje ekibinizin projenin zorluklarının üstesinden gelmek için iyi donanımlı olmasını sağlar.
Rolleri ve bunları doldurabilecek kişileri belirledikten sonra, çalışanlarınızın uygunluğunu kontrol edin ve onları bir sonraki projeye atayın. Bu, ekip üyelerinizin aşırı yüklenmemesini ve en iyi performanslarını sunabilmelerini sağlamak için zamanlama ve kaynak planlamasını içerir. Etkili kaynak yönetimi, projenizin yolunda gitmesini, zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamanın anahtarıdır.
Faydalı ipucu: Beceri matrisi kullanmıyorsanız, çalışanların becerilerini ve deneyimlerini açıklayan bir liste kullanabilirsiniz. Mevcut kaynakların görünürlüğü daha iyi işgücü tahsisi sağlayabileceğinden, çalışanların yetersiz kullanımını ve fazla rezervasyon yapılmasını önlemeye yardımcı olur.
Kapsamlı Bir Proje Planı Oluşturma: Tuzaklardan Kaçınma
Planlama aşamasının projenizi gerçekleştirebileceğini ya da bozabileceğini düşünmek için her türlü neden vardır. Yanlış tahminler, kötü kişisel kararlar ve potansiyel risklerin gözden kaçırılması genellikle gecikmelere ve bütçe değişikliklerine neden olur. Etkili planlama, yalnızca projeyi tamamlamak için gereken görev ve faaliyetlerin ana hatlarını belirlemeyi değil, aynı zamanda olası zorlukları öngörmeyi ve bunları hafifletmek için stratejiler geliştirmeyi de içerir. Harici bir projeyi planlarken, havayı ve vizyonu belirlemek, ortak hedefler, görevler ve zaman çizelgeleri oluşturmak ve proje ekibini müşteriyle yapılacak resmi başlangıç toplantısına hazırlamak çok önemlidir.
2016 verilerine göre projelerin sadece 49%'si zamanında tamamlanmıştır. Ayrıca, tüm projelerin 53%'si bütçe kapsamı içinde kalmaktadır. - PMI. Bu istatistikler, proje başarısının sağlanmasında etkili proje planlaması ve kaynak yönetiminin önemini vurgulamaktadır.
Proje kaynak yönetimi, etkili planlama ve proje başlatma aşamasının temel bileşenlerinden biridir. Projenin başarısı için gereken rolleri ve bu görevlerin üstesinden gelebilecek doğru kişileri zaten belirlediniz. Şimdi, kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmenin ve proje boyunca en iyi şekilde kullanılmalarını sağlamanın zamanı geldi.
Daha iyi bir çalışan ve proje yönetimi için, aşağıdakilerden hangisine dahil olan belirli kişilere ne kadar süre ihtiyacınız olacağına dair bir tahmin, bir projeye başlamanıza yardımcı olacaktır. Güncel bir kaynak takvimi çok önemlidir ve işinizi çok daha kolaylaştıracaktır. Bu takvim yalnızca ekip üyelerinizin müsaitlik durumunu değil, aynı zamanda diğer projeler veya kişisel izinler gibi sahip olabilecekleri diğer taahhütleri de içermelidir.
Projenizde kime ve ne kadar süreyle ihtiyaç duyulacağını bilerek bir proje takvimi belirleyin. Kaynakların kullanılabilirliği, parçası olabilecekleri diğer projeler veya sahip olabilecekleri taahhütler, izin günleri ve ulusal tatiller gibi şeyleri içermelidir. Uzaktaki ekip üyeleriyle çalışırken zaman dilimlerini dikkate alın. Bu düzeyde ayrıntılı planlama, proje zaman çizelgenizin gerçekçi ve ulaşılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Bu şekilde, aşırı rezervasyondan veya çalışanların yetersiz kullanımından kaçınacak ve en başından itibaren projenin doğru akışını ayarlayacaksınız. Teamdeck, çalışan ve kaynak tahsisi ve izlemesi için kullanabileceğiniz, çalışan zaman takibi ve izin yönetim sistemi özelliklerine sahip bir kaynak yönetimi ve zaman takibi aracıdır. Bu araçlar, kaynak mevcudiyeti ve kullanımına ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlar, böylece gerektiğinde bilinçli kararlar alınmasına ve ayarlamalar yapılmasına yardımcı olur.
