İzin yönetimi, kuruluşunuzun temel unsurlarından biridir. İş akışınızı optimize etmenize, darboğazlardan kaçınmanıza ve ekibinizin üretkenliğini artırmanıza olanak tanır. Kuruluşunuzun bir izin yönetim sistemine ihtiyacı olup olmadığını ve hangi aracı seçeceğinizi kontrol edin!
Bu makaleden ne öğreneceksiniz?
Kabul edelim ki çoğu şirkette izin yönetimi tam bir karmaşa. Kaynak veya e-posta yoluyla gönderilen talepler genellikle günlerce cevapsız kalır veya kolayca unutulur. Herhangi bir zamanda kimin izinli olacağını bilmeyen çalışanlar, görevlerini diğer ekip üyeleriyle birlikte planlayamazlar. Tatiller veya yıl sonu gibi yoğun dönemlerde yeterli kapasite olmaması nedeniyle darboğazlar. Resmi tatiller farklı ülkeler için farklı günlere denk gelir, bu da uluslararası bir ekibi yönettiğinizde çok önemlidir.
Kötü izin yönetimi süreci, tüm şirketteki iş akışı üzerinde çok olumsuz bir etkiye sahiptir, gecikmelere ve kaosa neden olur. Bu nedenle etkili, kurşun geçirmez bir çevrimiçi izin yönetimi yazılımı kullanılması tavsiye edilir.
Bir izin yönetim sisteminin faydalarını zaten biliyorsunuz. Şimdi kendinize sorun, işletmenizin buna ihtiyacı var mı? Kim bilir, belki de bu amaç için mükemmel bir araca zaten sahipsinizdir. Öte yandan, bu makaleyi okuduğunuza göre, muhtemelen izin yönetiminizin kalitesini nasıl artırabileceğiniz konusunda bilgi arıyorsunuz. Öyleyse birkaç soruyu yanıtlayın ve işletmenizin yeni bir çözüme ihtiyacı olup olmadığını teşhis edin.
Bir çalışanın kaç gün izinli olduğunu her seferinde kontrol etmeniz zor olacaktır. izin talebi. Buna ek olarak, tamamlanan her izinden sonra kullanılan günlerin manuel olarak girilmesi, sistem bunu sizin için yaparsa gerekli olmayabilecek başka bir zaman alıcı faaliyettir. İyi bir izin yönetim sistemi, mevcut izin günlerinin sayısını aşan izinleri kullanmanızı otomatik olarak engelleyecektir.
Bazen bir izin talebini gözden kaçırmak kolaydır, bu nedenle sisteminiz sizi en çok kullandığınız kanal aracılığıyla bilgilendirmelidir. Şunlardan emin olun izin yönetim aracı bir talebin alındığına dair bir e-posta bildirimi gönderir ve bunu kabul etmenizi hatırlatır.
Onay sürecini kişiden kişiye atlamaktan daha fazla uzatan bir şey yoktur. Bir çalışan izin talebini ekip liderine gönderir, o da departman yöneticisine gönderir, o da başka birine iletmek zorunda kalır ve bu böyle devam eder. Taleplerin doğrudan onları onaylayabilecek kişiye gitmesini sağlayın. İyi tasarlanmış bir izin yönetim sistemi size talepleri otomatik olarak doğru kişilere yönlendirme olanağı sağlayacaktır. Bu, karışıklığı önler ve tüm süreci hızlı ve net hale getirir.
Daha önce de belirttiğimiz gibi, uluslararası bir ekibi yönetmek, diğer şeylerin yanı sıra yerel tatiller nedeniyle zor bir şeydir. Çalışanlarınız tek bir ülkeden çalışıyorsa bu bir sorun değildir - hepiniz aynı ulusal bayramları kutlarsınız ve bunları sisteme girmeniz bile gerekmez.
Ekibinizin 10 farklı ülkede olması ve her birinin farklı yerel resmi tatillere sahip olması farklı bir durumdur. Uluslararası tatilleri takip etmekte zorlanıyorsanız, belirli bir ülkede çalışan kişilerin tatillerini otomatik olarak engelleyen bir sistem bulun.
