Boyutu veya kapsamı ne olursa olsun her başarılı proje, uygun proje programı yönetimiyle başlar. Proje programı, projenin başından sonuna kadar nasıl yürütüleceğine dair bir yol haritasıdır. Faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihlerini ve başarılı bir son için izlenecek sırayı detaylandırır. Bir program, projenin nerede olduğunu ve geriye ne kaldığını söyleyebilmelidir.
Ancak, programın amacına hizmet etmesi için proje program yönetimi çok önemlidir. Bu, zamanında ve başarılı bir şekilde tamamlanması için tahsis edilen kaynaklar ve zaman için programın geliştirilmesi, izlenmesi, kontrol edilmesi ve yönetilmesi için dokümantasyon ve politikaları belirleyen prosedürdür.
Bu makalede, proje program yönetiminin projenin tamamlanmasındaki rolünü, karşılaşılması muhtemel zorlukları ve etkili program yönetimi için gerekli araçları tartışıyoruz.
Proje zamanlama yönetiminin rolü nedir?
İdeal olarak, proje takvimi yönetimi, bir projenin zaman ve kaynak kısıtlamaları dahilinde tamamlanmasını sağlamak için gerekli olan önemli bir süreç olarak tanımlanabilir. Basitçe ifade etmek gerekirse, bu süreç, proje ve iş planına yardımcı olmak için gereken faaliyetlerdir. kaynak yöneti̇ci̇leri̇ projenin tüm süresi boyunca proje programının başında olmalıdır. Program yönetiminin proje yönetimindeki rolü aşağıda açıklanmaktadır.
1. Program geliştirme
Program yönetimi, projenin programının geliştirilmesi ile başlar. Bu işlevde önemli olan faaliyetler şunları içerir:
- Programın tanımlanması - Bu, projenin tamamlanması için gereken tüm faaliyetlerin belirlenmesini içerir. Bu, proje yöneticilerine ve ekibe projeyi tamamlamak için ne yapılması gerektiğini tam olarak anlamalarını sağlar
- Sıranın tanımlanması - Bu, faaliyetlerin proje döngüsünde birbirini nasıl takip ettiğinin belirlenmesini içerir. Bu aynı zamanda bağımlılık ilişkilerini ve faaliyetler arasındaki ilişki türünü de ortaya koyar.
- Süre tahmini - Bu, her bir faaliyetin alacağı sürenin yanı sıra başlangıç ve bitiş tarihlerinin tahmin edilmesini içerir.
2. Program onayı
Programın uygulanması için proje paydaşlarının katılımı gereklidir. Program yönetiminin bu adımdaki rolü, paydaşların onayını almak için onlarla müzakere etmektir. Paydaşların, görevlerin yerine getirilmesi için gerekli kaynakları ve kişileri hazır hale getirebilmeleri için programı onaylamaları gerekir. Onay alındıktan sonra, proje lideri bir ana hat oluşturur ve programı ekiple paylaşır.
3. Programın izlenmesi
Program yönetiminin bir diğer rolü de program ilerledikçe onu izlemektir. (ve bilmeniz gereken neden budur zaman taki̇p yazilimi nasil seçi̇li̇r). Bu rol, herhangi bir zamandaki durumu belirlemek için projenin ilerlemesine odaklanmayı içerir. Proje yöneticisi, diğer iç ve dış faktörlerin etkisiyle programın nasıl değiştiğini ve bunun proje programı üzerindeki etkisini belirler. Bu aynı zamanda gecikmeleri önlemek veya değişiklikleri programa uydurmak için projeyi programa geri getirmek için gerekli eylem nedenini belirlemede de önemlidir.
4. Proje programının güncellenmesi
Program yönetimi, projenin başlangıcından bu yana meydana gelen değişiklikleri dikkate alarak programın düzenli olarak güncellenmesini de içerir. Bu, proje yöneticilerinin, değişiklik yapmanın bütçe üzerindeki etkisini analiz etmek gibi programın güncellenmesinde kullanılacak süreci belirlemelerini gerektirir, proje kapsami ve kaliteyi belirler ve değişiklikleri yapma yetkisine sahip kişileri tespit eder. Ayrıca, proje yöneticisi paydaşların onayını arar ve değişiklikleri ekibe iletir.
Proje takvimi yönetiminde olası zorluklar
Program yönetimi kolay bir iş değildir. Program geliştirme, izleme ve güncellemeye kadar program yönetimi süreci proje yönetimi zorlukları. İşte dikkat etmeniz gereken yaygın zorluklar.
- Yanlış zaman tahmini
Projenin etkin bir şekilde tamamlanmasında faaliyet süresinin doğru belirlenmesi çok önemlidir. Yine de, doğru yapılması en zor şeylerden biridir. Ayrıca, onay aşamasında paydaşların bazı görevlerin tamamlanması için gereken süreyi hafife alma olasılığı yüksektir. Bunun nedeni, işin yapılmasında aktif olarak yer almamaları veya kaynaklardan tasarruf etmek istemeleridir. Ne yazık ki, sürenin hafife alınması projenin zaman ve kaynak açısından aşılmasına yol açabilir. Ekibi çok fazla zorlamak etkinliği azaltır, bu da üretkenliklerini engeller.
