Teknoloji sektörü inanılmaz derecede dinamiktir: projeler değişir, uygulanacak yeni çözümler sürekli olarak ortaya çıkar ve ekipler çalışan değişimiyle karşı karşıya kalır. Bu değişim kasırgasının üstesinden gelmek için kaynak yönetiminizin kaya gibi sağlam olması gerekir. Bu makale size bunu nasıl yapacağınızı gösterecek.
Okuyucularımız tanıyor:
- Yazılım evi, kaynak yönetiminin nasıl iyileştirileceğine dair önerilerde bulunur
- Kaynak yönetiminin iyileştirilmesi sırasında karşılaşılan engeller
- Ekranlar ve yardımcı rolü kaynak yöneti̇m yazilimi
Nasıl iyileştirileceğini bilmek proje kaynak yöneti̇mi̇ her yazılım evi için çok önemlidir. Bu bir gerçek. Müşterilerinin parası karşılığında çalışanlarının zamanını satarlar. Sonuçta, uzun yıllar boyunca her gün aynı çalışanların 8 saat boyunca aynı görevleri yerine getirmek için ofise geldiği tekrarlayan bir işten bahsetmiyoruz.
Kaynak yönetimi ne yapar?
Yazılım şirketinizde kaynak yönetimini iyileştirmek için adımlar atmaya karar vermeden önce, bunun neden çabanıza değdiğini bilmeniz gerekir. Yapacaksınız:
- Ekibinizin kapasitesinden ve potansiyelinden en iyi şekilde yararlanarak işinizi optimize edin.
- Etkin olmayan yönetimin neden olduğu zaman ve para israfını önleyin.
- çalışanlarınızın memnuniyetini artırın. Çok fazla görev ve baskı, can sıkıntısı ve işe yaramaz hissetmek kadar sinir bozucu olabilir.
- Proje ilerlemesini izleyebilme ve proje karlılığı daha kolay.
Kaynak yönetimi nasıl iyileştirilir [bir yazılım şirketi örneği]?
1. Problemi tanımlayın
Yönetim ekibinizle beyin fırtınası yaptıktan sonra bir şeylerin kesinlikle değişmesi gerektiğine karar verdiğiniz ve şirketinizin yeni çözümler talep ettiği bir zaman gelir. Modern bir yaklaşıma ve reformlara ihtiyacınız var, böylece piyasada fırtınalar estirebilir ve rakiplerinizi geride bırakabilirsiniz. Her şeyi istiyorsunuz. Ve şimdi istiyorsunuz.
Ne yazık ki, iddialı planların çoğu zaman boşa çıkmasının nedeni tam da budur. Kaynakların en iyi şekilde yönetilmesiyle bile, tüm değişiklikleri bir kerede uygulamak mümkün değildir. Özellikle de bir şirketle uğraşıyorsanız orta veya büyük ölçekli yazılım şirketisüreçlerin birlikte çalışması gerekir. Bu nedenle işinizi optimize etmek için atacağınız ilk adım sorunu tanımlayın (veya sorunlar). Belki de zayıf nokta personel eksikliği, işten çıkarmaların ve tatillerin takip edilmemesi, yeni çalışanların işe alınması ve projelerin devredilmesi için gereken dokümantasyonun eksikliği, projelere az veya çok değer verilmesi, karmaşık karar alma süreçleridir. Kuruluşunuzda herhangi bir değişikliğe başlamak için sorunları belirlemenin en iyi yolu verileri analiz etmektir. Raporlar İşletmenizdeki çeşitli süreçlere ve sonuçlara dayalı olarak çok değerli olduğunu kanıtlayacaktır.
Neyin değişmesi gerektiğini bilmek, değişikliği yapmanın temelini oluşturur. Bir sonraki adım bu sorunları önceliklendirmektir. Hangilerinin en büyük kayıplara neden olduğunu veya diğer süreçleri engellediğini düşünün - önce bunları ele alın ve ardından teker teker diğer iyileştirmeleri uygulayın. Hedeflere sistematik olarak ulaşmak için büyük projeleri ayrı aşamalara ve görevlere bölmeye değer.
2. Karar verme sürecini gözden geçirin ve basitleştirin
Çoğu zaman bir görevin uygulanması, basit bir görev bile olsa, bir topu zıplatmak gibidir.
- Birincisi, A Kişisi görevi yerine getirir ve onaya ihtiyaç duyar.