Tatiller aynı değildir. Klasik tatilin yanı sıra doğum, hastalık, isteğe bağlı veya çocuk bakım izinleri de vardır. Bunların her biri, sözleşmeye ve koşullara bağlı olarak biraz farklı şekilde muhasebeleştirilir. Bu nedenle, çalışanlarınızın özelleştirilmiş tatil nedenlerini ve zamanlarını tanımlayabilmeleri önemlidir. Bu, izin günlerinin muhasebeleştirilmesiyle ilgili ek karışıklıkları önleyecektir.
Tatiller kuruluşun diğer yönlerini de etkiler, örneğin proje kaynak yöneti̇mi̇. İzin günlerinin şirketinizin kapasitesini nasıl etkilediğini her seferinde hesaplamak zorunda olsaydınız çok zaman alırdı.
Bu nedenle iyi bir izin yönetim sistemi diğer iş yönetim araçlarıyla kolayca entegre olabilmelidir... Ve ideal olarak, izin, kaynak, görev ve zaman yönetiminin tümü tek bir kapsamlı araçtan mümkün olmalıdır.
Herkes kendi çözümünün en iyisi olduğuna sizi ikna etmeye çalıştığı için bu o kadar da basit bir iş değildir, bu nedenle aşağıda piyasadaki en iyi araçlardan bazılarını özetledik.
Teamdeck - bulut tabanlı kaynak yönetimi yazılımı - işin çeşitli yönlerini yönetmek için evrensel, doğrudan, şeffaf bir araçtır. Diğer yazılım evlerinin ve teknoloji endüstrisinin ihtiyaçlarını karşılamak için deneyimli bir yazılım evi tarafından oluşturuldu. Ancak, yazılım şirketinin kendine özgü verimli iş yönetme yönteminin yaratıcı ajanslar, finans kuruluşları, büyüyen yeni girişimler ve büyük modern şirketler gibi diğer sektörler tarafından da benimsendiği kısa sürede anlaşıldı. Teamdeck.io, izin ve devamsızlık yönetimi işlevlerine sahip bir izin yönetimi yazılımı özelliği içerir.
Sistem, izin yönetimi süreçlerini kolaylaştırır - çalışanların izin taleplerini, nedenleri ve izin süreleri de dahil olmak üzere göndermek ve uygun kişilere yönlendirmek. Aşağıdakileri dikkate aldığı için uluslararası bir ekibi yönetmeyi kolaylaştırır yerel resmi tatiller ve saat dilimleri ilgili ülkenin.
Tüm ekip üyelerinin mevcut tatilleri, müsaitlik ve program panellerine anında yüklenir, böylece elinizde hangi kaynakların olduğunu her zaman hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Teamdeck'in izin yönetim sistemi, serbest çalışanlar da dahil olmak üzere seçtiğiniz tüm çalışanlar için kullanılabilir, örneğin tüm hafta veya günde sadece birkaç saat için devamsızlık zamanlarını kolayca işaretleyebilirler.
Bu özel nedenler işlevi size bireysel bir izin türü kullanma, bunu ücretli veya ücretsiz olarak işaretleme ve ilgili çalışanları ve departmanları bireysel bir izin politikasına atama seçeneği sunar. Bu şekilde, yıllık izin veya hastalık izni gibi klasik izin türlerine ek olarak, diğer izin alma nedenlerini de izleyebilir ve kolayca yönetebilirsiniz.
Tüm süreci uygulama içinde gerçekleştirebilirsiniz, ancak bir izin talebi alındığında Teamdeck size ek bir e-posta bildirimi gönderecektir. Kuruluşunuzun izin istatistiklerini kontrol etmek isterseniz, Teamdeck sizin için net ve eksiksiz bir rapor oluşturacaktır.
Bu, izin yönetimi için basit ve kullanımı kolay bir İK yönetim aracıdır. Paylaşılan bir takvimi temel alır, böylece sisteme eklenen herkes iş arkadaşlarının müsaitlik durumunu hemen görebilir. Talepleri kolayca göndermenize ve hemen kabul etmenize olanak tanır ve size rapor oluşturma yeteneği verir. İhtiyacınız olan şey varsayılan izin türlerinde yoksa, kolayca özel seçenekler oluşturabilirsiniz.