- Zayıf iletişim
İletişim, program yönetiminde ilgili herkesin aynı sayfada çalışmasını sağlamak açısından kritik öneme sahiptir. Yetersiz iletişim, çalışanların açıklama istemek veya bilgiyi kendileri bulmak için işlerini bırakmaları nedeniyle zaman kaybına yol açar. Öte yandan, aşırı iletişim aşırı mesaj yüküne ve kafa karışıklığına yol açabilir. Proje yöneticilerinin ekibi ve paydaşları program, değişen öncelikler ve daha fazlası hakkında güncel tutması gerekir. Projenin tamamlanmasında etkili iletişimin önemini akılda tutmak, bu zorluğun üstesinden gelmede uzun bir yol kat edebilir.
- Kötü risk yönetimi
Program her zaman plana uygun gitmeyebilir. Proje yöneticilerinin riski öngörmesi ve gerçekleşmesi halinde program üzerinde yaratabileceği etkiyi tahmin etmesi gerekir. Bunun yapılmaması gerçekçi olmayan bir programla sonuçlanabilir. Ne yazık ki, potansiyel riskleri belirlemek zor olabilir.
- Zayıf proje iş akışı yönetimi
İş akışlarını yönetmek, özellikle de kapsam büyük olduğunda, pek çok kişi için oldukça zorlayıcı olabilir. Ne yazık ki, iş akışlarını düzgün bir şekilde yönetememek, projeyi orijinal programdan saptıkça değişiklikleri yönetmeyi zorlaştırır.
Proje yatırımı yönetim yazılımı bu zorlukların bazılarını hafifletmeye yardımcı olabilir. Bununla birlikte, etkili proje yönetimi, teknoloji mevcut olsa bile çok önemlidir. Etkili bir program yönetimi sağlamak için bu farklı alanlarda bilgi sahibi bir proje yöneticisinin uzmanlığı gerekir. Aşağıdaki özelliklere sahip proje yöneticileriyle çalışmak PMP sertifikasyon eğitimi çok önemlidir. Bu eğitim, proje yöneticilerini, program yönetimi dahil olmak üzere bir projeyi başından sonuna kadar denetlemek için gereken becerilerle donatır.
Etkili proje takvimi yönetimi için araçlar
Proje programı yönetim araçları, zamandan tasarruf etmek ve doğruluğu artırmak için süreçleri ve işlemleri kolaylaştırmaya yardımcı olur. Ekibin katılımını yüksek tutarken proje programını geliştirmeyi, izlemeyi, güncellemeyi ve iletmeyi kolaylaştırırlar. Neyse ki, çoğu proje yönetimi yazılımı, program yönetimi için değerli araçlarla entegre olarak gelir. İşte dikkat etmeniz gereken bazı program yönetimi araçları:
1. Gantt çizelgeleri
Bu araç, proje zaman çizelgesini ve görevler arasındaki bağımlılığı gösterir. Program ilerlemesinin izlenmesinde, gecikmelerin belirlenmesinde ve programdan sapmaların göz önünde bulundurulmasında yardımcı olabilir. Ayrıca, projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için gerekli görevlerin belirlenmesinde de kullanışlıdır.
2. İş Kırılım Yapısı (WBS)
Bu araç, proje hedefinin küçük, eyleme geçirilebilir adımlara - görevlere ve alt görevlere - bölünmesine yardımcı olur. WBS uygulandığında, program zaman çizelgesinin netliğini görmek daha kolaydır.
3. Proje taban çizgisi
Bu araç, proje ilerlemesinin gerçek zamanlı olarak izlenmesine yardımcı olur. Proje programının gerçek performansla karşılaştırılmasına yardımcı olur.
4. İletişim ve işbirliği araçları
Bunlar, herkesin aynı sayfada çalışmasını sağlamak için etkili iletişim ve ekip işbirliğinin sağlanmasında kritik öneme sahiptir.
5. Zaman yönetimi ve programlama araçları
Zaman yönetimi araçları, ekip üyelerinin belirli bir görev için harcadıkları zamanı takip etmeye yardımcı olur. Planlama araçları, ekip üyelerinin hangi görevler üzerinde çalıştığını ve daha fazla iş üstlenebilecek durumda olup olmadıklarını gösterir.
Sonuç
Proje program yönetimi, proje yönetiminin önemli bir yönüdür. Rolleri arasında program geliştirme, program onayı, program izleme ve program güncelleme yer alır. Bununla birlikte, program yönetiminin zorlukları yoktur. Bunlar, zaman tahmini yanlışlıklarından diğerlerinin yanı sıra zayıf iletişime kadar uzanır. İyi olan şey, bu zorlukları hafifletmek ve etkili proje programı yönetimi ve projenin başarılı ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için mevcut araçların olmasıdır.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