- İnceleme için şu adrese bir talep gönderir B kişisi - kıdemli bir takım arkadaşı.
- B Kişisi bunun kendi uzmanlık alanı olmadığını söylüyor ve A Kişisi için C Kişisi - Proje üzerinde çalışan diğer ekibin kıdemli bir üyesi.
- O zaman C kişisi böyle bir karar verme yetkisi olmadığını ve en iyisinin A kişisi için D kişisi - doğrudan amiri.
- Sıradaki, D kişisi bu projeye atıfta bulunulması gerektiğini söylüyor E kişisi - Proje üzerinde çalışan diğer bölümün başkanı.
- Sonunda, E Kişisisorulduğunda, böyle bir görevi ilk kez duyduğunu ve ilk etapta kimin görevlendirdiğini söyledi.
Elbette yukarıda anlatılan durum oldukça karikatürize... ama o kadar da değil? Bireysel aşamaları kabul etme sürecinin karmaşıklığı ve çeşitli konularda kimin karar verme yetkisine sahip olduğuna dair şüpheler birçok şirketi etkilemektedir. Ve sadece büyük olanlar değil - 20 kişilik bir organizasyon bile bir kabul darboğazıyla karşı karşıya kalabilir. İlk kriz anı, yönetimin artık her şeye kişisel olarak karar veremediği andır. Bu, orta düzey çalışanlara daha fazla bağımsızlık devretmesi gereken andır. Şirkette ne kadar çok kişi olursa, sorun o kadar derinleşecektir, bu nedenle mümkün olan en kısa sürede etkili bir yapı kurulmalıdır. Özellikle de startup gelişiminin hızı yavaşlığı affetmediğinden. İş döngüsünü bloke etmek, zaman ve para kaybetmenin en iyi yoludur.
Bu yüzden tüm onay merdivenini gözden geçirerek başlayın
Kimin karar verme yetkisine sahip olduğuna bakın. Bir sonraki adım, tüm süreci basitleştirmektir ve bu da en iyi şekilde bireysel departmanlara ve uzmanlara bir miktar özerklik vererek yapılır. Mevcut görevler için genel kurallar belirlemek günlük işleri önemli ölçüde hızlandıracaktır. Modern bir şirkette, tam kontrolden istifa etseniz bile iyi bir iş akışı üzerine bahis oynamaya değer.
3. Bir kaynak tabanı oluşturun
Kaynaklarınızı iyi yönetmek için neye sahip olduğunuzu bilmeniz gerekir. Tıpkı bir oyunda olduğu gibi - kartlarınızın sadece yarısını bilerek oyunu iyi oynayamazsınız. Sizin için önemli olan temel bilgi şudur:
- Elinizin altında kaç kişi olduğunu,
- çalışanlarınızın yetkinlikleri,
- sorumlulukları,
- kapasitelerinin ne olduğu
Kaynak tabanınız, verimli proje yönetiminin ve insanları ihtiyaç duyulan yerlerde görevlendirmenin anahtarıdır. Omuzlarında çok fazla iş olan ekipleri güçlendirmenizi sağlar. Ayrıca yapacak hiçbir şeyi olmayan ve sıkılan çalışanlara yeni görevler atamanızı da sağlayacaktır. Elbette, bu tür verileri kendi kafanızda veya Excel tablolarında tutmak ve kullanmak verimsiz olacaktır. Bu nedenle aşağıdakileri kullanmak iyi bir fikirdir kaynak yöneti̇mi̇ araçlari Bu size hangi ekip üyelerinin hangi görevlere katılabileceğini ve hangi projelerde en iyisini yapabileceklerini net bir şekilde gösterecektir.
4. Bilgi toplamak ve düzenlemek
Sorunsuz çalışmanın önündeki çok yaygın bir engel, gerekli bilgi ve materyal eksikliğidir. Kaç kez şirketteki birkaç veya daha fazla kişiye belirli dosyaların veya belgelerin nerede olduğunu sormak zorunda kaldınız? Bu süreç, şirketteki mevcut çalışanlar söz konusu olduğunda bile yorucu ve zaman alıcıdır. Birinin ayrıldığı anda neler olduğunu bir düşünün... ve o anda üzerinde çalıştığınız projeyle ilgili materyalleri nerede bulacağınıza dair gizli bilgiyi de beraberinde götürdüğünü.