Bu insan kaynakları yazılımı, her çalışanın kaç gün izinleri kaldığını ve taleplerinin kabul durumunu görmek için bireysel hesaplarına erişmesini sağlar. Uygulama web ve mobil uygulama sürümlerinde mevcuttur. Sage HR, Slack ile entegre edilmiştir, böylece çalışan i̇zi̇n talepleri̇ doğrudan o araçtan.
Podio, hazır çözümlerle yetinmeyenler için yaratılmış bir araç. Sistem size çok sayıda özelleştirme olanağı sunar ve şirketin bireysel ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir. İlk olarak, Podio ön ucu API üzerine inşa edilmiştir, böylece geliştiriciler sistemi tüm şirketin ihtiyaçlarına uyacak şekilde esnek bir şekilde geliştirebilirler.
İkinci olarak, sistem diğer araçlarla kapsamlı entegrasyon olanaklarına sahiptir. Seçilen uzantıları yükleyerek, Podio içindeki diğer uygulamaları kullanabilirsiniz. Sistem tipik bir izin yönetim sistemi değildir, ancak örneğin Google Takvim veya Teamdeck ile entegre edebilirsiniz. Bu şekilde, işletmeniz için özel işlevler uygulayabilirsiniz ve çalışanlarınızın izin günlerini takip etmek ve kabul etmek için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip olun. Ve daha fazlası.
Bamboo HR'da çalışanlar izin taleplerini hızlı ve kolay bir şekilde gönderebilir ve yöneticiler de aynı şekilde hızlı ve kolay bir şekilde kabul edebilir. Sistem olası izinleri gösterir zamanlama çakışmaları Talebi kabul etmek için gereken tüm verileri sağlamak üzere toplantılar veya diğer çalışanların tatilleri ile. Her iki taraf da talebi ve kararı gerekçelendirmek için gönderime bir not ekleyebilir.
İzin yönetim sistemi, şirket kapasitesini planlamayı kolaylaştırmak için seçilen günleri saate dönüştürür. Bir PTO politikası her şirket için uygun olmayabilir, bu nedenle Bamboo HR'de özel ayarlar oluşturulabilir. Uygulamada sadece birkaç tıklama ile çeşitli izin raporları oluşturulabilir. Bu, yöneticilerin ilk bakışta belli olmayan tatil eğilimlerini bile kontrol etmelerini kolaylaştırır. Bu, kuruluşun stratejik iş akışını planlamalarını kolaylaştırır.
Hi Bob kolay kullanımlı bir izin yönetim sistemidir. Çalışanların tatiller, hastalık günleri gibi her türlü izni seçmelerine olanak tanır, PTO takibi, tatil günleri veya ebeveyn izni. İzin sürelerini belirleyebilir ve taleplerini doğrudan amirlerine gönderebilirler.
Uygulamanın önemli bir avantajı Slack ve MS Teams ile entegrasyonudur, böylece yöneticiler günlük iletişim araçlarını kullanırken izinleri hızlı bir şekilde onaylayabilirler. Elbette her şey bir web ve mobil uygulama olarak da mevcut.
Uygulama ayrıca, seçilen çalışan grupları ve pozisyonlar için özel politikalar oluşturmanıza ve atamanıza olanak tanıyarak, aracı istihdam biçiminden bağımsız olarak çok esnek hale getirir. Sistem mevcut, geçmiş ve bekleyen çalışan izin taleplerini otomatik olarak raporlar, böylece bireysel çalışanlar ve departmanlar için farklı talep türlerinin istatistiklerini ve durumlarını kolayca kontrol edebilirsiniz.
İzin yönetimi, büyüklüğü, sektörü veya çalışma şekli ne olursa olsun her kuruluş için bir sorundur. Uygun prosedür ve araçların eksikliğinin verimliliğinizi ve çalışan memnuniyetinizi azaltmasına izin vermeyin. Şirketinizin ihtiyaçlarını analiz edin, mevcut çözümünüzün zayıf noktalarını kontrol edin ve profesyonel bir izin yönetim sisteminin ekibiniz için yeni bir potansiyel ortaya çıkarmasına izin verin.
