Kaynak yönetimi her şirket için önemlidir çünkü verimliliği ve çalışan memnuniyetini artırır, zaman ve para tasarrufu sağlar. Bu makalede, kaynak yönetimi konusunu tanıtacağız. proje kaynak yöneti̇mi̇ ve bunu kuruluşunuzda nasıl uygulayacağınız.
Kaynak yönetimi nedir?
Alıntı yapmak gerekirse Proje Yöneticileri Derneği:
Kaynak yönetimi, bir proje için gerekli olan bireyler ve becerileri, finansman, teknoloji, malzeme, makine ve doğal kaynaklar gibi kaynakların edinilmesi, tahsis edilmesi ve yönetilmesidir. Kaynak yönetimi, iç ve dış kaynakların zamanında ve bütçe dahilinde etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar. Kaynaklar, ev sahibi kuruluştan dahili olarak elde edilebilir veya harici kaynaklardan tedarik edilebilir.
Bunların doğru şekilde yönetilmesi, herhangi bir işletmenin verimliliği açısından muazzam önem taşır.
9 i̇yi̇ kaynak yöneti̇mi̇ni̇n faydalari
1. Kaosun önlenmesi
Kaos, iş optimizasyonunun en büyük düşmanıdır. Çok fazla göreviniz ve çok az çalışanınız olduğunda ortaya çıkabileceği gibi, yapacak hiçbir şeyi olmayan çok fazla çalışanınız olduğunda da ortaya çıkabilir. Projeler kötü planlandığında veya ekip gerekli becerilerden yoksun olduğunda. Ya da iyi yapılandırılmamış ve yönetilmeyen çok fazla ihtiyaç ve işlenmesi gereken bilgi olduğunda. Şirketiniz ne kadar büyükse, ne kadar çok süreç ve proje yürütüyorsanız, çalışanlarınızın sorumlulukları, teslim tarihleri ve becerileri labirentinde kaybolmak o kadar kolay olur. Kaynak yönetiminin ana görevlerinden biri de tam olarak bu kaosu önlemektir.
Size izin verecektir:
- Projelerin durumunun izlenmesi
- Görevleri tahsis edin ve tamamlandıklarını kontrol edin
- Teslim tarihlerini karşılayın
- Bir projeye doğru sayıda insan tahsis edin...
- ...ve doğru becerilere sahip olduklarından emin olun
- Toplantıları birbiriyle çakışmayacak şekilde ayarlayın
- Tatilleri yönetin
2. Bu çok fazla artı, ama bunu nasıl yapıyorsunuz?
Her şeyden önce, bir sisteme ihtiyacınız var (örneğin kaynak yöneti̇m yazilimi) hangi kaynaklara sahip olduğunuzu ve nerede ihtiyaç duyulduğunu görebileceğiniz bir sistem. Hangi sistemi kullanacağınız işinizin niteliğine bağlıdır: kişisel not defteriniz, konferans odasındaki bir beyaz tahta, bir Excel dosyası veya özel bir iş yönetim aracı. Çalıştığı sürece ve bilgiler güncel olduğu sürece her yol iyidir.
3. Daha şeffaf bir süreç
İlgili kişiler projenin hangi aşamada olduğunu, belirli görevlerden kimin sorumlu olduğunu veya programın nasıl göründüğünü bilmediğinde işin akışını sağlamak zordur. Bir yazılım evinin çalışmalarına dahil olan birçok departman ve kuruluş vardır: geliştiriciler, proje yöneticileri, pazarlama departmanı, müşteriler. Bu durumda, süreçlerin şeffaflığı çok önemli hale gelir.
Proje şeffaflığı Ayrıca olası sorunlara ve gecikmelere hızlı bir şekilde tepki vermeyi mümkün kılar, çünkü bir yerde bir darboğaz ortaya çıkarsa hemen fark edilmesine yardımcı olur. Süreçleri şeffaf tutmak için aşağıdaki gibi araçlar kullanılabilir online program planlayıcısıs, proje kilometre taşlarıve zaman çizelgeleri kullanışlı olacaktır. Projeyi grafiksel olarak göstermek de yararlı olabilir, örneğin bir diyagram, tablo veya zaman çizelgesi.
4. Daha iyi kaynak kullanımı süreç
Ekibinizin kapasitesi birincil kaynağınızdır - o olmadan hiçbir şey ilerleyemez. Kaynak yönetimi veya kaynak planlaması çalışanlarınızın zamanını ve işlerini en etkili olacak şekilde yönetmenizi sağlar. Nasıl yapılır? Denge çok önemlidir: motivasyonu, bağlılığı ve iş tatminini azaltacağı için ekibinizin görevlere boğulmaması önemlidir. Çalışanların sömürülmesinin üretkenlikle hiçbir ilgisi yoktur.