Kaynakların ve Görevlerin Tahmin Edilmesi: Doğru Yapmak
Kapsamlı bir proje eylem planı oluşturmak için, çalışanlarınızın faaliyetleri tamamlamak için ihtiyaç duydukları zamanı tahmin etmeniz gerekir. Tahminler zor olabilir, çünkü kötü yapıldığında projenize yarardan çok zarar verebilirler. Doğru tahmin, ilgili görevlerin, gereken becerilerin ve ekibinizin kapasitesinin derinlemesine anlaşılmasını gerektirir. Bu, proje ekibini resmi başlangıç toplantısı için hazırlamak ve dahili bir proje başlangıç toplantısı düzenlemek gibi dahili projeler için kaynakların ve görevlerin tahmin edilmesine yönelik özel hususları içerir.
John Cutler, "Neden tahmin yaparız?" başlıklı makalesinde, tahmin yaparken bağlamın önemini vurgulamıştır. Tahminler geçmiş verilere ve mevcut projenin özel bağlamına dayandırılmalıdır. Bu, tahminlerin gerçekçi ve ulaşılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Öte yandan, birçok kişi için görevleri saat cinsinden tahmin etmek çay yaprağı okumaya eşittir. Bu nedenle, kendi deneyimlerimize göre, kullanıcı hikayelerini hikaye noktaları cinsinden ölçmek daha güvenlidir. Hikaye puanları, farklı kullanıcı hikayelerinin boyutunu değerlendirmenize olanak tanıyan ölçü birimleridir. Bunlar görecelidir, yani 4 puanlık bir hikaye 2 puanlık bir hikayeden iki kat daha büyüktür. Bu göreceli tahmin tekniği, tahminlerin farklı görevler arasında tutarlı ve karşılaştırılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Hikaye puanlarını belirledikten sonra (ölçek 1-10 olabilir) bunları ekibin hızına uydurmanız gerekir. Eğer ekip bir önceki iterasyonda 14 puan değerinde hikayeyi tamamlamak için yeterli zaman ayırabildiyse, aynı miktarda işi tekrar tamamlamaları muhtemeldir. Bu, proje için gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler belirlenmesine yardımcı olur.
Projenizde istenen tüm unsurlar için hikaye noktası tahminlerine sahip olduğunuzda, bu sayıyı ekibin hızına bölebilir ve projeyi tamamlamak için gereken iterasyon sayısını bulabilirsiniz. Bu, proje zaman çizelgesinin gerçekçi ve ulaşılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Belirli kişileri yönetmek için zaman ayırırken, hem deneyimlerine dayanarak ne kadar iş yapabilecekleri hem de gün içindeki "çalışılabilir saatler" açısından kaynak kapasitelerini dikkate alın. Bu, ekip üyelerinizin aşırı yük altında kalmamasını ve en iyi performanslarını sunabilmelerini sağlamaya yardımcı olur.
İdeal zaman ile geçen zaman arasındaki farkı anladığınızdan emin olun. İlki, belirli bir görev için fiilen harcanan süre iken, daha sonra bekleme, rahatsızlıklar, bağlam değiştirme ve hazırlıkları içerir. Bu ayrım, tahminlerinizin gerçekçi olmasını ve bir görevi tamamlamak için gereken gerçek süreyi etkileyebilecek çeşitli faktörleri dikkate almasını sağlamak açısından çok önemlidir.
Geliştiricilere belirli bir görevin ne kadar zaman alacağını sorduğunuzda, size "ideal zamanda", yani kesintisiz bir çalışma süresinde bir tahmin sunacaklarını unutmayın. Bu, gerçekçi beklentiler oluşturmaya ve proje zaman çizelgesinin ulaşılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.