CIPD tarafından yapılan bir araştırmaya göre, çalışanlar çeşitli nedenlerle yılda ortalama 6 gün izin alıyor. Bu çok fazla görünmeyebilir, ancak bu izin süresini düzenlemek için doğru prosedürlere sahip olmamak, kartopu etkisiyle iş organizasyonunu mahvedebilir.
İzin yönetimi veya izin yönetimi, bir kuruluştaki çalışanların izin günlerini ve tatillerini kabul etme, optimize etme ve izleme sürecidir. İşletmenizin sağlığı üzerinde muazzam bir etkisi vardır ve bunu bir öncelik haline getirmelisiniz. İşletmenize ne gibi faydalar sağlayabilir? Kuruluşunuzun bir izin yönetimi aracına ihtiyacı olup olmadığını nasıl değerlendirebilirsiniz?
En ilginç ve ilham verici işler bile yorucu olabilir ve çalışanların dinlenmeye ve bir sonraki zorluk için pillerini şarj etmeye hakları vardır. Ekibinizin hak ettiği bir tatile çıkamadığını hissetmesi çok sinir bozucudur çünkü şirketin onlara ihtiyacı vardır ve yerlerine geçecek kimse yoktur. Alertness Solutions'dan araştırmacı Mark Rosekind'e göre, "Tatilin mola etkisi performansı 80% artırabilir. Geri dönen tatilcilerin tepki süreleri 40% artmıştır".
Bir kurumun kendi refahını ve iş-yaşam dengesini önemsediğini bilen bir kişi, ihtiyaçları karşılanacağı için daha üretken olacaktır. Herkesin izin günlerini kullanabilmesini ve işlerin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlamak için ne gerekiyorsa yapmak yönetimin sorumluluğundadır. Bu, iyi bir izin yönetiminin işaretidir.
Her şirketin öncelikleri ve en önemli projeleri vardır. Ancak, bazen programda önceden planlanmamış acil görevlerin ve taleplerin ortaya çıkması doğaldır. Temel sorumluluklar pahasına olmadığı sürece bunda yanlış bir şey yoktur.
İzin yönetimi, bir çalışanın ayrılmadan önce ek görevlerle ilgilenecek alana sahip olup olmadığını veya dönüşü için iki hafta bekleyemeyecek önceliklere odaklanmasının daha iyi olup olmadığını daha iyi değerlendirmenize olanak tanır.
Farklı ülkelerden uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek, farklı zaman dilimlerini ve birçok ülkedeki ulusal tatilleri dikkate alan güçlü bir izin yönetim sistemi gerektirir.
Şirketinizin kapasitesini bilmek, doğru kaynak yönetiminin temelini oluşturur. İzin yönetimi sayesinde hangi çalışanların izinli olduğunu görebilir ve yerlerine verimli bir şekilde yenilerini atayabilir, görevleri ilgili departmanların kapasitesine göre dağıtabilir ve ihtiyaç duyulan yerlerde destek tahsis edebilirsiniz.
Darboğazlar her şirket için bir kriz anıdır. Belirli bir görevi yerine getirmek için yeterli kaynağınız (para, çalışan, teknoloji, zaman) olmadığında ortaya çıkarlar. Çalışan tatilleri genellikle darboğazlar yaratır çünkü tamamlanmamış bir ekip normalden daha az kapasiteye sahiptir. Etkili izin yönetimi, bu durumlara önceden hazırlanmanıza ve normal bir çalışma temposunu sürdürmenin zorluğunu en aza indirmenize olanak tanır.
Çalışan izni sadece yönetici için önemli olan bir bilgi değildir. Bir şirket, etkileşimli unsurlardan oluşan bir sistemdir, bu nedenle her çalışan, kuruluştaki diğer kişilerin mevcudiyetini bilmelidir. Ve bu sadece aynı ekibin üyeleriyle ilgili değildir. İşlerini planlarken, insanların belirli bir görevde kendilerine yardımcı olabilecek kişinin o sırada müsait olup olmayacağını bilmeleri gerekir. Bu her departman ve pozisyon için geçerlidir. Bu nedenle izin yönetimi, net bir iş akışı yapısı sağlar ve daha fazla verimlilik anlamına gelir.
İzin yönetimi hakkında bizden bilgi almadan önce, daha büyük bir resme sahip olmak ve izin yönetim sistemi yazılımı için daha doğru satın alma kararları vermek için bir izin yönetiminin pazarda nereye yerleştirildiğini de bilmelisiniz.