Öte yandan, az sayıda sorumluluğa sahip olmak veya yetkinliklerinin altında çalışmak da kötüdür, çünkü çalışanlar sıkılabilir ve cesaretleri kırılabilir. Mevcut verileri kullanarak orta yolu bulun: ekibin çok fazla mesai yapıp yapmadığını veya tam tersine çok az mesai yapıp yapmadığını görmek için zaman çizelgesi raporlarını kontrol edin. Bire bir toplantılar aynı zamanda çalışanların çalışma şekillerinden memnun olup olmadıklarını doğrudan kendilerinden öğrenmek için de iyi bir fırsattır.
5. Pürüzsüz proje iş akışı yönetimi
En faydalı süreç bile gereksiz yere veya yanlış bağlamda kullanıldığında bir engele dönüşür. Ekip iletişimi önemlidir. Durum toplantıları önemlidir. İş planlaması önemlidir. Müşteri geri bildirimi önemlidir... ANCAK, çalışanlar her gün iki saatlerini birbirleriyle mevcut işler hakkında konuşarak, iki saatlerini ekip planlama ve durum toplantılarında ve bir saatlerini de müşteri geri bildirimlerini dinleyerek geçirmek zorundaysa, birdenbire işe olması gerekenden çok daha az zaman kalır. Yukarıdaki örnek saçma görünebilir, ancak inanın bana, hiçbir süreç otomatik veya net olmadığı için her gün uzun saatlerini mevcut görevleri hakkında konuşarak geçiren pek çok şirket var.
Bu nedenle iyi bir kaynak yönetimi, sorunsuz bir iş akışının anahtarıdır. Durum toplantılarının sık (örneğin her sabah) ancak kısa (15-20 dakika) olmasını sağlayın. İş planlamasını düzenli tutun, ancak çok sık değil (işi haftalık sprintlere bölebilirsiniz). Müşteri geri bildirimlerini tüm ekibin değil, iki kişinin dinlemesine izin verin. Çalışanların kesintiye uğramadan uzun süre ilgi çekici bir göreve odaklanmalarına izin vermek de iyidir. Çalışanların ihtiyaç duyduklarında Skype veya Slack'te 'rahatsız etmeyin' modunu kullanmalarına izin verin. Uygun, etkili kaynak yönetimi çalışanların ne beklemeleri gerektiğini, günlük ofis rutininin nasıl olduğunu ve sorumluluklarının neler olduğunu bilmelerini sağlayacaktır. Tutum, daha sorunsuz ve daha verimli bir iş akışı için güçlü bir psikolojik güçtür ve kaynak yönetimi bunu mümkün kılar.
6. Proje üzerinde daha fazla kontrol
Beklenmedik durumlar sizi sürekli şaşırttığında bir projeyi iyi yönetmek zordur. Elbette esneklik çok önemlidir. İş dünyası dinamiktir ve ani değişim ve dönüşlere uyum sağlayabilmeniz gerekir. Ancak, bu durumlar ortaya çıktığında ve her zaman olduğunda iş çok farklıdır. Bu nedenle, bunun mümkün olduğu konularda kontrol ve öngörülebilirlik kazanmak sizin yararınıza olacaktır. Bu şekilde, beklenmedik sorunlar tüm yazılım evinin işleyişini bozmayacaktır. Ayrıca uygun bir çözüm bulmanız da çok daha kolay olacaktır.
Kaynak yönetimi işinizin temellerinden biridir çünkü elinizde ne olduğunu oldukça doğru bir şekilde tahmin edebilirsiniz. Emrinizde kaç çalışanınız var, kaç proje üzerinde çalışıyorlar, ne kadar zamanları var, bütçeniz ne kadar büyük ve kuruluşunuz hangi teknolojileri kullanıyor?Kuruluşunuzun kullandığı teknolojiler. Bu bilgi ve becerikli kaynak yönetimi, işler istediğiniz gibi gitmediğinde bile proje boyunca size çok daha fazla kontrol sağlar.
Kaynak yönetimi, gerektiğinde size daha fazla kontrol sağlar:
- Müşteri ile pazarlık yapın - Kapsamı genişletip genişletemeyeceğinizi, teslim tarihini yeniden müzakere etmeniz gerekip gerekmediğini, önemli değişiklikler yapmak için yeterli zamanınız ve bütçeniz olup olmadığını daha kolay değerlendirebilirsiniz.
- Teslim tarihlerini karşılayın - kaynaklarınızı tanıyarak ve onları iyi yöneterek gecikmeleri önleyebilirsiniz.
- Projeyi planlayın - hangi işlevleri uygulayabileceğiniz ve iş programının ne olması gerektiği konusunda doğru ve gerçekçi varsayımlarda bulunabilirsiniz.
- Yangınla Mücadele - Elinizdeki kaynakları iyi bilirseniz ve çalışanlarınız kriz anları için gerekeni yaparsa acil durumlar kuruluşunuzun işleyişi için daha az tehdit edici olacaktır.
7. Zaman ve paranın etkin kullanımı
Zaman ve para eksikliği, bir şirketin işleyişindeki en yaygın tıkanıklıklardan bazılarıdır. Dahası, bu faktörlerin her ikisi de birbirini besleyerek bir kısır döngü yaratır. Zaman eksikliği para kazanamayacağınız anlamına gelir. Para eksikliği, daha fazla kişiyi işe alamayacağınız ve yeni projeler için zamanınız olmayacağı anlamına gelir.