Bilgi de sizin kaynağınızdır ve son derece önemli bir kaynaktır. İşe alım sürecinde, sorumlulukları devralırken ya da sadece günlük şirket rutininizde faydalı bulabileceğiniz tüm materyallerden oluşan iyi ve düzenli bir veri tabanı oluşturun. Elbette bu tek seferlik bir süreç olmayacaktır - bu tür veri tabanları ancak güncel tutuldukları takdirde anlamlıdır. Yazılım evi o kadar çok bilgi üretir ki bunun bir alışkanlık haline gelmesi gerekir. Ancak bundan herkesin faydalanacağından emin olabilirsiniz.
5. Departmanlar arasında iletişim kurmak
Bir şirketteki çeşitli departmanlar bazen ayrı organizmalar gibi hareket ederler. Ne de olsa işlevleri budur. Şirketinizin saat gibi işlemesini sağlamak için her departmanın farklı bir yönle ilgilenmesi beklenir. Öte yandan, bir kuruluş olarak, farklı departmanlar birbirini desteklerse çok daha fazlasını başarabilirsiniz.
Yeni işletmeler içerik oluşturma konusunda pazarlamaya iyi bir içgörü sağlayabilirken, pazarlama departmanının promosyonu satışlar için iyidir. Ayrıca, Pazarlama ikna edici bir teklif hazırlamak için çok şey yapabilir. Geliştiriciler, İK departmanına neye bakmaları ve adayları nasıl ikna etmeleri gerektiğini söyleyerek en iyi iş ilanlarını oluşturmalarına yardımcı olabilir. Ardından İK, üzerinde çalıştığınız proje için mükemmel olacak en çok arzu edilen yetkinliklere sahip yeni çalışanlar getirebilir.
Departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmek ve birbirlerinin ne üzerinde çalıştıklarını ve neye ihtiyaç duyduklarını bildiklerinden emin olmak, doğru desteği sağlamanıza ve sinerji yoluyla daha da fazlasını başarmanıza olanak tanıyacaktır. Entegre bir ekip, çalışanlarınızın iş kalitesi ve refahı için çok önemlidir.
6. Pazarın ihtiyaçlarını araştırın
Piyasada değişmeyen tek şey volatilitesidir. Mevcut sektör ihtiyaçları hakkındaki bilgilerinizi güncellemek hiç bitmeyen bir hikayedir. Kaynak yönetimini iyileştirmenin bir parçası da neye yatırım yapmaya ve neyi geliştirmeye değer olduğunu sürekli olarak izlemektir. Etkili bir kaynak yöneticisi veya PROJE YÖNETİCİSİ düzenli olarak gözden geçirmelisiniz:
- Şu anda en çok hangi becerilere talep var,
- mevcut eğilimler,
- Müşterilerin hangi yeni teknolojileri aradığı,
- Şirketinizin çalışanlarının yetkinliklerini geliştirmelerine ve bilgilerini artırmalarına olanak tanıyacak eğitimlere yatırım yapıp yapmadığı.
Bu süreçte zaman ve düzenlilik önemlidir. Pazarın ihtiyaçlarını bilerek, kaynakları en hızlı şekilde en umut verici çözümlere yönlendirebilir, böylece müşterilerinize her zaman rakiplerinizden önce yenilikler sunabilirsiniz.
7. İşinizi planlayın
Konu önemsiz ve açık görünebilir - sonuçta iş planlaması herhangi bir proje kaynak yönetiminin temeli. Ancak, bu konuyu ne kadar derinlemesine araştırırsak, o kadar çok fırsat ve aynı zamanda risk keşfediyoruz.
İş planlaması nedir? Bir deftere yapılacaklar listesi yazmak iş planlamasıdır, elbette. Ancak iş planlaması aynı zamanda büyük veri, olasılık ve özel yazılım kullanarak 3 yıl sonraki bir projeyi yazmaktır. Ve ilginç bir şekilde, bu iki yöntem de etkili olacaktır. Sadece herkes için değil. Buradaki kilit nokta, sistemi işinizin özelliklerine ve ekibinizin çalışma tarzına uygun hale getirmektir.
Son trendler genellikle çeviklik ve esnekliğe odaklanmaktadır, bu nedenle çalışma, örneğin haftalık olarak, bu süre içinde tamamlanması mümkün olan belirli sayıda görevi içeren sprintler halinde düzenlenir. Tek tek görevleri daha küçük bileşenlere ayırmak da iyi bir fikirdir. Bu strateji, aylar boyunca kafamızı kurcalayan çok sayıda görevden kaçınmamızı sağlar. Öte yandan, bazı uzun vadeli projeler çok önceden planlanmış bir program gerektirir. İyi düşünülmüş bir plan, gecikmelerden kaçınmanıza ve kaynak yönetimini iyileştirmede daha geniş bir perspektife sahip olmanıza yardımcı olur.