İzin yönetimi, zaman ve katılım yönetiminin bir parçasıdır. Şimdi bu ikisine bir göz atalım. Ancak bu bölümün konusu olmayan konulara fazla girmemek için zaman yönetimi, belirli faaliyetler için harcanan zamanın planlanması ve kontrol edilmesi sürecidir. Özellikle de etkinlik, verimlilik ve üretkenliğin artırılmasıyla bağlantılı olanlar. Basitçe söylemek gerekirse, zamanın farklı eylemler arasında nasıl paylaştırılacağı ve her biri için nasıl üretken kalınacağı ile ilgilidir.
Devam yönetimi, çalışan saatlerini takip etme şeklinizdir. Çalışanların çalıştığı zamanı ve izin aldıkları zamanı belgeleyen sistemdir. Ana hedefi, çalışanların çalışma saatlerini, giriş saatlerini, ayrılışlarını, molalarını ve izinlerini takip ederek çalışanların zaman kaybını önlemektir.
Şimdi, konuşmamızın ana terimi olan izin yönetiminin zamanı geldi. İzin yönetiminin ne anlama geldiği konusunda kimsenin uzun uzun düşünmesine gerek yok. İzin yönetimi (ya da sadece izin yönetimi veya PTO yönetimi) çalışanların izin taleplerinin yönetilmesi anlamına gelir. Daha spesifik olmak gerekirse, ebeveyn, dönem, hastalık izinleri, ebeveyn izinleri, dönem izinleri, tatiller ve diğerleri, bazen planlanmamış izin kararları ile ilgilidir.
"İzin yönetimi" olarak adlandırılan bu eylemler kompleksinin önde gelen amacı, çalışanların sosyal haklarından sorunsuz bir şekilde yararlanmalarını sağlamak ve bunun işletmenin işleyişini etkilemesine izin vermemektir.
İzin yönetimi, yalnızca yasal uyumluluk için değil, aynı zamanda daha iyi çalışan bağlılığı, üretkenlik ve işveren markası için şirket izin politikasına göre çalışan izninin yönetimidir. (GreytHR.com)
GreyHR web sitesinde de okuyabileceğimiz gibi, izin yönetiminin üç genel noktası vardır: izin politikalarının tasarlanması, izin politikalarının uygulanması ve yürütülmesi ve düzenli olarak izin yönetimi işi. Bununla birlikte, GreyHR, izin yönetimi ile bir işi ileriye götürmek ya da daha uygun bir ifadeyle, bir çalışanın izni ile projelerin ilerlemesi arasındaki büyük yakınlıktan hiç bahsetmiyor.
İzin yönetiminin amacı, çalışanların izin taleplerini adil ve doğru bir şekilde ele almaktır, böylece çalışanlar hak ettikleri faydaları elde ederken işler sorunsuz bir şekilde yürütülür. (Lucidchart.com)
GreyHR, çalışanların izin planlamasının şüphesiz endişesi olarak bağlılık ve üretkenliği (ve işveren markasını) vurgularken, Lucidhart, izin onayına göre kararları belirleyen bir kriter veya odak noktası olarak değişmeyen iş performansına dikkat çekiyor.
Etkili kaynak planlaması, ister çevrimiçi ister geleneksel sektörlerde faaliyet göstersinler, her büyüklükteki işletme için çok önemli bir hedeftir. Kaynak planlamasına ihtiyaç duyan çok çeşitli işletmeler göz önüne alındığında, herkese uyan tek bir öneri sunmak zordur...
Şirketler genellikle kaynak tahsisi için çok çaba sarf eder. Görevlerinin şirket için değerli (ki bu genellikle faturalandırılabilir anlamına gelir) olduğundan emin olurken herkesi meşgul etmek istersiniz. Ekibiniz büyüdükçe iş gerçekten zorlaşır...
Dünyanın dört bir yanındaki ekipler, ekiplerinin programını planlamak söz konusu olduğunda benzer zorluklarla karşılaşıyor. Bir proje planı oluşturmak başlı başına zordur ve bunu güncel tutmak ve değişikliklere tepki vermek daha da zordur...