Kaynak yönetimi zorlukları, ekiplerle çalışmanın doğasına bağlıdır. Çoğu zaman işi ve kaynakları planlamanız gerekir birden fazla projeyi yönetmek aynı anda. Süreçleri organize etmek, izlemek ve iyileştirmek, proje kaynak yönetiminin projelerinizi gerçekleştirebilecek veya bozabilecek çok önemli parçalarıdır. Üstesinden gelinmesi gereken çok şey var gibi mi görünüyor? Gelin bu zorlukları yönetilebilir parçalara ayıralım ve işinizde bunların üstesinden nasıl gelebileceğinizi görelim.
Proje için doğru becerilerin tanınması
Yeni bir proje başlatmakdoğru becerilere sahip çalışanlar bulmanız gerekir. Kulağa kolay gelse de, kaynaklarınız hakkında net bir genel bakışa sahip değilseniz bu zor olabilir. Becerilerine veya pozisyonlarına göre sıralayabileceğiniz bir çalışan listesine sahip olmak, belirli bir projeyi gerçekleştirebilecek kişileri hızlı bir şekilde bulabileceğiniz için yararlıdır.
Ardından, tahmini program sırasında müsait olup olmadıklarını öğrenin. Ayrıca bir beceri matrisi veya bir RACI şeması (diğer adıyla sorumluluk atama matrisi) nelerden sorumlu olduklarını işaretlemek için.
Ekibin uygunluk ve kapasitesinin proje takvimiyle uyumlu hale getirilmesi
Çalışanların uygunluğunu, kapasitelerini ve programa uyma becerilerini yönetmek birbiriyle yakından bağlantılıdır. Projeniz için kaynakları ve programı planlarken riskleri nasıl yönetebileceğinizi görelim.
Ekibinizin müsaitlik durumunu bilin
Birinin tam zamanlı çalışıp çalışmadığını veya saat başına faturalandıran bir serbest çalışan olup olmadığını bilerek, uygunluklarını değerlendirebilirsiniz. Buradaki asıl zorluk, bu uygunluğun en azından sizin için uygun bir anda değişebilecek olmasıdır.
Riskleri oluşmadan önce yönetin
Kaynak planlamasıSadece ekibinizin uygunluğunu iki kez kontrol etmekle kalmayın, aynı zamanda bazı kaynakları kaybetmeniz durumunda bir B planınız olsun.
Bu görevi üstlenebilecek benzer becerilere sahip başka bir çalışan var mı? Ya da belki işi bir serbest çalışana yaptırabilirsiniz?
Her iki durumda da, bir projenin ortasında bir görev için kaynak bulamamak yerine alternatiflerinizi önceden bilmek iyidir. Ulusal tatilleri ve planlanan kişisel izinleri de kontrol edebilir, böylece bunları programınıza dahil edebilirsiniz.
Ekibinizin kapasitesini göz önünde bulundurun
En iyi senaryoda, aşağıdan yukarıya tahmin kullanarak Ekip üyelerinizle birlikte çalıştığınızda, önceki deneyimlerine dayanarak her bir görevin ne kadar süreceği konusunda bir fikirleri olabilir. Eğer yoksa, geçmiş verileri dikkate almalısınız.
Bu şekilde, zaman tahminlerini ekibinizin geçmiş performansına göre değerlendirebilir ve kapasitelerini aşma riskini azaltabilirsiniz.
Gerçekçi olmayan programlardan kaçının
Kaynak kullanılabilirliğini ve kapasitelerini dikkate alırsanız, başka bir zorluktan kaçınabilirsiniz - gerçekçi olmayan programlar oluşturmak. Çalışanlarınızın ne zaman müsait olduğunu ve belirli bir zaman dilimi içinde ne kadar iş yapabileceklerini bilerek projenizi daha doğru bir şekilde planlayın.
İş yükünün yönetilmesi kaynak sıkıntısı olmadan
Ekibinizin üretkenliğini sağlamak için işi planlamak ve daha sonra az veya fazla kullanımdan kaçınmak için izlemek çok önemlidir. Aksi takdirde, çok fazla iş yapmak zorunda kalan çalışanlar tükenmiş hissetmeye başlayınise Yapacak çok az şey olması onları mutsuz ederHem de.
Birinin fazla çalıştığını, diğerlerinin ise çok fazla görevi olmadığını fark ettiğiniz anda iş yükünü ayarlayın. Örneğin, kaynak seviyelendirmeyi kullanarak işi bölüp bölemeyeceğinize bakın. Bu bir proje planlama tekniği Kaynakların kullanılabilirliğine göre faaliyetleri böldüğünüz veya birleştirdiğiniz. Ancak bunun projenizin zaman çizelgesi ve bütçesi üzerinde olumsuz bir etkisi olabileceğini unutmayın.
Kaynak kullanımından kaçının
İşi ve kaynakları planlarken, gerçekte ihtiyacınız olandan daha fazla insan gücü eklemek cazip gelebilir. Bu "her ihtimale karşı" kaynak tahsisi Bununla birlikte, proje yöneticilerinin sıklıkla yaptığı bir hata olarak kabul edilir.
İhtiyaç duyulandan daha fazla kaynak eklemek, tahmini süreyi ve bütçeyi çarpıtarak diğer PM'ler için de çalışanları engeller. Bu durum, daha önce rezerve ettikleri kişiler için daha fazla iş yapılmasına veya düşük performans göstermelerine neden olabilir.
Sadece ihtiyacınız olacağını bildiğiniz ekip üyelerini atamaya çalışın. Herhangi bir değişiklik olması durumunda, başka bir PM ile bir çalışan üzerinde pazarlık yapmak her zaman daha iyidir.
Sonuç
Yaygın kaynak yönetimi zorluklarından kaçınmak için, bu fikirleri işinize dahil etmeye çalışın:
- Gerçekçi olun - proje gereksinimlerine uygun planlar yapın ve ihtiyacınız olandan daha fazla rezervasyon eklemeyin.
- Verilere varsayımlarınızdan daha fazla güvenin - yeni projeleri planlamak için geçmiş projelerin girdilerini ve raporlarını kullanın.
- Kaynaklarınız hakkında genel bir bakışa sahip olun - hangi kaynakları kullanabileceğinizi, hangi becerilere sahip olduklarını ve uygunluk durumlarını bilin.
- Projelerinizi şirketin kapasitesi ve boru hattıyla uyumlu hale getirin - her zaman diğer projeleri ve öncelikleri de dahil edin, böylece olası çatışmaların ve değişikliklerin farkında olursunuz.
- Ekibinizin yanında olun - ekibinizle yapacağınız toplantılar, onların acılarını ve zorluklarını erkenden keşfetmenize yardımcı olur, böylece yanıt vermek ve iyileştirmek için zamanınız olur.