Proje Planının Yürütülmesi: Planları Eyleme Dönüştürme
Yürütme, planın eyleme dönüştürüldüğü yerdir. Bu aşama, proje yöneticisinin insanları ve kaynakları koordine etmesinin yanı sıra projenin faaliyetlerini proje yönetim planına uygun olarak entegre etmesini ve gerçekleştirmesini içerir. Yürütme sırasında, projenin doğru yönde ilerlediğinden emin olmak için projenin ilerlemesini takip etmek çok önemlidir. Düzenli durum toplantıları çok yararlı olabilir. Bu toplantılar nelerin yapıldığını, nelerin devam ettiğini ve hala nelerin yapılması gerektiğini kapsamalıdır.
Bu aşamada iletişim kilit önem taşır. Herkesi güncel tutmak ve projenin ilerleyişini takip etmek için proje yönetim yazılımını kullanın. Teamdeck gibi araçlar zamanlama, görev yönetimi ve zaman takibi konularında yardımcı olabilir. Bu araçlar, projenin ilerleyişine gerçek zamanlı görünürlük sağlar ve herhangi bir sorunun erken tespit edilmesine yardımcı olarak zamanında çözülmesine olanak tanır.
İzleme ve Kontrol: Projeyi Yolunda Tutmak
İzleme ve kontrol süreçleri, projenin ilerlemesini ve performansını izlemek, gözden geçirmek ve düzenlemek ve planda değişiklik yapılması gereken alanları belirlemek için gereklidir. Bu aşama, proje performansını ölçerek ve izleyerek proje hedeflerine ulaşılmasını sağlar.
Bu aşama için kullanabileceğiniz araç ve tekniklerden bazıları performans incelemeleri, kazanılmış değer yönetimi ve proje yönetim yazılımıdır. Düzenli raporlama ve gözden geçirme oturumları projenin yolunda gitmesine yardımcı olur. Bu oturumlar, projenin ilerlemesini gözden geçirmek, sorunları belirlemek ve projenin yolunda gitmesini sağlamak için gerekli ayarlamaları yapmak için bir fırsat sağlar.
Proje Kapanışı: Sorunsuz Bir Sonucun Sağlanması
Bir projenin kapatılması, projeyi veya aşamayı resmi olarak tamamlamak için tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm faaliyetlerin sonuçlandırılmasını içerir. Bu, müşteri onayının alınmasını, proje belgelerinin teslim edilmesini, proje kaynaklarının serbest bırakılmasını ve proje sonrası bir inceleme yapılmasını içerir.
Proje sonrası gözden geçirme, neyin iyi gittiğini ve gelecekteki projelerde nelerin geliştirilebileceğini anlamanıza yardımcı olur. Bu, proje yönetiminde sürekli iyileştirme için önemli bir adımdır. Bu incelemelerden elde edilen içgörüler, proje yönetimi süreçlerinizi iyileştirmede ve gelecekteki projelerin başarısını sağlamada çok değerli olabilir.
Sonuç: Projenin Başarısı Anlayışa Bağlı
Yeni bir proje oluşturmaya başlamak, bazılarının söylediği kadar stresli ve ürkütücü olmak zorunda değildir. En başından itibaren doğru süreci oluşturup adım adım takip ederseniz, işteki ilk toplantınız sadece daha kolay olmakla kalmaz, aynı zamanda bazı yaygın hataları yapmaktan da kaçınabilirsiniz.
Bu makalede bahsettiklerimizi özetlemek gerekirse, bu basit adımları e-posta ile takip ettiğinizden emin olun:
Ne hakkında olduğunu anlayın.
Herhangi bir şey planlamadan önce müşterinizle konuşun, bir proje başlangıç toplantısı düzenleyin.
Proje içindeki rolleri anlayın.
İş için en iyi çalışanları bulun ve uygunluklarını kontrol edin.
Proje planını belirleyin.
Kaynakları ve görevleri tahmin edin.
Bu şekilde, proje başlamadan önce projenin gereksinimleri, kendi kaynaklarınızın mevcudiyeti, beklentiler ve zaman çizelgesi hakkında her şeyi bildiğinizden emin olacaksınız.
Hala bir projeye nasıl başlayacağınızı bilmiyor musunuz?
Etkili kaynak planlama yazılımı ile ekibinizin en iyisini yapmasına izin verin
30 günlük ÜCRETSİZ Deneme Alın