8. İşe almak için beklemeyin
Çalışanlarınız eksik personeliniz varmış gibi hissetmeye başladıysa, muhtemelen durum budur. Bu gibi durumlar çok elverişsizdir. Ekipte hayal kırıklığı ve yorgunluk oluşuyor ve projeler gecikmeye başlıyor. Elbette işin uzmanı sizsiniz ve şirketinizin ritmini en iyi siz bilirsiniz. Bazen daha yoğun dönemler olabilir ve taşeron kullanmanız gerekebilir. Sonra her şey normale döner, ancak ekibinizin aşırı çalıştığına ve bunaldığına dair işaretlere karşı uyanık olun. Yeni bir kişiyi işe almak için çok uzun süre beklemeye değmez, özellikle de mükemmel aday her köşede pusuda beklemiyorsa. İşe alım süreci bazen gerçekten uzun sürebilir.
9. Kaynak yönetimini iyileştirmek için modern araçları kullanmak
Makaleyi okumanın bu aşamasında, muhtemelen kendi kendinize "Tamam, ama etkili olmak için tüm bu bilgileri nerede yöneteceğim? Sonuçta her şeyi Slack konuşmalarında, bir e-posta gelen kutusunda ve binlerce tabloda tutamam." İşte bu noktada modern iş yönetimi araçları imdadınıza yetişiyor ve tüm kirli işleri sizin için yapıyor. Bunu şu örnekle açıklayalım Teamdeck - kaynak yönetimi yazılımı. Sistemimiz işinizi yönetmenize ve proje takvi̇mi̇Hangi çalışanların meşgul olduğunu ve ne kadar süreyle proje planladıklarını kontrol edin, bir proje için doğru kişileri otomatik olarak bulun, gerekli yetkinliklere sahip tüm ekipleri oluşturun ve zamanlama çakışmaları.
Dahası, takip edebilecek ve zaman çizelgelerini yönet Hangi ekibin daha fazla desteğe ihtiyacı olduğunu ve hangi projelerin en çok zaman aldığını görmek için gerçek zamanlı olarak. Her aşamada, verileri analiz etmek ve olması gerektiği gibi çalışmayan yönleri düzeltmek için bir rapor da oluşturabilirsiniz. Teamdeck bir yazılım evi tarafından ihtiyaçtan yaratılmış bir araçtır. Oradaydık, bunu gördük, bu nedenle sistemimiz basittir ve yalnızca gerçekten ihtiyacınız olan işlevleri içerir.
10. Kaynak yönetiminin iyileştirilmesinin sürekli bir süreç olduğunu unutmayın
Bir yazılım şirketinde çalışmak dinamiktir, dolayısıyla bunu mümkün olan en iyi şekilde yönetmek için esnekliğe ihtiyacınız vardır. Kaynak yönetimini iyileştirmek istiyorsanız, bunun dikkat ve bağlılık gerektiren sürekli ve devam eden bir süreç olmasına hazırlıklı olmanız gerekir. Sorunları bir kez çözmek ve iş akışı optimizasyonunu unutmak yeterli değildir. Neyse ki, iyi uygulamalar ve etkili çözümler meyvelerini verecek ve büyük değişiklikler yapıldıktan sonra, daha küçük iyileştirmeler yapmanız daha kolay olacaktır.
Kaynak yönetimini iyileştirin ve işletmenizin potansiyelinden daha iyi yararlanmak için harika bir fırsat yaratın. Birbirini izleyen her değişiklik gözle görülür etkilere yol açacaktır, bu nedenle iyi bir stratejiye güvenmeye ve sistematik olmaya değer. At TeamdeckHer zaman müşterilerimizin beklentilerini karşılıyor ve ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan çözümü arıyoruz. Tüm verileri aracımıza kolayca aktarabilirsiniz. Biz sizin Teamdeck birlikte çalıştığımız her şirketin taleplerine göre uyarlanmalıdır, bu nedenle yazılımın özel bir sürümünü oluşturmak için çok sayıda özelleştirme olanağı bırakıyoruz. Bizimle iletişime geçin ve yeni bir iş yönetimi seviyesine atlayın!