Şirketlerin sadece 43%'sinin projeleri uygularken genellikle veya her zaman bütçe dahilinde kaldıklarını beyan ettiklerini biliyor muydunuz? (Proje Yönetiminin Durumu 2020, Wellingtone 2020)? Bu istatistik sorunun boyutunu açıkça göstermektedir. Kaynak yönetiminin görevi, şirketinizin kapasitesini işlerin sorunsuz yürümesini sağlayacak şekilde yönetmektir. Kriz zamanlarında şirketinizin işleyişini aksatmamak için finansal bir hava yastığı oluşturmak da aynı derecede önemlidir.
8. Çalışan memnuniyeti
Kötü yönetilen bir şirkette çalışmak sinir bozucudur. Çalışanların zamanlarının boşa harcandığı, kurumun onların gelişimine yatırım yapmadığı, işverenin sadece kendi kârını düşündüğü, işin bunaltıcı olduğu, çok fazla görev olduğu ve şirketin kaos içinde olduğu hissi, birçok insanın kendilerine sormaya başlamasına katkıda bulunan faktörlerdir: Çalıştığım yer benim için en iyi seçenek mi? Eğer cevap 'hayır' ise, bu onların işten ayrılmaları için ilk adım olacaktır. Artık şirketlerin acımasızca kâr peşinde koştuğu bir çağda yaşamıyoruz. Çalışanlar, şirketten iş-yaşam dengelerini ve memnuniyetlerini gözetmesini bekleme hakkına sahiptir. İyi bir kaynak yönetimi olmadan bu mümkün değildir.
Deneyimlerime göre çalışanlar bir sonraki projede ne yapacaklarını bilmediklerinde çok endişeleniyorlar; bazen net bir programları yoksa yanlış bir şey yaptıklarını düşünmeye başlıyorlar! Bu da kaynak yönetimini bir yazılım şirketinde çok önemli bir süreç haline getiriyor, çünkü bu sadece ne kadar iyi organize olunduğunu yansıtmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanlarınızın stresini de azaltacaktır.
Patryk Ziemkowski, Apptension Geliştirme Müdürü
9. Kaynak yönetimi sayesinde daha yüksek başarı şansı
Yukarıdaki faktörlerin tümü, esas olarak söz konusu olan şeye, yani daha büyük bir başarı şansına katkıda bulunur. Söylenecek fazla bir şey yok: kaynaklarını daha iyi yöneten şirketler, zamanlarını, kapasitelerini ve paralarını daha verimli kullandıkları, daha mutlu ve dolayısıyla daha bağlı ve üretken çalışanlara sahip oldukları, daha fazla zamanında çalıştıkları, daha az hata yaptıkları ve kaosun hüküm sürdüğü kuruluşlardan daha fazla proje gerçekleştirebildikleri için daha iyi bir pazar performansına sahiptir. Kaynak yönetimi sadece sunumunuzda bununla övünmek eğlenceli olduğu için önemli değildir. Daha da önemlisi, yazılım şirketinize gerçek bir rekabet avantajı sağlar.
Firmanızda kaynak yönetimini nasıl geliştirebilirsiniz?
İlk adımı çoktan attınız. YBu eğitim makalesini okudunuz ve şimdi kaynak yönetimi hakkında biraz daha fazla şey biliyorsunuz ve başladınız...
- Araştırma - Şirketinizdeki herhangi bir değişikliğe buradan başlamalısınız. Konuyu araştırın, ne olduğunu, size ne gibi faydalar sağlayabileceğini ve uygulamanın maliyetinin ne olacağını öğrenin. İnternet kaynak yönetimiyle ilgili bilgilerle dolup taşıyor. İş optimizasyonu konusunda uzmanlaşmış şirketlerin makalelerinde, youtube'da, forumlarda, işletme kitaplarında ve ticari basında yer alan makalelerde bulabilirsiniz. Aynı sektördeki diğer şirketlerin blogları da kendi şirketinizde yaşadıklarınıza benzer içgörüleri paylaşabilecekleri için çok değerli olacaktır.
- Kurum içi teşhis - Konuya ilişkin temel bir anlayışa sahip olduğunuzda, işletmenizdeki sorunların neler olduğunu ve kaynak yönetiminin hangi alanlarının iyileştirilmesi gerektiğini belirlemek daha kolay olacaktır.
- Araçlar - Kaynak yönetimi çok sayıda bilginin işlenmesini içerir. Zaman çizelgeleri, tatiller, görevler, programlar, toplantılar ve proje durumu hakkında rapor verecek araçlar. Diğer araçlarla entegre edilebilen ve bireysel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirilebilen Teamdeck buna harika bir örnektir.
- Eğitim - Çalışanlarınızın yetkinliklerini sürekli olarak geliştirmek önemlidir. Özellikle de Eğer bu yetkinlikler tüm kuruluşun daha iyi performans göstermesine yardımcı oluyorsa. Proje yöneticileriniz için değerli bir eğitim şüphesiz değerli bir yatırımdır.
